Panduan Cepat untuk Perencanaan Program Increment (PI) Jarak Jauh yang Lebih Mudah

Perencanaan PI adalah bagian penting dari Scaled Agile Framework ^TM . Ini adalah cara yang bagus untuk membuat tim Anda selaras dan fokus pada apa yang penting. Namun, mungkin sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai. Panduan ini akan memandu Anda melalui dasar-dasar Perencanaan PI dan apa yang perlu Anda sertakan dalam agenda Anda untuk mencapai hasil perencanaan yang sukses.

Apa itu perencanaan PI?

Perencanaan Peningkatan Program, atau perencanaan PI, adalah acara berbasis irama yang penting untuk keberhasilan pelaksanaan rilis tangkas. Ini adalah inti dari Agile Release Train (ART), menyelaraskan semua tim di ART dengan misi dan visi bersama.

Sesi perencanaan PI adalah acara yang dijadwalkan secara rutin yang diadakan sepanjang tahun di mana beberapa tim di Kereta Rilis Agile yang sama bertemu untuk membahas fitur, jalan ke depan, peta jalan, dan dependensi lintas tim.

Acara Perencanaan PI biasanya diselenggarakan oleh Release Train Engineer (Scrum Master) dan diadakan selama periode 2 hari yang mencakup 8 hingga 12 minggu peningkatan program.

Organisasi dapat memutuskan kapan harus mengadakan sesi PI. Misalnya, banyak perusahaan menjadwalkan perencanaan PI di awal kenaikan program dan setelah memeriksa dan mengadaptasi iterasi, sementara beberapa memilih untuk mengadakan sesi setiap tiga bulan. Sesi ini terjadi secara teratur pada jadwal tetap yang memungkinkan manajer proyek atau tim yang relevan untuk merencanakan sebelumnya.

SAFe atau Scaled Agile Framework ^TM adalah seperangkat pedoman dan praktik yang mendukung organisasi yang lebih besar untuk mengadopsi kelincahan. Ini terdiri dari empat langkah; perencanaan, pelaksanaan, adaptasi, dan refleksi. SAFe diterima sebagai metodologi yang meningkatkan visibilitas, keselarasan, dan kolaborasi di antara berbagai tim dan level yang menghasilkan produktivitas dan pengiriman yang lebih baik.

Perencanaan PI Jarak Jauh

Sesi Perencanaan PI secara tradisional diadakan secara langsung. Namun, pandemi mengubah tempat kerja secara tidak dapat dibatalkan di mana menemukan tim dan anggota tim yang berbeda di satu tempat, secara langsung, tidak selalu memungkinkan. Dengan demikian, prioritasnya adalah mengumpulkan semua tim terkait yang merupakan bagian dari pekerjaan secara real-time untuk hadir dalam perencanaan. Untuk memfasilitasi dan mendukung sesi ini dari jarak jauh, sejumlah alat online dan teknologi yang diperlukan digunakan.

Mengapa Perencanaan PI Penting?

Perencanaan PI sangat penting untuk perusahaan dari semua ukuran tetapi sangat berharga untuk organisasi besar yang mungkin memiliki 100-200 tim dan 1000-an pengembang. Sebelum memperkenalkan perencanaan PI, tim-tim ini tidak memiliki komunikasi satu sama lain dan oleh karena itu informasi akan mengalir turun dari tingkat kepemimpinan dan manajemen yang mengarah ke konflik sumber daya, anggaran, dan pekerjaan.

Dengan Perencanaan PI di tempat, protokol komunikasi yang tepat memungkinkan tim untuk berkumpul dan mendiskusikan apa yang sedang mereka kerjakan dan memastikan bahwa dependensi dipahami dan dikelola secara efektif. Misalnya, situasi di mana dua tim mengerjakan fitur yang berbeda tanpa menyadari ada ketergantungan yang dapat menahan rilis atau memerlukan pengerjaan ulang kode yang signifikan, dapat dihindari.

Selama sesi Perencanaan PI, tim dan anggota tim bertemu tatap muka (dari jarak jauh atau secara langsung), membuka jalan bagi interaksi satu lawan satu yang akan menghasilkan kerja sama yang lebih baik dalam pekerjaan di masa depan. Di akhir sesi perencanaan PI, tim dilengkapi dengan rencana yang mencakup iterasi, backlog, tujuan, dan risiko untuk peningkatan program berikutnya.

Perencanaan PI secara singkat memungkinkan,

• komunikasi terstruktur dan visibilitas
• kolaborasi dan sinkronisasi yang lebih baik di antara tim yang berbeda
• kerja yang efektif, keselarasan pada tugas dan tujuan
• kemampuan untuk merilis fitur dalam waktu yang lebih singkat dan tetap sesuai anggaran.

Merencanakan Acara

Ada tiga langkah untuk Perencanaan PI yang sukses.

1. Kesiapan organisasi: Pastikan bahwa semua pemangku kepentingan dan pemimpin dalam program tersedia untuk berpartisipasi. Akan lebih baik jika sesi perencanaan PI dijadwalkan terlebih dahulu dan tim dikirimi pengingat.
2. Kesiapan isi : Visi dan tujuan sesi PI dan program perlu dipersiapkan dengan baik dan sejalan dengan waktu sesi. Ini harus dikomunikasikan dengan jelas kepada semua peserta pada hari pertama.
3. Persiapan logistik: Atur ruangan besar, jika secara langsung, Microsoft Teams atau panggilan tim Zoom yang dapat menampung semua peserta. Dalam sesi jarak jauh, gunakan ruang kerja kelompok untuk membagi tim menjadi kelompok-kelompok kecil sehingga mereka dapat lebih terlibat satu sama lain.

Sebelum acara PI, selain langkah-langkah di atas, pastikan bahwa item-item yang disebutkan di bawah ini juga diidentifikasi dan ditetapkan.

• Visi dan tujuan proyek
• Lingkup proyek, kendala, garis waktu, dan pencapaian
• Sumber daya yang dibutuhkan
• Peran dan tanggung jawab

Jadwal acara

Agenda acara perencanaan PI memainkan peran penting. Ini adalah kerangka kerja yang memandu peserta tentang apa yang perlu dibahas agar semua memahami peran mereka dalam membangun dan melaksanakan kereta rilis yang tangkas. Agenda harus selalu dibuat sederhana dan mudah sehingga peserta dapat fokus pada hal yang paling penting: memberikan nilai.

Meskipun perencanaan PI atau perencanaan PI jarak jauh mungkin berbeda untuk setiap organisasi, ada beberapa kesamaan. Di bawah ini adalah agenda standar untuk sesi perencanaan PI dua hari yang dapat Anda ikuti.

Konteks Bisnis

Pembaruan tentang status bisnis saat ini, visi portofolio, dan seberapa efektif solusi saat ini dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Ini biasanya disajikan oleh pemilik bisnis atau eksekutif senior.

Visi Produk/Solusi

Ini mencakup visi saat ini, yang mencakup 10 fitur teratas yang akan datang, setiap perubahan dari acara perencanaan PI sebelumnya, dan pencapaian prospektif. Visi produk/solusi biasanya disajikan oleh Manajemen Produk.

Visi Arsitektur & Praktik Pengembangan

Visi arsitektur dan perubahan terkait tangkas untuk peningkatan infrastruktur, proses pengembangan, dan komunikasi di PI mendatang. Departemen Arsitek/Teknik memimpin dalam menyajikan visi arsitektur dan praktik pengembangan.

Latar Belakang Perencanaan

Garis besar tentang bagaimana proses perencanaan bekerja dan apa yang diharapkan.

Sesi Breakout

Beberapa sesi breakout, setidaknya dua, tersebar selama dua hari. Untuk sesi pertama, tim akan bekerja untuk mengidentifikasi kapasitas, backlog, risiko, dan ketergantungan mereka untuk menghasilkan rancangan rencana yang mencakup tujuan PI tim awal untuk dibagikan dengan orang lain. Tujuan PI ini terdiri dari tujuan yang termasuk dalam rencana tetapi tidak dilakukan karena faktor atau risiko yang tidak diketahui.

Pada sesi kedua, yang biasanya berlangsung pada hari kedua, tim akan terus mengerjakan rencana dan melakukan penyesuaian seperlunya. Tujuan PI diselesaikan oleh tim sebelum diserahkan kepada pemilik bisnis atau manajemen senior untuk menetapkan nilai bisnis.

Tinjauan Rencana Rancangan

Tim mempresentasikan rancangan rencana untuk umpan balik. Di sini tim didorong untuk berkomunikasi dan mengidentifikasi ketergantungan terkait dengan tim lain atau kereta rilis yang gesit. Sesi ini adalah sesi dengan waktu yang ketat di mana tim mempresentasikan hasil perencanaan utama, draf tujuan PI, potensi risiko, dan ketergantungan. Pemilik bisnis dan tim lain memberikan masukan setelah masing-masing tim melakukan presentasi.

Ulasan Manajemen

Pemilik bisnis, pemangku kepentingan, dan manajemen akan bertemu untuk mengatasi tantangan yang disajikan dalam rancangan rencana untuk mengusulkan solusi atau perubahan. Perhatian khusus akan diberikan pada tantangan dalam ruang lingkup, masalah sumber daya, dan ketergantungan. Selama tinjauan manajemen dan pertemuan pemecahan masalah, manajemen akan melihat ke dalam menyortir perubahan ruang lingkup, menyelesaikan berbagai masalah, dan membuat penyesuaian.

Tinjauan Rencana Akhir

Setiap tim mempresentasikan rencananya kepada kelompok. Setelah setiap presentasi, setiap tim menyoroti risiko, ketergantungan, dan hambatan. Rencana tersebut disajikan kepada pemilik bisnis dan manajemen untuk disetujui. Jika rencana disetujui, tujuan PI diajukan untuk dilihat semua orang. Jika manajemen memiliki kekhawatiran tertentu, tim diberikan waktu untuk mengatasi masalah tersebut dan mempresentasikan rencana yang direvisi.

