Panduan Penting untuk Perencanaan Sprint dengan Work from Home Teams

Perencanaan sprint adalah suatu peristiwa yang terjadi di awal sebuah sprint. Di sinilah Tim Scrum berkumpul untuk menetapkan tujuan pengembangan produk dan merencanakan pekerjaan yang akan dilakukan selama Sprint mendatang.

Melakukan ini dengan tim yang bekerja dari rumah mungkin tampak seperti dinamika yang berbeda dari pertemuan Perencanaan Sprint secara langsung. Namun, dengan alat dan langkah yang tepat, Anda dapat membuat segalanya menjadi efektif.

Dalam panduan ini, kita akan melihat bagaimana tim yang bekerja dari rumah dapat menjalankan rapat Perencanaan Sprint dengan lancar dan efisien meskipun mereka tidak berada di ruangan yang sama.

Tujuan Perencanaan Sprint

Tujuan dari Sprint Planning adalah untuk menentukan apa yang dapat dilakukan selama Sprint dan untuk memutuskan bagaimana pekerjaan yang dipilih akan diselesaikan.

Pertemuan ini membutuhkan masukan dari Product Backlog, Increment produk terbaru, proyeksi kapasitas tim Pengembangan selama Sprint serta kinerja mereka sebelumnya. Karena hanya tim Pengembang itu sendiri yang dapat mengevaluasi apa yang dapat mereka capai, terserah mereka untuk memutuskan item mana yang harus dimasukkan ke dalam Product Backlog untuk Sprint.

Sprint Goal yang ingin dicapai dengan mengimplementasikan Product Backlog selama Sprint, juga ditetapkan pada pertemuan Sprint Planning.

Pelajari semua yang perlu Anda ketahui tentang Scrum dengan Panduan Mudah untuk Scrum kami.

Siapa yang Berpartisipasi

Acara yang dibatasi waktu ini dihadiri oleh seluruh Tim Scrum. Dan tujuan utama pertemuan mereka adalah untuk memahami pekerjaan Sprint.

Scrum Master : memfasilitasi pertemuan sambil memastikan bahwa acara berlangsung dalam jangka waktu yang ditentukan dan bahwa para peserta mengetahui tujuannya.

Tim pengembangan : bekerja untuk memperkirakan fungsionalitas yang akan dikembangkan selama Sprint.

Pemilik Produk : membahas tujuan yang perlu dicapai selama Sprint dan item backlog produk yang perlu diselesaikan.

Alat apa yang digunakan

Rapat Perencanaan Sprint umum yang berlangsung di tempat sebagian besar menggunakan papan tulis (bahkan terkadang dinding ruang konferensi) dan beberapa catatan tempel.

Tetapi ketika seluruh tim bekerja dari rumah, semuanya berbeda. Dan Anda perlu mengandalkan lebih banyak alat online untuk merencanakan dan berkolaborasi.

• Alat konferensi video seperti Zoom, Skype, Google Meet, dll. Sangat membantu untuk melihat reaksi, ekspresi, bahasa tubuh semua orang saat Anda bekerja dari jarak jauh. Plus Anda dapat menggunakannya untuk berbagi layar dengan orang lain. Dan selama Perencanaan Sprint, Anda dapat meningkatkan keterlibatan tim jauh lebih baik dengan video aktif.

• Platform perpesanan seperti Slack. Anda dapat menggunakan ini untuk perpesanan instan, dengan cepat membagikan tautan yang menurut Anda relevan. Anda dapat terus menggunakannya selama Sprint untuk berkomunikasi satu sama lain.

• Sebuah alat manajemen proyek. Di sini juga Anda memiliki berbagai macam alat untuk dipilih; Asana, Favro, Trello, dll. Anda dapat merencanakan, melacak, dan mencatat semua tugas yang dibahas selama rapat perencanaan menggunakan alat tersebut.

• Perangkat lunak papan tulis online seperti Creately. Baik Anda ingin bertukar pikiran seputar ide, membuat peta cerita pengguna, atau menganalisis dan mendiskusikan gambar rangka produk Anda, alat seperti ini bisa sangat berguna. Apa pun yang Anda lakukan menggunakan papan tulis tradisional selama Sprint Planning dapat direplikasi secara online dengan alat online seperti ini.

Bagaimana Melakukan Sprint Planning dengan tim WFH

Apa yang telah kami sebutkan di bawah ini adalah langkah-langkah yang biasa dilakukan selama rapat Perencanaan Sprint.

Namun, penekanan untuk posting ini adalah pada Perencanaan Sprint dengan tim yang bekerja dari rumah; Oleh karena itu, sebagian besar langkah berfokus pada bagaimana mengatasi tantangan dalam melakukan Rapat Perencanaan Sprint dengan Tim Scrum yang bekerja dari rumah.

Sebelum pertemuan

Langkah-langkah berikut harus dilakukan sebelum Rapat Perencanaan Sprint. Ini akan membantu menghemat waktu dan lebih siap untuk proses perencanaan yang sebenarnya.

Mengadakan Rapat Backlog Grooming

Beberapa hari sebelum sesi Sprint Planning, adakan pertemuan backlog grooming. Ini akan memberikan kesempatan bagi Pemilik Produk dan tim pengembangan untuk mendiskusikan item backlog produk dan mempersiapkannya untuk rapat perencanaan yang akan datang.

Ini dapat dilakukan melalui panggilan video di mana Pemilik Produk dapat membagikan layarnya dengan peserta lain sambil membahas dan mengatur cerita pengguna.

Anda dapat mengedit template ini secara online. Bagikan dengan tim Anda dengan menambahkan mereka sebagai kolaborator. Anda juga dapat membagikan ini di saluran Slack Anda untuk memberikan akses cepat kepada semua orang. Atau simpan di Google Drive dengan plugin Creately Google Drive sehingga Anda dapat mengelola izin langsung dari sana.

Selama pertemuan perawatan, Anda dapat mengidentifikasi dan memprioritaskan cerita pengguna, membagi item backlog yang kompleks menjadi yang lebih kecil, menulis ulang untuk menambahkan lebih banyak detail, menghapus item yang tidak lagi diperlukan, dll. Dengan cara ini Anda dapat merapikan backlog yang akan di turn help merampingkan rapat perencanaan sprint Anda dan mencegahnya berlarut-larut selama berjam-jam.

Ini juga bisa menjadi peluang bagus untuk meninjau peta jalan produk Anda juga – untuk memastikan bahwa pekerjaan yang telah dilakukan membantu Anda mencapai visi produk Anda.

Tip: Kebanyakan orang umumnya menganggap rapat jarak jauh itu melelahkan. Jaga agar semuanya tetap efektif dengan rapat yang lebih singkat; pisahkan rapat yang lebih panjang menjadi sesi yang lebih pendek (yaitu untuk merapikan backlog, menetapkan tujuan, dll.) untuk memastikan keterlibatan yang sukses.

Kirim Email Persiapan

Anda dapat melakukan ini sehari sebelum Rapat Perencanaan Sprint. Dengannya, Anda dapat menjelaskan apa yang Anda harapkan dari sesi tersebut, dan menyertakan tautan ke sumber daya, alat, atau materi yang akan Anda gunakan selama rapat yang sebenarnya. Ini akan membantu semua orang mempersiapkan sebelumnya.

Penting juga untuk memeriksa dengan tim Scrum Anda sebelum Anda memutuskan waktu untuk rapat. Karena setiap orang bekerja dari lokasi yang berbeda dan dari rumah mereka, Anda juga perlu mempertimbangkan agenda pribadi mereka.

Berikut daftar lebih banyak hal yang perlu Anda perhatikan saat menjalankan rapat jarak jauh yang produktif.

Tentukan Tujuan Sprint Anda untuk Rapat

Tentukan tujuan apa yang ingin Anda capai dengan Sprint mendatang, atau apa yang ingin Anda capai di akhir Sprint.

Sasaran yang Anda tetapkan harus realistis dan dapat dicapai berdasarkan kapasitas tim Anda dan ruang lingkup pekerjaan.

