Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik? | #15 Memulai manajemen proyek

Tujuan proyek, atau apa yang ingin kita capai dengan melaksanakan proyek, harus jelas bagi semua orang yang terlibat. Untuk tim, Manajer Proyek, klien, penerima manfaat serta manajemen organisasi. Ini adalah dasar untuk mengoordinasikan kegiatan, menetapkan tujuan individu, dan mengalokasikan tugas. Dengan jarak pencapaiannya, status proyek diukur. Jadi bagaimana menentukan tujuan proyek dengan baik?

Tujuan proyek – daftar isi:

1. Perkenalan
2. Apa tujuan proyek?
3. Kesalahan paling umum saat merumuskan tujuan proyek
4. Bagaimana cara menentukan tujuan proyek?
5. Ringkasan

Perkenalan

Sasaran proyek mencakup banyak tujuan dan tonggak yang lebih kecil . Itu menimpa mereka semua dalam menjawab pertanyaan "Apa yang kita lakukan?". Jadi apa yang harus dimasukkan dalam formulasi yang tepat dari tujuan proyek untuk mendukung awal implementasi yang lancar?

Apa tujuan proyek?

Dalam PMBOK edisi ketujuh, tujuan proyek didefinisikan sebagai:

“Sesuatu ke mana tindakan diarahkan pada posisi strategis, tujuan yang ingin dicapai, hasil yang akan dikerjakan, produk yang dihasilkan atau layanan yang disediakan.”

Oleh karena itu, tujuan proyek tidak harus material. Hasil dari banyak proyek mencakup produksi item, konten, atau perangkat lunak, tetapi juga dapat mencakup layanan atau perubahan pada pelanggan atau organisasi itu sendiri. Tujuan proyek adalah, misalnya:

• Implementasi proses di pelanggan A pada akhir Desember tahun ini
• Mencapai nol emisi gas rumah kaca pada tahun 2025
• Peluncuran produk B di pasar Eropa pada akhir Januari 2023
• Organisasi acara C untuk 1.000 orang Mei mendatang
• Optimalkan pengeluaran dan kurangi biaya sebesar 30% di departemen D Perusahaan E
• Kurangi jumlah keluhan sebesar 10% pada kuartal berikutnya.

Oleh karena itu, tujuan yang dikejar terkait erat dengan visi proyek , yang menunjukkan alasan untuk mengejar tujuan tersebut dengan menjawab pertanyaan “mengapa?” dan “untuk apa?”.

Kesalahan paling umum saat merumuskan tujuan proyek

Salah satu kesalahan paling umum yang muncul saat merumuskan tujuan proyek adalah berasumsi bahwa setiap orang yang terlibat “tahu apa yang harus dilakukan” . Akibatnya, tidak perlu merumuskan tujuan proyek atau membuat dokumen terkait. Sayangnya, bahkan jika hal ini terjadi pada minggu pertama pelaksanaan proyek, tujuannya dengan cepat menjadi kabur dan ruang lingkup proyek meluas dan berubah. Oleh karena itu, implementasi proyek secara spontan jarang memberikan hasil yang diharapkan.

Untuk itu, pencapaian tujuan proyek bisnis biasanya ditentukan tidak hanya oleh dokumen proyek tetapi juga oleh KPI, Key Performance Indicators. Ini biasanya berhubungan dengan realisasi anggaran proyek, kualitas pelaksanaan dan waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan proyek. Dengan inilah kesalahan yang paling sering terjadi dalam merumuskan tujuan proyek terkait. Ini karena mereka memperhatikan fakta bahwa hasil yang diinginkan tidak dapat diukur dalam aspek kunci mana pun. Itu tidak ditentukan di dalamnya, misalnya:

• Berapa lama proyek diperkirakan akan berlangsung?
• Fitur apa yang harus dimiliki produk agar proyek dianggap selesai?
• Berapa batas anggaran yang tidak dapat dilewati yang dialokasikan untuk pelaksanaannya?

Untuk mencegah terjadinya masalah seperti itu, ada baiknya menggunakan teknik yang telah terbukti untuk menentukan tujuan proyek dengan benar.

Baca juga: Jenis-Jenis Proyek

Bagaimana cara menentukan tujuan proyek?

Salah satu teknik yang paling umum diterapkan untuk merumuskan tujuan proyek adalah SMART , yang merupakan singkatan dari:

• S-Specific (Specific) – tujuannya harus sespesifik mungkin, tetapi harus mencakup semua bidang kegiatan yang termasuk dalam proyek
• M-Measurable – anggaran, waktu implementasi, jumlah orang yang terlibat, dan kemampuan untuk menetapkan ukuran objektif untuk menentukan apakah proyek telah selesai adalah kunci untuk tujuan proyek yang terdefinisi dengan baik
• A-Achievable (Achievable) – karena keadaan yang tidak dapat diprediksi, mungkin selalu terjadi bahwa tujuan tidak dapat dicapai, tetapi pada saat menetapkannya, tujuan tersebut harus dianggap dapat dicapai oleh semua pemangku kepentingan dan tim proyek
• R-Realistis (Relevan) – tujuan proyek realistis jika dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia untuk organisasi, daripada membutuhkan, misalnya, seratus spesialis yang sulit ditemukan dan disewa
• T- Time-bound – proyek harus memiliki durasi yang jelas dan pencapaian hasil yang diinginkan.

Untuk melihat apakah sasaran proyek Anda memenuhi persyaratan SMART , coba jawab pertanyaan berikut:

• Apa yang akan terjadi ketika tujuan tercapai?
• Apakah tujuan ini menginspirasi dan memotivasi Anda?
• Menurut pengetahuan dan pengalaman Anda, apakah tujuan ini dapat dicapai?
• Bisakah kemajuan menuju tujuan ini dilacak dan bagaimana caranya?
• Kapan hasil yang diharapkan akan muncul?

Ringkasan

Sasaran proyek adalah jawaban yang diartikulasikan dan spesifik untuk pertanyaan "Apa yang kita lakukan?". Walaupun hasilnya akan sangat bervariasi tergantung pada jenis proyek yang dilaksanakan, setiap tujuan harus memenuhi kriteria SMART yang dijelaskan di atas. Dengan kerangka implementasi, dimungkinkan untuk merencanakan dan juga menentukan apakah proyek berjalan sesuai rencana.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
13. Siklus hidup proyek
14. Untuk apa visi proyek?
15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
20. Eksekusi projek
21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
22. Pentingnya penutupan proyek
23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
33. Jenis pertemuan proyek
34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
35. Cara menulis yang menarik
36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
43. Manajemen waktu dalam proyek
44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
45. Strategi manajemen risiko proyek
46. Pemasaran proyek
47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
48. Model perubahan manajemen proyek
49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek