Cara Membuat Bekerja dari Tim Rumah Berkolaborasi Lebih Baik

Waktu telah berubah dari ketika kantor dulu memiliki bilik, jam kerja tetap, meja khusus, dan karyawan yang mengenakan pakaian formal.

Hal-hal yang lebih fleksibel sekarang.

Karyawan dapat memilih di mana mereka ingin bekerja dan untuk berapa lama, dan mereka mulai bekerja dari rumah dengan mengenakan apa pun yang mereka inginkan.

Baik tim Anda bekerja dari rumah atau dari kantor, kiat kolaborasi tim jarak jauh ini akan membantu mereka memenangkan kerja tim.

Praktik Terbaik Kolaborasi Tim Jarak Jauh

Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang dapat digunakan tim yang bekerja dari rumah untuk meningkatkan kolaborasi di antara mereka.

Dalam posting kami sebelumnya, kami juga telah membahas beberapa topik penting yang dapat dirujuk oleh tim yang bekerja dari rumah;

Bekerja Dari Rumah dengan Cara yang Benar

Bagaimana Brainstorming Online

Cara Menjalankan Rapat Jarak Jauh yang Produktif

Perencanaan Sprint dengan Work from Home Teams

Cara Efektif Mengelola Bekerja dari Tim Rumah

Tetapkan Pedoman yang Jelas

Pedoman sangat penting untuk menjaga agar tim kerja dari rumah Anda tetap terorganisir dengan baik.

Memperjelas dan mendokumentasikan aturan perilaku, komunikasi, dan kolaborasi.

Misalnya, nyatakan bagaimana Anda mengharapkan tim Anda menggunakan alat komunikasi;

• Apakah Anda ingin mereka memperbarui status tugas mereka di platform obrolan setiap hari?
• Apakah Anda ingin mereka mendiskusikan masalah di saluran publik daripada mendiskusikannya secara pribadi satu sama lain?
• Apakah Anda lebih suka pesan langsung daripada panggilan video atau email ketika sesuatu yang mendesak muncul?

Jaga agar dokumen tetap dapat diakses oleh semua orang, sehingga karyawan baru, serta anggota tim saat ini, dapat merujuknya kapan pun mereka tidak yakin bagaimana melanjutkannya. Dan pastikan untuk memperbaruinya secara teratur juga, karena Anda beradaptasi dengan perubahan keadaan bekerja dari jarak jauh.

Berikan Tim Anda Alat yang Tepat

Kolaborasi yang efektif difasilitasi oleh seperangkat alat yang baik. Anda tidak perlu menggunakan banyak alat di sini; hanya beberapa yang membantu Anda menyelesaikan pekerjaan sudah cukup.

Ada banyak alat di luar sana dan inilah beberapa yang menurut Anda berguna

Obrolan dan Konferensi Video : Slack, Zoom, Skype, Google Meet

Kolaborasi Dokumen : Google Docs, One Drive, Google Drive

Kolaborasi Visual (papan tulis online) : Creately, Figma

Manajemen Proyek : Asana, Favro, Trello

Sama pentingnya adalah untuk menetapkan aturan dasar tentang bagaimana dan kapan menggunakan alat-alat ini. Dan pastikan tim Anda juga tahu cara menggunakannya dengan benar.

Lebih banyak alat untuk tim jarak jauh.

Gunakan Video Kapanpun Anda Bisa

Pentingnya video saat bekerja dari rumah tidak dapat cukup ditekankan.

Panggilan video

• memberikan solusi untuk mengatasi hambatan geografis
• lebih menarik
• membantu meningkatkan fokus peserta
• membantu mendapatkan pandangan yang lebih baik dari ekspresi peserta
• dan mengurangi kemungkinan miskomunikasi

Dan yang terpenting, panggilan video adalah komunikasi tatap muka yang paling dekat yang dapat Anda lakukan saat bekerja dari jarak jauh, itulah sebabnya Anda perlu memanfaatkannya sebanyak mungkin untuk memperkuat kolaborasi antar anggota tim.

Lakukan Rapat Stand-up Singkat Harian Online

Miliki waktu tetap setiap hari untuk mendiskusikan apa yang telah selesai dikerjakan tim, sedang dilakukan, dan jika ada penghalang yang memengaruhi tugas mereka. Ini dapat dilakukan di awal setiap hari dan Anda dapat menggunakan platform obrolan Anda untuk sekadar berbagi pembaruan tugas dengan anggota tim Anda yang lain.

Atau Anda dapat menyalakan video Anda dan melakukan pertemuan singkat yang akan memberi Anda kesempatan untuk mengeksplorasi berbagai hal secara ekstensif.

Dan video juga akan memberi setiap orang kesempatan untuk bertemu satu sama lain, dan Anda dapat mengalokasikan beberapa menit di awal pertemuan untuk pembicaraan santai agar hal-hal lebih menarik.

Memiliki Proses yang Jelas

Proses standar yang jelas membantu semua orang tetap pada jalurnya.

Memiliki proses yang terdefinisi dengan baik juga akan memudahkan orientasi dan pelatihan karyawan baru dan membantu menjaga semua orang di halaman yang sama dengan mengklarifikasi peran yang harus mereka mainkan dan bagaimana mereka harus membantu orang lain.

Flowchart dan peta proses membantu dalam mendokumentasikan proses secara efektif. Menggambar peta proses itu sendiri bisa menjadi pengalaman pendidikan bagi tim.

Anda dapat berkolaborasi dalam menguraikan proses Anda dengan template Creately di bawah ini. Buka dan beri semua orang akses untuk mengeditnya dengan tautan yang dapat dibagikan.

Setelah selesai, simpan di tempat umum yang dapat diakses semua orang (mis. di folder Google Drive atau di wiki internal).

Perjelas Peran dan Tanggung Jawab

Sebuah tim yang terorganisir dengan baik tahu bagaimana bekerja sama.

Mengetahui di mana Anda berada dalam tim dan menyadari apa yang perlu Anda lakukan untuk menyelesaikan sesuatu membantu anggota tim menjadi lebih kooperatif.

Bagan organisasi sederhana yang menjelaskan peran dan tanggung jawab anggota tim dapat membantu semua orang memahami hal ini. Ini juga akan membantu menyoroti hubungan pelaporan antara satu sama lain.

Berkomunikasi berlebihan

Ketika Anda tidak dapat melihat satu sama lain, miskomunikasi atau kesalahpahaman terjadi sepanjang waktu.

Cara teraman untuk menghindarinya adalah dengan bertemu langsung dengan rekan kerja Anda dan menjelaskan berbagai hal atau berkomunikasi secara berlebihan dengan platform yang Anda miliki.

Jika Anda tidak dapat melakukan panggilan video, gunakan penjelasan yang berlebihan dengan memberikan informasi terperinci dalam pesan yang Anda ketikkan atau dengan menjelaskan masalah tersebut melalui panggilan audio. Dengan cara ini Anda dapat dengan jelas menyampaikan apa yang Anda pikirkan kepada orang lain tanpa mereka salah paham atau mempertanyakan Anda.

Bekerja Menuju Tujuan Bersama

Tujuan bersama menyatukan semua orang dan memberi mereka arah yang jelas untuk bergerak. Bahkan ketika menetapkan tujuan individu untuk karyawan setiap hari, mingguan, atau bulanan, ikat mereka kembali ke gambaran yang lebih besar.

Membantu mereka memahami bagaimana pekerjaan yang mereka lakukan berkontribusi pada tujuan keseluruhan organisasi akan memotivasi mereka untuk tampil lebih baik dan tetap produktif sebagai sebuah tim.

• Libatkan seluruh tim dalam penetapan tujuan
• Berikan umpan balik positif dan konstruktif pada kinerja secara teratur dengan pertemuan satu lawan satu

Dan bersenang-senang

Ciptakan ruang untuk merayakan ulang tahun, berbagi foto hewan peliharaan, atau berita tentang topik yang sedang tren di dalam tim. Ini bisa berupa grup Facebook, grup WhatsApp, atau saluran Slack yang terpisah.

Dengan demikian, mendorong tim Anda untuk terhubung secara sosial akan memperkuat hubungan di antara mereka dan meningkatkan cara mereka bekerja sama.

Punya Lebih Banyak Tips?

Ambil setiap kesempatan untuk memastikan bahwa tim Anda bekerja sama meskipun mereka terpisah secara fisik. Dengan menggunakan praktik di atas, Anda dapat mempromosikan kolaborasi tim jarak jauh yang efektif.

Praktik lain apa yang telah Anda coba untuk meningkatkan kolaborasi tim jarak jauh di antara karyawan Anda? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.

Sudahkah Anda membaca panduan praktis kami untuk bekerja dari rumah? Pelajari semuanya mulai dari alat yang mungkin Anda perlukan hingga cara bertukar pikiran dan merencanakan proyek Anda secara online secara efektif.