Pelaksanaan proyek | #20 Memulai manajemen proyek

Eksekusi proyek adalah pelaksanaan tugas yang mengarah pada pencapaian tujuan yang dimaksud. Oleh karena itu, domain pelaksanaan proyek mencakup lebih dari sekadar melakukan tugas sehari-hari. Itu juga menciptakan proses, mengelola sumber daya perusahaan, dan bekerja untuk membangun lingkungan yang terbuka dan inklusif yang memupuk kolaborasi dan pembelajaran.

Eksekusi proyek – daftar isi:

1. Perkenalan
2. Domain eksekusi proyek
3. Manajemen proses dalam pelaksanaan proyek
4. Retrospektif, pembelajaran dan peningkatan
5. Ringkasan

Perkenalan

Domain eksekusi adalah salah satu dari delapan area utama tempat berlangsungnya aktivitas proyek. Ini bukan hanya tahap setelah perencanaan tugas. Sebaliknya, domain eksekusi menentukan semua pekerjaan yang terjadi selama proyek.

Domain eksekusi proyek

Eksekusi proyek terutama merupakan daftar panjang tugas yang dilakukan oleh setiap anggota tim proyek. Ini dipilih dari daftar tugas yang disiapkan oleh Manajer Proyek, diatur berdasarkan prioritas, dan biasanya dipasang di papan Kanban.

Di antara tugas-tugas yang termasuk dalam domain eksekusi proyek, kami akan menemukan aktivitas siklus berulang yang terkait dengan, misalnya pembaruan perangkat lunak, dan kejadian satu kali, seperti mendesain logo untuk aplikasi.

Domain eksekusi proyek terdiri dari aktivitas yang berkaitan dengan:

• Melaksanakan tugas sehari-hari,
• Mengembangkan tugas baru,
• Membuat perubahan pada tugas yang sudah dilakukan dan direncanakan untuk dieksekusi,
• Menciptakan proses yang efisien,
• Komunikasi pemangku kepentingan,
• Manajemen bahan, peralatan, data dan sumber daya perusahaan lainnya,
• Persiapan dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek,
• Mengamati perubahan di dalam dan di luar organisasi yang dapat mempengaruhi pelaksanaan proyek
• Pembelajaran berkelanjutan dan tindakan koreksi.

Kita akan melihat lebih dekat apa peran manajemen proses dan pembelajaran dalam implementasi proyek, dan di mana domain pemantauan dan implementasi proyek bertemu paling dekat.

Manajemen proses dalam pelaksanaan proyek

Untuk pengelolaan proses proyek untuk melayani tujuan mereka dan tidak menjadi birokrasi yang tidak perlu, mereka harus datang dari praktek. Oleh karena itu, pengembangan mereka biasanya dibagi antara Manajer Proyek dan tim proyek. Dalam pendekatan ini, setiap proses internal, juga disebut proses teknis atau produksi, secara bersamaan ditentukan oleh dua sumbu:

• Tahap pelaksanaan tugas
• Alur kerja terkait tugas tertentu

Tahapan pelaksanaan tugas

Tahapan pelaksanaan tugas ditentukan oleh apa yang disebut gerbang, yaitu kriteria yang harus dipenuhi oleh suatu tugas untuk maju ke tahap berikutnya. Status tugas yang diberikan dapat berubah sebagai berikut:

• dimaksudkan untuk eksekusi – yaitu, ditempatkan oleh Manajer Proyek pada daftar tugas,
• dalam implementasi – yaitu, dipilih untuk dieksekusi oleh salah satu anggota tim proyek,
• diuji – tugas telah selesai dan diserahkan kepada orang lain menguji kebenaran dan kualitas kinerjanya, jika tes gagal tugas kembali ke tahap sebelumnya,
• menunggu publikasi - tugas telah lulus pengujian dan telah disetujui untuk publikasi, produksi atau transfer ke klien, tergantung pada jenis proyek yang sedang berlangsung,
• selesai – semua pekerjaan telah selesai dan hasilnya telah disetujui sebagai selesai.

Jumlah status disesuaikan dengan kebutuhan tim proyek dan spesifikasi tugas yang sedang dikerjakan. Pada gilirannya, versi minimum yang sering digunakan adalah tiga yang diambil dari papan Kanban klasik yang mendefinisikan tugas sebagai "selesai", "sedang berlangsung", dan "siap".

