10+ Alasan Mengapa Bisnis Kecil Anda Menjadi Tanpa Kertas

Di sebagian besar dunia digital saat ini, beberapa bisnis beralih ke kantor tanpa kertas karena berbagai alasan. Pada saat yang sama, ada beberapa kerugian untuk menjadi tanpa kertas yang harus Anda pertimbangkan sebelum Anda membuat peralihan.

Pertimbangkan keuntungan dan kerugian dari menghilangkan kertas sehingga Anda dapat memverifikasi apakah itu jalur yang benar untuk bisnis Anda butuhkan.

Bisnis macam apa yang dijalankan seseorang?

Masalah pertama yang harus dipertimbangkan setelah memutuskan apakah akan menjadi paperless atau tidak adalah jenis bisnis yang Anda jalankan. Ada beberapa industri (seperti akuntansi atau asuransi) yang akan mendapat untung besar dengan mengurangi atau menghilangkan catatan kertas.

Misalnya, bisnis perawatan kesehatan telah mulai memeriksa keuntungan dari penerapan luas teknologi manajemen info kesehatan seperti catatan kesehatan elektronik, karena mereka mengizinkan pemasok untuk memeriksa riwayat kesehatan lengkap pasien secara sederhana dan berbagi dengan perusahaan perawatan kesehatan alternatif jika perlu.

Namun, jika Anda menjalankan bisnis e-niaga rekanan dan ingin memasukkan faktur dalam pengiriman Anda, tidak menggunakan kertas mungkin tidak nyaman atau realistis.

Menjadi Tanpa Kertas Membantu suasana

Tentu saja, salah satu alasan utama banyak bisnis beralih ke operasi tanpa kertas adalah properti. Ini adalah kemungkinan yang jauh lebih ramah lingkungan daripada kertas yang diperlakukan dengan buruk karena kertas menambahkan hingga dua puluh lima dari limbah yang ditemukan di tempat pembuangan sampah, dan menyebabkan emisi gas rumah kaca yang cukup banyak.

Karena kita memiliki kecenderungan untuk bergerak ke arah perubahan properti semacam ekonomi melingkar, perubahan ini akan menjadi keuntungan besar bagi atmosfer.

Kertas bukan satu-satunya bahaya lingkungan yang disebabkan oleh pencetakan. Tinta itu sendiri mengandung bahan kimia dan logam penting yang akan menyebabkan risiko ke atmosfer jika dibiarkan turun selama dataran rendah dan masuk ke dalam tanah. Produksi tinta juga membutuhkan penggunaan bahan bakar fosil, yang membebani atmosfer.

Bahkan penggunaan tidak 100 persen bersih. penggunaan membutuhkan energi dan bahan bakar untuk metode kertas untuk digunakan. Tidak semua kertas akan didaur ulang, sehingga beberapa dapat ditemukan di dataran rendah.

Murah dan Nyaman

Selain ramah lingkungan, paperless masuk akal dan nyaman dalam waktu lama. Awalnya, membuat penggantian dan memastikan bahwa setiap informasi yang diperlukan tersedia secara digital akan menjadi cara yang lambat dan membuat frustrasi, tetapi itu lebih nyaman seiring waktu.

ini bisa sangat benar jika Anda seperti kedelapan puluh eksekutif bisnis yang akan mencari atau mengembangkan bisnis secara internasional.

Bayangkan saja mengelola dan mengatur semua dokumen itu! atau mungkin mempertimbangkan berapa banyak uang yang Anda hemat dengan tidak harus mengirim dokumen bolak-balik. Setiap bisnis yang mencoba memangkas harga dan meningkatkan potensi di tahun 2018 harus mempertimbangkan untuk beralih.

Tanpa kertas berarti tugas tambahan akan otomatis, info akan disimpan, dan pembaruan akan dibuat dengan cepat.

Risiko Keamanan, Risiko Kebakaran

Tentu saja, kertas eksisi tidak sementara kerugiannya. Serangan dunia maya dan pelanggaran pengetahuan sedang meningkat, dan akan merepotkan untuk tetap selangkah lebih maju dari peretas. Sebagian besar konsultan setuju bahwa tidak mungkin menghentikan semua pelanggaran, yang akan dilakukan oleh bisnis paling sederhana adalah menerapkan langkah-langkah keamanan dan memiliki pengaturan kontrol untuk berjaga-jaga jika terjadi pelanggaran pengetahuan.

Jika pengetahuan pelanggan dikompromikan, mereka akan kehilangan kepercayaan selama bisnis dengan cepat. Atau lebih buruk lagi, info mungkin akan dihapus sama sekali, mengganggu operasi tradisional.

Kebanyakan orang Amerika adalah korban serangan dunia maya terhadap organisasi besar, info MasterCard tembakan golf, dan bahkan nomor asuransi sosial dalam bahaya.

Meskipun kemungkinan hilangnya pengetahuan fisik jauh lebih kecil daripada pengetahuan digital, dokumen fisik mungkin berada dalam bahaya pencurian, kebakaran, atau kerusakan alternatif.

Alasan Mengapa Menjadi Tanpa Kertas

1) Bank online

Menyiapkan rekening koran web dapat mengurangi kertas di bisnis Anda, menghemat waktu, dan membuat pengelolaan uang lebih mudah. Sebagian besar perbankan online ramah seluler, sehingga Anda dapat melakukan transaksi pada waktu Anda sendiri.

Perbankan online memberi Anda kebebasan untuk membayar tagihan, mentransfer dana, dan memikirkan saldo akun tanpa batasan lokasi fisik. Anda memiliki akses 24 jam ke akun Anda, dan tidak ada antrean panjang atau formulir yang harus diisi dengan tangan. hanya beberapa klik langsung, dan Anda selesai.

Memisahkan keuangan bisnis dan pribadi membuat pengorganisasian transaksi bisnis dan pengajuan pajak menjadi lebih mudah. Buka rekening giro terpisah untuk bisnis—dan gunakan rekening itu hanya untuk transaksi bisnis.

2) Simpan buku dengan paket.

Sebagai pemilik bisnis kecil, Anda mungkin tidak memiliki tim individu yang menyimpan pembukuan Anda. Tapi, itu tidak berarti mengelola catatan harus menjadi beban besar di pundak Anda. Gunakan paket akuntansi online untuk membentuk proses akuntansi dan mengurangi kertas.

Melacak uang tunai dengan tangan akan menambah biaya tambahan untuk bisnis Anda daripada yang mungkin Anda sadari. lambat itu efektif. Jika Anda membayar berjam-jam untuk mencatat entri setiap minggu, Anda akan ditahan yang akan dihabiskan untuk menghasilkan pendapatan.

Biaya untuk membentuk dan menyimpan catatan akuntansi kertas juga membebani dompet Anda. Dan, catatan tertulis juga bertanggung jawab atas kesalahan. Kesalahan memberikan gambaran yang tidak akurat tentang keuangan Anda dan dapat menyebabkan pilihan bisnis yang tidak sehat. Pengembalian pajak yang salah menyebabkan Anda rentan terhadap hukuman dan biaya otoritas sepanjang musim pajak.

Hindari harga tambahan dengan program akuntansi tanpa kertas. Paket ini cepat dan menghitung angka untuk Anda. info disimpan di dalam cloud, sehingga Anda memiliki akses ke sana dari perangkat apa pun yang terhubung ke internet.

3) Gunakan alat kolaborasi digital

Komunikasi adalah sisi yang sangat penting dari tenaga kerja yang kuat. begitu staf berkolaborasi sepanjang hari kerja, bisnis Anda menjalankan semacam mesin yang diminyaki dengan baik. Gunakan alat kolaborasi digital agar percakapan tetap berjalan tanpa membuang-buang kertas.

Banyak alat online memungkinkan Anda untuk berbagi dokumen, folder, dan datang. Anda juga dapat menggunakan manajemen tugas dan aplikasi obrolan video. alih-alih bertukar file kertas, mintalah staf berkolaborasi di dalam cloud.

4) Pindai salinan digital

Ada sedikit pertanyaan Anda ingin menyimpan catatan untuk bisnis Anda. Entri akuntansi, kontrak, tagihan—daftarnya terus bertambah. Mengurangi jumlah salinan melelahkan yang Anda simpan adalah teknik untuk menjaga dokumen tetap terkendali.

Untuk mengurangi kertas perlakuan buruk dalam titik geografis, pindai salinan digital. Anda akan dapat mengimpor dokumen ke dalam produk atau menyimpannya sebagai file di komputer Anda. pertimbangkan untuk menyimpan dokumen bisnis di dalam cloud. Dengan begitu, formulir tidak akan hilang jika komputer Anda mogok.

5) Memiliki Akses Ke Semuanya Di Ujung Jari Anda

“Kapan tagihan saya jatuh tempo?” klien Anda bertanya. Jika Anda ingin muncul melalui kotak sepatu yang penuh dengan dokumen kusut untuk mencari solusi, inilah saatnya untuk menggunakan sistem file tanpa kertas.

Dengan sistem bisnis tanpa kertas, Anda tidak perlu harus bekerja keras untuk mencari dokumen. Jika Anda menggunakan sistem file berbasis cloud, Anda akan dapat mengakses pengetahuan dari perangkat apa pun dengan asosiasi online. sebagai contoh, jika Anda menggunakan paket akuntansi online, Anda dapat memperbarui buku Anda kapan pun Anda mau, dari lokasi mana pun yang Anda inginkan.

Sistem tanpa kertas akan membangun informasi klien yang menarik lebih cepat dan lebih mudah diakses. Dan, Anda akan dapat mengirim kampanye email yang disesuaikan kepada pelanggan daripada mengirimkan promosi.

