Cara Efektif Mengelola Proyek dari Jarak Jauh

Diterbitkan: 2020-06-22

Mengelola proyek itu sendiri adalah tugas yang menuntut. Dan sekarang Anda harus melakukannya dengan tim yang bahkan tidak bekerja dari lokasi yang sama dengan Anda.

COVID-19 telah banyak mengubah cara kami bekerja, dan dalam hal manajemen proyek, ada serangkaian hambatan baru yang harus diatasi.

Dalam posting ini, kami akan membagikan praktik terbaik yang diikuti Creately saat mengelola proyek.

Proses Manajemen Proyek

Pada dasarnya siklus hidup manajemen proyek meliputi 5 tahap; inisiasi proyek, perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, pemantauan proyek, dan penutupan proyek. Kami telah membahas tahapan ini secara mendalam dalam Panduan kami untuk Memahami Fase Siklus Hidup Manajemen Proyek.

Tetapi untuk memudahkan Anda, berikut adalah langkah-langkah umum dalam manajemen proyek di bawah setiap fase.

Siklus Hidup Manajemen Proyek
Siklus Hidup Manajemen Proyek (Klik pada template untuk mengedit atau membagikannya secara online)

Praktik Terbaik Manajemen Proyek Jarak Jauh

Sekarang tantangannya adalah melakukan langkah-langkah ini saat semua orang bekerja dari jarak jauh.

Metode mengelola proyek dari jarak jauh atau di tempat juga mungkin berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Namun, dengan praktik terbaik yang disediakan di bawah ini, Anda dapat menyesuaikan proses Anda sendiri untuk membuat segalanya lebih efektif.

Berinvestasi di Alat Manajemen Proyek Jarak Jauh yang Tepat

Pentingnya menggunakan alat online yang tepat saat bekerja dari jarak jauh tidak dapat cukup ditekankan. Seberapa efisien tim berkolaborasi bergantung pada alat yang Anda gunakan dan cara Anda menggunakannya.

Meskipun ada banyak alat manajemen proyek, Anda juga perlu mengandalkan alat komunikasi dan kolaborasi. Beberapa alat penting tercantum di bawah ini.

Alat manajemen proyek/tugas – ini membantu tim proyek jarak jauh berkolaborasi dalam memecah proyek menjadi tugas yang lebih kecil, menetapkan pencapaian, menetapkan tanggung jawab, dan melacak kemajuan secara online.

  • Trello
  • asana
  • favorit

Alat papan tulis/kanvas online – dengan papan tulis online, Anda dapat mengandalkan visual, diagram, dan sketsa untuk menggambarkan apa yang Anda katakan selama rapat atau sesi perencanaan.

Creately menawarkan ruang kerja visual canggih untuk tim jarak jauh untuk berkolaborasi. Konferensi video dalam aplikasi dan pelacakan mouse real-time serta mengubah fitur pratinjau membuat kolaborasi menjadi lebih mulus.

Alat manajemen dokumen – simpan semua dokumen dan sumber daya yang terkait dengan proyek di lokasi online terpusat yang dapat diakses dari perangkat apa pun dan dari mana saja. Alat seperti Google Drive, One Drive, dll. juga mempermudah pengelolaan izin dan akses ke semua file perusahaan dengan lebih mudah.

Alat komunikasi – Anda harus menggunakan platform obrolan dan alat konferensi video agar tim tetap terhubung selama proyek berlangsung. Slack, Zoom, Google Meet, MS Teams, dan Skype adalah beberapa pilihan tim proyek yang populer di seluruh dunia.

Meskipun menggunakan alat ini untuk berkolaborasi secara online diperlukan selama proyek, tetapkan aturan dasar tentang cara menggunakannya untuk menghilangkan kebingungan, dan meningkatkan efisiensi.

Sumber daya:

5 Alat Kolaborasi yang Kuat untuk Bekerja dari Tim Rumah

29 Alat Kerja Jarak Jauh untuk Tetap Produktif

Berkomunikasi Secara Teratur dengan Tim

Komunikasi adalah kunci untuk berhasil mengelola proyek dari jarak jauh.

Salah satu keuntungan bekerja dari lokasi yang sama adalah komunikasi terjadi secara alami. Kapan pun Anda ingin mengklarifikasi sesuatu, Anda dapat berbalik dan bertanya kepada tim Anda.

Meskipun tidak sama saat bekerja dari jarak jauh, Anda dapat mengandalkan konferensi video untuk meniru komunikasi tatap muka yang kaya itu.

  • Tetap gunakan pesan instan untuk kebutuhan komunikasi yang mendesak, sambil menyalakan video untuk percakapan yang lebih lama atau serius untuk terlibat dengan tim secara lebih efektif.
  • Pertahankan saluran umum yang terpisah untuk tim proyek.
  • Bagikan masalah, sumber daya, dan dokumen terkait proyek di saluran umum yang mendorong semua orang untuk membagikan umpan balik mereka.
  • Berkomunikasilah secara berlebihan untuk menghindari kebingungan dan kesalahpahaman. Jika tidak mungkin untuk berbicara satu sama lain secara langsung, andalkan mengetik pesan yang lebih panjang yang menjelaskan kekhawatiran Anda untuk mencegah orang lain mengambil kesimpulan yang salah. Juga, gunakan emoji untuk menambahkan sentuhan manusia.

