Panduan Mudah untuk Teknik Peningkatan Proses | Dibandingkan Lean dan Six Sigma

Langkah pertama untuk merampingkan proses kerja Anda adalah mengidentifikasi apa yang memperlambatnya. Ada banyak metodologi peningkatan proses untuk mengidentifikasi kemacetan dan inefisiensi dalam proses Anda.

Panduan ini memberikan gambaran singkat tentang masing-masing teknik perbaikan proses. Kami akan melakukan penyelaman mendalam pada masing-masing selanjutnya dalam seri ini.

“Aturan praktisnya adalah bahwa proses yang buruk akan menghabiskan sepuluh kali lebih banyak jam daripada yang dibutuhkan oleh pekerjaan itu sendiri.”

-Bill Gates

Di sini kami mencantumkan yang paling efektif yang dapat Anda gunakan dengan mudah. Gulir ke bawah untuk mengetahuinya,

Alat ramping

• 5S
• Pemetaan Aliran Nilai
• Kaizen (Siklus PDCA)
• Kerangka Kopi Lean

Alat Six Sigma

• DMAIC
• DMADV
• Analisis Sebab dan Akibat
• Analisis SIPOC
• Peta Proses / Diagram Alir Proses

Lainnya

• Peta Proses BPMN

Alat Ramping

Alat lean digunakan untuk menghilangkan langkah-langkah proses yang sia-sia atau aktivitas yang tidak menambah nilai apa pun.

8 jenis pemborosan yang dapat Anda hilangkan dengan alat Lean berikut adalah

• Cacat
• Produksi berlebih
• Menunggu
• Bakat yang tidak dimanfaatkan
• Angkutan
• Inventaris
• Gerakan
• Pemrosesan ekstra

Menyingkirkan langkah-langkah yang sia-sia ini dalam proses Anda akan membantu Anda meningkatkan kualitas produk, mengurangi waktu tunggu, dan mengurangi biaya total.

Berikut adalah 3 alat Lean yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan proses bisnis Anda.

5S

Lingkungan kantor yang terorganisir sangat penting untuk proses yang efisien. Dengan metodologi 5S, Anda dapat menciptakan lingkungan yang bersih, aman, dan produktif untuk tim Anda.

Umumnya digunakan di:

Semua jenis industri, dari manufaktur hingga usaha kecil

Berguna untuk:

• mempromosikan keselamatan
• menurunkan biaya
• meningkatkan efisiensi proses/tim
• mengusir limbah dari proses manufaktur

Dokumentasi:

• Foto-foto (ruang kerja sebelum dan sesudah penerapan 5S)
• Dokumen atau daftar periksa aktivitas tim
• Formulir evaluasi untuk memeriksa status 3 langkah pertama
• Daftar pedoman untuk menjaga kantor tetap teratur dan bersih

Kemudahan penggunaan:

Karena tidak memerlukan analisis teknis apa pun, ini dapat digunakan oleh semua orang di tempat kerja

Cara Penggunaan:

Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda ikuti saat menerapkan 5S

Pemetaan Aliran Nilai

Peta aliran nilai adalah representasi grafis dari aliran bahan dan informasi yang diperlukan untuk membawa produk atau layanan Anda ke pelanggan Anda.

Umumnya digunakan di:

Industri manufaktur

Berguna untuk:

• Mengidentifikasi pemborosan di dalam dan di antara proses
• Memperoleh wawasan tentang pengambilan keputusan dan aliran proses
• Mengidentifikasi dan memprioritaskan area untuk perbaikan
• Menetapkan tujuan yang terukur untuk tugas-tugas perbaikan

Dokumentasi:

• Peta keadaan saat ini menunjukkan bagaimana Anda melayani pelanggan Anda saat ini
• Peta keadaan masa depan yang menunjukkan bagaimana proses akan terlihat setelah perubahan dilakukan

Kemudahan penggunaan:

Proses pemetaan dapat memakan waktu hingga 3 hari untuk diselesaikan, tetapi dengan tim yang tepat, dapat dilakukan lebih cepat.

Cara Penggunaan:

Lihat panduan cepat ini untuk pemetaan aliran nilai untuk memulai.

Klik template untuk mengeditnya secara online

Perlu lebih banyak templat peta aliran nilai gratis yang dapat Anda edit?

Kaizen

Kaizen adalah teknik yang menuntut peningkatan terus-menerus dari setiap fungsi bisnis Anda. Ini dapat diimplementasikan melalui siklus PDCA.

Umumnya digunakan di:

Departemen manajemen, tetapi juga oleh mereka yang berada di lingkaran kontrol kualitas, penganalisis pembuangan limbah, dan pekerja umum

Berguna untuk:

• Meningkatkan proses, kualitas produk/jasa dan kepuasan pelanggan
• Meningkatkan produktivitas tim dan kepuasan kerja
• Mempromosikan keamanan yang lebih baik dan pengiriman yang lebih cepat

Dokumentasi:

• Laporan situasi tempat kerja saat ini
• Survei untuk memeriksa sikap tim terhadap kepuasan kerja
• Rencana strategi Kaizen yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas tim

Kemudahan penggunaan:

Ini adalah proses yang berkelanjutan dan membutuhkan kontribusi aktif dari seluruh perusahaan

Cara Penggunaan:

Ikuti langkah-langkah di bawah ini di setiap tahap siklus untuk hasil yang optimal.

Alat Six Sigma

Six Sigma hanyalah cara yang lebih cerdas untuk mengelola bisnis. Ini tentang mengumpulkan data tentang proses untuk memahami apa yang terjadi. Data ini kemudian dianalisis dan ditafsirkan untuk menemukan cara yang efektif untuk meningkatkan proses. Dengan melakukan itu, Anda akan mendapatkan

• Tingkatkan kepuasan pelanggan
• Kurangi waktu siklus
• Kurangi cacat

Mari kita lihat beberapa alat six sigma yang banyak digunakan untuk meningkatkan proses dalam bisnis.

DMAIC

DMAIC adalah metode 5 langkah (turunan langsung dari Siklus Plan-Do-Check-Act) yang digunakan untuk meningkatkan proses saat ini.

Jika produk/layanan atau proses bisnis Anda tidak memenuhi harapan pelanggan atau tidak berkinerja baik, DMAIC dapat membantu Anda mengetahui alasannya dan menemukan solusi jangka panjang untuk masalah tersebut.

Umumnya digunakan di:

Semua jenis industri, terutama oleh tim yang mengerjakan proyek

Berguna untuk:

• Meningkatkan proses atau produk
• Menemukan solusi untuk masalah dalam proses
• Memotong biaya dan waktu berlebih

Dokumentasi:

• Piagam proyek
• Peta proses dengan input dan output proses
• Data kinerja proyek
• Dokumentasi solusi baru

Kemudahan penggunaan:

Itu dapat diluncurkan dalam hitungan bulan atau selama setahun

Cara Penggunaan:

Berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda ambil untuk menerapkan metode DMAIC.

DMADV

DMADV, juga dikenal sebagai Design for Six Sigma (DFSS) digunakan untuk membuat proses baru pada tingkat kualitas Six Sigma.

Jika proses Anda yang ada tidak memenuhi tingkat kualitas yang diperlukan bahkan setelah dioptimalkan, inilah saatnya untuk melakukan DMADV untuk membawa perubahan evolusioner. Atau dengan kata lain, ciptakan proses yang baru dan lebih baik.

Umumnya digunakan di:

Semua jenis industri, terutama di bidang manufaktur

Berguna untuk:

• Mengembangkan proses/produk baru
• Mengurangi kesalahan dalam lini produk
• Meningkatkan kepuasan pelanggan
• Meningkatkan keuntungan

Dokumentasi:

• Informasi tentang proses historis/data produk
• Umpan balik / ulasan pelanggan

Kemudahan penggunaan:

Metodologi ini dapat diluncurkan selama beberapa bulan atau bahkan bertahun-tahun

Cara Penggunaan:

Ikuti langkah-langkah ini untuk menerapkan DMADV

Analisis Sebab dan Akibat

Ini juga dikenal sebagai diagram tulang ikan atau diagram Ishikawa. Ini adalah teknik yang dapat digunakan untuk menampilkan penyebab masalah atau efek tertentu secara visual.

Umumnya digunakan di:

Semua jenis industri

Berguna untuk:

• Mengidentifikasi dan menganalisis semua kemungkinan penyebab masalah/akibat
• Memfasilitasi sesi brainstorming pemecahan masalah tim

Dokumentasi:

Dokumen tentang informasi yang terkait dengan masalah yang sedang dianalisis

Kemudahan penggunaan:

Dapat membantu tim mengidentifikasi dan menganalisis penyebab masalah dalam satu sesi curah pendapat

Cara Penggunaan:

Berikut panduan utama diagram tulang ikan untuk membantu Anda memulai.

Klik template untuk mengeditnya secara online

Dapatkan lebih banyak templat diagram tulang ikan gratis yang dapat Anda edit dengan cepat secara online.

analisis SIPOC

Analisis SIPOC adalah teknik yang membantu mengatur data tentang orang-orang dan hal-hal yang terlibat dalam proses bisnis Anda.

Umumnya digunakan di:

Industri manufaktur

Berguna untuk:

• Mengidentifikasi semua elemen relevan yang diperlukan untuk proyek peningkatan proses
• Tentukan proyek kompleks yang tidak tercakup dengan benar
• Memahami proses selama fase definisi DMAIC

Dokumentasi:

Dalam analisis SIPOC Anda akan membuat daftar data di bawah masing-masing kategori berikut ini, dan karena itu Anda memerlukan informasi tentangnya.

• Pemasok : orang, departemen, organisasi, dll. yang memberi Anda masukan yang diperlukan untuk menjalankan suatu proses
• Input : bahan mentah, peralatan, formulir atau informasi bahkan orang-orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu proses
• Proses : grafik dari langkah-langkah proses
• Output : daftar hal-hal yang diberikan proses kepada pelanggan internal dan eksternal
• Pelanggan : daftar pelanggan internal dan eksternal yang akan menerima output Anda

Kemudahan penggunaan:

5 kolom diisi selama sesi brainstorming. Selama informasi yang relevan disediakan oleh tim, diagram dapat diselesaikan dan dianalisis dengan cepat.

Cara Penggunaan:

Kumpulkan tim Anda dan tuliskan informasi di atas dalam diagram/tabel seperti di bawah ini.

Peta Proses

Peta proses secara grafis mewakili setiap langkah dari suatu proses. Dan mereka adalah bagian penting dari dokumentasi proses.

Umumnya digunakan di:

Semua jenis industri, dari manufaktur hingga pemasaran

Berguna untuk:

• Memahami cara kerja proses
• Mengidentifikasi area proses yang perlu diubah

Dokumentasi:

• Informasi yang tersedia pada proses yang sedang dipetakan
• Deskripsi pekerjaan dan tanggung jawab mereka yang terlibat dalam proses

Kemudahan penggunaan:

Untuk memetakan suatu proses, Anda memerlukan partisipasi dari mereka yang terlibat. Mengumpulkan mereka di satu tempat, memetakan proses dan menganalisisnya dapat berlangsung selama beberapa hari, terutama jika prosesnya rumit.

Cara Penggunaan:

Kumpulkan tim Anda, lakukan brainstorming langkah-langkah proses, identifikasi batas-batas proses, susun langkah-langkah dalam urutan berurutan, gambar peta proses dan verifikasi bahwa peta itu akurat.

Klik pada template untuk mengeditnya secara online

Ingin menggambar peta proses/ flowchart? Gunakan software Creately flowchart untuk menyelesaikannya dengan cepat!

Peta Proses BPMN

Peta Notasi Pemodelan Proses Bisnis adalah cara standar untuk membuat model visual dari proses bisnis Anda.

Umumnya digunakan di:

Semua jenis industri, terutama oleh analis bisnis

Berguna untuk:

• Memecah proses bisnis untuk analisis yang mudah
• Mengidentifikasi kesalahan dalam proses
• Merancang proses yang sama sekali baru
• Membantu pemangku kepentingan memahami bagaimana bisnis dijalankan

Dokumentasi:

Informasi tentang input, output, dll. dari proses bisnis

Kemudahan penggunaan:

Jika Anda terbiasa dengan standar BPMN, menggambar diagram dapat dilakukan dalam satu hari, selama Anda memiliki gagasan yang jelas tentang bagaimana prosesnya berlangsung.

Dapatkan lebih banyak template BPMN gratis yang dapat Anda edit secara online.

Ingin Memperluas Daftar metodologi Business Process Improvement?

Kami telah membahas sejumlah metodologi peningkatan proses bisnis yang berguna yang dapat Anda gunakan untuk merampingkan alur kerja Anda dan meningkatkan produktivitas tim Anda. Gunakan mereka dan bagikan dengan kami bagaimana mereka membantu Anda mencapai target Anda.

Apa metodologi perbaikan proses lain yang Anda gunakan?

Dalam panduan kami berikutnya, kami akan melihat lebih detail tentang pemetaan proses, teknik peningkatan proses bisnis penting yang akan membantu Anda meningkatkan efisiensi dan memangkas biaya.