Pentingnya penutupan proyek | #22 Memulai manajemen proyek

Penutupan proyek secara formal mungkin tampak tidak begitu penting. Dengan semua tugas selesai dan tujuan proyek tercapai, bagaimana dengan pertemuan singkat dalam suasana yang bersahabat dan saling memberi selamat? Untuk ini juga, ada baiknya merencanakan pertemuan panjang yang tepat dengan tim dan pemangku kepentingan. Namun perlu diingat, penutupan proyek adalah momen kunci bukan hanya karena integrasi mereka yang terlibat dalam proyek.

Penutupan proyek – daftar isi:

1. Perkenalan
2. Bagaimana dengan menjatuhkan penutupan?
3. Cara menutup proyek dengan baik
4. Daftar tugas saat menutup proyek
5. Ringkasan

Perkenalan

Manajemen proyek dapat disajikan sebagai lima kelompok proses termasuk:

• Inisiasi – mendefinisikan ruang lingkup dan maknanya,
• Perencanaan - menetapkan ruang lingkup proyek dan tujuan spesifik yang ingin dicapai,
• Eksekusi - pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan,
• Pemantauan dan kontrol – memeriksa secara berkelanjutan apakah pekerjaan berjalan sesuai rencana,
• Penutupan - penyelesaian formal proyek.

Hari ini kita akan fokus pada kelompok proses terakhir, yaitu penutupan proyek. Ini adalah sekelompok kecil tugas. Namun, hal itu cukup berdampak pada persepsi keseluruhan proyek, proyek serupa yang dilakukan dalam portofolio atau portofolio yang sama, serta proyek masa depan yang dilakukan untuk klien yang sama. Kami akan menyarankan apa yang harus diperhatikan agar berhasil menutup proyek, menyelesaikan kontrak, dan menarik pelajaran paling menarik untuk masa depan.

Bagaimana kalau tidak melakukan penutupan proyek sama sekali?

Menyerahkan tugas penutupan proyek tampaknya menggoda. Setelah mencapai tujuan, transisi yang lebih mulus ke inisiasi proyek berikutnya tampaknya lebih baik. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh dari tugas baru-baru ini sekarang tampak sederhana dan intuitif. Namun, melewatkan penutupan proyek formal juga memiliki risiko tertentu. Inilah alasannya.

Kerusakan citra

Kemerosotan citra tim dan Manajer Proyek adalah yang pertama dan sangat terasa akibat pengabaian proses penutupan proyek. Pekerjaan yang belum selesai atau proyek yang belum selesai yang tercantum dalam sistem perusahaan tidak terlihat bagus. Lebih penting lagi, itu menurunkan kredibilitas kontraktor, bahkan jika klien puas dengan hasil proyek. Hal ini dapat menyebabkan ketidaksepakatan mengenai proyek di masa depan atau persyaratan kerja sama yang kurang menguntungkan.

Duplikasi pekerjaan

Kurangnya dokumentasi yang tepat dari tujuan proyek yang diselesaikan berarti bahwa anggota organisasi lainnya tidak akan mempelajarinya. Dengan kata lain, mereka tidak akan mengetahui solusi yang dikembangkan dalam proyek kami. Dan mereka mungkin mulai mengimplementasikan proyek yang sangat mirip dari sekarang, alih-alih membangun dari apa yang sudah mereka miliki.

Peluang yang terlewatkan

Tugas Manajer Proyek yang dilakukan dalam fase penutupan proyek termasuk membuat dokumentasi yang menjelaskan manfaat yang diharapkan dari proyek tersebut. Ini mungkin termasuk, aplikasi komersial serta implementasi internal atau pelanggan.

Tanpa menyelesaikan formalitas ini, bahkan hasil proyek yang sangat sukses bisa menjadi “yatim piatu” (produk yatim piatu). Hal ini dapat terjadi jika tidak dikomunikasikan dengan baik kepada spesialis yang terlibat dalam penjangkauan pelanggan, penjualan, dan pemasaran. Akibatnya, itu tidak akan muncul di pasar meskipun ada peluang sukses.

