Panduan Mudah untuk Memproses Pemetaan

Merencanakan strategi baru? Ingin meningkatkan kepuasan pelanggan? Ingin tahu mengapa beberapa proyek Anda gagal?

Pemetaan proses merupakan langkah awal untuk mengetahui bagaimana dan mengapa terhadap pertanyaan-pertanyaan di atas.

Dalam panduan pemetaan proses ini kami akan menunjukkan kepada Anda;

• Apa itu Peta Proses?
• Simbol Peta Proses
• Jenis Peta Proses
• Cara Membuat Peta Proses
• Praktik Terbaik Pemetaan Proses
• Manfaat Pemetaan Proses
• Template Pemetaan Proses
• Simbol Peta Proses (Lanjutan)

Apa itu Peta Proses?

Sebuah peta proses secara visual menunjukkan langkah-langkah kegiatan kerja dan orang-orang yang terlibat dalam melaksanakan setiap langkah.

Saat memetakan proses, Anda cukup menggambar kotak untuk setiap langkah dan menghubungkannya dengan panah untuk menunjukkan alur. Anda dapat menggunakan alat online untuk membuat Peta Proses dengan mudah. Sebuah peta proses dasar akan terlihat seperti ini;

Simbol Peta Proses

Setiap langkah dalam proses diwakili oleh bentuk dalam peta proses. Bentuk-bentuk ini juga disebut bentuk diagram alur.

Ada hampir 30 bentuk standar yang dapat Anda gunakan dalam pemetaan proses. Namun, kami pikir bagi kebanyakan orang, menggunakan beberapa bentuk yang paling umum akan lebih mudah dipahami.

Membentuk	Nama	Menggunakan
	Aktivitas/Proses	Untuk mewakili langkah/aktivitas dari suatu proses
	Keputusan	Untuk mewakili keputusan yang harus dibuat
	Mulai / Akhir	Untuk mewakili awal dan akhir dari suatu proses
	Anak panah	Untuk mewakili hubungan antara dua langkah dan arah aliran
	Dokumen	Untuk merepresentasikan data atau informasi yang dapat dibaca orang

Set lengkap bentuk peta/bagan alur proses ada di bagian bawah panduan ini.

Jenis Peta Proses

Berikut ini adalah daftar berbagai jenis peta proses bersama dengan deskripsi singkat dan kapan Anda dapat menggunakannya. Pilih jenis peta proses yang paling cocok untuk tujuan Anda.

Diagram Alir Dasar

Bagan alir dasar adalah peta sederhana yang memvisualisasikan langkah-langkah suatu proses termasuk input dan outputnya.

Kapan harus menggunakan:

• untuk merencanakan proyek baru
• untuk memodelkan dan mendokumentasikan suatu proses
• untuk memecahkan masalah
• untuk membantu tim mengomunikasikan ide dengan lebih baik
• Untuk menganalisis dan mengelola alur kerja

Cara menggambar:

Inilah panduan diagram alur utama yang Anda butuhkan untuk belajar cara menggambarnya.

Peta Proses Tingkat Tinggi

Ini juga dikenal sebagai peta rantai nilai atau peta top-down. Ini menunjukkan kegiatan inti dari suatu proses. Itu tidak membahas banyak detail tentang poin keputusan, putaran ulang, peran yang terlibat, dll.

Kapan harus menggunakan:

• untuk merancang dan mendefinisikan proses bisnis
• untuk mengidentifikasi langkah-langkah kunci dan rincian kunci dari suatu proses

Cara menggambar:

1. daftar langkah-langkah paling dasar dalam proses (tidak lebih dari 5-6 langkah)
2. mengaturnya secara berurutan, secara horizontal
3. daftar setiap sub-langkah (sekali lagi, tidak lebih dari 5-6 langkah) di bawah langkah-langkah utama

Peta Proses Rinci

Bagan alir yang menunjukkan versi penelusuran dari suatu proses. Ini berarti semua detail sub-proses terkandung dalam jenis peta ini.

Kapan harus menggunakan:

• untuk memberikan semua detail (input dan output) yang terkait dengan langkah proses
• untuk mendokumentasikan poin keputusan dalam suatu proses

Cara menggambar:

1. tentukan batasan proses
2. apa yang memicu prosesnya? Gunakan SIPOC untuk mengidentifikasi input proses
3. mengidentifikasi apa yang segera terjadi setelah setiap input (berulang kali tanyakan 'apa yang terjadi selanjutnya?' sampai Anda mendapatkan output)

Diagram Alir Lintas Fungsional

Bagan alir yang menunjukkan hubungan antara langkah-langkah proses dan unit fungsional (tim/departemen) yang bertanggung jawab untuk mereka dengan jalur renang. Ini juga dikenal sebagai diagram alur penerapan.

Kapan harus menggunakan:

• untuk mengidentifikasi peran kunci yang bertanggung jawab untuk proses dan bagaimana mereka berhubungan satu sama lain
• untuk menyoroti bagaimana suatu proses mengalir melintasi batas-batas perusahaan
• untuk mengidentifikasi potensi kegagalan proses, redundansi, penundaan, pengerjaan ulang, inspeksi berlebihan, dll.

Cara menggambar:

1. Kumpulkan tim lintas fungsi yang kompeten dan relevan
2. Identifikasi pemangku kepentingan
3. daftar pemangku kepentingan proses (berdasarkan seberapa dekat mereka dengan pelanggan proses) dimulai dengan pelanggan proses
4. tambahkan jalur berenang untuk memisahkan kolom di antara masing-masing pemangku kepentingan
5. tambahkan langkah-langkah yang dilakukan oleh masing-masing pemangku kepentingan di jalur renang masing-masing
6. hubungkan langkah-langkah dengan panah untuk menunjukkan aliran

SIPOC

SIPOC menunjukkan elemen kunci dari suatu proses seperti Pemasok, Input, Proses, Output, dan Pelanggan.

Kapan harus menggunakan:

• untuk mengidentifikasi elemen kunci dari suatu proses sebelum melakukan peta terperinci
• untuk menentukan ruang lingkup proses yang kompleks
• dapat digunakan dalam fase Ukur metodologi DMAIC

Cara menggambar:

1. Gambar tabel 5 kolom untuk Pemasok, Input, Proses, Output, dan Pelanggan
2. Mulailah dengan memetakan proses dalam 5-6 langkah tingkat tinggi
3. Mengidentifikasi keluaran
4. Mengidentifikasi pelanggan
5. Mengidentifikasi masukan dari proses
6. Identifikasi pemasok dari masing-masing input
7. Verifikasi diagram SIPOC dengan kepala proyek dan pemangku kepentingan lainnya

Peta Aliran Nilai

Peta aliran nilai memvisualisasikan aliran material dan informasi yang dibutuhkan untuk membawa produk Anda ke pelanggan.

Kapan harus menggunakan:

• untuk merekam pengukuran input dan output dari langkah-langkah proses
• untuk mengidentifikasi pemborosan di dalam dan di antara proses
• untuk mendokumentasikan, menganalisis, dan meningkatkan aliran informasi dan material
• untuk mendapatkan wawasan tentang pengambilan keputusan dan aliran proses
• untuk mengidentifikasi di mana harus memfokuskan proyek atau subproyek di masa depan

Cara menggambar:

Berikut adalah panduan pemetaan aliran nilai yang komprehensif untuk menguasai cara menggambarnya. Perhatikan bahwa peta aliran Nilai memiliki kumpulan bentuk yang berbeda, tetapi prinsip pemetaan proses tetap sama.

Cara Membuat Peta Proses| Langkah Pemetaan Proses

Sekarang setelah Anda mengetahui apa simbol pemetaan proses dan jenis peta proses apa yang ada di luar sana, apakah Anda siap untuk membuat peta proses? Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda ikuti,

Langkah 1: Identifikasi Proses yang Anda Butuhkan untuk Memetakan

Putuskan di mana Anda ingin memulai. Apakah dengan proses yang berkinerja buruk? Apakah dengan proses itu penting bagi strategi baru Anda? Atau dengan proses yang secara langsung berdampak pada kepuasan pelanggan?

Dan kemudian beri nama.

Langkah 2: Satukan Tim yang Tepat

Masukan dari semua orang yang terlibat dalam proses diperlukan untuk memastikan bahwa Anda mencakup setiap aspek proses saat memetakannya. Tim yang tepat harus mencakup mereka yang melakukan dan mengelola proses serta memberikan masukan .

Langkah 3: Kumpulkan Semua Informasi yang Diperlukan

• Di mana proses dimulai dan berakhir?
• Apa langkah-langkah di antara dua titik ini?
• Apa input dan output dari proses?
• Siapa melakukan apa? Kapan, dimana dan bagaimana?

Langkah 4: Atur Langkah-langkah dalam Urutan Berurutan

Minta tim Anda untuk mengatur setiap langkah secara berurutan dari awal hingga akhir.

Langkah 5: Gambarkan Peta Proses Dasar

Gambarlah peta proses yang menunjukkan peta seperti saat ini. Ingatlah <praktik terbaik pemetaan proses.>

Langkah 5: Analisis Peta untuk Menemukan Area untuk Peningkatan

Identifikasi inefisiensi dan hambatan dalam proses. Apa langkah-langkah yang harus dihilangkan? Di mana Anda dapat melakukan perbaikan?

Langkah 6: Terapkan Peningkatan dan Pantau Mereka

Terapkan perbaikan pada skala yang lebih kecil pada awalnya. Jika mereka bekerja lebih baik, Anda dapat menerapkannya pada skala yang lebih besar. Pantau proses baru dan yang ditingkatkan untuk melihat cara kerjanya dan apakah perlu pengoptimalan lebih lanjut.

Praktik Terbaik Pemetaan Proses

• Sebelum mengidentifikasi langkah-langkah proses, mulailah dengan mengidentifikasi titik awal dan akhir proses. Ini membantu dengan menetapkan batas

• Buat peta proses Anda semudah dan sesederhana mungkin untuk dibaca dan dipahami oleh siapa pun di perusahaan Anda

• Simpan hanya detail yang diperlukan di peta Anda. Tidak kurang atau lebih dari yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi area untuk perbaikan

• Pastikan Anda menggunakan simbol peta proses yang benar saat menggambar untuk menghindari kebingungan

• Sertakan semua pemangku kepentingan utama saat memetakan proses untuk menghindari kehilangan informasi atau langkah penting

• Gunakan perangkat lunak pemetaan proses bisnis yang memungkinkan Anda menggambar dengan cepat serta berkolaborasi dengan tim Anda secara real-time untuk efisiensi

Lebih banyak praktik terbaik pemetaan proses?

Manfaat Pemetaan Proses

Karena Anda sudah membaca tentang pemetaan proses, kami kira Anda tahu setidaknya beberapa manfaat melakukannya. Namun, bacalah bagian ini dengan cermat karena ini akan membantu Anda meyakinkan orang lain!

• Membuat pemahaman dan komunikasi proses menjadi lebih mudah di antara tim, pemangku kepentingan, atau pelanggan

• Berfungsi sebagai alat yang berguna untuk pengujian skenario dan penilaian bagaimana-jika

• Dapat digunakan sebagai alat pemasaran untuk membuktikan kepada investor atau pelanggan industri Anda bahwa proses bisnis Anda dapat diandalkan

• Merupakan persyaratan dari banyak jenis standar dan sertifikasi seperti ISO 9000

• Membuat dokumentasi proses lebih ramah pembaca

• Menyebarkan kesadaran akan peran dan tanggung jawab mereka yang terlibat

• Membantu mengidentifikasi kekurangan dalam proses dan di mana perbaikan harus dilakukan

• Tim bantuan melakukan brainstorming ide untuk perbaikan atau perubahan baru yang akan membantu mengatasi tantangan seperti mempertahankan karyawan, menurunkan pendapatan, dll.

