5 Alat Kolaborasi yang Kuat untuk Bekerja dari Tim Rumah

Kolaborasi adalah elemen penting yang mendorong kinerja tenaga kerja.

Ini memperkuat kerja tim dan mendorong pemikiran inovatif dan kontribusi yang setara dari anggota tim dalam mencapai tujuan secara efisien.

Sebuah studi Stanford dari beberapa tahun yang lalu menunjukkan bahwa bahkan persepsi belaka tentang bekerja sama dengan tim meningkatkan kinerja individu.

Dengan COVID-19 telah memengaruhi dan mengubah cara bisnis berjalan secara global, kerja tim dan kolaborasi menjadi semakin penting.

Dan menantang untuk dieksekusi karena tim bekerja dari rumah. Akibatnya, perusahaan semakin bergantung pada alat kolaborasi jarak jauh online untuk terus mendorong inovasi, meningkatkan produktivitas karyawan, dan tetap relevan.

Di bawah ini kami telah mencantumkan 5 alat kolaborasi jarak jauh populer yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan komunikasi dan kerja tim antar karyawan, terutama di antara mereka yang saat ini bekerja dari rumah.

Alat Kolaborasi Dokumen & File – Google Documents/ Google Drive

Aplikasi berbagi dokumen dan file memainkan peran utama dalam perangkat kolaborasi. Mereka membantu tim dengan mudah berbagi dan berkolaborasi pada dokumen umum secara online.

Penelitian menunjukkan bahwa tim dapat membuat dokumen 33% lebih cepat dengan alat manajemen dokumen yang menghilangkan kebutuhan akan lampiran .

Salah satu pemain utama dalam kategori ini adalah Google Documents yang dengannya Anda dapat membuat dokumen, mengedit/meninjaunya, dan membaginya dengan orang lain, dari perangkat apa pun dan dari mana pun di dunia.

Anda juga dapat mengunduh dokumen dalam berbagai format file sesuai kebutuhan. Terintegrasi dengan Google Drive, memungkinkan Anda untuk mengatur dokumen Anda dengan rapi dan mengelola izin untuk mereka di seluruh organisasi.

Kapan harus menggunakan:

• Selama rapat online untuk mencatat
• Untuk mengembangkan ide secara kolaboratif selama sesi brainstorming online
• Untuk berkolaborasi secara real-time dalam mengedit dokumen
• Lacak kemajuan dokumen dengan riwayat versi
• Untuk berbagi dokumen penting dengan anggota tim, klien, atau pemangku kepentingan
• Berikan umpan balik instan pada dokumen atau buat saran untuk perubahan

Ruang Kerja Visual untuk Kolaborasi – Ciptakan

Diperkirakan lebih dari 60% Generasi X dan Milenial berkolaborasi lebih banyak melalui sarana visual.

Visual membantu orang mengomunikasikan ide, proses, alur kerja, desain, dll. dengan lebih baik. Inilah sebabnya mengapa sebagian besar ruang konferensi memiliki papan tulis di dalamnya; untuk membantu menambahkan aspek visual pada apa yang dibahas.

Platform kolaborasi visual menggantikan papan tulis tradisional ini dengan kanvas tak terbatas berbasis cloud di mana banyak orang dapat bekerja sama dalam mengembangkan ide dan desain mereka menggunakan elemen dan diagram visual.

Raksasa dalam industri ini adalah Creately. Ini menawarkan kanvas online tak terbatas yang dapat diskalakan dengan fitur menggambar intuitif untuk membantu tim berkolaborasi secara real-time dalam memvisualisasikan konsep lebih cepat.

Ini juga memiliki 1000-an templat yang dibuat sebelumnya berdasarkan berbagai skenario untuk pemasaran, pengembangan, desain, teknik, SDM, manajemen proyek, dan tim yang gesit.

Integrasinya yang mulus dengan Google Drive, Confluence, dan Slack semakin membantu memperkuat kolaborasi di seluruh tim lintas fungsi.

Kapan harus menggunakan:

• Untuk bertukar pikiran seputar ide menggunakan peta pikiran, papan ide, diagram tulang ikan, dll.
• Untuk melakukan Perencanaan Sprint online dengan tim Scrum Anda
• Untuk berkolaborasi secara real-time dalam mengembangkan ide/rencana menggunakan visual dan diagram, dari mana saja
• Untuk merencanakan dan meninjau alur pengguna, gambar rangka, dan mockup UI
• Untuk memvisualisasikan statistik dan informasi untuk laporan, dokumen, presentasi, dll.
• Untuk berbagi dan mendapatkan umpan balik tentang dokumen dari rekan kerja, pemangku kepentingan, dan klien

Aplikasi Perpesanan Tim – Slack

Kolaborasi dimulai dengan komunikasi yang baik antar karyawan.

Dan ada banyak aplikasi yang dibuat khusus untuk memfasilitasi komunikasi antar tim, baik mereka bekerja dari lokasi yang sama atau dari jarak jauh.

Meskipun Microsoft Teams dirancang untuk perusahaan perusahaan yang lebih besar, sering kali dianggap sulit untuk diatur dibandingkan dengan Slack, yang lebih mudah untuk diatur dan dikelola.

Jadi untuk posting ini, kami memutuskan untuk tetap menggunakan Slack meskipun Microsoft Teams memiliki basis pengguna yang lebih besar, dengan alasan lebih mudah untuk diatur dan digunakan dan merupakan pilihan yang tepat untuk pesan instan untuk bisnis.

Slack adalah alat komunikasi yang hebat untuk tim dari semua ukuran apakah mereka berada di rumah atau jarak jauh. Ini memungkinkan tim untuk terhubung dengan rekan kerja melalui pesan instan, panggilan video, dan bahkan membuat saluran terpisah yang tidak terkait dengan pekerjaan untuk bersosialisasi.

Kapan menggunakannya;

• Ini menggantikan email, panggilan telepon, dan pesan teks saat Anda ingin berkomunikasi dengan tim Anda
• Untuk menyimpan informasi penting, dokumen, tautan ke sumber daya, dll. disimpan dalam riwayat obrolan Anda. Anda dapat dengan cepat menemukannya dengan opsi pencarian
• Untuk mengatur pengingat untuk diri sendiri dan tim Anda untuk acara-acara penting (yaitu scrum harian)
• Untuk terhubung dengan rekan kerja Anda melalui panggilan audio atau video
• Untuk menciptakan ruang komunitas yang menyenangkan bagi tim Anda untuk terikat pada hal-hal yang tidak terkait dengan pekerjaan
• Untuk memecahkan masalah, beri tahu orang lain, bertukar pikiran seputar ide dan bagikan pembaruan tugas/proyek
• Untuk membagikan status ketersediaan Anda selama jam kerja

Alat Rapat Online – Zoom

Saat bekerja dari jarak jauh, tidak mungkin bertemu dan bekerja secara langsung; tetapi konferensi video memungkinkan percakapan 'tatap muka' secara virtual.

Dan untuk tim jarak jauh, mereka sangat penting untuk membangun kepercayaan dan memberikan isyarat visual yang diperlukan untuk komunikasi yang efektif.

Ada banyak alat di luar sana di pasar. Bloomberg melaporkan bahwa pasar konferensi video global akan berkembang pada tingkat pertumbuhan tahunan gabungan sebesar 9,2% hingga tahun 2025, menumbuhkan pasar itu hingga nilai $6,7 miliar . Ini juga menyatakan bahwa 51% pekerja telah melakukan panggilan video untuk bekerja, dari kantor rumah sementara 33% melakukannya dari fasilitas rekan kerja .

Alat populer yang digunakan di seluruh dunia untuk konferensi video adalah Zoom. Sejak awal pandemi COVID-19, Zoom telah meningkatkan basis penggunanya pada rekor tertinggi. Diperkirakan perusahaan telah menambahkan 2,22 juta pengguna aktif bulanan sejauh ini pada tahun 2020, sementara pada tahun 2019 bertambah 1,99 juta .

Kapan menggunakannya;

• Untuk konferensi video dan konferensi audio dengan rekan kerja
• Untuk melakukan pertemuan jarak jauh dengan anggota tim, klien, pemangku kepentingan, dll.
• Untuk melakukan wawancara jarak jauh dan melakukan sesi pelatihan untuk karyawan jarak jauh baru
• Untuk melakukan webinar dan acara pemasaran lainnya
• Untuk menjadwalkan dan merekam rapat
• Untuk berbagi layar

Manajemen Proyek – Favro

Selama beberapa tahun terakhir, perangkat lunak manajemen proyek/tugas telah menjadi sangat populer, bahkan sekarang lebih populer karena sebagian besar tim memiliki anggota yang bekerja dari jarak jauh.

Baik Anda hanya ingin mengatur tugas proyek atau sistem tingkat perusahaan untuk merencanakan dan memantau proyek, ada solusi untuk semua orang.

Favro menawarkan ruang tunggal bagi tim terdistribusi untuk berkolaborasi dalam perencanaan, pengorganisasian, dan pelacakan kemajuan tugas/proyek yang sedang mereka kerjakan.

Kapan menggunakannya:

• Untuk memvisualisasikan pekerjaan yang sedang berjalan menggunakan peta jalan, daftar, dan lembar, identifikasi kemacetan dan tetap sinkron sebagai sebuah tim
• Untuk membuat dan berkolaborasi pada konten yang diperlukan untuk proyek dalam aplikasi
• Untuk merencanakan proyek dan menetapkan tugas dan tugas di antara anggota tim
• Untuk membuat tumpukan pekerjaan yang harus dilakukan di masa depan dan koleksi (ruang kerja) untuk tim yang terpisah
• Untuk meninjau dan meninggalkan umpan balik pada proyek untuk rekan-rekan

Apa Alat Kolaborasi Jarak Jauh Favorit Anda?

Kunci untuk kolaborasi jarak jauh yang mulus adalah menggunakan alat yang tepat untuk tujuan yang tepat dan menggunakan seperangkat alat yang terbatas untuk menghindari kebingungan. Untuk mempromosikan penggunaan alat yang lebih efisien, miliki pedoman yang jelas tentang kapan dan bagaimana menggunakannya ditulis dan dibagikan dengan tim.

Kami berharap 5 alat kolaborasi jarak jauh ini akan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan secara efisien.

Beri tahu kami tanggapan Anda di bagian komentar di bawah.