Bagikan Pembaruan Tugas Setiap Hari

Anda dapat mengandalkan platform manajemen tugas untuk memantau kemajuan proyek setiap hari, tetapi tidak selalu demikian. Saat tim menjadi sibuk, mereka sering gagal memperbarui tugas mereka menggunakan alat ini.

Ada cara yang lebih mudah untuk mempelajari apa yang sedang dikerjakan tim Anda

  • Pertemuan harian singkat yang telah dijadwalkan sebelumnya di mana tim membagikan apa yang sedang mereka kerjakan, berhasil selesaikan, dan penghambat yang menahan mereka
  • Utas pesan di platform obrolan tempat tim membagikan informasi ini setiap hari
  • Garis waktu proyek atau bagan Gantt yang diperbarui secara berkala oleh satu orang atau tim sehingga menawarkan gambaran tingkat tinggi tentang kemajuan yang dibuat
Templat Garis Waktu Proyek untuk Manajemen Proyek Jarak Jauh
Template Timeline Proyek (Klik pada template untuk mengeditnya secara online)

Edit timeline proyek ini secara online dan bagikan dengan seluruh tim proyek Anda melalui Slack; semua perubahan yang dibuat akan tercermin pada pratinjau diagram Slack secara real-time. Atau buka dari halaman Confluence yang relevan untuk memperbaruinya dengan mudah dan memberi tim Anda akses cepat.

Sumber Daya: Panduan Mudah untuk Membuat Garis Waktu Proyek yang Efektif

Miliki Semua Sumber Daya di Lokasi Bersama

Satu hal yang membuat tim proyek bekerja di lokasi bersama, menemukan akses ke dokumen dan sumber daya yang tidak dibagikan dengan mereka.

Meskipun penting untuk memiliki versi digital dari semua dokumen, aset, dan sumber daya yang terkait dengan proyek Anda, simpanlah dalam platform berbasis cloud yang memungkinkan tim untuk mengakses semuanya dari mana saja dan dari perangkat mereka.

Anda dapat menggunakan alat manajemen dokumen atau wiki internal seperti Confluence di sini.

Memperjelas Peran, Tanggung Jawab, Harapan, dan Alur Kerja

Jangan biarkan ada kesempatan saat mengelola proyek dari jarak jauh. Karena Anda, sebagai manajer proyek, tidak tersedia untuk membimbing mereka secara langsung, lakukan upaya ekstra untuk mengklarifikasi apa yang Anda harapkan dari setiap anggota tim.

  • Buat dan bagikan bagan organisasi yang menyoroti peran, tanggung jawab, dan hubungan pelaporan antara anggota tim.
Template Bagan Organisasi untuk Manajemen Proyek Jarak Jauh
Template Bagan Organisasi (Klik pada template untuk mengeditnya secara online)
  • Tetapkan harapan yang jelas. Tetapkan tujuan dan pencapaian setiap anggota tim. Jelaskan bagaimana mereka harus mencapainya langkah demi langkah dengan diagram alur kerja.
Diagram Alur Kerja Desain Situs Web
Diagram Alur Kerja (Klik pada template untuk mengeditnya secara online)

Sumber daya: Panduan Mudah untuk Alur Kerja

  • Lakukan check-in rutin dengan anggota tim secara pribadi. Ini akan memungkinkan Anda untuk mempelajari bagaimana mereka membuat kemajuan dan masalah yang mereka perjuangkan.
  • Tetapkan prioritas yang jelas. Untuk menghindari kegagalan proyek dan membingungkan tim Anda, prioritaskan tugas individu yang harus dikerjakan oleh anggota tim. Jika Anda menggunakan alat manajemen proyek, Anda dapat memecah dan membuat daftar tugas untuk setiap individu sesuai dengan prioritas mereka.
  • Buat peta jalan produk untuk membantu tim melihat bagaimana pekerjaan yang mereka lakukan berkontribusi pada tujuan organisasi yang lebih besar.
Templat Peta Jalan Produk untuk Manajemen Proyek Jarak Jauh
Template Roadmap Produk (Klik pada template untuk mengeditnya secara online)

Punya Lebih Banyak Tips Manajemen Proyek Jarak Jauh?

Manajemen proyek adalah salah satu tantangan paling umum yang dihadapi oleh tim jarak jauh. Tetapi jika Anda menggabungkan serangkaian keterampilan, alat, dan praktik yang tepat, itu dapat diatasi secara efektif tanpa hambatan. Tetap berpegang pada praktik terbaik ini untuk menjadikan pekerjaan Anda sebagai manajer proyek jarak jauh lebih efektif dan lebih mudah.

Ingin menjadi manajer tim jarak jauh yang disukai semua orang? Berikut adalah panduan manajer untuk manajemen tim jarak jauh.

Ingin tips lebih berguna tentang mengelola tim jarak jauh? Berikut panduan praktis kami untuk bekerja dari tim rumahan.