Alur kerja

Alur kerja menyangkut langkah-langkah yang diperlukan untuk suatu tugas dan siapa yang menyelesaikannya pada waktu tertentu. Oleh karena itu, mendefinisikan tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas. Alur kerja juga menunjukkan tindakan apa yang perlu diambil agar tugas dapat berpindah ke tahap eksekusi berikutnya.

Mari pertimbangkan seperti apa alur kerja suatu tugas: "publikasikan postingan di LinkedIn tentang penyelesaian proyek". Itu untuk mengubah statusnya dari "dalam proses" menjadi "selesai". Alur kerjanya mungkin terlihat sebagai berikut:

• Memilih topik posting dan konten publikasi – orang yang bertanggung jawab adalah spesialis pemasaran media sosial, yang mendelegasikan tugas kepada copywriter dan desainer grafis,
• Persiapan teks – tugas dilakukan oleh pekerja lepas yang berspesialisasi dalam penulisan teks,
• Pengembangan grafis – seorang desainer grafis menyiapkan visual mengikuti branding perusahaan,
• Kontrol kualitas – evaluasi oleh spesialis pemasaran dan kemungkinan koreksi atau persetujuan untuk publikasi,
• Publikasi – keputusan tentang waktu posting dibuat oleh orang yang mengelola jadwal posting.

Optimalisasi proses

Bagian penting lain dari manajemen proses dalam pelaksanaan proyek adalah optimalisasi proses. Ini melibatkan pemantauan dan reorganisasi proses jika tidak berjalan lancar. Ini terutama berfokus pada menghilangkan kemacetan – yaitu, saat-saat ketika satu orang bertanggung jawab atas lebih banyak tugas daripada yang dapat dia selesaikan, sementara anggota tim lainnya menunggu dengan santai sampai dia selesai. Kemacetan juga dapat dikaitkan dengan kinerja mesin atau pelaksanaan atau waktu pengiriman komponen oleh pemasok eksternal.

Retrospektif, pembelajaran dan perbaikan

Menghargai pembelajaran dan menciptakan lingkungan yang inklusif yang mendukung komunikasi dan saling membantu membawa hasil yang luar biasa dalam manajemen proyek. Oleh karena itu, selama rapat dengan tim, ada baiknya memberikan perhatian khusus pada:

• menyelesaikan tugas terbaik dan merayakan kesuksesan,
• kegagalan untuk menyelesaikan tugas tanpa menyalahkan anggota tim,
• merefleksikan bagaimana bekerja dan bekerja sama sebagai sebuah tim.

Memperbaiki bersama dan belajar dari kesuksesan dan kegagalan seseorang adalah cara terbaik untuk mengembangkan praktik terbaik dalam penyelesaian tugas. Di sisi lain, merefleksikan cara kerja, motivasi, alat yang digunakan dan bahkan pembagian peran dalam tim mengarah pada peningkatan efektivitas tim secara keseluruhan. Itulah mengapa sangat penting untuk mengadakan pertemuan rutin yang ditujukan tidak hanya untuk ringkasan pekerjaan yang dilakukan tetapi juga untuk retrospektif.

Hal ini dikarenakan sebagian ilmu yang diperoleh dapat langsung digunakan. Dengan cara ini, tim mempercepat penyelesaian tugas dan memperdalam kerja sama . Anggota tim proyek belajar dari satu sama lain metode yang lebih baik dan lebih baik dalam menyelesaikan tugas dan meningkatkan kerja sama.

Ringkasan

Domain eksekusi proyek mengharuskan Manajer Proyek untuk merancang proses, mengawasi proses yang sedang berjalan, mengamatinya secara bersamaan, dan memperbaikinya secara bertahap. Domain eksekusi juga mencakup semua tugas yang dilakukan oleh tim proyek yang secara progresif mengarah pada realisasi tujuan proyek.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
13. Siklus hidup proyek
14. Untuk apa visi proyek?
15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
20. Eksekusi projek
21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
22. Pentingnya penutupan proyek
23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
33. Jenis pertemuan proyek
34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
35. Cara menulis yang menarik
36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
43. Manajemen waktu dalam proyek
44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
45. Strategi manajemen risiko proyek
46. Pemasaran proyek
47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
48. Model perubahan manajemen proyek
49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek