Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan? | #34 Memulai manajemen proyek

Data proyek adalah alat canggih yang perlu dipelajari Manajer Proyek untuk menanganinya. Mengumpulkannya hanyalah permulaan. Keberhasilan proyek juga terletak pada pemantauan temuan yang relevan dan pengamatan hubungan di antara mereka. Lalu bagaimana memutuskan parameter apa yang layak diamati? Baca terus untuk mencari tahu!

Pemantauan proyek – daftar isi:

1. Perkenalan
2. Anggaran – pemantauan sumber daya
3. Penjadwalan - memenuhi tenggat waktu
4. Tingkat kinerja – kontrol kualitas
5. Kontrol – rentang parameter
6. Ringkasan

Perkenalan

Terlepas dari metode manajemen yang diterapkan dalam proyek, salah satu tugas utama Manajer Proyek selama proyek adalah memantau kemajuannya. Tanpa parameter dan kriteria evaluasi yang jelas, seseorang tidak dapat menentukan apakah proyek bergerak ke arah tujuan yang tepat dengan kecepatan yang tepat. Parameter apa yang harus diamati untuk menemukan potensi masalah sesegera mungkin, dan memanfaatkan peluang yang muncul?

Anggaran – pemantauan sumber daya

Di hampir semua proyek, anggaran adalah parameter pengamatan yang paling penting. Oleh karena itu, Manajer Proyek harus memantau semua aspek pendanaan tugas, antara lain:

• biaya tenaga kerja,
• bahan,
• perangkat lunak,
• pembelian atau penggunaan alat dan perlengkapan,
• konsultasi ahli,
• perjalanan dan partisipasi dalam acara industri.

Untuk memantau pengeluaran paling mudah menggunakan software misalnya Firmbee. Kemudian semua penyimpangan dari anggaran yang ditetapkan langsung terlihat. Namun, tidak ada gunanya terlalu membebani pengeluaran satu kali. Lebih baik mengasumsikan margin kesalahan untuk tujuan atau pencapaian. Kemudian Anda dapat mengimbangi biaya yang lebih tinggi dari satu tugas dengan penghematan di area lain.

Metode manajemen proyek yang gesit bekerja sangat baik dalam manajemen anggaran yang fleksibel. Menurut laporan Pulse of Profession 2021 berjudul “Beyond Agility”, mereka menyimpan sebanyak 64% proyek dalam kerangka pendanaan yang diasumsikan.

Penjadwalan - memenuhi tenggat waktu

Area kunci kedua adalah untuk melihat apakah proyek tetap sesuai dengan kerangka waktu yang ditetapkan. Di sini juga, perangkat lunak terbukti berguna karena Anda tidak hanya dapat memeriksa kemajuan tim secara real-time tetapi juga menghasilkan laporan. Ada baiknya juga menggunakan teknik manajemen waktu yang telah terbukti.

Yang terpenting, ingatlah untuk memperhatikan hubungan dan saling ketergantungan antar tugas. Jika koordinasi penting, Anda perlu memastikan bahwa tenggat waktu terpenuhi dan tugas mempertahankan urutan yang benar.

Tingkat kinerja – kontrol kualitas

Mengontrol kualitas tugas agak lebih sulit untuk dipantau daripada anggaran dan jadwal pelaksanaannya. Ini karena di sini sulit tidak hanya untuk standardisasi tetapi juga untuk kriteria evaluasi yang tidak ambigu.

Saat merencanakan untuk memantau tingkat kinerja tugas, ada baiknya membedakan antara dua parameter yang digunakan dalam metodologi Scrum:

• Definisi selesai , dan
• Kriteria penerimaan

Definisi penyelesaian mengacu pada kualitas kinerja suatu tugas, yaitu apakah semua persyaratan teknis yang ditempatkan padanya telah terpenuhi. Kriteria penerimaan, di sisi lain, adalah daftar ekspektasi yang diberikan oleh pemangku kepentingan.

Perbedaan antara memenuhi definisi penyelesaian dan memenuhi kriteria penerimaan dapat diilustrasikan dengan contoh rumah yang sedang dibangun. Memenuhi definisi penyelesaian ketika dinding telah dipasang dengan cukup merata dan investasi telah diterima oleh manajer konstruksi. Namun, rumah tersebut mungkin tidak memenuhi ekspektasi pembangunnya, yang mengharapkan dindingnya rata sempurna dan warnanya seperti di brosur.

Kontrol – rentang parameter

Sama pentingnya dengan memantau parameter tertentu adalah menentukan rentangnya, dengan kata lain, menjawab pertanyaan, "Berapa banyak penyimpangan dari norma yang harus dikhawatirkan?"

Karena perbedaan persyaratan organisasi dan pemangku kepentingan, serta kebutuhan individu dari setiap proyek, sulit untuk membicarakan rekomendasi penyimpangan. Namun, apakah itu 10 atau 25 persen, selama perencanaan proyek, sebaiknya tetapkan nilai spesifik dengan pemangku kepentingan yang hanya akan berakhir dengan pertemuan tambahan dan tindakan spontan yang sibuk.

Ringkasan

Memantau sebuah proyek membantu memastikannya berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuannya. Kami membahas bidang-bidang utama di atas: anggaran, jadwal, kinerja, dan rentang parameter.

Tidak ada resep sederhana untuk sekumpulan parameter yang akan menjelaskan setiap proyek secara optimal. Namun, di sebagian besar proyek, ekstraksi yang efisien dari dasar-dasar ini akan memungkinkan tugas diselesaikan tepat waktu, sesuai anggaran, dan pada tingkat yang diperlukan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
13. Siklus hidup proyek
14. Untuk apa visi proyek?
15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
20. Eksekusi projek
21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
22. Pentingnya penutupan proyek
23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
33. Jenis pertemuan proyek
34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
35. Cara menulis yang menarik
36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
43. Manajemen waktu dalam proyek
44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
45. Strategi manajemen risiko proyek
46. Pemasaran proyek
47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
48. Model perubahan manajemen proyek
49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek