Panduan Visual untuk Merencanakan Proyek

Beberapa proyek mudah dikelola, sementara yang lain membutuhkan banyak usaha. Dalam kedua kasus, memiliki rencana proyek yang tepat akan membantu Anda memastikan bahwa itu akan selesai dengan sempurna.

Jika Anda memiliki pandangan yang jelas tentang segala sesuatu yang perlu terjadi dan bagaimana Anda akan menyelesaikannya dalam jangka waktu tertentu, Anda dapat meminimalkan – jika tidak sama sekali menghilangkan – kemungkinan kegagalan proyek.

Dalam posting ini, kami telah menyusun daftar teknik perencanaan proyek yang dapat Anda gunakan untuk membuat rencana proyek yang solid dan menjalankannya dengan sukses. Kami akan melihat berbagai bidang perencanaan proyek seperti proses perencanaan, perencanaan sumber daya, manajemen pengetahuan, pemetaan proses, pengambilan keputusan, dan manajemen risiko.

Proses perencanaan

Pada tahap pertama perencanaan proyek, Anda perlu menetapkan tujuan, membuat garis besar rencana proyek, dan menganalisis kebutuhan anggaran Anda. Anda dapat menggunakan teknik perencanaan proyek di bawah ini untuk menyelesaikan tugas-tugas ini dengan cepat.

Tujuan SMART

SMART adalah kriteria untuk menetapkan tujuan dan sasaran proyek. Menurut SMART, tujuan proyek Anda harus Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Terikat Waktu.

Kriteria Sasaran SMART

Lihat Panduan SMART untuk Merampingkan Proses Perencanaan Proyek Anda untuk mempelajari cara menggunakan kriteria SMART dengan benar dalam perencanaan proyek.

Struktur rincian kerja

Work Breakdown Structure (WBS) adalah alat manajemen proyek yang digunakan untuk memvisualisasikan hasil yang akan diberikan proyek dalam struktur hierarkis. Ini membantu manajer proyek memecah aktivitas proyek yang kompleks menjadi tugas-tugas sederhana dan mudah dikelola.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1 : Langkah pertama membuat WBS adalah memahami ruang lingkup proyek. Ini berarti Anda perlu mengidentifikasi tujuan proyek, kiriman, tugas, tenggat waktu, dll.

Langkah 2: Identifikasi kiriman utama. Hasil utama ini adalah yang penting untuk keberhasilan proyek dan mereka akan muncul di Level 2 dari struktur rincian pekerjaan Anda.

Langkah 3: Identifikasi paket pekerjaan atau hasil proyek di tingkat terendah WBS Anda. Kumpulkan tim proyek dan pemangku kepentingan Anda untuk mencari tahu semua pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan hasil utama.

Langkah 4: Buat kamus WBS yang berisi definisi dan ruang lingkup elemen (paket kerja) di bagan.

Contoh Struktur Perincian Kerja (Klik pada template untuk mengeditnya secara online)

Matriks Prioritas Tindakan

Matriks prioritas tindakan adalah alat perencanaan proyek yang digunakan untuk menentukan aktivitas mana yang harus diprioritaskan dan aktivitas mana yang harus dihindari untuk memanfaatkan waktu dan sumber daya Anda sebaik mungkin. Ini membantu dalam membuat keputusan yang lebih baik.

Bagaimana cara menggunakannya

Dalam matriks prioritas tindakan, upaya kegiatan harus ditandai pada sumbu x dan dampaknya pada sumbu y. Matriks prioritas tindakan menciptakan 4 kemungkinan;

1. Menang cepat/ Mendesak – ini adalah aktivitas yang berdampak tinggi dan membutuhkan sedikit usaha untuk menyelesaikannya. Lebih baik fokus pada proyek semacam ini sebanyak yang Anda bisa.
2. Proyek besar/ Tidak mendesak – ini adalah proyek/ kegiatan yang berdampak tinggi dan membutuhkan upaya yang tinggi. Meskipun Anda tidak boleh membiarkan proyek ini menaungi kemenangan cepat, Anda harus merencanakannya dengan baik sebelum mengeksekusi.
3. Fill-in/ Delegate – ini adalah proyek prioritas rendah yang berdampak rendah dan upaya rendah. Anda dapat mengerjakannya ketika Anda memiliki waktu di antara kemenangan cepat dan proyek besar. Atau Anda dapat mendelegasikannya ke tim lain.
4. Kerja keras/ Tunda atau abaikan – ini adalah tugas yang berdampak rendah tetapi membutuhkan upaya tinggi. Disarankan untuk menghindari melakukannya, atau jika tidak dapat dihindari, mintalah bantuan seorang ahli yang dapat menyelesaikannya secara efisien

Matriks Prioritas Tindakan (Klik pada template untuk mengedit secara online)

Struktur Perincian Biaya

Struktur perincian biaya (berdasarkan WBS) adalah salah satu teknik perencanaan proyek yang digunakan untuk mengalokasikan biaya ke berbagai bagian proyek (untuk aktivitas di tingkat terendah struktur perincian pekerjaan Anda). Ini digunakan untuk membandingkan biaya aktual dengan anggaran.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1: Dalam struktur rincian pekerjaan Anda, pastikan bahwa semua paket pekerjaan mewakili tugas yang terpisah dan dapat ditentukan satu sama lain. Dan tetapkan setiap paket pekerjaan tanggal mulai dan selesai.

Langkah 2: Berikan setiap paket pekerjaan yang telah Anda identifikasi sejumlah anggaran tertentu. Pastikan bahwa Anda juga telah menugaskan pemilik anggaran yang bertanggung jawab untuk ini.

Langkah 3: Periksa biaya dan tentukan berapa biaya proyek pada setiap tingkat struktur rincian kerja.

Struktur Perincian Biaya (Klik pada template untuk mengedit secara online)

Analisis Tren Tonggak Sejarah

Analisis tren tonggak sejarah adalah teknik perencanaan proyek untuk melacak tonggak sejarah dalam sebuah proyek. Ini membantu mengidentifikasi apakah pekerjaan yang terkait dengan tonggak proyek lebih cepat atau lebih lambat dari jadwal.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1: Lihat jadwal proyek Anda dan tentukan pencapaian proyek Anda. Lebih baik tidak memiliki banyak tonggak, agar tidak terlihat membingungkan pada grafik analisis tren tonggak Anda.

Langkah 2: Dalam bagan MTA, sumbu y mewakili skala waktu proyek, dan sumbu x mewakili skala waktu laporan. Anda dapat menggunakan garis tertentu dengan warna tertentu atau bentuk penanda tertentu untuk melambangkan tonggak sejarah dalam bagan. Tambahkan pencapaian ke bagan di akhir setiap periode pelaporan.

Langkah 3: Lihat bagan MTA untuk mengidentifikasi tren pencapaian dalam proyek Anda.

Lihat posting ini untuk mempelajari bagaimana analisis tren tonggak bekerja secara detail.

Analisis Tren Milestone (Klik pada template untuk mengeditnya secara online)

Perencanaan sumber daya

Untuk menjalankan proyek dengan lebih efektif, Anda perlu mengalokasikan sumber daya dengan benar. Pada tahap perencanaan sumber daya, Anda perlu mencatat jenis sumber daya yang Anda butuhkan untuk tugas proyek dan menentukan durasi setiap tugas.

Gantt Charts

Gantt chart adalah alat dan teknik perencanaan proyek yang digunakan untuk menjadwalkan dan memantau tugas. Mereka juga dapat digunakan untuk menyampaikan biaya dan pengeluaran pada berbagai tahapan proyek.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1: Pisahkan proyek menjadi tugas-tugas individual dan tetapkan baris-baris di bagan Gantt.

Langkah 2: Setiap tugas memiliki garis waktu, dan Anda dapat memberi kode warna sesuai kebutuhan. Melapisi garis waktu adalah garis kemajuan dan menggunakannya, tandai berapa banyak pekerjaan yang telah dilakukan pada tugas.

Lihat posting kami Cara Menggunakan Bagan Gantt untuk Merencanakan Proyek Seperti Bos untuk mempelajari lebih lanjut tentang menggunakan bagan Gantt dalam merencanakan proyek.

Gantt Chart untuk Rencana Proyek Tingkat Tinggi (Klik pada template untuk mengeditnya secara online)

Lebih Banyak Template Gantt Chart

Bagan Organisasi

Bagan organisasi adalah teknik perencanaan proyek yang dapat Anda gunakan untuk memvisualisasikan tim proyek – peran dan tanggung jawab mereka. Dengan menggunakannya, Anda tidak hanya dapat menyoroti hierarki dan struktur pelaporan, tetapi Anda benar-benar dapat menggunakannya saat menetapkan tugas kepada individu.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1: Periksa sumber daya yang tersedia untuk Anda, dan kaitkan dengan tugas.

Langkah 2: Pahami hierarki/struktur pelaporan tim proyek.

Langkah 3: Dengan menggunakan templat bagan organisasi seperti di bawah ini, Anda dapat menetapkan setiap individu tempat di bagan. Anda dapat menambahkan informasi yang diperlukan, seperti peran dan tanggung jawab, ketersediaan, dll. pada bagan organisasi. Mengacu padanya, Anda dapat menetapkan tugas yang relevan untuk setiap individu.

Bagan Organisasi Manajemen Proyek (Klik pada template untuk mengeditnya secara online)

Lebih Banyak Template Bagan Organisasi

Manajemen Pengetahuan

Saat mengerjakan proyek, tim perlu merujuk ke sumber daya yang berbeda seperti tutorial, notulen rapat, dokumen proses, dll. untuk menyelesaikan beberapa area pekerjaan mereka. Jika ada satu tempat – sesuatu seperti database – di mana mereka dapat mengakses semua informasi, itu akan menghemat banyak waktu.

Peta Pengetahuan/ Peta Pikiran

Peta pikiran adalah alat yang digunakan untuk mengatur informasi. Tim proyek menggunakan peta pikiran selama sesi brainstorming untuk menangkap aliran bebas ide dan menyusunnya dengan cara yang mudah dimengerti. Mereka juga dapat digunakan sebagai peta pengetahuan yang menyimpan informasi yang diperlukan.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1: Kumpulkan sumber daya yang dibutuhkan tim untuk merujuk dan mengkategorikannya. Misalnya: Dalam proyek pembuatan situs web, posting blog, video, infografis tentang perencanaan situs web dapat dikategorikan sebagai Tutorial Perencanaan Situs Web.

Langkah 2: Menggunakan Creately, Anda dapat menambahkan tautan yang relevan. Cukup klik bentuknya, akses Properti dan tambahkan tautan Anda di bawah Tautan ke URL atau Diagram

Langkah 3: Jika Anda menyematkan diagram di halaman web, publikasikan sebagai diagram interaktif dengan Creately Viewer.

Peta Pikiran Sumber Daya Proyek

Proses pemetaan

Jika Anda telah menjelaskan cara menjalankan tugas tertentu langkah demi langkah, akan mudah bagi siapa saja – baik yang mengetahui prosesnya atau tidak – untuk melanjutkannya tanpa kesulitan. Di sinilah pemetaan proses Anda berperan.

Peta Proses

Peta proses adalah alat yang digunakan untuk memvisualisasikan langkah-langkah suatu kegiatan kerja dan orang-orang yang bertanggung jawab untuk itu.

Untuk mempelajari apa itu peta proses, simbol peta proses, jenis peta proses dan cara menggambar peta proses, lihat Panduan Mudah untuk Pemetaan Proses kami.

Templat Peta Proses Manajemen Proyek (Klik pada templat untuk mengeditnya secara online)

Bagan PERT

PERT adalah singkatan dari Project Evaluation Review Technique. Ini membantu memetakan proses Anda dari awal hingga akhir.

Bagan PERT membantu tim untuk dengan cepat mengidentifikasi 'kemacetan' dalam proyek yang kemudian dapat segera diatasi. Ini membantu menghemat begitu banyak waktu dalam jangka panjang, daripada menunggu masalah muncul.

Dalam panduan terperinci untuk grafik PERT ini, kami telah membahas cara menggunakan teknik perencanaan proyek ini dan manfaat apa yang dapat Anda peroleh dengan menggunakannya.

Bagan PERT untuk Perencanaan Proyek (Klik pada diagram untuk mengedit secara online)

Lebih Banyak Template Grafik PERT

Brainstorming/Pengambilan Keputusan

Sesi brainstorming dan pengambilan keputusan cenderung memakan banyak waktu selama proses perencanaan proyek dan selama proyek berlangsung. Meskipun brainstorming diperlukan untuk menghasilkan ide-ide kreatif, itu adalah teknik yang sangat diperlukan ketika membuat keputusan dan memecahkan masalah.

Diagram Afinitas

Diagram afinitas digunakan untuk mengelompokkan sekumpulan besar ide/ data/ opini di bawah tema atau kategori tertentu berdasarkan relevansinya satu sama lain. Ini dapat digunakan untuk mengatur ide-ide yang dihasilkan dari sesi brainstorming, dengan cara yang logis.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1: Kumpulkan tim yang kompeten untuk sesi brainstorming

Langkah 2: Catat setiap ide/pendapat yang dibagikan selama sesi

Langkah 3: Urutkan ide-ide menurut kesamaannya

Langkah 4: Kelompokkan mereka bersama-sama, dan beri setiap kelompok nama untuk identifikasi

Template Diagram Affinity (Klik pada diagram untuk mengeditnya secara online)

PILIH Bagan

Bagan PILIH adalah teknik perencanaan proyek lain yang dapat Anda gunakan untuk mengatur ide setelah sesi curah pendapat. Ini membantu Anda mengidentifikasi ide mana yang mudah diterapkan dan mana yang memiliki hasil tinggi atau dengan kata lain ide mana yang paling berguna.

Bagaimana cara menggunakannya

Menurut bagan PILIH, Anda dapat memberi label ide-ide Anda sebagai

• Kemungkinan: ini adalah ide-ide yang mudah diterapkan tetapi memiliki hasil yang rendah
• Implementasikan: ide-ide di bagian bagan ini mudah diterapkan dan memiliki hasil yang tinggi
• Tantangan: di sini ide-idenya lebih sulit untuk diterapkan dan imbalannya sulit ditentukan
• Bunuh: ide-ide ini lebih sulit untuk diterapkan dan memiliki hasil yang rendah

Setelah Anda menempatkan ide-ide brainstorming Anda pada matriks, akan menjadi lebih jelas ide mana yang harus Anda kerjakan terlebih dahulu dan mana yang harus dihindari.

Pilih Bagan untuk Perencanaan Proyek (Klik pada template untuk mengeditnya secara online)

Pohon Keputusan

Ketika Anda disajikan dengan beberapa tindakan, Anda dapat menggunakan pohon keputusan untuk menganalisis hasil yang berbeda dari memilih opsi tersebut.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1: Identifikasi dan tentukan keputusan dan letakkan di awal diagram

Langkah 2: Tuliskan solusi yang mungkin pada garis yang terhubung ke tingkat berikutnya dari bentuk pohon keputusan.

Langkah 3: Letakkan hasil dari solusi ini pada bentuk yang terhubung ke garis. Anda dapat menggunakan oval untuk mewakili hasil yang pasti. Dan jika suatu hasil mengarah ke keputusan baru, letakkan di atas persegi panjang.

Langkah 4: Kumpulkan tim pembuat keputusan Anda dan tinjau analisis untuk membuat pilihan akhir

Templat Diagram Pohon Keputusan (Klik pada diagram untuk mengeditnya secara online)

Contoh Pohon Keputusan Lainnya

Manajemen risiko

Risiko adalah elemen yang tidak dapat dihindari dalam proyek, dan cara terbaik untuk meminimalkan dampaknya terhadap tujuan Anda adalah mempersiapkannya terlebih dahulu. Dengan mengidentifikasi dan menganalisis risiko sebelumnya, Anda dapat menghindari hasil negatif yang dapat memengaruhi hasil proyek.

Dalam Daftar Utama Teknik Manajemen Risiko Visual kami, kami telah membahas 11 teknik manajemen risiko efektif yang dapat Anda gunakan untuk mengidentifikasi, menilai, dan mengendalikan risiko.

Perluas Daftar Teknik Perencanaan Proyek

Di sini kami telah membahas teknik visual yang berguna yang dapat Anda gunakan sebagai teknik perencanaan proyek. Mereka tidak hanya mudah digunakan tetapi juga efektif dalam hal perencanaan proyek, pengambilan keputusan, pemecahan masalah, pengelolaan pengetahuan, dll.

Apakah Anda punya lebih banyak teknik perencanaan proyek untuk ditambahkan ke daftar? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.