• Membantu mengurangi biaya yang terkait dengan pengembangan produk dan layanan

• Meningkatkan kinerja tim dan kepuasan karyawan

• Dapat digunakan sebagai bahan pembelajaran untuk melatih karyawan baru

• Membantu mengukur efisiensi proses kerja

Templat Peta Proses

Berikut adalah beberapa templat peta proses yang dapat Anda edit secara online dengan editor Creately.

Templat 1

Klik template untuk mengeditnya secara online

Templat 2

Templat 3

Ingin lebih banyak templat peta proses yang dapat diedit gratis?

Simbol Pemetaan Proses (Lanjutan)

Selain simbol-simbol dasar yang telah kita bahas sebelumnya, pemetaan proses juga menggunakan simbol-simbol berikut.

Simbol Proses/Operasi

Membentuk	Nama	Menggunakan
	Proses / Subrutin yang telah ditentukan sebelumnya	Untuk mewakili proses yang sudah ditentukan sebelumnya
	Proses Alternatif	Untuk mewakili langkah proses yang merupakan alternatif dari langkah proses normal
	Menunda	Untuk mewakili penundaan atau jeda sebelum aliran proses berlanjut
	Putaran Manual	Untuk mewakili langkah otomatis yang perlu dihentikan secara manual
	Persiapan	Untuk mewakili sesuatu yang perlu dimodifikasi atau disesuaikan dalam proses sebelum melanjutkan

Percabangan dan Kontrol Simbol Aliran

Membentuk	Nama	Menggunakan
	Konektor Di Halaman	Untuk mewakili titik inspeksi dalam aliran proses
	Konektor di luar halaman	Untuk mewakili referensi silang dan tautan ke proses dari proses lain di halaman lain
	Menggabungkan	Untuk mewakili langkah yang akan menggabungkan beberapa langkah menjadi satu
	Ekstrak	Untuk mewakili proses yang dibagi menjadi jalur paralel
	Atau	Untuk mewakili logika 'atau'
	Dan	Untuk mewakili logika 'dan'

Simbol Input dan Output

Membentuk	Nama	Menggunakan
	Data	Untuk mewakili input ke dan output dari proses
	Banyak Dokumen	Untuk mewakili banyak dokumen
	Menampilkan	Untuk mewakili data yang ditampilkan untuk dibaca di layar atau tampilan
	Masukan Manual	Untuk mewakili langkah-langkah proses yang akan dilakukan secara manual oleh seseorang

Simbol Penyimpanan File dan Informasi

Membentuk	Nama	Menggunakan
	Data tersimpan	Untuk mewakili data yang disimpan
	Basis Data	Untuk mewakili database
	Penyimpanan Akses Langsung	Untuk mewakili hard drive
	Penyimpanan internal	Untuk mewakili perangkat penyimpanan internal

Simbol Pemrosesan Data

Membentuk	Nama	Menggunakan
	Menyusun	Untuk mewakili langkah di mana data diatur dengan cara standar
	Menyortir	Untuk mewakili penyortiran item dalam urutan tertentu

Apa Pendapat Anda tentang Panduan Pemetaan Proses?

Peta proses tidak hanya merupakan bagian penting dari dokumentasi proses tetapi juga merupakan metodologi perbaikan proses bisnis yang populer.

Ikuti panduan untuk membuat peta proses bisnis yang efisien dan berbagi dengan kami segala kekhawatiran yang mungkin Anda miliki, bahkan jika itu adalah teknik pemetaan proses lain yang Anda gunakan secara pribadi.

Dalam panduan kami berikutnya, kami akan membahas diagram yang dapat digunakan untuk membuat manajemen SDM lebih efisien.