Fase inisiasi proyek – apa yang harus diperhatikan? | #16 Memulai manajemen proyek

Fase inisiasi proyek dimulai dengan ide untuk usaha. Itu berakhir, bagaimanapun, dengan keputusan yang mengikat untuk memulai proyek. Sebelum tiba waktunya merencanakan anggaran, memilih metode pelaksanaan dan komposisi tim, Project Manager menyiapkan garis besar visi dan tujuan proyek. Jadi apa yang perlu mendapat perhatian khusus selama fase inisiasi?

Fase inisiasi proyek – daftar isi:

1. Perkenalan
2. Dokumen dan pemangku kepentingan
3. Menentukan bagaimana mengelola proyek baru
4. Dari inisiasi hingga perencanaan
5. Ringkasan

Perkenalan

Fase inisiasi proyek berlangsung hanya sekali, terlepas dari metode pelaksanaannya. Tujuannya adalah untuk menentukan apa proyek itu. Ini juga merupakan waktu terbaik untuk meninggalkan proyek jika ada keraguan serius tentang kemungkinan penyelesaiannya. Pada tahap awal ini, organisasi tidak akan mengeluarkan biaya yang besar, sementara Manajer Proyek relatif mudah untuk berpisah dengan proyek yang masih samar. Namun, jika sebuah proyek baru tampak menjanjikan, apa yang perlu diperhatikan selama fase inisiasinya?

Dokumen dan pemangku kepentingan

Setelah pengaturan pertama, saatnya membuat studi kelayakan dan piagam proyek . Dokumen pertama akan menentukan peluang keberhasilan usaha kita. Sementara di tahap kedua, Manajer Proyek akan menulis kerangka kerja samar untuk usaha tersebut. Meski masih tanpa perincian, kedua dokumen inilah yang akan berfungsi untuk meyakinkan para pemangku kepentingan bahwa proyek baru ini layak untuk dikejar.

Tapi siapa yang perlu diyakinkan? Ini juga ditentukan oleh fase inisiasi proyek, di mana daftar pemangku kepentingan diletakkan. Ini adalah daftar orang-orang yang berhubungan langsung dengan proyek , antara lain perwakilan klien, dewan direksi organisasi, atau kontraktor potensial. Namun, para pemangku kepentingan dapat mencakup orang-orang yang secara tidak langsung akan terpengaruh oleh pelaksanaan proyek kami. Ini bisa jadi, misalnya, penghuni jalan tempat kami akan melakukan pekerjaan, atau karyawan departemen layanan pelanggan tempat kami akan menerapkan otomatisasi. Mereka tidak akan terlibat dalam proyek, tetapi tindakan kita akan mengubah lingkungan hidup atau kerja mereka.

Menentukan bagaimana mengelola proyek baru

Tapi siapa yang terlibat dalam mempersiapkan rencana untuk usaha baru? Manajer Proyek terutama bertanggung jawab untuk mereka . Dia mengatur kontak dengan orang-orang yang akan mengawasi pelaksanaan proyek dan menetapkan dengan mereka, antara lain, masalah-masalah seperti:

• tanggung jawab
• cara komunikasi – formal, seperti pelaporan, dan informal, seperti mengajukan pertanyaan tentang isu-isu yang sedang berlangsung dalam perencanaan dan implementasi proyek
• rentang toleransi – misalnya, untuk anggaran dan lead time dari proyek yang direncanakan, atau risiko yang diambil.

Jika lebih banyak orang di dewan akan terlibat dalam proyek, terkadang pertemuan yang disebut pertemuan inisiasi diadakan untuk tujuan ini . Ini biasanya terjadi ketika Manajer Proyek telah selesai mengerjakan versi pertama dari dokumen yang kami tulis di atas:

• studi kelayakan
• piagam proyek
• daftar pemangku kepentingan, dan terkadang versi awal dari
• daftar faktor risiko.

Dari inisiasi hingga perencanaan

Cara termudah untuk menunjukkan perbedaan antara inisiasi proyek dan perencanaan adalah dengan mengajukan pertanyaan kunci yang perlu dijawab dalam kedua tahap tersebut. Perbandingan mereka ditunjukkan pada tabel di bawah ini:

Perencanaan lebih rinci – cenderung untuk menjawab pertanyaan tentang bagaimana melakukan sesuatu, serta fakta tentang waktu implementasi dan anggaran. Inisiasi, di sisi lain, berfokus pada pertanyaan tentang tujuan dan makna keseluruhan, serta kelayakan proyek secara keseluruhan.

Meskipun perencanaan sering dilakukan secara bersamaan dalam fase inisiasi dan sebelum proyek diluncurkan secara resmi , kedua area proyek ini memiliki ruang lingkup yang berbeda. Tahap perencanaan dapat berulang kali selama proyek berlangsung. Ini karena menyangkut bagaimana dan dalam urutan apa tugas-tugas tertentu terjadi dan tujuan yang mengarah pada pencapaian tujuan proyek diimplementasikan. Tahap inisiasi, di sisi lain, berfokus pada menentukan tujuan proyek dan menilai apakah implementasinya mungkin dan masuk akal sama sekali. Jika demikian, bagian dari tahap itu juga termasuk meyakinkan pemangku kepentingan utama.

Ringkasan

Dalam fase inisiasi proyek, ajukan pertanyaan paling mendasar berulang kali: apakah masuk akal untuk mengimplementasikan proyek ini? Lagi pula, setelah diberikan, jawaban akhir akan melengkapi dan mengunci, boleh dikatakan, tahap inisiasi. Ini akan menentukan arah dan ruang lingkup kerja tim proyek untuk seluruh durasi kegiatan yang direncanakan.

Untuk membuat pilihan yang tepat, ada baiknya mencurahkan energi untuk rajin menyiapkan dokumen dan menetapkan cara yang jelas untuk mengelola proyek baru. Investasi ini pasti akan terbayar pada tahap implementasi selanjutnya.

Apakah Anda tertarik dengan manajemen proyek? Ikuti seri kami agar Anda tidak ketinggalan artikel apa pun.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
13. Siklus hidup proyek
14. Untuk apa visi proyek?
15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
20. Eksekusi projek
21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
22. Pentingnya penutupan proyek
23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
33. Jenis pertemuan proyek
34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
35. Cara menulis yang menarik
36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
43. Manajemen waktu dalam proyek
44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
45. Strategi manajemen risiko proyek
46. Pemasaran proyek
47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
48. Model perubahan manajemen proyek
49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek