Panduan Lengkap Anda untuk Teknik Penjadwalan Proyek

Sebagian besar manajer proyek tahu bahwa membuat rencana proyek hanyalah awal dari perjalanan manajemen proyek. Semua perencanaan dan peramalan yang cermat tidak akan berarti banyak jika tidak ada cara konkret untuk melaksanakan rencana proyek. Dan dengan sebagian besar proyek memiliki begitu banyak bagian yang bergerak, membuat jadwal yang dapat ditindaklanjuti dan memperhitungkan semua realitas proyek dapat menjadi bagian paling penting dari proses manajemen proyek.

Apa itu Penjadwalan Proyek?

Jadwal proyek adalah garis waktu proyek Anda, terdiri dari semua tugas, aktivitas, dan pencapaian yang berurutan yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.

Membuat jadwal proyek adalah cara mengkomunikasikan semua tugas yang perlu dilakukan, sambil mengklarifikasi sumber daya apa yang dibutuhkan, dalam kerangka waktu apa.

Penjadwalan proyek yang efektif mengarah pada keberhasilan proyek, pengurangan biaya, dan peningkatan kepuasan pelanggan

Secara garis besar penjadwalan proyek terdiri dari 3 langkah

• Tentukan apa yang perlu dilakukan
• Tentukan siapa yang perlu melakukan pekerjaan
• Tentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Membuat Jadwal Proyek

Bahkan proyek besar dan kompleks perlu dipecah menjadi tugas-tugas kecil yang dapat dikelola yang memiliki tujuan dan jadwal yang jelas. Membuat jadwal proyek dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Rencanakan Jadwal Manajemen: Ini mencakup semua dasar yang terlibat dalam pengaturan jadwal. Ini terdiri dari menetapkan semua kebijakan, prosedur dan pedoman yang akan mengatur proyek Anda. Ini mengidentifikasi semua pemangku kepentingan dalam proses manajemen proyek, mengidentifikasi siapa yang harus menyetujui jadwal dan siapa yang memiliki wewenang untuk membuat perubahan padanya.

2. Tentukan Aktivitas Proyek: Ini terdiri dari semua aktivitas yang harus diselesaikan untuk menyelesaikan proyek. Ini melibatkan dengan jelas menyatakan sifat setiap tugas, apa subtugas di bawahnya, dan menentukan tonggak untuk melacak kemajuan proyek di sepanjang jalan. Kegiatan harus dapat diukur, mudah diperkirakan dan terkait dengan hasil proyek dan biaya yang dianggarkan.

3. Tentukan Dependensi: Mengidentifikasi dependensi melibatkan daftar semua aktivitas yang bergantung pada orang lain untuk diselesaikan. Ini membantu Anda untuk menyusun jadwal Anda berdasarkan tugas mana yang perlu dilakukan secara paralel dan mana yang perlu dilakukan secara berurutan.

4. Urutan Aktivitas : Setelah Anda mengidentifikasi dependensi, Anda dapat mulai mengurutkan aktivitas dalam sebuah proyek. Ini tidak melibatkan penetapan garis waktu untuk setiap tugas tetapi melibatkan pembuatan alur kerja yang efisien di mana urutan tugas diidentifikasi.

5. Estimasi Sumber Daya : Setiap aktivitas dalam proyek Anda membutuhkan sumber daya. Ini bisa dalam bentuk personel, perangkat lunak, ruang kerja, dan banyak lagi. Memperkirakan sumber daya memastikan bahwa jumlah sumber daya yang optimal tersedia di setiap tahap proyek, sehingga Anda tidak mengalami penundaan saat menjalankan proyek Anda.

6. Tetapkan Durasi: Mendokumentasikan secara akurat berapa lama setiap aktivitas akan berlangsung adalah kunci untuk memastikan proyek secara keseluruhan tetap pada jalurnya. Meremehkan berapa lama tugas akan memakan waktu dapat memiliki efek cascading dari seluruh jadwal, sementara melebih-lebihkan berapa lama proyek dapat menyebabkan pemborosan waktu dan sumber daya.

7. Monitor and Control : Proses ini berlangsung selama proyek berlangsung. Ini melibatkan menjalankan laporan dan menilai kemajuan proyek terhadap jadwal, mengelola kinerja, dan berkomunikasi dengan tim.

Teknik Penjadwalan Proyek

Penjadwalan proyek biasanya mencakup berbagai teknik, beberapa teknik yang paling umum adalah:

Metode Matematika:

Model-model ini menghitung tanggal mulai dan berakhirnya berbagai tugas dalam proyek berdasarkan cakupannya yang diketahui.

