Cara Membuat Slide Status Proyek [+ Template]
Diterbitkan: 2022-11-17Slide status proyek adalah bagian penting dari presentasi proyek Anda.
Apakah Anda telah mencapai pencapaian atau sedang menghadapi hambatan dalam proyek Anda, slide ini membantu mengomunikasikan dengan jelas apa yang perlu diketahui pemangku kepentingan tentangnya.
Sayangnya, di sinilah masalah dimulai.
Membuat slide yang "mengkomunikasikan dengan jelas" tidak semudah kedengarannya. Lebih buruk lagi, tidak mengetahui praktik terbaik akan membuat Anda melakukan kesalahan dalam slide Anda di sepanjang jalan.
Untungnya, posting ini akan membahas bagaimana Anda dapat mendesain slide status proyek Anda yang mencapai tujuan ini.
Selain membahas kesalahan yang harus Anda hindari, ini menampilkan template Visme yang dapat Anda gunakan untuk membantu membuat slide status proyek yang lebih baik dengan lebih cepat. Dengan cara ini, Anda mempercepat klien dengan proyek Anda dan menetapkan ekspektasi untuk upaya Anda yang akan datang.
Namun sebelum kita mulai, mari kita meletakkan dasar dari apa itu slide status proyek dan manfaatnya.
Daftar isi
- Apa itu Slide Status Proyek?
- 5 Cara Menggunakan Slide Status Proyek
- 10 Template Slide Status Proyek Luar Biasa untuk Anda
- Kesalahan Slide Status Proyek Yang Harus Dihindari
Apa itu Slide Status Proyek?
Slide status proyek adalah laporan tentang proyek Anda. Ini berisi informasi proyek penting dan menceritakan kisah proyek Anda — bagaimana hal itu terjadi, manfaat, kerugian, fitur, dan banyak lagi.
Selain memperbarui klien mengenai proyek, slide ini menjelaskan kepada pemangku kepentingan mengapa Anda terlambat dalam jadwal proyek Anda atau gagal menyelesaikan tugas Anda.
Misalnya, ada faktor di luar kendali Anda yang mencegah Anda menyelesaikan proyek tepat waktu. Slide harus membagikan informasi ini dengan klien Anda sehingga mereka memahami situasinya.
Berikut adalah hal-hal yang mungkin ingin Anda sertakan dalam slide status Anda:
- Judul proyek dan pendahuluan
- Versi ringkasan proyek Anda
- Kemajuan proyek, garis waktu dan fase pengembangan
- Tonggak sejarah dan prestasi penting
- Masalah, risiko, dan kekhawatiran di masa depan
Kelola proyek Anda dengan penuh gaya
- Buat dokumen bermerek profesional , mulai dari jadwal proyek hingga anggaran
- Visualisasikan metrik proyek penting dengan bagan dan infografis yang menarik
- Izinkan tim Anda untuk berkomentar , berkolaborasi, dan berpindah dari draf ke format final dalam waktu singkat
5 Cara Menggunakan Slide Status Proyek
Pikirkan slide status proyek Anda sebagai representasi visual dari proyek Anda.
Dengan merancang presentasi Anda dengan benar, audiens Anda akan memahami semua yang perlu mereka ketahui tentang proyek dan peduli tentang apa yang dipertaruhkan.
Untuk memperbaruinya dengan benar tentang bagaimana proyek berjalan, di bawah ini adalah cara Anda dapat menggunakan slide status proyek:
1. Meningkatkan Perencanaan Proyek
Pada dasarnya, tunjukkan bagaimana Anda dapat mengembangkan proyek tersebut. Lagi pula, perencanaan yang lebih baik menghasilkan kinerja yang lebih baik.
Ada banyak cara untuk merencanakan produk Anda di masa mendatang dengan menggunakan slide ini. Salah satunya adalah mengukur kemajuan Anda menggunakan indikator kinerja utama (KPI).
Saat memilih contoh KPI, pastikan untuk memilih yang disesuaikan dengan proyek Anda. Misalnya, katakanlah Anda perlu menyelesaikan proyek dalam jangka waktu tertentu. Contoh KPI yang dapat Anda gunakan meliputi jadwal proyek dan fase pengembangan saat ini serta perkiraan waktu penyelesaian.
Membuat peta jalan yang realistis adalah cara lain untuk meningkatkan perencanaan produk. Detail proses langkah demi langkah yang mengakui tujuan Anda. Kemudian, sempurnakan slide Anda untuk fokus pada gambaran yang lebih besar atau tujuan jangka panjang.
Terakhir, tampilkan perkembangan di slide Anda yang dapat memengaruhi kemajuan proyek Anda. Misalnya, jika Anda akan menyelesaikan proyek lebih lambat dari tanggal yang diharapkan, Anda harus mencantumkan faktor-faktor yang membenarkan tanggal penyelesaian yang Anda sarankan.
Hal yang sama berlaku jika Anda merasa bisa menyelesaikannya lebih awal. Dengan berusaha lebih keras untuk menyelesaikan proyek lebih awal, Anda mengesankan klien Anda dan membangun hubungan yang lebih baik dengan mereka.
2. Menumbuhkan Komunikasi yang Efektif
Sebuah proyek mungkin tidak mencapai penyelesaian jika tim tidak dapat berkomunikasi dengan baik. Hasil komunikasi yang buruk dalam disfungsionalitas, produktivitas rendah dan efek yang lebih merugikan.
Slide status proyek menjaga komunikasi tetap konstan dan konsisten dengan menyiapkan alur kerja yang disederhanakan. Ini akan membantu menghilangkan kesalahpahaman, mengurangi konflik dan mendorong komunikasi yang efektif.
Sebagai permulaan, rangkul komentar atau pertanyaan dan buat dialog terbuka selama presentasi proyek. Pastikan bahwa komunikasi adalah jalan dua arah. Jika seorang anggota tim ingin berbagi ide, undanglah anggota lainnya untuk mendengarkan.
Kunci lain untuk komunikasi yang efektif adalah dengan meningkatkan aksesibilitas data. Menggunakan Visme, Anda dapat memusatkan data agar dapat diakses oleh setiap anggota menggunakan fitur kolaborasinya.
Selain itu, menggunakan Bidang Dinamis Visme membantu memberi tahu pemangku kepentingan yang bekerja dengan Anda tentang status proyek. Ini memungkinkan Anda untuk memberikan kredit kepada orang-orang yang ikut serta dalam membuat laporan.
3. Sorot Fitur Proyek
Pikat audiens dengan merinci elemen yang membuat proyek Anda unik. Biarkan mereka tahu bagaimana Anda berbeda dari pesaing.
Pertama, Anda harus fokus pada manfaat proyek Anda dengan menekankan kelebihannya. Idenya adalah untuk meyakinkan mereka bagaimana proyek Anda dapat meningkatkan kehidupan mereka.
Selain itu, selalu gunakan bahasa yang kuat dan deskriptif dalam presentasi slide Anda.
Jelaskan proyek Anda menggunakan istilah yang akurat. Pendekatan yang bagus adalah menempatkan diri Anda pada posisi audiens Anda dan menggunakan bahasa yang dapat mereka pahami.
Jika Anda tidak punya waktu untuk mempresentasikan status proyek secara mendetail, arahkan audiens ke sumber daya tambahan yang relevan. Ini bisa berupa artikel tentang proyek serupa dan video yang berisi wawasan industri.
Dari sini, audiens Anda dapat melakukan pembacaan tambahan bahkan setelah laporan selesai.
4. Anggaran Sekarang
Data keuangan mungkin memiliki reputasi karena aspeknya yang tidak menghibur. Namun, presentasi Anda bisa jauh lebih menghibur dan informatif jika Anda menguasai penceritaan data.
Berikut adalah tips tentang cara menggunakan slide status proyek untuk menyajikan anggaran Anda:
Untuk melakukan ini, beri tahu audiens setiap detail keuangan dan undang mereka untuk mengajukan pertanyaan. Kemudian, bersiaplah untuk menjawab semua yang mereka berikan kepada Anda melalui surat itu.
Saat melaporkan evaluasi anggaran, jangan biarkan angka berbicara sendiri. Alih-alih, tingkatkan daya tarik visual mereka dengan mengubahnya menjadi bagan, grafik, peta, dan widget menggunakan alat visualisasi data Visme.
Anda bahkan dapat menambahkan ikon dan stok foto untuk memberikan slide status proyek Anda nuansa yang lebih profesional.
