Apa itu Dokumentasi Proses |Panduan Mudah Memproses Dokumentasi dengan Template

Seiring pertumbuhan bisnis Anda, begitu pula kompleksitasnya. Ada lebih banyak langkah, lebih banyak orang, dan lebih banyak hal yang terlibat yang mungkin tidak selalu diatur dengan cara yang paling efisien.

Memikirkan kembali cara kerja bisnis Anda mungkin terdengar menakutkan, tetapi itu pasti akan memberi Anda efisiensi besar. Dokumentasi proses adalah langkah pertama menuju ini!

Panduan mudah untuk memproses dokumentasi ini akan membantu Anda melakukannya dengan benar.

Baca terus untuk menemukan;

• Apa itu Dokumentasi Proses?
• Mengapa Melakukannya: Pentingnya Dokumentasi Proses
• Bagaimana Mendokumentasikan Proses
• Tips dan Trik: Praktik Terbaik Dokumentasi Proses
• Apa untungnya bagi Anda: Manfaat Dokumentasi Proses
• Template Flowchart Proses Pemula yang Mudah

Apa itu Dokumentasi Proses?

Dokumentasi proses memberikan deskripsi rinci tentang bagaimana menjalankan proses bisnis.

Ini mencakup semua jenis dokumen yang mendukung suatu proses, seperti

• kebijakan
• daftar periksa
• tutorial
• formulir
• tangkapan layar
• tautan ke aplikasi lain
• peta proses

Ini digunakan sebagai panduan untuk membantu karyawan di semua tingkatan, termasuk pengambil keputusan dan pemangku kepentingan, dengan cepat memahami proses perusahaan.

Mengapa Melakukannya? : Pentingnya Dokumentasi Proses

Mendokumentasikan suatu proses akan membantu Anda mencapai 5 hal utama:

1) Membantu meningkatkan proses. Identifikasi kemacetan dan inefisiensi dengan mendokumentasikan proses yang tepat. Anda akan segera melihat proses apa yang perlu Anda tingkatkan atau hilangkan.

2) Membantu melatih karyawan. Anda dapat menggunakan dokumen proses untuk membantu karyawan baru memahami peran pekerjaan mereka dan membiasakan diri dengan proses yang akan melibatkan mereka. Bahkan karyawan berpengalaman pun masih dapat merujuk ke dokumen ini kapan pun mereka ingin memastikan bahwa mereka menjalankan proses dengan benar.

3) Membantu melestarikan pengetahuan perusahaan. Catat proses yang hanya diketahui oleh beberapa orang yang ahli dalam melakukannya. Dengan begitu bahkan ketika mereka pergi, para pendatang baru dapat melanjutkan pekerjaan dengan mudah.

4) Membantu mengurangi risiko dan menjaga konsistensi operasional .

5) Dokumentasi proses yang terperinci juga merupakan bagian penting dari paten dan rahasia dagang .

Siapa yang Terlibat dalam Dokumentasi Proses

Ada 3 peran kepemilikan kunci dalam dokumentasi proses. Dalam beberapa kasus, orang yang sama dapat memainkan ketiga peran tersebut.

Bagaimana Mendokumentasikan Proses

Menggunakan metode langkah demi langkah untuk mendokumentasikan suatu proses akan membantu Anda menyelesaikannya dengan cepat.

Langkah 1: Identifikasi dan Beri Nama Prosesnya

Cari tahu proses mana yang akan Anda dokumentasikan terlebih dahulu. Tentukan tujuannya (mengapa dan bagaimana proses akan menguntungkan organisasi) dan berikan deskripsi singkat tentang proses tersebut.

Langkah 2: Tentukan Lingkup Proses

Berikan deskripsi singkat tentang apa yang termasuk dalam proses dan apa yang berada di luar ruang lingkup proses, atau apa yang tidak termasuk di dalamnya.

