Bagaimana Melakukan Tinjauan Kinerja Jarak Jauh: Panduan Lengkap

Semakin lama kita berada dalam penguncian, semakin penting untuk menemukan cara untuk mengembalikan rutinitas bisnis reguler sehingga karyawan tidak merasa seperti ditinggalkan dalam keadaan limbo ini selamanya. Namun saat kami menyesuaikan diri dengan ritme dan strategi baru kami, orang mungkin bertanya-tanya apakah tinjauan kinerja jarak jauh masih memiliki tempat. Kita perlu menahan keinginan untuk sepenuhnya menghapus tahun ini dan berasumsi bahwa kita hanya boleh kembali ke tinjauan kinerja setelah semuanya kembali normal.

Tinjauan kinerja sangat penting untuk memastikan pengelolaan individu dan tim yang efisien, untuk mencapai tujuan dan keberhasilan organisasi mereka. Dan di saat kelangsungan hidup bisnis bergantung pada seberapa efektif mereka dapat mengelola staf jarak jauh mereka, manajemen kinerja yang efektif adalah kunci untuk menciptakan keselarasan dan pemahaman bersama. Ini menjelaskan apa yang harus dicapai dan apa yang individu atau tim harus lakukan, pelajari, dan kembangkan untuk menjadi sukses di masa yang penuh tantangan ini.

Bagaimana Menyesuaikan diri dengan COVID

Bahkan sebelum pandemi, tinjauan kinerja membawa serta tingkat stres di antara karyawan. Orang-orang ragu-ragu untuk dikritik dan lebih suka menghindari percakapan yang sulit. Bekerja dari rumah telah menciptakan rasa terisolasi dan kesepian yang dapat diperburuk oleh tinjauan kinerja jarak jauh.

Kami harus mengakui bahwa ini bukan ulasan biasa dan tidak akan diperlakukan seperti itu. Komunikasikan kepada karyawan perlunya tinjauan kinerja jarak jauh dan jelaskan dengan jelas bagaimana prosesnya akan berlangsung.
Penting untuk membuat perubahan yang memperhitungkan jarak fisik, gangguan teknologi, kesulitan komunikasi, dan faktor lain yang membuat tinjauan kinerja jarak jauh kurang intuitif bagi banyak manajer. Dan yang paling penting, organisasi tidak dapat mengandalkan strategi yang hanya berfungsi dengan baik untuk percakapan di kantor.

Menetapkan Harapan

Akui bahwa baik organisasi maupun karyawannya harus menjalani tantangan yang signifikan tahun ini. Selama pembatasan COVID-19, kepemimpinan yang penuh kasih harus menjadi prioritas. Sebagai seorang manajer, Anda perlu menyesuaikan dan mengaitkan kinerja karyawan dengan kesejahteraan.

Format: Jelaskan secara tertulis bagaimana tinjauan kinerja jarak jauh akan dilakukan. Uraikan langkah-langkahnya dengan jelas, bagaimana persiapan yang perlu dilakukan karyawan, apakah akan dilakukan melalui video call dan di platform apa, dll.

Undangan – Garis besar siapa yang akan hadir selama peninjauan. Berapa putaran yang akan dilakukan dan tujuan kehadiran setiap anggota yang hadir.

Durasi – Kirim undangan kalender jauh-jauh hari. Biasanya, yang terbaik adalah memberi karyawan pemberitahuan antara satu dan dua minggu sehingga mereka dapat menyiapkan semua materi yang diperlukan untuk tinjauan kinerja jarak jauh. Cantumkan berapa lama pertemuan diharapkan berlangsung dalam undangan.

Struktur – Dalam undangan kalender Anda dan/atau email terkait, uraikan apa yang akan Anda diskusikan. Topik yang akan Anda lalui dan bagaimana Anda akan mengukur kinerjanya.

Melakukan Tinjauan Kinerja Jarak Jauh

Terhubung melalui video

Bahasa tubuh mengomunikasikan banyak detail dan cara terbaik untuk melakukan percakapan yang bermakna adalah dengan interaksi tatap muka. Panggilan video adalah hal terbaik berikutnya untuk berada di ruangan yang sama dengan seorang karyawan. Anda dapat menggunakan fitur konferensi video bawaan Creately untuk melakukan percakapan dengan karyawan saat Anda membahas kriteria kinerja mereka, meninjau pekerjaan dari tahun sebelumnya, dan menetapkan tujuan untuk masa depan semuanya secara real-time di kanvasnya yang tak terbatas.

Memiliki panduan percakapan

Tinjauan kinerja bukanlah pertemuan mengejar tujuan umum. Rapat yang terfokus, ringkas, dan dipikirkan matang-matang adalah yang paling efektif. Siapkan panduan percakapan dengan topik yang perlu Anda sentuh, parameter evaluasi yang berbeda yang perlu Anda lalui, dan bagian spesifik yang Anda perlukan umpan balik dari karyawan. Terstruktur dan fokus; meskipun Anda harus memiliki fleksibilitas, penting bagi Anda untuk melewati semua area penilaian dalam waktu yang ditentukan.

Berikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan sebelum sesi – Sisihkan waktu yang ditentukan untuk anggota tim Anda untuk mendiskusikan pertanyaan atau masalah yang mereka miliki. Ini memberdayakan mereka untuk bersiap dan berbagi.

Menetapkan harapan yang jelas dapat membantu Anda dan tim Anda tetap pada tugas selama peninjauan, bahkan dalam pengaturan virtual.

Gunakan template dan alat analisis

Sangat penting untuk memahami apa yang Anda evaluasi dan bagaimana Anda akan mengukur kinerja. Template terstruktur memastikan kejernihan pemikiran dan merampingkan proses peninjauan kinerja jarak jauh sehingga semua orang di organisasi dapat berada di halaman yang sama. Karyawan dapat memahami dengan lebih baik apa yang diharapkan sehingga mereka dapat mempersiapkan diri dan melakukan diskusi yang lebih bermakna dalam hal percakapan tatap muka.

SWOT Pribadi

Alat ini sangat bagus untuk refleksi diri individu. Ini memberi karyawan struktur di mana mereka dapat dengan jujur ​​menilai sifat positif dan negatif mereka dan menemukan area peningkatan dan potensi tersembunyi. Anda dapat mengirimkan latihan penilaian mandiri kepada karyawan beberapa hari sebelum tinjauan kinerja jarak jauh. Dengan Creately, manajer dapat meninjau analisis SWOT yang telah selesai dan menambahkan masukan dan komentar mereka ke setiap bagian.

Tujuan SMART

Tinjauan kinerja adalah tentang memetakan jalur karier individu dengan karyawan seperti halnya mengevaluasi kinerja masa lalu. Selama tinjauan kinerja jarak jauh, penting untuk meyakinkan karyawan bahwa kontribusi mereka sangat penting bagi perusahaan dan mengarahkan lintasan berwawasan ke depan baik untuk individu maupun organisasi.

Menetapkan tujuan dapat memfokuskan kembali niat dan memberikan konteks pada upaya.

Sasaran SMART adalah target konkret yang ingin Anda capai dari waktu ke waktu. Manajer dan karyawan harus menyusun tujuan ini bersama-sama. “SMART” adalah akronim yang menggambarkan karakteristik paling penting dari setiap tujuan.

Rencana aksi

Dokumen ini menjabarkan tugas-tugas yang harus Anda selesaikan untuk mencapai tujuan Anda. Ini memecah proses menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti berdasarkan garis waktu. Rencana tindakan akan menguraikan semua langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan Anda dan membantu Anda mencapai target secara efisien. Anda dapat menetapkan kerangka waktu untuk setiap langkah dalam proses. Bergantung pada kebutuhan dan preferensi Anda, Anda dapat menggunakan dokumen ini untuk menetapkan satu atau beberapa tujuan.

Hal-hal yang perlu diingat

lakukan

• Pendekatan evaluasi Anda dengan lebih banyak fleksibilitas, keringanan hukuman, empati, dan kasih sayang.
• Kenali dan tunjukkan penghargaan untuk orang-orang yang bekerja keras dan terlibat. Ini penting untuk moral mereka dan kemampuan organisasi Anda untuk mempertahankan mereka.

Jangan

• Terlalu kritis terhadap orang yang berkinerja buruk. Beri mereka waktu tenggang untuk membiasakan diri bekerja dari jarak jauh dan membalikkan keadaan.
• Biarkan bias masuk. Buat keputusan berdasarkan data. Tanyakan rekan kerja dan dapatkan informasi lebih lanjut tentang seberapa baik karyawan lain berkomunikasi, berkolaborasi, dan membantu.
• Anggap saja itu hanya sesuatu yang perlu diselesaikan. Gunakan tinjauan kinerja jarak jauh sebagai alat untuk mengidentifikasi titik-titik buta dan peluang tersembunyi dalam cara bisnis Anda beroperasi.

Semua hal dipertimbangkan, terlepas dari tantangan tinjauan kinerja jarak jauh, manfaatnya bisa sangat positif. Ini memberi Anda kesempatan untuk terhubung dengan karyawan dan melakukan percakapan yang bermakna dengan mereka tentang kinerja mereka. Tetapi yang lebih penting, mendengar langsung dari karyawan selama masa-masa aneh ini akan memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang tantangan yang mereka hadapi. Anda kemudian dapat membuat kebijakan yang mempertimbangkan faktor-faktor ini dan membuat keputusan yang menciptakan lingkungan kerja jarak jauh yang lebih efisien.