Saat Anda melakukan bank online, Anda tidak dibatasi oleh jam kerja bank. Anda memiliki akses 24/7 ke akun Anda, memberi Anda kebebasan untuk melihat saldo akun dan membayar tagihan kapan pun Anda mau. Ini juga menghemat waktu Anda karena Anda tidak perlu dipaksa untuk mengambil keputusan dalam setiap kali Anda ingin memverifikasi dana.

6) Transfer informasi antar staf.

Berbagi informasi di antara karyawan Anda mungkin merupakan bagian penting dari memiliki bisnis yang makmur. namun begitu semuanya ditulis di kartu catatan, mentransfer informasi akan merepotkan.

Menggunakan alat kolaborasi digital tidak hanya mengurangi kertas di tempat kerja, tetapi juga memudahkan untuk berbagi informasi dan mengalir ke info. Hal ini dapat meningkatkan kerjasama, mendorong inovasi, dan mencegah masuknya informasi.

Alat online memungkinkan staf berbagi dokumen, folder, terkait dengan penganiayaan sistem yang ekonomis. staf akan berkolaborasi dalam cloud daripada menantikan rekan kerja yang menyediakan file kertas.

7) Terima Pembayaran klien lebih cepat

Jika Anda memberikan kredit kepada pelanggan, Anda bertujuan harus dipaksa untuk menagih mereka pada satu atau lain tujuan. daripada faktur kertas sebab-akibat, Anda akan dapat beralih ke faktur elektronik, menghemat uang tunai di atas kertas, amplop, dan perangko. Selain penghematan harga penawaran, ada juga kemungkinan Anda bisa mempercepat pembayaran.

Saat Anda mengirim faktur email rekanan, klien Anda mungkin dapat menerimanya sekarang, yang dapat mempercepat namun sebelum lama mereka membayar. Jika Anda menggunakan paket yang memungkinkan Anda untuk membuat dan melacak faktur, Anda dapat menangani faktur yang belum dibayar lebih cepat dengan menyebabkan permintaan pembayaran lanjutan, setelah diterima.

Ingatlah bahwa faktur online mungkin tidak berfungsi untuk setiap klien. Beberapa pelanggan lebih suka menerima faktur fisik. Anda harus memiliki kemungkinan rekanan yang memungkinkan pelanggan memilih faktur elektronik jika mereka mau.

8) Tanggung Jawab Pemilik Bisnis Kontur

Pemotongan dan penyetoran pajak mungkin merupakan tugas yang tidak dapat dihindari oleh pemilik bisnis. terlepas dari struktur bisnis Anda, Anda berutang pajak kepada pemerintah. Dan jika Anda memiliki staf, Anda mungkin harus membayar pajak tambahan.

Untuk mengubah tanggung jawab pembayaran pajak Anda, Anda dapat mendaftar ke Sistem Pembayaran Pajak Federal Elektronik (EFTPS). perlakuan buruk EFTPS gratis, dan menyederhanakan pembayaran pajak Anda. Dan, Anda hanya dapat mengakses riwayat pembayaran Anda.

Cari alternatif digital untuk tanggung jawab pemilik bisnis alternatif. Sebagai contoh, Anda dapat mengajukan permohonan EIN (Nomor Identifikasi Perusahaan) rekanan secara online daripada mengajukan jenis kertas SS-4. setelah Anda mengajukan online dan disetujui, otoritas sekarang memberikan EIN Anda. namun setelah Anda mengirim faks atau mengirim jenis SS-4, Anda tidak akan menerima EIN selama berhari-hari atau berminggu-minggu.

Keuntungan tempat kerja tanpa kertas untuk Bisnis

Mengurangi penggunaan kertas dalam titik geografis akan memiliki beberapa efek positif. Berikut adalah sejumlah keuntungan tempat kerja tanpa kertas:

Menghemat waktu: Sifat otomatis dokumen elektronik menghemat waktu dari info tulisan tangan.

Informasi yang dapat diakses: karena Anda menyimpan pengetahuan di cloud, Anda akan dapat mengaksesnya dari perangkat apa pun dengan koneksi online.

Layanan klien yang ditingkatkan: Tempat kerja tanpa kertas membantu Anda mengelola informasi dan komunikasi klien dengan lebih cepat.

Solusi penyimpanan yang mudah: Catatan digital membutuhkan lebih sedikit area daripada lemari arsip yang penuh dengan pekerjaan.

Data aman: sistem online berjalan di server yang aman, sehingga hanya pengguna yang disetujui yang akan mengakses info.

Kesimpulan

Sangat tidak mungkin bisnis Anda akan benar-benar tanpa kertas. Namun, mengurangi jumlah kertas Anda menggunakan operasi yang disederhanakan. Dengan proses yang lebih praktis, Anda akan dapat mulai bepergian tanpa kertas, mengembangkan perusahaan, dan menurunkan harga.

Berikut adalah infografis yang berisi informasi terbaik tentang mengapa harus tanpa kertas. Baca Infografis Di Bawah untuk lebih lanjut

Sumber Tambahan