10 Tantangan Manajemen Proyek Terbesar dan Cara Menghindarinya
Diterbitkan: 2021-06-30Jika proyek adalah kapal, manajemen proyek adalah layarnya. Manajemen proyek adalah apa yang memberikan arahan untuk proyek tertentu sehingga dapat diarahkan menuju kesuksesan. Namun, seseorang mungkin menghadapi tantangan manajemen proyek yang belum pernah terjadi sebelumnya ketika menjalankan sebuah proyek.
Creately, bersama dengan tim Proofhub dan Chief Marketing Officer Vartika Kashyap, mengadakan Obrolan Twitter, yang bertujuan untuk menjelaskan 10 tantangan manajemen proyek terbesar dan cara menghindarinya.
Diberikan di bawah ini adalah daftar tantangan dan jawaban peserta, dalam mengatasinya.
Tantangan
- Membongkar silo dan membangun lingkungan yang mendorong kolaborasi dan komunikasi proyek yang efektif dan efisien
- Kontribusi perencanaan yang tepat untuk keberhasilan proyek
- Menangani tantangan manajemen proyek yang muncul ketika tim proyek tidak memiliki keterampilan yang diperlukan untuk mengatasi masalah yang dihadapi
- Pentingnya rencana darurat dalam manajemen proyek
- Menciptakan lingkungan akuntabilitas di mana tim bertanggung jawab atas tindakan mereka dan memenuhi peran yang diberikan dengan sepatutnya
- Meningkatkan keterlibatan pemangku kepentingan dan memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama
- Menetapkan tujuan dan kriteria keberhasilan yang jelas untuk memastikan keberhasilan proyek
- Pentingnya mendapatkan Perangkat Lunak Manajemen Proyek yang tepat
- Meningkatkan kolaborasi tim proyek dan membangun kepercayaan
- Mengalokasikan sumber daya ke proyek
Bagaimana membongkar silo dan membangun lingkungan yang mendorong kolaborasi dan komunikasi proyek yang efektif dan efisien?
Sebuah tim proyek tidak dapat berfungsi dalam silo. Keberhasilan pelaksanaan proyek tergantung pada seberapa efektif setiap anggota tim berkolaborasi satu sama lain dalam memenuhi tugas. Untuk tujuan ini, tim Proofhub menyoroti pentingnya melakukan semua komunikasi terkait proyek melalui satu portal umum yang dapat diakses oleh semua orang dalam tim.
“Bawa semua orang ke portal komunikasi yang sama dan biarkan semua tim nuklir berpartisipasi tanpa batasan kreatif. Masing-masing, ajari satu!”
hub bukti
Melengkapi pernyataan Proofhub, CMO Vartika Kashyap juga menyatakan bahwa menggunakan alat komunikasi dan membangun tim lintas fungsi dapat memastikan kolaborasi proyek yang efektif dan efisien.
“Bangun tim lintas fungsi. Menggunakan alat komunikasi. Aktifkan budaya yang lebih terbuka dan transparan.”
Vartika Kashyap
Bagaimana dengan kerja jarak jauh? Pandemi telah mendorong peningkatan pesat dalam pola kerja jarak jauh karena penguncian dan pembatasan perjalanan. Creately mengarahkan pertanyaan ke Kashyap tentang langkah-langkah ekstra yang harus diambil perusahaan saat menyingkirkan silo di lingkungan kerja jarak jauh.
Sebagai jawaban, Kashyap menekankan pentingnya budaya kerja yang transparan.
“Jadikan transparansi sebagai budaya baru. Perlakukan komunikasi sebagai jalan dua arah. Perangi lubang produktivitas/keterlibatan dengan inisiatif budaya virtual.”
Vartika Kashyap
Sebuah studi menyatakan bahwa sekitar 39% proyek gagal karena kekurangan dalam perencanaan proyek. Bagaimana perencanaan berkontribusi pada keberhasilan proyek?
Mantan Presiden AS Dwight D. Eisenhower pernah menyatakan bahwa “Rencana bukanlah apa-apa; perencanaan adalah segalanya.” Sebuah rencana sangat penting ketika melaksanakan sebuah proyek.
Proofhub menekankan pentingnya memiliki rencana proyek yang tepat.
“Perencanaan proyek mirip dengan kompas dan kemudi di kapal layar. Anda mungkin masih mencapai tujuan Anda tanpa mereka, itu hanya akan memakan waktu 100 tahun lebih lama. ”
hub bukti
Peserta Nandini Sehedev menunjukkan banyak manfaat dari memiliki rencana proyek.
“Perencanaan proyek sangat penting untuk mencegah atau meminimalkan terjadinya risiko dan tingkat kegagalan. Perencanaan proyek membantu memandu sponsor, tim, pemangku kepentingan; dan manajer proyek menavigasi melalui fase proyek yang rumit.”
Nandini Sehdev
Bagaimana menangani tantangan manajemen proyek yang muncul ketika tim proyek tidak memiliki keterampilan yang diperlukan untuk mengatasi masalah yang dihadapi?
Anda mungkin menghadapi tantangan atau masalah yang belum pernah terjadi sebelumnya saat mengerjakan sebuah proyek. Dalam keadaan seperti itu, Anda mungkin dapat menyelesaikannya tanpa dampak yang berarti pada kemajuan proyek, jika Anda dipersenjatai dengan keterampilan yang diperlukan untuk mengatasinya. Bayangkan sebuah skenario di mana Anda tidak tahu bagaimana menyelesaikan suatu masalah? Lalu apa jalan ke depan?
Proofhub menggarisbawahi bahwa kolaborasi tim untuk memvisualisasikan masalah yang dihadapi akan menghasilkan perspektif yang berbeda dan kemungkinan penyelesaian.
“Kumpulkan tim, buat mereka berbicara, dengarkan mereka, dan bantu mereka memvisualisasikan apa yang salah. Sebagian besar tim mampu memecahkan masalah tetapi lambat untuk mengejarnya. Jika Anda menjadi cahaya penuntun mereka, mereka akan menemukan ujung terowongan.”
hub bukti
Ruang kerja visual seperti Creately bisa efektif dalam menelusuri kembali langkah Anda dan mengevaluasi kembali prosesnya. Misalnya, Anda dapat menggunakan diagram sebab dan akibat untuk mencari tahu akar penyebab masalah dan menggunakan peta pikiran untuk melakukan brainstorming solusi.
Bagaimana cara menjembatani kesenjangan keterampilan? Berkomunikasi secara terbuka dan ciptakan lingkungan di mana anggota tim dapat berpartisipasi dalam pengalaman belajar yang menarik.
“Komunikasi terbuka sangat penting jika Anda berharap untuk mengurangi kesenjangan keterampilan dengan sukses. Anda juga dapat menciptakan pengalaman belajar yang menarik dan tidak cukup hanya melakukan program pembelajaran tetapi menilai apakah strategi Anda efektif atau tidak.”
hub bukti
Seberapa penting rencana kontinjensi dalam manajemen proyek?
Layar yang mulus bisa berubah menjadi badai kapan saja; dan jika Anda tidak dipersenjatai dengan kekuatan untuk menahannya, seluruh misi bisa terhenti. Rencana darurat dapat mempersiapkan Anda untuk berhasil mengatasi keadaan yang tidak terduga.
“Mereka sering mengatakan bahwa Rencana A Anda seharusnya tidak pernah membutuhkan Rencana B. Tetapi pada kenyataannya, Anda membutuhkan Rencana C, D, E, dan F, untuk berjaga-jaga. Kontingensi adalah tentang mengkhawatirkan masalah hari ini yang berpotensi membuat Anda gila besok.”
hub bukti
Bagaimana Anda bisa menciptakan lingkungan akuntabilitas di mana tim bertanggung jawab atas tindakan mereka dan memenuhi peran yang diberikan kepada mereka?
Langkah pertama dalam memastikan akuntabilitas dalam manajemen proyek adalah dengan jelas mengidentifikasi tujuan proyek dan menugaskan tanggung jawab kepada anggota tim yang sesuai. Namun, penting untuk dicatat bahwa ada perbedaan antara akuntabilitas dan tanggung jawab.
Misalnya, seorang individu yang telah ditugaskan untuk tugas tertentu dapat menjadi anggota tim yang bertanggung jawab. Tanggung jawab dapat dibagikan. Anggota tim yang bertanggung jawab adalah pembuat keputusan akhir dari suatu tugas.
Kashyap percaya bahwa memberdayakan orang dengan keterampilan dan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka akan memberdayakan mereka untuk bertanggung jawab.
“Tujuan Anda seharusnya adalah untuk memberikan orang-orang Anda keterampilan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka, dan kemudian menciptakan lingkungan yang mudah bagi mereka untuk bertanggung jawab atas keputusan dan tindakan mereka.”
Vartika Kashyap
Di sisi lain, Proofhub menyoroti bahwa pemahaman yang jelas tentang harapan proyek dan konsekuensi dari tanggung jawab masing-masing individu akan menciptakan lingkungan akuntabilitas.
“Tanggung jawab paling baik dipahami ketika harapan jelas, dan konsekuensinya lebih jelas. Tunjukkan pada mereka seluruh rangkaian permainan – target, anak panah, cara memukul, dan apa yang terjadi ketika mereka meleset.”
hub bukti
Secara kreatif mengajukan pertanyaan seperti "apa yang terjadi ketika anggota tim gagal memenuhi tanggung jawab mereka?" Sebagai jawaban, Proofhub berpendapat bahwa langkah pertama adalah berbicara dengan individu dan akibatnya memberikan umpan balik tentang bagaimana tindakan perlu diubah.
“Langkah pertama Anda adalah berbicara dengan individu yang bersangkutan. Kemudian berikan umpan balik, sehingga individu tahu apa yang perlu diubah. Apa yang Anda pelajari dalam diskusi Anda memberikan konteks untuk tindakan selanjutnya yang Anda ambil.”
hub bukti
Klien yang tidak terlibat dapat menyebabkan banyak masalah. Bagaimana cara meningkatkan keterlibatan pemangku kepentingan dan memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama?
Penentu kunci keberhasilan proyek lainnya adalah keterlibatan pemangku kepentingan. Keterlibatan pemangku kepentingan adalah untuk mencari dukungan dan umpan balik dari pemangku kepentingan proyek untuk memastikan bahwa tujuannya terpenuhi.
Manajemen pemangku kepentingan yang baik mencakup analisis pemangku kepentingan yang tepat menggunakan daftar pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi kebutuhan mereka. Keterlibatan pemangku kepentingan cenderung lebih tinggi pada awal proyek dan menurun selama proyek berlangsung. Untuk menghindari hal ini, penting untuk menjaga komunikasi yang konstan dengan pemangku kepentingan melalui alat kolaborasi, alat komunikasi jarak jauh, dan sebagainya.
“Beri klien Anda pembaruan menit demi menit, informasi internal, laporan tepat waktu, dan bicaralah dengan mereka pada jadwal tetap. Pikat mereka ke dalam keterlibatan dan Anda tidak perlu membalik halaman pada mereka. Inilah yang paling disukai klien kami tentang penggunaan ProofHub!”
hub bukti
Tujuan dan sasaran yang didefinisikan dengan buruk dapat menenggelamkan sebuah proyek. Bagaimana menetapkan tujuan dan kriteria keberhasilan yang jelas untuk memastikan keberhasilan proyek?
Anda harus selalu menetapkan tujuan SMART. Langkah selanjutnya adalah menyusun strategi rencana tindakan yang jelas untuk mencapai tujuan ini, dalam durasi proyek. Memiliki rencana tindakan seperti itu akan memberikan pemahaman yang jelas tentang siapa yang bertanggung jawab untuk apa, dengan tenggat waktu untuk setiap tugas.
“Tujuan yang jelas adalah sesuatu yang dapat disepakati oleh klien, manajer, dan karyawan – semua. Kuncinya adalah untuk tidak membiarkan siapa pun mendahului diri mereka sendiri dalam pertemuan penetapan tujuan.”
hub bukti
Sehdev menegaskan bahwa menetapkan tujuan mengarah pada penentuan tujuan untuk mencapai tujuan itu. Ini akan menjadi cahaya penuntun Anda di seluruh proyek.
“Menetapkan tujuan cenderung mengembangkan proposal dan kemudian menentukan tujuan yang akan membantu mencapai tujuan. Ketika Anda mengetahui tujuan Anda, Anda dapat menentukan tujuan – bagaimana, mengapa, dan apa yang perlu Anda lakukan untuk perencanaan proyek.”
Nandini Sehdev
Sementara itu, Kashyap menggarisbawahi bahwa perpaduan yang tepat antara perencanaan, pengendalian, dan pemantauan dapat menentukan bagaimana proyek dapat diselesaikan dalam waktu dan anggarannya.
“Perpaduan yang tepat antara perencanaan, pengendalian, dan pemantauan dapat membuat perbedaan dalam cara manajer proyek menyelesaikan proyek tepat waktu, sesuai anggaran, dan dengan hasil berkualitas tinggi.”
Vartika Kashyap
Seberapa pentingkah untuk mendapatkan Perangkat Lunak Manajemen Proyek yang tepat?
