Cara Membuat Timeline Proyek Dalam 6 Langkah Sederhana (dengan Template)

Manajemen proyek datang dengan banyak tantangan. Salah satu cara efektif untuk memastikan bahwa Anda mencapai tujuan Anda adalah dengan membuat jadwal manajemen proyek. Ini adalah alat yang sederhana, tetapi membantu semua orang pada halaman yang sama dan merampingkan proses perencanaan dan pengelolaan proyek.

Mungkin Anda sedang merekayasa ulang proses manajemen proyek Anda atau Anda baru saja memulai karir Anda di bidang ini. Dalam kedua kasus tersebut, biarkan panduan sederhana ini membantu Anda menguasai cara membuat garis waktu manajemen proyek yang efektif.

Berikut adalah beberapa sumber lain yang mungkin berguna bagi Anda dalam manajemen proyek;

Panduan Mudah Membuat Piagam Proyek yang Sukses

Panduan Mudah untuk Memahami Fase Siklus Hidup Manajemen Proyek

Panduan Visual untuk Merencanakan Proyek

Panduan SMART untuk Merampingkan Proses Perencanaan Proyek Anda

Apa itu Garis Waktu Proyek?

Garis waktu adalah alat yang kami gunakan untuk memvisualisasikan urutan peristiwa dalam urutan kronologis. Dan garis waktu proyek mewakili gambaran visual tingkat tinggi tentang langkah-langkah proyek dari awal hingga akhir. Ini menyoroti tugas apa yang telah diselesaikan, tugas apa yang sedang berlangsung dan apa yang harus dilakukan di masa depan.

Elemen-elemen yang masuk ke timeline proyek dapat bervariasi sesuai dengan ukuran proyek dan jumlah detail yang ingin Anda tampilkan dengannya. Ini bisa menjadi garis waktu yang sangat rinci dengan banyak tugas dan subtugas atau yang sederhana dengan informasi tingkat tinggi.

Namun, garis waktu proyek biasanya harus terdiri dari daftar tugas, tanggal mulai dan berakhir, dan durasi tugas, dan dependensi tugas.

Garis waktu manajemen proyek dapat mengambil banyak bentuk, meskipun bagan Gantt telah menjadi jenis garis waktu paling populer selama beberapa dekade.

Gantt Chart vs. Garis Waktu Proyek

Bagan Gantt adalah alat yang menawarkan tampilan mendetail pada sebuah proyek dengan menyoroti dependensi tugas, dan tugas serta kemajuan proyek.

Di sisi lain, garis waktu menggambarkan kemajuan proyek secara keseluruhan.

Sementara bagan Gantt akan memberi Anda pandangan yang lebih dekat pada tugas-tugas proyek individu, garis waktu proyek hanya akan memberi Anda gambaran umum proyek tingkat tinggi. Meskipun dapat menunjukkan dependensi tugas, ia dapat melewatinya, tidak seperti bagan Gantt yang harus menunjukkan hubungan antar tugas.

Garis waktu proyek dapat terlihat seperti bagan Gantt meskipun bagan Gantt tidak dapat terlihat seperti garis waktu proyek.

Mengapa Anda membutuhkan jadwal proyek

• Ini adalah cara mudah untuk mengomunikasikan informasi tingkat tinggi tentang proyek Anda kepada manajer dan pemangku kepentingan
• Menjaga semua orang pada halaman yang sama dan menyelaraskan tujuan dan sasaran mereka
• Membantu mengidentifikasi prioritas proyek dan membuat keputusan yang efektif
• Menyederhanakan proses menjaga proyek di jalur dan memantau kemajuan
• Membantu dengan alokasi sumber daya dan manajemen waktu

Cara Membuat Garis Waktu Manajemen Proyek

Garis waktu manajemen proyek menyampaikan gambaran lengkap tentang suatu proyek, termasuk peristiwa dan tanggal penting. Meskipun mungkin terlihat mudah untuk dibuat dan dipahami, membuatnya melibatkan beberapa langkah yang mungkin sulit dilakukan oleh orang baru.

Tetapi kami telah memecah prosesnya dan mencantumkannya di bawah ini. Ikuti 6 langkah ini untuk menyederhanakan tugas Anda dalam membuat timeline proyek.

Langkah 1: Tentukan pernyataan dan tujuan lingkup proyek

Sebelum Anda memulai timeline proyek Anda, Anda harus menentukan ruang lingkup proyek Anda.

Pernyataan ruang lingkup yang memainkan peran penting dalam rencana proyek mendefinisikan tindakan yang perlu Anda ambil untuk menghasilkan hasil yang diharapkan dari proyek. Ini juga menyoroti tujuan proyek, tenggat waktu, dan biaya terkait.

Cakupannya juga akan menjelaskan tonggak penting proyek Anda yang perlu Anda ketahui saat membuat garis waktu Anda.

Bergantung pada ruang lingkup proyek, proyek Anda dapat memiliki satu atau beberapa tujuan yang dapat bersifat eksternal (paling penting bagi sponsor proyek) atau internal (paling penting bagi pemangku kepentingan internal). Anda juga harus menetapkan tujuan Anda dengan baik sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya.

Pada saat yang sama, perhatikan preferensi pemangku kepentingan Anda, karena Anda mungkin perlu memastikan bahwa jadwal proyek Anda juga memuaskan mereka.

Langkah 2: Identifikasi hasil proyek

Buat daftar keluaran spesifik yang dihasilkan sebagai hasil pekerjaan yang dilakukan tim selama proyek. Ini adalah hasil proyek.

Memecah sasaran proyek menjadi hasil akan membantu Anda dengan mudah membuat daftar tugas proyek dan memperkirakan waktu untuk itu. Alat yang dapat Anda gunakan untuk menyederhanakan langkah ini adalah struktur rincian kerja (WBS).

Struktur rincian kerja akan membantu Anda mengidentifikasi tugas yang bergantung, biaya terkait, dan risiko, serta menetapkan tanggung jawab.

Anda dapat merujuk ke panduan mudah kami untuk mengerjakan struktur perincian untuk mempelajari cara membuatnya dalam 6 langkah sederhana.

Langkah 3: Buat daftar kegiatan

Lihatlah kiriman dalam struktur rincian pekerjaan Anda dan identifikasi aktivitas (paket kerja) yang perlu Anda selesaikan untuk memproduksinya.

Pada langkah ini, Anda juga perlu menentukan tugas yang bergantung pada orang lain dan tugas yang dapat dilakukan secara bersamaan.

Langkah 4: Perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk tugas

Sekarang setelah Anda mengetahui langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk menyelesaikan setiap kiriman, fokuslah untuk menentukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

Di sini, Anda harus seakurat mungkin, karena salah memperkirakan waktu untuk tugas akan menghasilkan garis waktu yang salah. Untuk menghindarinya kamu bisa

• Konsultasikan dengan pemilik tugas atau pakar subjek di tim Anda
• Lihat proyek sebelumnya dan cari tahu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kiriman serupa
• Hindari melebih-lebihkan atau meremehkan kerangka waktu

Pada saat yang sama, Anda mungkin perlu memperhatikan ketersediaan sumber daya, terutama anggota tim Anda. Jika mereka mengerjakan proyek lain, Anda mungkin perlu mempertimbangkan untuk memperluas jangka waktu yang ditentukan untuk kegiatan yang menjadi tanggung jawab mereka.

Langkah 5: Tentukan pencapaian

Tonggak proyek membantu mengidentifikasi seberapa banyak kemajuan yang telah Anda buat dan seberapa jauh Anda harus melangkah.

Hasil proyek yang Anda identifikasi sebelumnya dapat berfungsi sebagai pencapaian di garis waktu Anda, atau Anda dapat memilih pencapaian berdasarkan bagaimana Anda ingin menyorot awal dan akhir tugas. Misalnya, ini bisa menjadi akhir dari satu tahap proyek dan awal dari yang lain.

Langkah 6: Buat garis waktu manajemen proyek Anda

Sekarang Anda tahu apa tugas dan hasil proyek, berapa banyak waktu yang akan mereka ambil dan tonggak penting proyek yang menunjukkan kemajuan proyek.

Besar! Inilah yang pada dasarnya Anda perlukan untuk mulai membangun timeline manajemen proyek Anda.

• Berdasarkan panjang proyek Anda, pilih jangka waktu (yaitu hari, minggu, bulan, dll.)
• Tambahkan tugas berdasarkan prioritasnya. Sorot durasi tugas dengan menyesuaikan panjangnya.
• Tambahkan tonggak untuk menunjukkan kemajuan selama proyek

Di bawah ini adalah beberapa template siap pakai untuk membantu Anda memulai

Siap untuk Proyek Anda Berikutnya?

Mengelola proyek itu sulit, tetapi jika Anda menggunakan alat yang tepat, banyak tantangan dapat diatasi dengan mudah. Jadwal manajemen proyek adalah salah satu alat kreatif yang akan membantu Anda dan tim Anda membuat kemajuan secara efisien.

Apa alat manajemen proyek favorit Anda? Punya sesuatu untuk ditambahkan ke pos? Bagikan dengan kami di bagian komentar di bawah.