Itu harus

• Jadilah deskripsi singkat (1-2 kalimat) tentang apa yang ingin Anda capai
• Libatkan semua orang dalam mendefinisikannya
• Dipublikasikan dan dibagikan dengan pemangku kepentingan sehingga mereka dapat memahami apa yang sedang dikerjakan tim
• Jadilah apa yang seharusnya diukur dari kesuksesan seluruh Sprint

Tentukan Kapasitas Tim

Pahami apa yang dapat dicapai tim pengembangan selama sprint berdasarkan ketersediaan dan kecepatan mereka (jumlah pekerjaan yang biasanya dapat mereka selesaikan selama Sprint).

Cari tahu ketersediaan semua orang dan liburan yang mungkin terjadi di antaranya selama Sprint mendatang.

Anda cukup bertanya kepada semua orang dan menandainya di kalender sebelum rapat. Dan mengingat jumlah rata-rata pekerjaan yang dapat diselesaikan tim selama setiap sprint, hitung berapa banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan selama sprint berikutnya.

Selama Rapat Perencanaan Sprint

Sekarang setelah tim mengetahui item backlog produk dan tujuan sprint untuk Sprint berikutnya, mereka dapat langsung memutuskan pekerjaan mana yang perlu mereka rencanakan untuk dilakukan.

Pertemuan, tentu saja, harus dimulai dengan pengingat yang baik tentang tujuan atau visi keseluruhan. Pada saat yang sama, klarifikasi harapan, aturan dasar, dan pastikan bahwa setiap orang mengetahui proses untuk sesi tersebut.

Diskusikan Informasi Baru

Banyak yang mungkin telah berubah sejak sprint terakhir; permintaan pemangku kepentingan baru atau perubahan kebutuhan pelanggan, dll. Tinjau informasi baru ini untuk mengatur nada seperti apa sprint berikutnya, sebelum membahas tujuan sprint.

Kiat: Anda mungkin juga ingin memulai rapat dengan pemecah kebekuan yang baik untuk membuat semua orang merasa nyaman dan terlibat. Ini dianggap sebagai praktik terbaik rapat jarak jauh yang efektif.

Lewati Backlog yang Diusulkan

Pelajari product backlog yang dipersiapkan untuk mengidentifikasi item untuk Sprint Backlog. Karena setiap orang memiliki kesempatan untuk membahas cerita pengguna yang dipilih oleh Pemilik Produk selama sesi perawatan, mereka dapat mulai mendiskusikannya dan merencanakan pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.

• Pecahkan cerita pengguna menjadi tugas-tugas yang dapat dilakukan
• Tinjau definisi "selesai" (keadaan di mana Anda mengharapkan produk setelah Sprint selesai).
• Diskusikan kriteria penerimaan untuk mempertimbangkan tugas yang harus diselesaikan.
• Tim pengembangan harus menyepakati kapasitas mereka untuk menyelesaikan pekerjaan yang direncanakan.

Tinjau Setiap Item di Backlog

Tim harus berkolaborasi dalam meninjau setiap item dan memutuskan siapa yang akan mengerjakan item mana. Di sini Anda perlu mempertimbangkan dan mendiskusikan faktor-faktor seperti ketergantungan, perubahan apa pun yang mungkin terjadi sejak cerita ditulis, keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, dampak cerita pada sisa produk, dll.

Scrum master harus bertanggung jawab untuk menjawab dan mengklarifikasi pertanyaan-pertanyaan ini.

Pada akhirnya, Anda harus menyelesaikan Sprint Backlog Anda. Template siap pakai seperti di bawah ini dapat dibagikan di antara tim pengembangan selama sesi sehingga semua orang dapat melihat dan mengedit saat mereka mengisinya. Mereka juga dapat meninggalkan komentar yang menyoroti kekhawatiran atau pendapat mereka di papan tulis.

Siap Melakukan Perencanaan Sprint Anda dari Rumah?

Teknologi saat ini telah membuatnya lebih untuk menjembatani jarak antara tim yang bekerja dari jarak jauh. Meskipun Anda mungkin harus mengandalkan beberapa alat online tambahan, rapat perencanaan sprint dapat berhasil dilaksanakan bahkan ketika seluruh tim Anda bekerja dari rumah. Gunakan alat yang tepat, ikuti praktik terbaik dari rapat jarak jauh, dan patuhi agenda Perencanaan Sprint Anda, dan Anda akan baik-baik saja.

Tinggalkan komentar dan tips Anda di bagian komentar di bawah.