Dokumen Proyek Utama yang Dibutuhkan Setiap Manajer Proyek

Dokumentasi proyek yang tepat merupakan bagian integral dari manajemen proyek. Mendokumentasikan proses dan informasi penting proyek membantu menyiapkan proyek dengan cara yang efisien dan mudah dipahami, dan pada akhirnya memastikan keberhasilannya.

Dalam posting ini, kita akan melihat mengapa dokumentasi proyek penting dan membahas dokumen proyek penting dan berguna lainnya yang dibuat sepanjang siklus hidup proyek. Semua template yang disediakan dapat disesuaikan; klik pada mereka untuk mulai mengedit. Gunakan menu di bawah ini untuk menavigasi dengan mudah.

Inisiasi Proyek

• Rencana proyek
• Piagam Proyek
• Dokumen Persyaratan Bisnis
• Laporan kerja

Perencanaan proyek

• Proposal proyek
• Piagam Tim
• Anggaran Proyek
• Rencana Komunikasi Proyek
• Jadwal proyek
• Struktur rincian kerja
• Daftar Risiko
• Pernyataan Lingkup Proyek
• Daftar Pemangku Kepentingan
• Bagan Organisasi Proyek

Eksekusi & Penutupan Proyek

• Laporan Status Proyek
• Penutupan Proyek
• Pelajaran yang Dipetik

Apa itu Dokumentasi Proyek?

Dokumentasi proyek memerlukan pembuatan dan pemeliharaan dokumen manajemen proyek di seluruh fase yang berbeda dari siklus hidup proyek. Dokumen-dokumen proyek ini memungkinkan manajer proyek untuk mengelola, mengendalikan, dan menyampaikan proyek secara memadai.

Pentingnya Dokumentasi Proyek

Mendokumentasikan detail penting dari proyek dengan demikian membantu Anda dan tim memverifikasi bahwa ide yang diterapkan benar-benar masuk akal. Dokumentasi proyek menyederhanakan klarifikasi harapan dan tujuan proyek, memecah kiriman menjadi tugas yang dapat dikelola, mengelola sumber daya, dan menjaga semua pemangku kepentingan pada halaman yang sama.

Selain itu, juga membantu,

• Mempertahankan pengetahuan yang dikumpulkan selama proyek sebelumnya, yang memungkinkan untuk merampingkan orientasi karyawan baru atau anggota tim proyek baru.
• Meningkatkan kejelasan dan transparansi alur kerja tim yang memungkinkan penyelarasan tim lintas fungsi yang lebih baik.

10 Dokumen Proyek Esensial Teratas

Berikut ini adalah dokumen manajemen proyek penting yang harus dibuat selama setiap fase siklus hidup proyek.

Rencana proyek

Rencana manajemen proyek - atau rencana proyek - adalah dokumen komprehensif yang menguraikan bagaimana proyek dijalankan, dipantau, dan dikendalikan. Ini mungkin termasuk baseline, rencana manajemen anak perusahaan, dan dokumen perencanaan lainnya. Ini menyoroti informasi proyek penting seperti tenggat waktu, tugas, dan tonggak penting dan biasanya diwakili dalam bentuk bagan Gantt.

Piagam Proyek

Piagam proyek adalah dokumen singkat yang menjelaskan apa yang dibutuhkan suatu proyek. Ini menjelaskan apa tujuan proyek, siapa yang terlibat dan tanggung jawab mereka, dan pemangku kepentingan, dan mendefinisikan otoritas manajer proyek. Itu dibuat sesuai dengan kasus bisnis untuk proyek seperti yang dijelaskan oleh sponsor proyek.

Dokumen Persyaratan Bisnis

Dokumen persyaratan bisnis menjelaskan solusi bisnis untuk sebuah proyek berdasarkan kebutuhan dan persyaratan bisnis atau pelanggan. Ini menjelaskan tujuan proyek, solusi bisnis yang disediakan, fitur dan fungsionalitas, serta garis waktu proyek. Ini mensintesis masukan dari pemangku kepentingan dan analisis situasi bisnis saat ini untuk memberikan deskripsi netral teknologi tentang apa yang harus dilakukan produk.

Anggaran Proyek

Anggaran proyek adalah total perkiraan biaya proyek. Ini mencakup perkiraan rinci dari semua biaya, seperti biaya tenaga kerja, biaya pengadaan bahan dan biaya operasi, yang mungkin terjadi selama penyelesaian tugas proyek selama setiap fase proyek. Ini membantu menetapkan ekspektasi pengeluaran dan mendapatkan persetujuan proyek dari pemangku kepentingan, memastikan dana siap pada waktu yang tepat, dan mengukur kinerja.

Jadwal proyek

Jadwal proyek adalah garis waktu proyek Anda, terdiri dari semua tugas, aktivitas, dan pencapaian yang berurutan yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Membuat jadwal proyek adalah cara mengkomunikasikan semua tugas yang perlu dilakukan, sambil mengklarifikasi sumber daya apa yang dibutuhkan, dan dalam kerangka waktu apa.

Daftar Risiko

Daftar risiko, yang juga disebut sebagai log risiko, adalah dokumen yang berisi informasi tentang risiko yang diidentifikasi seperti sifat risiko, tingkat risiko, siapa yang bertanggung jawab, dan tindakan pencegahan, dan tindakan korektif. di tempat. Ini berfungsi sebagai kerangka kerja brainstorming untuk menetapkan risiko dan sebagai database kemungkinan dan potensi risiko dan langkah-langkah mitigasi untuk mereka.

Pernyataan Lingkup Proyek

Pernyataan lingkup proyek menggambarkan pekerjaan yang perlu dilakukan untuk memberikan keluaran proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Dokumen pernyataan lingkup proyek menguraikan apa yang sedang disampaikan (dalam ruang lingkup), apa yang tidak disampaikan (di luar ruang lingkup), asumsi untuk memperjelas hasil, dan persyaratan tingkat tinggi.

Rencana Komunikasi Proyek

Rencana komunikasi proyek adalah pedoman tentang apa, kapan, dan bagaimana informasi proyek utama akan dibagikan pada interval kunci dengan pemangku kepentingan yang diinvestasikan. Ini mencakup jenis informasi apa yang akan didistribusikan, kepada siapa, dan seberapa sering mereka akan diperbarui.

Laporan Status Proyek

Laporan status proyek adalah dokumen yang menguraikan kemajuan proyek secara keseluruhan terhadap rencana proyek yang diproyeksikan. Ini membantu menjaga semua pemangku kepentingan proyek mendapat informasi tentang informasi tingkat tinggi seperti tonggak, pekerjaan yang diselesaikan, risiko, dan hambatan.

Penutupan Proyek

Laporan penutupan proyek adalah dokumen yang meresmikan penutupan proyek. Meskipun membantu menentukan apakah suatu proyek berhasil atau tidak, ini memberikan konfirmasi bahwa kriteria penerimaan pelanggan telah dipenuhi dan meminta persetujuan dari Sponsor Proyek untuk menutup proyek.

Dokumen Manajemen Proyek Berguna Lainnya

Meskipun dokumen yang kami cantumkan di atas sangat penting untuk memastikan keberhasilan proyek, ada beberapa dokumen proyek lain yang selanjutnya akan berkontribusi untuk mempercepat penyelesaian yang berhasil.

Laporan kerja

Pernyataan kerja adalah dokumen yang menjelaskan persyaratan proyek. Ini berfungsi sebagai kesepakatan antara klien dan agen atau penyedia layanan dan mendefinisikan seluruh ruang lingkup pekerjaan yang terlibat untuk vendor, hasil proyek, biaya, dan garis waktu.

Proposal proyek

Proposal proyek adalah dokumen yang mencantumkan semua aspek proyek termasuk latar belakang, visi, tujuan, tugas, persyaratan, pemilik, risiko terkait, dll. Tujuannya adalah untuk memberikan ringkasan detail proyek dan mengumpulkan dukungan untuk proyek ide dari pemangku kepentingan.

Piagam Tim

Piagam tim pada dasarnya menjelaskan bagaimana sebuah tim berencana untuk menyelesaikan pekerjaannya. Ini berfokus pada mengapa tim ada, tujuan yang dirancang untuk dicapai oleh tim, dan bagaimana cara mencapainya. Tujuan dari piagam tim adalah untuk membuat semua orang pada halaman yang sama dan membuat mereka tetap fokus.

Struktur rincian kerja

Struktur rincian kerja adalah diagram yang membantu memecah proyek besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola yang berisi hasil proyek yang akan diselesaikan. Ini membagi kiriman proyek menjadi sub-kiriman dan paket pekerjaan yang menentukan pekerjaan, durasi, dan biaya untuk tugas-tugas yang perlu dilakukan.

Daftar Pemangku Kepentingan

Daftar pemangku kepentingan adalah dokumen yang merinci informasi tentang pemangku kepentingan proyek. Ini berisi nama mereka, detail kontak, peran yang mereka mainkan dalam proyek, kekuatan mereka dalam membuat keputusan proyek, dan kebutuhan, kekhawatiran, dan harapan mereka. Ini berfungsi sebagai dasar untuk pembentukan tim, menetapkan peran dan tanggung jawab, menentukan kriteria keberhasilan, dan merencanakan komunikasi pemangku kepentingan.

Bagan Organisasi Proyek

Bagan organisasi proyek adalah representasi visual dari anggota tim dan peran yang mereka mainkan dalam proyek tertentu. Ini menggambarkan hierarki dan hubungan pelaporan antara anggota tim. Mereka membantu dengan mengalokasikan sumber daya, memperjelas tanggung jawab, dan menetapkan harapan mengenai upaya yang diperlukan dari setiap individu.

Pelajaran yang Dipetik

Laporan pembelajaran dapat digunakan untuk mendokumentasikan semua tantangan utama, risiko, ketidakpastian, dan penghalang yang Anda temui selama proyek bersama dengan solusi tepat waktu yang telah Anda terapkan. Laporan pembelajaran dirancang untuk memandu Anda saat Anda berupaya mencapai hasil yang diinginkan, sehingga membantu Anda dan orang lain yang akan mengerjakan proyek serupa di masa depan untuk menghindari kesulitan dan dengan mudah mencapai hasil yang diharapkan.

Bagaimana Creately Dapat Membantu Merampingkan Dokumentasi Proyek

Creately – perangkat lunak manajemen kerja yang berjalan di atas kanvas visual – dapat membantu Anda menyederhanakan pembuatan, pengorganisasian, pengelolaan, dan berbagi dokumen manajemen proyek yang penting bagi keberhasilan proyek Anda.

Creately adalah alat sederhana dengan fitur sederhana namun canggih yang bahkan dapat dipelajari oleh pengguna non-teknis dengan mudah. Ini memiliki navigasi intuitif dengan fungsionalitas seret dan lepas yang membuat pengorganisasian konten menjadi mudah. Plus itu terintegrasi dengan alat yang Anda gunakan setiap hari seperti aplikasi Google Suite, Confluence, Jira, Slack, MS Teams, dll. memudahkan untuk menjaga aset proyek Anda tetap sinkron.

Alat Visual yang Mudah Digunakan untuk Memulai

Creately menawarkan beberapa perpustakaan bentuk, templat yang dibuat sebelumnya, dan kemampuan diagram yang kuat untuk memvisualisasikan dan mengatur data terkait proyek Anda dalam struktur visual yang mudah dipahami seperti Garis Waktu, papan Kanban, diagram WBS, Diagram Alir, dll.

Dengan kemampuan database yang dapat diakses melalui panel Shape Data, Anda dapat menyimpan data dan informasi tak terbatas dalam satu bentuk dalam sebuah struktur dan dengan mudah membuat wiki dan basis pengetahuan proyek. Misalnya, Anda dapat memperluas Struktur Perincian Kerja yang menguraikan hasil proyek dengan bidang data tambahan untuk menangkap informasi tentang tanggal jatuh tempo, pemilik, biaya, dll., atau memberikan gambaran rinci untuk setiap hasil dengan catatan.

Satu Sumber Kebenaran

Ruang kerja terpadu Creately beroperasi pada kanvas tanpa batas, memungkinkan Anda menempatkan banyak dokumen secara berdampingan di satu lokasi. Meskipun Anda dapat melampirkan dan menyematkan sumber daya, dokumen, gambar, dan tautan dengan pratinjau dalam aplikasi, Anda juga dapat mengimpor data eksternal di file Google Spreadsheet, Excel, atau CSV ke Creately dan mengaturnya sebagai visual yang bermakna, menjaga semua aset terkait proyek terpusat di ruang kerja yang sama.

Catatan: Cari dan temukan informasi apa pun dengan mudah di seluruh ruang kerja dan folder dengan opsi pencarian teks universal.

Kolaborasi Tingkat Lanjut dan Kemampuan Berbagi

Creately menawarkan platform online kolaboratif dan aman untuk menyederhanakan pembuatan, pembaruan, dan berbagi dokumen proyek Anda dengan pemangku kepentingan. Fitur kolaborasi seperti kolaborasi multi-pengguna sejati dengan pengeditan bersamaan, pelacakan kursor waktu nyata, sinkronisasi offline, komentar kontekstual dan utas diskusi, serta panggilan audio dan video dalam aplikasi membantu merampingkan alur kerja tim proyek lintas fungsi, baik tim tersebut bekerja sama -terletak, jauh, atau hibrida.

Folder dan ruang kerja Creately hadir dengan berbagai akses dan tingkat peran (Pemilik, Editor, Pemberi Komentar, dan Penampil) yang memungkinkan Anda mengelola cara Anda membagikan dokumen proyek dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal.

Catatan: Tetapkan status ruang kerja melalui preferensi ruang kerja dan tandai sebagai Draf, Sedang Berlangsung, Sedang Ditinjau, Disetujui, Final, atau Diarsipkan untuk menunjukkan status peninjauannya.

Merampingkan Dokumentasi Proyek Dengan Creately

Mendokumentasikan semua aspek proyek akan membantu keberhasilan proyek Anda dalam banyak hal. Baik itu untuk memperjelas persyaratan perjanjian kepada klien atau pemasok, untuk memenuhi persyaratan hukum, untuk menjaga tim Anda tetap selaras, atau untuk melacak pembaruan proyek, memelihara dokumentasi proyek yang tepat untuk proses dan informasi utama adalah kuncinya.

Dokumentasi proyek mungkin tampak membosankan, tetapi dengan alat dan teknik yang tepat, Anda tidak hanya dapat menyederhanakan proses dokumentasi tetapi juga memastikan bahwa hasil akhir efektif. Coba Creately hari ini untuk menyederhanakan dan meningkatkan proses dokumentasi proyek Anda.