Jalur Kritis:

Metode Jalur Kritis adalah model yang mengidentifikasi waktu maksimum dan minimum yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek. Ini juga membantu untuk mengidentifikasi semua tugas penting yang perlu diselesaikan dalam sebuah proyek agar tetap di jalurnya. Ini juga mengidentifikasi tugas-tugas lain di mana waktu pengiriman tidak mempengaruhi jadwal. CPM diimplementasikan dengan membuat daftar tugas yang diperlukan untuk penyelesaian proyek dan mencatat ketergantungan di antara mereka.

Jalur kritis membantu memvisualisasikan aliran proyek dan menghitung durasinya saat semua dependensi dan hasil yang dapat dikirimkan diketahui.

Bagan PERT:

Sama seperti Diagram Jalur Kritis, bagan PERT juga membantu memvisualisasikan alur tugas dalam sebuah proyek dan memperkirakan garis waktu berdasarkan durasi yang diasumsikan. Seperti di CPM, Anda perlu menentukan tugas dan mengurutkannya berdasarkan jadwal proyek. Anda kemudian dapat membuat jaringan yang memperkirakan garis waktu yang berbeda dari proyek Anda tergantung pada berbagai tingkat kepercayaan untuk dibuat,

• Garis waktu yang optimis
• Garis waktu yang paling mungkin
• Garis waktu pesimis

Grafik PERT menggunakan durasi rata-rata tertimbang untuk menghitung kemungkinan garis waktu.

Kompresi Durasi

Ini adalah teknik untuk mempersingkat jadwal, digunakan untuk menyesuaikan jadwal tanpa mengubah ruang lingkup.

Pelacakan Cepat

Ini adalah cara lain untuk menggunakan Jalur Kritis. Ini membantu Anda menemukan tugas yang dapat dilakukan secara bersamaan atau sebagian tumpang tindih untuk mempercepat pengiriman proyek. Dengan menganalisis Jalur Kritis, Anda dapat mengidentifikasi tugas mana yang dapat dilacak dengan cepat.

Menabrak

Ini adalah teknik di mana sumber daya tambahan dibawa untuk menyelesaikan proyek tepat waktu. Ini dapat digunakan dalam kasus-kasus unik di mana sebuah proyek memiliki sumber daya tambahan untuk cadangan. Ini juga dapat diterapkan pada situasi di mana hanya dengan menambahkan lebih banyak sumber daya dapat mempercepat penyelesaian proyek. Teknik ini secara signifikan meningkatkan biaya proyek.

Daftar tugas:

Ini adalah teknik penjadwalan proyek yang paling sederhana dan melibatkan pembuatan spreadsheet atau dokumen dari semua kemungkinan tugas yang terlibat dalam suatu proyek.

Bagan Gantt

Ini digunakan oleh manajer proyek sebagian besar waktu untuk mendapatkan ide tentang waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Bagan Gantt jadwal proyek adalah bagan batang yang mewakili aktivitas utama secara berurutan di sebelah kiri vs waktu. Setiap tugas diwakili oleh bilah yang mencerminkan awal dan tanggal aktivitas, dan oleh karena itu durasinya.

Tips Untuk Menguasai Penjadwalan Proyek

Masukan dari Pemangku Kepentingan: Membuat jadwal proyek tidak bisa dilakukan sendiri-sendiri. Berkonsultasi dengan tim Anda dan pemangku kepentingan lainnya memungkinkan Anda mengidentifikasi tugas, sumber daya, dan dependensi secara lebih akurat sehingga Anda dapat memperkirakan durasi dengan garis waktu yang realistis.

Lihat Proyek Sebelumnya: Mengacu pada proyek sebelumnya dengan cakupan serupa dapat membantu membuat jadwal yang lebih komprehensif dengan perkiraan realistis dan daftar tugas yang lebih lengkap.

Identifikasi Risiko: Secara proaktif mengidentifikasi dan mendokumentasikan semua faktor yang berpotensi menggagalkan proyek Anda memungkinkan Anda membuat rencana manajemen risiko yang dapat secara efektif mengurangi risiko jika terjadi tanpa mempengaruhi jadwal proyek secara drastis.

Rekam Asumsi Penjadwalan : Jelas mendefinisikan alasan Anda untuk menghitung perkiraan. Sebagian besar penjadwalan adalah membuat prediksi, ini melibatkan pembuatan asumsi berdasarkan informasi terkini yang tersedia. Mendaftar asumsi-asumsi ini memudahkan untuk mengidentifikasi bagaimana seluruh jadwal dapat berubah jika beberapa asumsi Anda berubah di sepanjang jalan.

Beritahu kami Tentang Pengalaman Anda dengan Penjadwalan Proyek

Teknik penjadwalan proyek terus berkembang. Apakah Anda memiliki pengalaman dengan penerapan teknik penjadwalan proyek, kami akan senang mendengar dari Anda. Beri tahu kami tentang wawasan Anda di komentar di bawah.