Risiko formal

Penyelesaian proyek yang dilakukan untuk klien melibatkan penyelesaian kontrak, di mana semua dokumen yang diperlukan harus disiapkan dan ditandatangani tepat waktu. Oleh karena itu, proses yang belum selesai melibatkan risiko kekurangan formal yang mahal bagi perusahaan.

Karena alasan inilah disarankan untuk menggunakan tahap akhir proyek untuk menyelesaikan semua hal. Sehingga Anda bisa membanggakan aktivitas yang sudah dikancingkan hingga tombol terakhir.

Cara menutup proyek dengan baik

Penyelesaian proyek yang baik harus mencakup tiga bidang:

• Penyelesaian teknis proyek – untuk memastikan bahwa tujuan proyek tercapai dan semua tugas diselesaikan,
• Belajar – mencatat apa yang telah dilakukan dengan baik dan merenungkan apa yang salah, baik dalam tugas yang dilakukan maupun manajemen proyek,
• Kerja sama dan motivasi – mengakui kontribusi setiap anggota tim terhadap pekerjaan yang dilakukan dan merayakan keberhasilan proyek.

Daftar tugas saat menutup proyek

Untuk mulai merayakan kesuksesan semulus mungkin, yang terbaik adalah membuat daftar tugas akhir dan merencanakan implementasinya sesuai dengan metodologi yang dipilih. Meskipun setiap proyek memiliki kekhususannya, tugas-tugas berikut harus ada dalam daftar:

1. Pastikan bahwa hasil proyek memenuhi kriteria yang paling penting secara strategis, dan sebaiknya semua, yang tercantum dalam dokumen proyek.
2. Periksa apakah hasil proyek menghabiskan ruang lingkup implementasi.
3. Mempersiapkan dokumentasi proyek dan membuatnya tersedia untuk semua pemangku kepentingan.
4. Verifikasi apakah semua pengguna hasil proyek dapat menerapkannya dan memiliki akses ke dokumentasi.
5. Tinjau kontrak dengan klien dan anggota tim untuk melihat bahwa semua persyaratan terpenuhi.
6. Pastikan Anda memiliki dokumentasi penerimaan semua hasil oleh klien atau pemangku kepentingan resmi lainnya.
7. Mengadakan pertemuan atau pertemuan untuk menyelesaikan kontrak.
8. Siapkan dokumen dengan umpan balik untuk masa depan tentang manajemen proyek.
9. Bersama tim, siapkan dokumen tentang aturan kerja sama dalam tim dan masalah yang harus diselesaikan sebelum memulai proyek berikutnya.
10. Arsipkan semua materi proyek.
11. Mengadakan pertemuan untuk mengakhiri proyek.

Setiap tugas pada daftar di atas perlu disempurnakan sesuai dengan persyaratan proyek dan pemangku kepentingan kami. Namun, untuk berhasil melewati langkah-langkah untuk menutup proyek, ada baiknya tetap berpegang pada daftar umum dan mengubahnya dengan setiap proyek.

Ringkasan

Proyek yang diselesaikan membutuhkan kesimpulan formal, tetapi juga pelajaran yang dipetik dan waktu untuk merayakan kesuksesan bersama tim. Memastikan bahwa tujuan serta sasaran telah tercapai dan klien puas dengan hasilnya adalah langkah terpenting yang harus diambil oleh Manajer Proyek. Namun, tidak ada gunanya mengabaikan menyiapkan dokumentasi yang dapat diakses dan membuatnya tersedia untuk orang yang tepat. Yang terakhir inilah yang dapat menentukan nasib masa depan proyek kami – bahkan jika semuanya tampak jelas sekarang.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Nicole Mankin

Manajer SDM dengan kemampuan luar biasa untuk membangun suasana positif dan menciptakan lingkungan yang berharga bagi karyawan. Dia suka melihat potensi orang-orang berbakat dan memobilisasi mereka untuk berkembang.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
13. Siklus hidup proyek
14. Untuk apa visi proyek?
15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
20. Eksekusi projek
21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
22. Pentingnya penutupan proyek
23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
33. Jenis pertemuan proyek
34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
35. Cara menulis yang menarik
36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
43. Manajemen waktu dalam proyek
44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
45. Strategi manajemen risiko proyek
46. Pemasaran proyek
47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
48. Model perubahan manajemen proyek
49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek