Panduan Utama untuk Melakukan Wawancara Jarak Jauh yang Sukses

Team Creately telah bekerja dari rumah selama hampir dua bulan, sejak awal pandemi COVID-19.

Bagaimana keadaannya , Anda mungkin bertanya-tanya.

Sekarang semua orang di tim telah berhasil memahami teknik bekerja dari rumah sambil tetap produktif seperti biasanya. Kami telah bekerja lebih keras (ingat, tanpa kelelahan dan sambil menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat) daripada yang pernah kami lakukan sebelum seluruh situasi penguncian menimpa kami.

Dan yang paling penting, kami dapat mengembangkan tim kami, dan ini terjadi saat semua orang bekerja dari rumah.

Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan proses, praktik terbaik, dan alat yang telah kami ikuti dan gunakan untuk berhasil mewawancarai dan merekrut karyawan baru, bahkan tanpa bertemu langsung dengan mereka. Baca terus untuk menemukan,

Praktik Terbaik Wawancara Jarak Jauh

Bagi kami, proses perekrutan anggota tim baru dari jarak jauh tetap sama seperti dalam proses perekrutan umum hingga pemilihan kandidat.

Proses perekrutan standar kami dibahas langkah demi langkah dalam posting kami Cara Meningkatkan Tingkat Konversi Kandidat dan Pengalaman Kandidat; di dalamnya Anda dapat mempelajari caranya,

• Identifikasi kebutuhan perekrutan
• Siapkan deskripsi pekerjaan
• Rancang strategi rekrutmen Anda
• Seleksi dan daftar kandidat

Praktik terbaik berikut akan membantu Anda merampingkan proses wawancara dan perekrutan kandidat dari jarak jauh .

Melakukan Wawancara

Di Creately, kami melakukan tiga kali pertemuan wawancara dengan kandidat; Penyaringan SDM, diskusi satu lawan satu dengan manajer tim, dan diskusi satu lawan satu dengan CEO.

Di bawah ini adalah beberapa praktik yang kami ikuti untuk menjaga agar semuanya tetap efektif selama setiap pertemuan ini.

Menggunakan Alat yang Tepat untuk Melakukan Wawancara

Saat mewawancarai kandidat dari jarak jauh, wawancara telepon dan video adalah saluran utama yang tersedia untuk komunikasi.

Meskipun Anda dapat mengandalkan panggilan audio untuk melakukan wawancara pendahuluan, penting bagi Anda untuk menggunakan panggilan video untuk diskusi selanjutnya.

Wawancara yang dilakukan di tempat memberi Anda kesempatan untuk terhubung dengan kandidat Anda dengan mudah karena Anda dapat melihat dan membaca bahasa tubuh mereka dengan benar. Selama wawancara jarak jauh, video dapat membantu Anda melakukan ini secara virtual.

Mempersiapkan Wawancara

Untuk wawancara tatap muka, Anda akan bersiap-siap dengan meninjau serangkaian pertanyaan yang akan Anda sampaikan kepada orang yang Anda wawancarai, dengan menyiapkan ruang pertemuan, bahkan mungkin dengan memeriksa kandidat untuk memastikan mereka masih hadir.

Wawancara jarak jauh juga membutuhkan persiapan.

• Tetapkan harapan sebelumnya .

Penting bagi Anda untuk memberi tahu kandidat apa yang Anda harapkan; ini akan mencakup rincian klarifikasi seperti waktu wawancara akan berlangsung, komunikasi serta alat lain yang akan digunakan selama rapat, nama dan penunjukan orang lain yang bergabung dalam panggilan dari pihak Anda, agenda rapat , dll. Rincian ini dapat dicantumkan dalam email pengantar yang dapat Anda kirim sebelumnya.

• Pastikan bahwa teknologi Anda sesuai.

Putus selama wawancara karena koneksi internet yang salah mungkin tampak tidak terlalu profesional. Pastikan Anda telah menginstal atau login dengan benar ke alat yang akan Anda gunakan, perangkat Anda terisi daya dengan benar dan yang terpenting koneksi internet Anda berfungsi dengan baik, setidaknya satu jam sebelum wawancara.

• Singkirkan gangguan.

Pastikan Anda duduk di tempat yang tenang tanpa ada pengalihan (yaitu orang-orang yang berjalan-jalan, layar TV, kamar tidur yang berantakan, dll.) di latar belakang. Selain itu, pastikan untuk mematikan ponsel dan menonaktifkan peringatan lain di perangkat Anda. Dan meminimalkan gerakan Anda selama wawancara; jika Anda terlibat dalam tugas lain atau berjalan-jalan selama diskusi, itu akan mempersulit kandidat untuk tetap fokus.

• Siapkan pertanyaan wawancara Anda.

Mempersiapkan pertanyaan Anda sebelumnya akan membantu Anda melakukan percakapan yang bermakna dengan peserta. Dan itu juga akan membantu Anda mengevaluasi kandidat Anda dengan benar. Ini sangat penting selama wawancara jarak jauh karena Anda tidak dapat memperpanjang pertemuan di luar agenda mencoba memikirkan pertanyaan yang harus Anda ajukan.

• Dandani bagiannya.

Meskipun Anda mungkin bekerja dari rumah, Anda masih mewawancarai orang luar. Jadi penting untuk terlihat profesional dan memberikan kesan pertama yang baik.

Selama Wawancara

Berbeda dengan wawancara langsung, ada beberapa hal yang perlu Anda lakukan dan hindari melakukannya selama wawancara jarak jauh.

• Jangan membuatnya terlalu ramai .

Karena itu akan menciptakan gangguan yang tidak perlu seperti pertanyaan yang tidak terkoordinasi. Hanya hadirkan anggota tim yang diperlukan, dan kecuali mereka berbicara, mikrofon mereka harus dimatikan agar orang yang menanyai kandidat dapat melakukannya tanpa menyebabkan interupsi.

• Berperilaku seperti yang Anda lakukan secara langsung .

Perhatikan ekspresi wajah, nada suara, dan cara Anda berperilaku selama wawancara. Tersenyumlah dan tertawalah seperlunya dan bantulah kandidat dengan mudah masuk ke dalam percakapan. Tunggu beberapa detik di akhir setiap kalimat untuk memastikan Anda tidak membicarakan satu sama lain. Dan yang paling penting, perhatikan kamera atau layar, bukan bayangan Anda sendiri.

• Memiliki rencana cadangan.

Tidak peduli seberapa siap Anda, hal-hal mungkin masih salah (yaitu listrik mati). Jika situasi seperti itu terjadi, Anda harus siap untuk menanganinya dengan sukses. Miliki detail kontak alternatif seperti nomor telepon atau email mereka di sisi Anda. Dengan cara ini, Anda dapat memilih percakapan audio dengan kandidat melalui telepon.

Mengevaluasi Kandidat

Setelah penyaringan SDM, dan sebelum diskusi dengan manajer tim, kandidat akan dievaluasi dengan tes bakat. Berdasarkan hasil tes, kandidat kemudian akan melakukan wawancara dengan ketua tim.

Berikut adalah beberapa pendekatan yang berhasil bagi kami saat mengevaluasi kandidat secara online.

• Gunakan perangkat lunak pelacakan perilaku dan waktu untuk melacak aktivitas kandidat saat melakukan tes. Sebelum tes, beri tahu kandidat bahwa layar mereka akan dibagikan dan oleh karena itu mereka harus menghapus informasi rahasia apa pun agar tidak terlihat.

• Atau gunakan perangkat lunak berbagi layar untuk memantau kinerjanya. Selama sesi pengkodean rekan kami, kandidat diminta untuk membagikan layar mereka, sehingga pemimpin tim dapat mengamati saat mereka menulis kode dan mengevaluasi keterampilan mereka.

• Persiapkan kandidat untuk ujian dengan menjelaskan kepada mereka apa yang diharapkan. Kami mengirimi mereka email pengantar yang memberi mereka tautan untuk memesan slot waktu yang nyaman untuk ujian menggunakan perangkat lunak penjadwalan janji temu online. Email tersebut juga memberi tahu mereka tentang alat yang harus mereka gunakan dan menjelaskan panduan tentang cara melanjutkan selama pengujian.

• Luangkan waktu beberapa menit sebelum ujian untuk mengingatkan kandidat tentang pedoman melalui panggilan video.

Mempekerjakan Kandidat

Selama sebulan terakhir, lima anggota baru telah bergabung dengan Creately saat semua orang bekerja dari rumah, tersebar di seluruh negeri. Apa yang luar biasa tentang itu adalah bahwa perekrutan mereka dilakukan sepenuhnya secara online. Tanpa satu wawancara langsung.

Bagaimana kami melakukannya?

• Untuk melakukan verifikasi latar belakang, kami biasanya mengandalkan panggilan telepon, seperti yang kami lakukan dengan rekrutmen lainnya. Kami juga memelihara database dengan catatan semua informasi yang kami kumpulkan.

• Setelah wawancara terakhir dengan CEO, kami mengirim surat penawaran melalui layanan tanda elektronik. Ini akan memungkinkan mereka untuk memberikan tanda tangan mereka pada perjanjian menggunakan browser atau ponsel.

Alat untuk Melakukan Wawancara Jarak Jauh

Berikut adalah alat yang kami gunakan untuk merampingkan proses rekrutmen kami.

Airtable – Airtable memungkinkan untuk menyimpan informasi dalam spreadsheet, tetapi dengan cara yang lebih menarik secara visual. Kami menggunakan perangkat lunak ini untuk menyimpan catatan informasi kandidat serta menghasilkan formulir yang kami gunakan untuk mengumpulkan data (yaitu alamat email, nomor telepon, profil LinkedIn, dll.) dari kandidat.

Calendly – ​​Sangat cocok untuk penjadwalan janji temu online. Ini membantu kami mendapatkan kandidat untuk memilih waktu yang nyaman bagi mereka dari slot waktu yang tersedia untuk wawancara/tes bakat.

Google Meet – Kami melakukan panggilan video melalui Google Meet, yang juga memungkinkan untuk berbagi layar, yang berguna selama tes bakat.

Google Formulir – Tes bakat kami dibuat dengan formulir Google. Dan itu terintegrasi dengan perangkat lunak pelacakan perilaku dan waktu seperti Timify yang kami gunakan untuk memantau aktivitas kandidat selama pengujian.

Adobe Sign – Ini adalah perangkat lunak tanda tangan elektronik terenkripsi yang memungkinkan Anda mengirim, menandatangani, melacak, dan mengelola proses tanda tangan menggunakan browser atau perangkat seluler. Kami menggunakannya untuk mendapatkan tanda tangan untuk perjanjian dan kontrak online.

Punya Lebih Banyak Tips?

Di mana teknologi telah memungkinkan untuk bekerja dari kenyamanan rumah Anda sendiri, mewawancarai dan mempekerjakan karyawan yang sempurna untuk organisasi Anda bukanlah hal yang mustahil. Kami harap panduan ini akan membantu Anda dalam prosesnya.

Semoga berhasil dengan wawancara jarak jauh Anda!

Ada yang ingin ditambahkan? Bagikan pendapat Anda di bagian komentar di bawah.