Dari data yang dikumpulkan, Anda dapat memberikan rencana yang dapat ditindaklanjuti yang dirancang agar tetap sesuai anggaran. Lakukan hal yang sama untuk kemungkinan defisit anggaran. Tunjukkan pada mereka tindakan pencegahan. Dan jika Anda kehabisan anggaran, bagikan solusi yang diusulkan.
5. Kontrol Risiko
Sebagian besar proyek datang dengan risiko. Dan meskipun Anda mungkin tidak mencegah mereka membahayakan operasi proyek yang mulus, Anda dapat mengatasinya.
Pertama, tentukan risiko dengan mengungkapkan semua bahaya dan situasi berisiko. Bantu audiens memahami pengaturan yang mereka masuki jika mereka memutuskan untuk berinvestasi dalam proyek Anda.
Selanjutnya, berikan penilaian risiko yang komprehensif. Jelaskan tentang seberapa mengancam risikonya. Sertakan rincian dampak merugikan dari risiko terhadap proyek.
Terakhir, sajikan skenario hipotetis bebas risiko di mana Anda memitigasi dan menghilangkan risiko. Ini meningkatkan kepercayaan mereka pada kemampuan Anda untuk mengendalikan risiko.
10 Template Slide Status Proyek Luar Biasa untuk Anda
Untuk membantu Anda membuat slide status proyek yang ideal, silakan gunakan salah satu templat Visme di bawah ini. Cukup daftar akun dan pilih template yang paling sesuai dengan proyek Anda. Dari sini, edit detailnya dan rancang slide agar sesuai dengan merek Anda.
Setelah membuatnya, ingatlah untuk melihat dasbor analitik. Lihat siapa yang melihat presentasi Anda, menilai kinerja slide status Anda, mengidentifikasi pihak yang berkepentingan, dan lainnya.
Di bawah ini adalah rangkaian template yang dapat Anda sesuaikan dengan mudah.
1. Templat Presentasi Laporan Status Proyek
Template ini sangat ideal untuk minimalis. Anda dapat menggunakannya untuk menampilkan presentasi sederhana dari tugas proyek yang telah selesai — atau yang masih dalam proses.
Dan karena sepenuhnya dapat disesuaikan, Anda dapat menggunakannya sesuka Anda. Anda dapat dengan mudah mengubah elemen desain seperti font dan warna agar sesuai dengan merek Anda. Anda juga dapat menambahkan gambar dan mengubah data menjadi bagan dan grafik untuk membantu klien memproses informasi lebih cepat.
2. Templat Konsultasi Pembaruan Status Proyek Teknologi
Menyajikan pembaruan status proyek teknologi dapat menjadi tantangan. Anda perlu memecah laporan Anda menjadi potongan-potongan yang dapat dicerna. Untungnya, template ini dapat membantu Anda menyajikan informasi yang mudah dipahami dan mendetail tentang proyek teknologi Anda.
3. Templat Infografis Proyek Desain UX/UI Toko E-niaga
Templat infografis ini memungkinkan Anda mengomunikasikan secara visual kemajuan tim Anda di berbagai fase proyek. Widget persentase juga menunjukkan berapa banyak pekerjaan yang dibutuhkan setiap fase. Cukup ganti branding dan teks dalam template ini dan Anda dapat mengirimkannya ke klien Anda dalam hitungan menit!
4. Alat Manajemen Proyek - Templat Manual Pelatihan
Dengan template yang sepenuhnya dapat disesuaikan ini, menyajikan aturan pelatihan baru dapat dilakukan dengan lancar. Anda dapat memperkenalkan aturan baru satu per satu (atau langkah demi langkah). Jika Anda menjalankan pelatihan dengan baik, Anda dapat menyampaikan pesan secara efektif dalam waktu yang lebih singkat!
5. Keuangan - Templat Rencana Proyek
Templat ini dapat membantu menyusun rencana keuangan Anda dengan pendekatan yang bersih dan terstruktur. Karena menonjolkan pilihan warna yang sederhana, tidak mengganggu penonton. Akibatnya, ini membantu mereka menyerap pesan proposal Anda.
6. Templat Laporan Status Proyek Perusahaan
Template 11 halaman yang komprehensif ini mencakup semua hal yang ingin diketahui klien tentang template tersebut. Ini membahas tujuan, ruang lingkup, KPI, dan tonggak proyek untuk berbagi pencapaian dengan pemangku kepentingan. Itu juga berbagi hambatan potensial dan tugas yang akan datang untuk membantu klien meredam harapan mereka untuk bergerak maju.
7. Templat Laporan Status Manajemen Proyek Situs Web
Templat ini menampilkan halaman tempat Anda dapat mencantumkan status proyek pengembangan situs web Anda. Anda dapat membagikan daftar tugas Anda saat ini, prioritas yang akan datang, dan kemajuan tim.
8. Templat Laporan Status Manajemen Proyek Konstruksi
Jika Anda berada di industri konstruksi, template bersih ini cocok untuk Anda. Ini merinci KPI dan kemajuan konstruksi, serta persyaratan hukum, keputusan yang tertunda, dan lainnya. Ada gambar stok placeholder yang disertakan yang dapat Anda gunakan untuk presentasi Anda. Tetapi Anda dapat mengunggah foto Anda sendiri untuk slide yang lebih dipersonalisasi untuk klien Anda.
9. Laporan Status Proyek Halaman Arahan
Template sangat ideal untuk memantau kinerja laman landas Anda. Ini pertama-tama membantu mengidentifikasi tujuannya seperti memperbarui salinan web, menambahkan bukti sosial, dan lainnya. Dari sini, Anda dapat menentukan status project, milestone, KPI, dan lainnya. Template memiliki desain yang sangat minimalis, namun Anda dapat menyesuaikan tampilannya menggunakan fitur desain Visme.
10. Laporan Status Proyek Mingguan
Template ini hadir dengan kombinasi warna yang elegan, font yang mudah dibaca, dan tata letak desain dengan banyak ruang putih. Ini bagus untuk siapa saja yang ingin menyajikan laporan yang menarik kepada manajemen yang lebih tinggi.
Kesalahan Slide Status Proyek Yang Harus Dihindari
Membuat kesalahan pada slide status proyek Anda dapat menyebabkan konsekuensi yang mengerikan. Anda mungkin kehilangan audiens dan rasa hormat mereka terhadap merek Anda.
Di bawah ini adalah kesalahan umum slide status proyek dan cara Anda dapat memperbaikinya.
Kesalahan #1 - Membuat Slide yang Sulit Dinavigasi
Tidak membimbing audiens melalui presentasi Anda dapat membuat mereka kehilangan minat pada proposal Anda. Jika orang-orang ini tidak dapat dengan mudah memahami slide status proyek, mereka mungkin melewatkan tawaran Anda.
Salah satu cara untuk mengatasi kesalahan ini adalah dengan mengidentifikasi ukuran, jenis, warna, dan kontras font yang tepat untuk digunakan. Pilih gaya font yang mudah dibaca.
Kemudian, buat kontras tinggi antara latar belakang dan teks.
Anda dapat dengan mudah menyesuaikan presentasi Anda menggunakan beragam pilihan desain Visme.
Mengenai membuat slide status proyek Anda jauh lebih nyaman untuk dinavigasi dan dipahami, pisahkan teks menjadi beberapa bagian. Gunakan kalimat pendek, daftar bernomor, dan poin berpoin juga.
Juga, gunakan judul yang informatif dan deskriptif untuk setiap bagian. Selain menampilkan kata kunci, buat judul Anda menonjol untuk menarik perhatian orang-orang yang membaca sekilas informasi.
Kesalahan #2 - Tidak Mengikuti Proses
Membuat slide proyek untuk pertama kalinya bisa sangat melelahkan. Mungkin juga tergoda untuk nakal, mengabaikan penggunaan template dan tidak membuat dan mengikuti proses.
Perbaikan sederhana untuk masalah ini adalah menjelaskan slide status proyek dan apa yang akan Anda diskusikan di dalamnya. Ini memungkinkan Anda untuk memberi audiens gambaran tentang apa yang diharapkan.
Bagian dari deskripsi juga harus memperjelas tujuan proyek Anda. Bagikan apa yang ingin Anda capai dari proyek tersebut. Juga, alokasikan waktu untuk menjawab pertanyaan dan kekhawatiran.
Saat meringkas laporan Anda, buatlah singkat dengan menyoroti hanya bagian yang paling penting. Ini membantu membangkitkan ingatan audiens dan memungkinkan mereka untuk fokus pada apa yang benar-benar penting.
Kesalahan #3 - Menyajikan Informasi yang Tidak Relevan dan Salah
Telusuri setiap slide dan lihat berbagai hal dari sudut pandang audiens Anda. Jika informasinya dapat dimengerti, itu adalah kabar baik. Jika tidak, laporan status Anda perlu direvisi.
Anda dapat memulai dengan memverifikasi setiap detail di slide Anda dan memastikannya berisi informasi terkini. Jika tidak, ganti atau perbarui.
Selanjutnya, jadikan merek Anda menonjol dalam presentasi Anda. Selaraskan merek Anda dengan slide status proyek untuk membantu audiens mengasosiasikan presentasi terbaik Anda dengan merek berkualitas tinggi Anda.
Menggunakan Wisaya Merek Visme memungkinkan Anda menggabungkan aset Anda seperti logo, jenis font, dan skema warna dengan mulus ke dalam proyek apa pun.
Demikian pula, menggunakan kombinasi warna yang efektif yang berkorelasi dengan merek Anda membantu menetapkan tema untuk presentasi Anda.
Terakhir, sebutkan berapa lama proyek selesai pada slide status Anda dengan jelas. Untuk melakukan ini, Anda harus menyajikan data yang disederhanakan di garis waktu Anda dengan berfokus pada durasi setiap tugas dan mengapa akan memakan banyak waktu.
Kesalahan #4 - Menggunakan Warna Secara Tidak Konsisten
Sehubungan dengan poin sebelumnya, bagaimana Anda menggunakan warna pada slide Anda menentukan seberapa efektif Anda menyampaikan pesan kepada audiens.
Penggunaan warna yang tidak konsisten dapat membingungkan dan mencegah pemangku kepentingan memahami presentasi Anda.
Anda dapat mulai menyelesaikan kesalahan ini dengan menggunakan warna sesuai dengan perasaan dan emosi yang terkait. Misalnya, merah identik dengan peringatan dan risiko. Jadi, memberi arti berbeda pada warna akan membingungkan audiens Anda.
Anda dapat menggunakan konsep warna yang sama untuk menentukan status proyek Anda. Misalnya, "hijau" berarti tugas aktif dan siap untuk diselesaikan tepat waktu. Jika tugas aktif tetapi membutuhkan pemantauan ketat, gunakan "kuning". Terakhir, "merah" menunjukkan bahwa tugas tersebut aktif tetapi perlu koreksi besar.
Pada saat yang sama, warna saja tidak membuat laporan Anda, meskipun itu berfungsi sebagai isyarat visual yang penting.
Pahami bahwa beberapa orang memiliki persepsi warna yang terbatas, terutama mereka yang memiliki kekurangan penglihatan warna. Jika mereka tidak dapat melihat warna yang ditampilkan dalam penawaran Anda, mereka mungkin tidak memahami laporan Anda.
Kesalahan #5 - Menampilkan Data yang Tidak Menyenangkan
Rentang perhatian menurun. Tidak ada yang suka memperhatikan nada setengah matang dan yang berisi data biasa.
Untuk membuat laporan Anda lebih menarik, atur data di slide Anda. Menjaga mereka bersih dan rapi. Juga, hindari membebani audiens dengan informasi.
Selain itu, menggabungkan elemen interaktif seperti animasi 3D membuat presentasi Anda lebih menarik. Anda bahkan dapat menyematkan video yang Anda buat sehingga Anda dapat lebih memukau pemirsa.
Tingkatkan lebih banyak interaktivitas presentasi Anda dengan membuat sesi tanya jawab dan permainan. Idenya adalah melibatkan audiens untuk membantu membuat presentasi Anda menonjol dan menjadi tak terlupakan.
Buat Slide Status Proyek yang Mengesankan Menggunakan Visme
Membuat slide status proyek memerlukan pemahaman yang jelas tentang apa yang perlu dilihat klien dan apa yang ingin Anda bagikan dengan mereka. Dari sini, Anda harus dapat mengomunikasikan status proyek dengan jelas.
Ini membuat bisnis Anda terlihat lebih baik di mata klien. Pada saat yang sama, klien akan dengan senang hati memberi Anda kendali untuk membawa proyek ini ke garis akhir.
Jadi, apakah Anda siap untuk slide status proyek yang brilian tanpa harus memulai dari awal?
Kemudian, gunakan Visme dan lihat template slide status proyek di atas. Anda juga dapat memilih dari template desain grafis gratis kami, membuat slide status proyek profesional, dan mempelajari lebih lanjut tentang subjek ini.