Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal | #23 Memulai manajemen proyek

Menurut laporan Project Management Institute tahun 2021, persentase proyek yang gagal menurun dari tahun ke tahun. Pada 2019, itu adalah 15% dari proyek. Pada 2020 – 13%, dan pada 2021 hanya 12%. Untuk apa bisnis berutang penurunan bertahap tetapi nyata dalam persentase kegagalan proyek? Dan apa yang harus dilakukan untuk menjadi salah satu tim proyek yang merayakan kesuksesan?

Kegagalan proyek – daftar isi:

1. Kegagalan proyek. Perkenalan
2. 5x Kenapa?
3. 5 alasan kegagalan proyek
4. Ringkasan

Mengapa proyek gagal? Perkenalan

Kami dapat menyebutkan alasan tak berujung untuk kegagalan proyek. Apakah sponsor keluar? Apakah materi tidak memenuhi harapan selama pengujian di situs klien? Ternyata anggarannya terlalu kecil, dan tim bubar? Masing-masing alasan ini layak dipelajari karena mencerminkan pendekatan terhadap kegagalan yang memungkinkan Anda mencegahnya. Jadi bagaimana Anda menemukan masalah yang mendasarinya?

5x Kenapa?

Agar tidak terdorong oleh emosi dan menemukan akar penyebab kegagalan proyek, carilah metode yang sudah terbukti. Teknik lima pertanyaan sangat ideal untuk ini. Ini dikembangkan oleh Taiichi Ohno untuk perusahaan Toyota. Namun, itu menjadi populer karena efektivitasnya yang tinggi. Saat ini digunakan antara lain dalam manajemen proyek berdasarkan metode Lean dan Six Sigma.

5x Mengapa? akan bekerja selama kita bersedia memberikan jawaban yang jujur ​​dan komprehensif kepada mereka. Dengan cara ini, dimungkinkan untuk sampai ke sumber masalah. Pada gilirannya, ini akan membantu mencegah kesalahan serupa terulang kembali.

Jika alasan kegagalan proyek, misalnya, pengunduran diri sponsor, pertanyaan berikut perlu dijawab:

Mengapa sponsor mengundurkan diri?

Jawaban selanjutnya untuk pertanyaan mungkin terlihat seperti ini:

1. Mengapa? – Karena mereka kehilangan minat pada proyek tersebut.
2. Mengapa? – Karena mereka tidak mengetahui status proyek saat ini.
3. Mengapa? – Karena mereka terlalu jarang mendapat informasi tentang kemajuan pekerjaannya.
4. Mengapa? – Karena selama perencanaan komunikasi, frekuensi pertemuan dan tenggat waktu pelaporan tidak ditentukan
5. Mengapa? – Karena Manajer Proyek gagal memastikan transparansi dan komunikasi dalam proyek.

Oleh karena itu, kami akan melihat alasan kegagalan proyek yang menjawab pertanyaan terakhir, “Mengapa?” pertanyaan, yaitu masalah sumber . Akar masalah potensial patut diperhatikan saat merencanakan usaha baru.

5 alasan kegagalan proyek

Masalah yang paling sulit dipecahkan yang dapat menyebabkan kegagalan proyek terkait dengan domain:

• pemangku kepentingan – kebetulan sudah pada tahap perencanaan ada sindiran yang tidak disadari oleh pemangku kepentingan yang menyepakati detail pelaksanaan proyek,
• tim – baik tugas menciptakan tim maupun mengelola pekerjaannya secara efektif dapat menjadi tantangan,
• sisi teknis proyek – ketersediaan sumber daya dan keterampilan orang yang dipekerjakan dalam proyek,
• lingkungan bisnis – memantau dan menanggapi peristiwa eksternal sangat penting ketika terjadi perubahan yang cepat, yang pada gilirannya memerlukan tingkat fleksibilitas dan tanggapan yang cepat, yaitu, manajemen perubahan yang efisien.

Kami akan membahas di bawah alasan kegagalan proyek di bidang berikut:

Kegagalan komunikasi

Masalah transparansi dan komunikasi terutama menyangkut kontak pemangku kepentingan. Pengaturan harus dimasukkan dalam rencana proyek untuk mencegah kesalahpahaman yang dapat menyebabkan kegagalan seluruh proyek.

Prinsip yang sama juga layak diterapkan saat merencanakan aliran informasi dalam tim. Di sini akan sangat penting tidak hanya membuat daftar tugas transparan dan mudah dipahami tetapi juga untuk mengkomunikasikan dan mengingatkan tentang tujuan yang dikejar oleh tim.

Cakupan proyek yang tidak jelas

Menentukan ruang lingkup proyek dan mencegah perubahannya selama implementasi adalah salah satu tugas utama Manajer Proyek. Dia harus benar-benar memahami harapan klien dan, jika ada perubahan, beri tahu klien tentang dampaknya terhadap ruang lingkup proyek.

Karena proyek adalah usaha satu kali, dibatasi oleh waktu dan anggaran tertentu, ruang lingkup yang tidak jelas dapat dengan mudah menjadi penyebab kegagalan. Misalnya, kami berkomitmen untuk membuat prototipe sepeda listrik seharga $10.000 dalam sebulan. Namun, kami setuju dengan perubahan ekspektasi pelanggan. Dengan demikian, dalam pelaksanaannya, kami menemukan bahwa dalam waktu dan anggaran yang sama, dan dengan tim yang sama, kami diharapkan dapat membuat prototipe sepeda motor hidrogen.

Perubahan lingkup dalam proyek perangkat lunak atau acara terkadang kurang ilustratif dibandingkan dengan contoh kami. Tetapi perubahan dalam persyaratan dan hasil yang diharapkan, kecil dari sudut pandang klien, dapat menyebabkan tugas yang diselesaikan berakhir di tempat sampah, sementara aktivitas tim yang direncanakan memerlukan sumber daya baru.

Masalah sumber daya

Masalah dengan bahan mentah atau komponen yang dibutuhkan untuk tugas teknis dapat secara efektif memblokir proyek. Oleh karena itu, Manajer Proyek harus menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis dan berkonsultasi dengan anggota tim – termasuk mengenai sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek tersebut. Pengiriman yang tidak tepat waktu dan kurangnya ketersediaan dapat membuat proyek terhenti.

Masalah besar juga ditimbulkan oleh solusi berkualitas rendah yang, alih-alih membuat proyek lebih mudah, malah membuatnya lebih sulit. Ini dapat berlaku untuk perangkat lunak manajemen proyek, serta solusi khusus khusus untuk proyek – produk setengah jadi, bahan visual, atau ketersediaan transportasi.

Masalah terpisah yang terkait dengan manajemen sumber daya adalah waktu yang dibutuhkan oleh klien untuk menyelesaikan tugas. Alasan umum kurangnya realisme dalam menilai tenggat waktu adalah tekanan dari klien atau kurangnya pengalaman perusahaan dalam proyek serupa. Ada juga proyek yang bidang pelaksanaannya tidak memungkinkan tanggal penyelesaian tertentu. Ini termasuk proyek di mana solusi pembelajaran mendalam sedang dikembangkan. Mencapai akurasi model yang diasumsikan mungkin tidak hanya tidak mungkin dicapai dalam kerangka waktu yang ditentukan tetapi secara umum tidak dapat dicapai karena sulitnya akses ke data atau daya komputasi yang dibutuhkan.

Kesulitan dalam kerjasama

Kesulitan lain yang dapat menyebabkan kegagalan proyek adalah kesulitan dalam kerjasama dalam tim. Mereka dapat disebabkan oleh masalah antarpribadi, Namun, penyebab paling umum adalah pembagian tanggung jawab yang salah, ketika satu orang terlalu terbebani dengan pekerjaan dan yang lain menunggu dia menyelesaikan tugas mereka.

Saat membentuk tim baru, mungkin juga ada masalah tak terduga dalam mencari dan merekrut spesialis, serta kesulitan dalam mengelola tim jarak jauh atau hibrid.

Kurangnya fleksibilitas

Kurangnya fleksibilitas dan ketidakmampuan untuk beradaptasi dengan lingkungan bisnis yang berubah adalah penyebab kegagalan proyek jangka panjang yang sering terjadi. Lingkungan yang berubah, persyaratan peraturan, dan dinamika persaingan dapat membuat manajer proyek tidak dapat mengikuti perubahan. Atau, seperti yang lebih sering terjadi, dia tidak mampu meyakinkan pemangku kepentingan utama tentang perlunya merespons perubahan secara dinamis. Dengan demikian, pada saat proyek selesai, mungkin hasilnya sudah usang, atau tidak memenuhi persyaratan lingkungan.

Ringkasan

Kegagalan proyek terkadang dikaitkan dengan kejadian yang tidak terduga, sehingga persentase proyek yang gagal tidak akan pernah nol. Namun, ada alat untuk mengantisipasi risiko, dan rencana darurat untuk menghadapinya. Bahkan pada tahap perencanaan, penting juga untuk memperhatikan transparansi dan komunikasi dengan para pemangku kepentingan. Penting juga untuk secara tegas menentukan ruang lingkup proyek dan menyepakati harapan klien dan kemampuan teknis kontraktor.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
13. Siklus hidup proyek
14. Untuk apa visi proyek?
15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
20. Eksekusi projek
21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
22. Pentingnya penutupan proyek
23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
33. Jenis pertemuan proyek
34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
35. Cara menulis yang menarik
36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
43. Manajemen waktu dalam proyek
44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
45. Strategi manajemen risiko proyek
46. Pemasaran proyek
47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
48. Model perubahan manajemen proyek
49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek