Panduan Manajer untuk Manajemen Tim Jarak Jauh

Dengan jumlah orang yang bekerja dari jarak jauh setidaknya sekali seminggu, tumbuh 400% sejak 2010, kemungkinan Anda mengelola setidaknya satu karyawan yang bekerja di luar kantor atau bekerja dari rumah.

Dan karena pandemi global COVID-19, Anda mungkin harus mengelola tim yang sepenuhnya jarak jauh. Mungkin Anda bahkan ingin mengelolanya dari jarak jauh selama sisa tahun ini.

Meskipun mengelola tim jarak jauh berbeda dengan mengelola tim yang berada di lokasi yang sama, itu tidak jauh berbeda. Pada dasarnya, Anda mengikuti praktik yang sama, tetapi sedikit berbeda. Dalam posting ini, kami akan membagikan beberapa kiat manajemen tim jarak jauh terbaik yang digunakan dan direkomendasikan oleh tim manajemen Creately.

Mari kita menggali.

Berkomunikasi dan Terlibat Secara Teratur dengan Tim

Salah satu hal yang berbeda antara mengelola tim jarak jauh dan tim yang ditempatkan bersama adalah cara Anda terlibat dan berkomunikasi dengan mereka. Di kantor, Anda sering berbicara dengan tim Anda; selama rapat, santai saat Anda berjalan melewati mereka, diskusi langsung, dll.

Satu-satunya cara untuk mempertahankan tingkat komunikasi dan keterlibatan ini dengan tim jarak jauh adalah dengan menggunakan alat komunikasi yang tepat. Slack, Zoom, Skype, Google Meet, Basecamp, dll. adalah beberapa alat populer yang digunakan oleh tim jarak jauh untuk komunikasi. Dan Anda dapat menggunakan berbagai platform untuk melakukan komunikasi yang efektif.

Sama pentingnya dengan menggunakan alat yang tepat adalah memiliki pedoman yang harus dipatuhi saat menggunakannya.

• Beralih ke konferensi video bila memungkinkan. Ini adalah hal yang paling dekat dengan komunikasi tatap muka ketika Anda bekerja dari jarak jauh. Ditambah video membantu membangun ikatan yang lebih kuat dengan karyawan.
• Gunakan pesan instan untuk pesan mendesak.
• Selalu jadwalkan rapat Anda sebelumnya, memungkinkan karyawan untuk bersiap-siap dan mengalokasikan waktu dari jadwal mereka sendiri.
• Lakukan check-in rutin dengan anggota tim individu selain rapat tim.

Percayai Tim Anda

Selalu percayakan karyawan Anda untuk menyelesaikan pekerjaan, baik Anda bekerja dari gedung yang sama atau dari jarak jauh. Tawarkan dukungan jika diperlukan, tetapi berikan kebebasan kepada karyawan Anda untuk melakukan pekerjaan dengan kecepatan mereka sendiri tanpa menyerah pada manajemen mikro.

Untuk membangun kepercayaan antara Anda dan karyawan Anda, Anda dapat mendorong praktik beberapa hal,

• Selalu dengarkan, baik karyawan Anda mencari solusi untuk masalah pribadi atau profesional.
• Siapkan pedoman kerja jarak jauh/bekerja dari rumah yang harus dipatuhi setiap orang. Misalnya, setiap orang umumnya harus tersedia online dari jam 10 pagi sampai jam 4 sore
• Pastikan semua orang, termasuk Anda, selalu update status ketersediaan di platform chat yang Anda gunakan. Melangkah keluar untuk menjalankan tugas? Beri tahu yang lain dalam tim dengan pesan singkat.
• Bagikan pembaruan tugas di platform obrolan juga. Anda dapat memulai hari dengan membagikan apa yang akan Anda kerjakan. Di penghujung hari, sebutkan apa yang bisa Anda selesaikan.
• Dorong semua orang untuk memiliki masalah terkait pekerjaan di saluran tim. Ini akan memungkinkan orang yang relevan untuk berbagi pendapat mereka untuk sampai pada solusi juga.
• Berkomunikasi berlebihan. Kompensasi karena tidak hadir secara langsung dengan membagikan semuanya, mulai dari pembaruan tugas hingga cuti yang telah Anda lamar untuk bulan depan. Kapan pun Anda mengkhawatirkan sesuatu, jelaskan apa yang sebenarnya ingin Anda ketahui dengan menggunakan setiap kata yang harus Anda ketik. Jika itu membuat segalanya lebih mudah, alihkan ke video sehingga Anda dapat mengamati bagaimana mereka bereaksi juga.

Tetapkan Harapan yang Jelas

Ini juga terkait langsung dengan membangun kepercayaan dengan tim Anda. Saat bekerja dari jarak jauh, mudah merasa bingung harus fokus ke mana. Inilah sebabnya mengapa penting untuk menetapkan harapan untuk menciptakan kejelasan dan meningkatkan keterlibatan.

Setiap karyawan memiliki peran untuk dimainkan; sesuai menetapkan tujuan masing-masing harus mencapai bersama dengan tenggat waktu yang harus dipenuhi. Untuk menyederhanakan berbagai hal, gunakan alat manajemen tugas seperti Favro, Asana, atau Trello, tempat Anda dapat memecah proyek menjadi tugas yang lebih kecil dan memantau kemajuannya dengan cermat.

Fokus pada Tantangan dan Kekhawatiran Karyawan

Pastikan kepada semua orang bahwa Anda mendukung dan merawat mereka. Perhatikan dengan cermat setiap masalah yang memengaruhi kinerja atau kehidupan pribadi karyawan saat Anda terlibat dengan mereka melalui percakapan langsung atau pengamatan tidak langsung. Bersikaplah bijaksana ketika mendiskusikan hal-hal sensitif dan tawarkan bantuan serta bimbingan Anda.

Berinvestasi dalam Alat Kolaborasi yang Andal

Baik itu untuk menjadwalkan rapat, papan tulis online untuk sesi brainstorming online, berbagi dokumen, dll. Memiliki alat yang tepat yang akan mempermudah menyelesaikan sesuatu saat bekerja dari jarak jauh. Mereka akan memfasilitasi kolaborasi tanpa batas antara karyawan jarak jauh.

Beberapa alat kolaborasi yang dapat Anda gunakan adalah;

Google Drive – memudahkan untuk mengatur dan mengelola akses ke file dan dokumen yang dibuat oleh tim

Creately – berfungsi sebagai alat papan tulis/kanvas online tempat tim dapat berkolaborasi dalam ide menggunakan diagram, visual, dan teks. Ini juga memungkinkan Anda untuk terhubung dengan anggota tim lain melalui konferensi video dalam aplikasi.

Slack – platform komunikasi yang banyak digunakan yang memungkinkan Anda untuk tetap terhubung dengan tim Anda melalui konferensi video, panggilan audio, dan pesan instan.

Favro – memungkinkan tim untuk merencanakan dan melacak aktivitas proyek mereka secara kolaboratif.

Lebih banyak alat;

5 Alat Kolaborasi yang Kuat untuk Bekerja dari Tim Rumah

Alat untuk Bekerja dari Tim Rumah

Kenali Kinerja Karyawan yang Baik

Diakui atas kinerja mereka adalah pendorong utama untuk meningkatkan produktivitas dan motivasi karyawan.

Meskipun penting untuk melacak kemajuan mereka sebagai manajer tim jarak jauh, kenali ketika mereka telah berkinerja baik. Itu tidak harus mencakup kompensasi uang, cukup dengan mengakuinya secara publik atau dengan tanda penghargaan dalam bentuk email pribadi atau pesan langsung akan menghasilkan hasil yang sama.

Pimpin dengan Empati

Saat tidak bertemu satu sama lain secara langsung, Anda sering kali cenderung berasumsi. Mungkin Anda tidak menyukai cara seseorang menyampaikan pesan kepada Anda, tetapi tanpa mengambil kesimpulan negatif, periksa kembali. Bagikan umpan balik Anda dengan mereka dengan baik dan biarkan mereka tahu bagaimana perasaan Anda dan bagaimana hal-hal harus ditangani di masa depan.

Dan memimpin dengan memberi contoh. Lakukan apa yang Anda harapkan orang lain lakukan dan bimbing mereka di sepanjang jalan.

Punya Lebih Banyak Tips Manajemen Tim Jarak Jauh?

Jika seluruh tim Anda tiba-tiba menjadi jauh karena pandemi COVID-19, Anda mungkin menemukan banyak tantangan. Kami berharap tips manajemen tim jarak jauh ini akan membantu Anda menemukan solusi yang mudah.

Kami juga memiliki panduan praktis gratis untuk bekerja dari tim asal, dan mencakup semuanya, mulai dari cara tetap teratur sebagai tim jarak jauh hingga melakukan wawancara jarak jauh. Periksalah untuk kiat-kiat praktis lainnya tentang mengelola tim jarak jauh Anda.