Langkah 3: Jelaskan Batas Proses

Di mana proses dimulai dan berakhir? Apa yang menyebabkannya dimulai? Dan bagaimana Anda tahu kapan itu selesai? Dapatkan batas-batas ini didefinisikan dengan baik.

Langkah 4: Identifikasi Hasil Proses

Tetapkan apa yang akan dihasilkan oleh proses atau hasil apa yang akan dicapai proses setelah selesai.

Langkah 5: Identifikasi Input Proses

Buat daftar sumber daya apa yang diperlukan untuk melaksanakan setiap langkah proses.

Langkah 6: Brainstorming Langkah Proses

Kumpulkan semua informasi tentang langkah-langkah proses dari awal hingga akhir. Mulai dengan apa yang memicu proses atau mulai di akhir proses dan lacak kembali langkah-langkahnya ke titik awal.

Sesi brainstorming harus melibatkan mereka yang secara langsung bertanggung jawab atas tugas proses atau seseorang yang memiliki pengetahuan luas tentangnya, karena mereka dapat memberikan data yang akurat.

Langkah 7: Atur Langkah Secara Berurutan

Ambil daftar langkah-langkah yang telah Anda buat dan letakkan dalam urutan berurutan untuk membuat alur proses.

Pertahankan jumlah langkah seminimal mungkin dan jika satu langkah mencakup lebih dari satu tugas, buat daftar di bawah langkah utama.

Langkah 8: Jelaskan siapa yang Terlibat

Putuskan setiap individu yang akan bertanggung jawab untuk proses tugas . Tentukan peran mereka. Ingatlah untuk menyebutkan jabatan mereka daripada nama mereka.

Juga pertimbangkan orang-orang yang akan mereferensikan dokumen tersebut . Tulislah dengan cara yang dapat dibaca dan dipahami oleh setiap karyawan dengan pengetahuan yang masuk akal.

Langkah 9: Visualisasikan Prosesnya

Ini untuk meningkatkan kejelasan dan keterbacaan dokumentasi Anda. Dengan menggunakan diagram alur proses, visualisasikan dengan rapi langkah-langkah proses yang telah Anda identifikasi sebelumnya.

Langkah 10: Catat Pengecualian untuk Alur Proses Normal

Proses bisnis mungkin tidak selalu mengikuti alur yang sama karena berbagai alasan. Sebutkan pengecualian-pengecualian ini dan langkah-langkah apa yang akan diambil untuk mengatasinya.

Langkah 11: Tambahkan Titik Kontrol dan Pengukuran

Identifikasi di mana risiko dapat terjadi dalam proses dan tambahkan titik kontrol untuk membantu pemilik proses saat memantau proses.

Menetapkan pengukuran untuk menentukan efektivitas proses dan untuk membantu meningkatkannya.

Langkah 12: Tinjau dan Uji Prosesnya

Kumpulkan semua orang yang terlibat dan tinjau diagram alur proses yang telah Anda petakan. Apakah ada langkah yang terlewat? Apakah semuanya teratur? Setelah selesai, uji prosesnya dan lihat apakah Anda melewatkan sesuatu.

Tips dan Trik: Praktik Terbaik Dokumentasi Proses

• Jaga agar dokumen tetap sederhana dan ringkas . Meskipun harus akurat secara teknis , harus mudah diikuti .

• Miliki rencana yang tepat untuk memperbarui dokumen ketika/jika prosesnya akan berubah. Pastikan untuk meninjaunya setidaknya setahun sekali .

• Atau tetapkan pemilik proses yang dapat melakukan tinjauan rutin dan memberi tahu orang lain tentang perubahan tersebut.

• Simpan dokumentasi terpisah untuk setiap proses yang berbeda untuk menghindari kebingungan.

• Saat mendokumentasikan proses untuk pertama kalinya, hindari meliput seluruh organisasi sekaligus. Mulai dari satu proses dalam satu departemen atau proses utama yang umum untuk seluruh organisasi.