Perangkat lunak manajemen proyek yang tepat dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi tim lintas fungsi. Itu membuat komunikasi lebih cepat, lebih mudah dan membantu proses pengambilan keputusan.
Untuk tujuan ini, Proofhub menekankan bahwa ini adalah salah satu keputusan paling penting dalam melakukan sebuah proyek.
“Sejauh ini, salah satu keputusan terpenting. Sebagian besar tim terlambat menyadari seberapa banyak yang dapat mereka tingkatkan dengan alat manajemen proyek yang tepat yang mereka miliki. 85.000+ pengguna kami akan setuju!”
hub bukti
Apa faktor utama yang harus diperhatikan saat membeli alat manajemen proyek? Analisis persyaratan dan tujuan proyek yang ditetapkan oleh tim akan membantu Anda menentukan perangkat lunak manajemen proyek yang paling sesuai untuk Anda.
“Ketahui tantangan Anda, sehingga Anda dapat menguraikan kebutuhan Anda dengan lebih baik, memahami bagaimana alat dapat membantu & menentukan kriteria untuk mengevaluasi alat.”
hub bukti
Bagaimana cara meningkatkan kolaborasi tim proyek dan membangun kepercayaan?
Komunikasi adalah kunci dalam meningkatkan kolaborasi proyek dan membangun kepercayaan. Penting untuk menciptakan lingkungan di mana anggota tim dapat berbagi pengetahuan dan bekerja sama untuk mengatasi tantangan.
“Berbagi ilmu secara gratis. Belajar dari satu sama lain. Pergeseran beban kerja secara fleksibel untuk memecahkan kemacetan yang tidak terduga, untuk saling membantu menyelesaikan pekerjaan dan memenuhi tenggat waktu, dan untuk berbagi sumber daya.”
Vartika Kashyap
Proofhub juga menyoroti bahwa komunikasi yang lebih baik akan menghasilkan kolaborasi yang lebih baik karena setiap orang diperbolehkan untuk berbagi ide.
“Kolaborasi adalah tentang berbicara, dan membangkitkan semangat orang-orang dari tim Anda untuk mengekspresikan diri. Manajer perlu mendorong ide-ide baru dan membiarkan semua orang mengekspresikan diri mereka secara bebas. Kolaborasi yang lebih baik akan terjadi.”
hub bukti
Alat seperti Creately dapat membantu Anda berkolaborasi dengan lebih baik, secara real-time, bahkan jika Anda bekerja dari jarak jauh. Alat-alat tersebut memastikan kolaborasi lintas fungsi yang lancar.
Apakah ada beberapa teknik pemecah es yang dapat digunakan untuk membangun kepercayaan?
“Transparansi, tawarkan kepercayaan kepada tim Anda, minta komunikasi dan umpan balik & tanggapi komunikasi dan umpan balik”
hub bukti
Faktor-faktor apa yang harus dipertimbangkan ketika mengalokasikan sumber daya untuk sebuah proyek?
Alokasi sumber daya yang efektif bertujuan untuk menetapkan sumber daya yang langka dengan cara yang paling tepat dan ekonomis. Tanggung jawab ini sering terletak pada manajer proyek untuk memastikan bahwa setiap sumber daya dialokasikan dan diperhitungkan dengan benar.
Lebih lanjut menekankan kelangkaan sumber daya, Kashyap menyebutkan bahwa manajemen proyek adalah tentang mencapai lebih banyak dalam waktu lebih sedikit.
“Alokasi sumber daya dalam manajemen proyek adalah tentang mencapai lebih banyak dalam waktu lebih sedikit. Analisis Lingkup Proyek Anda Identifikasi Sumber Daya Miliki Rencana Cadangan Untuk Perubahan Klien Bagi Proyek Menjadi Tugas yang Lebih Kecil”
Vartika Kashyap
Proofhub, di sisi lain, menekankan pentingnya memiliki alat manajemen proyek untuk membuat manajemen proyek lebih efisien.
“ Ketersediaan sumber Persyaratan keterampilan proyek tujuan proyek Tugas yang ada di tangan Beban proyek Meskipun semua ini diperlukan, alat manajemen proyek yang cerdas dapat membantu Anda membuat poin-poin ini tidak terlalu mengkhawatirkan.”
hub bukti
Anda pasti akan menghadapi tantangan dan hambatan yang tidak terduga saat mengelola proyek Anda. Yang penting adalah Anda dilengkapi dengan kecakapan dan alat yang tepat untuk mengatasi tantangan tersebut dan menyelesaikan proyek dengan sukses.