Risiko Program

Tim akan mengidentifikasi risiko yang menghambat pencapaian tujuan selama sesi perencanaan. Risiko yang teridentifikasi akan disajikan kepada seluruh kelompok dan ditangani dengan transparansi. Selama proses ini, risiko akan dikategorikan sebagai berikut.

• Terselesaikan: risiko tidak lagi menjadi perhatian dan telah diselesaikan
• Dimiliki: anggota grup mengambil alih risiko, yang tidak dapat diselesaikan selama diskusi
• Diterima: beberapa risiko dipahami dan diterima sebagai masalah potensial atau realitas situasi
• Dimitigasi: rencana diidentifikasi untuk mengurangi dampak risiko

Retrospektif

Sebuah retrospektif singkat diadakan untuk mendapatkan umpan balik tentang acara tersebut dan apa yang perlu diperbaiki untuk acara mendatang.

Input dan Output Perencanaan PI (Template Berguna)

Masukan

• Konteks bisnis

• Peta jalan dan visi

• 10 fitur teratas dari backlog program

Keluaran

• Tujuan PI berkomitmen: ini mencakup serangkaian tujuan SMART yang dibuat oleh tim dengan nilai bisnis yang ditetapkan oleh pemilik bisnis.

• Papan program: sertakan tanggal kapan fitur baru akan dirilis, ketergantungan antar tim, dan pencapaian.

Kiat untuk Perencanaan PI Jarak Jauh yang Berhasil

Acara perencanaan PI jarak jauh ideal untuk tim terdistribusi. Ini hemat biaya dan memungkinkan semua tim untuk berpartisipasi terlepas dari lokasi mereka. Selain tiga langkah penting yang disebutkan dalam 'Merencanakan Acara', penting untuk mencatat hal-hal berikut agar acara jarak jauh bebas cegukan.

Alat online adalah platform masuk Anda

Gunakan alat online untuk mengonfirmasi partisipasi, berbagi informasi, mengadakan rapat, dan berinteraksi secara waktu nyata. Juga, memiliki tim khusus untuk memfasilitasi sesi dan memberikan dukungan.

Buat jadwal dan daftarkan lembar jauh-jauh hari

Buat jadwal acara perencanaan PI dan informasikan kepada pemangku kepentingan jauh-jauh hari sebelumnya. Minta peserta untuk mendaftar untuk mengonfirmasi partisipasi mereka.

Pilih waktu yang tepat

Dengan tim terdistribusi, kemungkinan anggota tim tersebar di seluruh dunia dalam zona waktu yang berbeda. Saat memilih waktu acara, perhatikan perbedaan waktu dan pastikan acara tidak lebih dari 6-8 jam.

Etika yang harus diikuti

Untuk menghindari miskomunikasi, dan interupsi yang tidak perlu, sebarkan daftar etiket yang harus diikuti. Misalnya, minta semua anggota tim untuk menyalakan kamera mereka dan berpartisipasi secara aktif. Selain itu, pastikan untuk memberi tahu mereka kapan diperbolehkan untuk berbicara dan kapan harus mematikan mikrofon.

Hindari monoton dan bangun kepercayaan

Berikan peserta waktu istirahat dengan memasukkan beberapa istirahat 5 menit dan juga sesi ice breaker untuk menjaga hal-hal menarik dan untuk membangun kepercayaan.

Rekam sesi

Streaming langsung dan rekam sesi. Ini berguna untuk anggota tim yang mungkin melewatkan sesi karena keadaan yang tidak dapat dihindari atau jika Anda perlu merujuk kembali.

Hindari kejutan

Tetap berpegang pada agenda bersama dan berkomunikasi dengan peserta mengenai peran dan harapan mereka.

Sesi perencanaan PI adalah bagian penting dari manajemen rilis tangkas. Pastikan untuk menghadiri beberapa sesi setiap tahun untuk tetap di jalur dan memastikan pengiriman produk yang sukses.

Gunakan Creately untuk Perencanaan PI Jarak Jauh Anda

Creately memiliki sejumlah alat untuk membuat perencanaan PI Anda hampir mulus sejak awal.

• Papan tulis dan kemampuan menggambar tangan bebas untuk bertukar pikiran dan berkolaborasi dalam ide, risiko, dan ketergantungan penting.
• 1.000 lebih template dan bentuk untuk mulai menyiapkan agenda dan format lain yang diperlukan untuk sesi perencanaan PI sebelumnya untuk dibagikan kepada anggota kereta tangkas.
• Konferensi audio dan video dalam aplikasi untuk bekerja sama dengan anggota tim lain untuk bertukar pikiran dan mendiskusikan persiapannya.
• Bagikan ruang kerja dan folder dengan rekan dan kolega. Akses ganda dan tingkat peran untuk mengelola, berbagi, mengedit, dan meninjau bersama dengan kemampuan multipemain untuk berkolaborasi secara waktu nyata.
• Integrasi dengan Tim MS untuk melakukan rapat Anda dan mengelola papan proyek semua di satu tempat

Mulai sesi Perencanaan PI atau Perencanaan PI Jarak Jauh Anda berikutnya dengan Creately untuk mengalami yang terbaik dari manajemen proyek visual!