• Simpan dokumen di lokasi yang mudah diakses oleh siapa saja yang mencarinya.

• Pastikan mudah untuk direvisi bila diperlukan dan versi baru dapat dengan mudah didistribusikan ke semua orang yang terlibat.

• Simpan dokumen secara online di lokasi pusat melalui alat dokumentasi proses. Ini akan secara otomatis membantu dengan dua praktik terbaik yang disebutkan di atas.

• Gunakan contoh yang sesuai, grafik, kode warna, tangkapan layar, berbagai platform, dll. seperlunya.

• Pastikan dokumentasi proses sesuai dengan standar yang ada di organisasi Anda.

• Jika Anda menyoroti alur proses dalam format verbal, selalu seimbangkan dengan grafik – bagan alur proses.

• Tambahkan swimlanes ke diagram alur proses bisnis Anda untuk membedakan peran proses yang berbeda, garis waktu, dll.

• Buat panduan dokumentasi proses , yang dapat dirujuk oleh siapa saja sebagai template standar untuk mendokumentasikan suatu proses.

• Manfaatkan bahan dokumenter yang ada , catatan, wawancara, studi kasus, catatan harian staf proyek dan pengetahuan karyawan untuk mengumpulkan informasi untuk dokumentasi proses.

Apa Manfaatnya untuk Anda: Manfaat Dokumentasi Proses

• Bantu semua orang pada halaman yang sama dengan memberikan pandangan umum tentang langkah-langkah proses . Sebuah pandangan umum diperlukan untuk konsistensi .

• Jika ada dokumentasi proses yang jelas, perubahan proses dapat dilakukan secara tepat waktu dan langsung.

• Membantu mengidentifikasi kondisi ideal untuk kolaborasi dan kinerja yang efektif .

• Membantu mengidentifikasi hambatan dan ketidakefisienan dalam proses (bahkan dalam prosedur "yang disempurnakan") yang mungkin tidak diperhatikan.

• Proses yang didokumentasikan dengan jelas menghemat waktu dan mencegah kesalahan dengan menghilangkan kebingungan dan dengan memberikan instruksi yang jelas.

• Mengurangi biaya dan pengeluaran sumber daya yang tidak perlu .

• Membantu meningkatkan kualitas keseluruhan proses dan kualitas hasil.

• Membantu meningkatkan produktivitas serta kepuasan karyawan .

• Karena tercatat dengan jelas bagaimana proses harus dilakukan, itu memudahkan pekerjaan outsourcing.

• Dokumentasi proses juga membantu dengan mudah mengotomatisasi proses bila diperlukan.

Template Dokumentasi Proses Pemula yang Mudah

Pada dasarnya , pemetaan proses membantu merepresentasikan informasi terdokumentasi seperti langkah-langkah proses, peran proses, input dan output dalam gambar yang disederhanakan .

Berikut adalah templat bagan alur proses/ templat pemetaan proses yang dapat Anda edit dengan cepat secara online dengan informasi proses organisasi Anda. Klik template untuk membukanya di editor Creately.

Templat 1

Klik template untuk mengeditnya secara online

Templat 2

Klik template untuk mengeditnya secara online

Templat 3

Klik template untuk mengeditnya secara online

Templat 4

Klik template untuk mengeditnya secara online

Umpan balik tentang Panduan Mudah untuk Memproses Dokumentasi

Panduan dokumentasi proses ini mencakup semua yang perlu Anda ketahui untuk mendokumentasikan proses dengan benar. Ikuti langkah-langkah dokumentasi proses yang telah kita diskusikan di atas, dan manfaatkan template diagram alur proses untuk memastikan proses dokumentasi yang berkualitas.

Di Komunitas kami, Anda dapat menemukan lebih banyak templat diagram alur proses.

Dalam panduan kami berikutnya, kami akan membahas teknik peningkatan proses yang akan membantu Anda merampingkan proses bisnis Anda dengan mudah.