6 Ide Budaya Kerja Jarak Jauh Untuk Membangun Tim Produktif

Sulit untuk terhubung secara bermakna dengan rekan kerja ketika Anda hanya melihat gambar profil mereka—hasil pemotretan lama.

Sebuah studi tahun 2021 tentang dampak pandemi pada tenaga kerja mengungkap kesulitan ini. Ditemukan bahwa 36% karyawan merasa terputus dari rekan kerja. Karyawan ini mencoba berkomunikasi dengan rekan kerja, tetapi 34% merasa sulit untuk mendapatkan tanggapan melalui saluran seperti email. Dampak ini bahkan lebih dirasakan oleh organisasi-organisasi terpencil. Pekerja di kantor dan pekerja campuran dapat berjalan ke meja rekan kerja mereka saat terjadi gangguan komunikasi—pilihan yang tidak tersedia bagi seseorang yang berjarak 500 mil dari rekan terdekat mereka.

Tanpa budaya yang menekankan komunikasi yang jelas, karyawan menghadapi masalah sendirian. Kurangnya kolaborasi ini menyebabkan hilangnya produktivitas, peningkatan stres, dan pergantian karyawan yang lebih sering merasa seperti orang luar.

Organisasi jarak jauh dapat menerapkan tujuh ide untuk mengatasi tantangan ini. Masing-masing membantu Anda membangun budaya perusahaan di mana karyawan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama dalam waktu yang lebih singkat.

1. Buat pedoman komunikasi yang jelas

Headphone selama hari kerja Anda? Pekerjaan yang mendalam. Membaca saat makan siang? Tidak ada waktu untuk gosip. Ini adalah dua aturan etiket kerja kantor yang tidak tertulis.

Tetapi aturan lebih ambigu saat bekerja dari jarak jauh, yang dapat menyebabkan pelanggaran atau stres yang tidak disengaja bagi karyawan.
Sebuah survei terhadap hampir 2.000 pekerja menemukan bahwa 70% mengalami komunikasi yang tidak jelas dengan rekan kerja setidaknya sebulan sekali. Ketika pesan tidak tepat, karyawan membuang waktu untuk mencoba memecahkan apa yang diinginkan rekan mereka atau menjalankan arah yang salah. Akibatnya, karyawan menghabiskan rata-rata empat jam per minggu untuk mencoba memecahkan masalah komunikasi ini.

Survei yang sama menemukan bahwa 75% karyawan merasakan kurangnya komunikasi di dalam perusahaan mereka. Jika anggota tim sering mengambil waktu untuk menanggapi hanya untuk mengirim jawaban yang ambigu, karyawan kurang termotivasi untuk mencari dukungan dan lebih mungkin untuk mencoba memecahkan masalah mereka sendiri. Alih-alih menatap komputer untuk mencari jawaban, mereka akan membuat solusi mereka sendiri, bahkan jika orang lain mengetahui jalan yang lebih efisien.

Anda dapat melampirkan norma dari setiap saluran yang Anda gunakan untuk berkomunikasi secara internal untuk menyediakan komunikasi yang efisien dan menyenangkan. Daftar norma Anda harus menjelaskan kapan menggunakan saluran yang tepat, frekuensi pengiriman pesan terbaik, dan tip untuk menyampaikan pesan dengan jelas.

Sebagai contoh; memotivasi karyawan untuk menggunakan video langsung guna membahas informasi sensitif seperti ulasan kinerja atau promosi. Format ini memungkinkan Anda mengklarifikasi keraguan pendengar secara real-time, menghindari pelanggaran yang tidak disengaja dari pesan yang ambigu. Dalam daftar norma Anda, beri tahu peserta untuk menyalakan kamera mereka. Melihat pembicara Anda memungkinkan pemirsa untuk melihat bahasa tubuh mereka dan mempercayai kata-kata mereka.

2. Ubah pemimpin menjadi pendukung kerja jarak jauh

Karyawan mencari pemimpin untuk bimbingan tentang bagaimana berperilaku. Nilai, kebiasaan kerja, dan alat seorang pemimpin memengaruhi pandangan karyawan tentang pekerjaan jarak jauh.

Misalkan kepala tim terus-menerus mengatakan bahwa mereka rindu bekerja dari kantor karena hubungan langsung. Karyawan dapat mengembangkan sentimen serupa setelah mendengar tentang kerugian dari kerja jarak jauh hari demi hari. Mereka dapat menemukan kekurangan dalam metode jarak jauh dalam membangun hubungan dan acara jaringan, berpikir bahwa mereka tidak dapat meniru acara tatap muka. Dengan pola pikir ini, membangun hubungan menjadi hampir mustahil.

Untungnya, sikap berlawanan dari pemimpin Anda secara positif memengaruhi karyawan. Seorang pemimpin yang mampu mengartikulasikan manfaat dari alat kerja jarak jauh, alur kerja asinkron baru, atau acara virtual yang akan datang mengingatkan karyawan betapa efektifnya kerja jarak jauh.

Untuk membangun tim yang senang bekerja dari jarak jauh dan ingin berkolaborasi dengan orang lain, mintalah pemimpin Anda menunjukkan keyakinan yang Anda inginkan dalam budaya Anda. Jika Anda menghargai persahabatan internal, mintalah pemimpin menjadwalkan panggilan mingguan untuk bertemu seseorang dari perusahaan. Panggilan bisa sesingkat 15 menit, atau mereka bisa menghabiskan waktu satu jam untuk saling mengenal. Tujuan utamanya adalah untuk menunjukkan kepada para pemimpin yang mempromosikan pendekatan aktif untuk bertemu rekan kerja.

3. Dorong kolaborasi lintas tim

Sudah umum bagi karyawan jarak jauh untuk berkolaborasi lebih sedikit dengan divisi perusahaan lain daripada yang tidak bekerja jarak jauh. Tidak ada makan siang, lorong, atau lift untuk bertemu orang-orang di luar departemen mereka. Kolaborasi dan dukungan lintas tim yang jarang dapat menyebabkan karyawan tidak bahagia dan tidak produktif.

Sebuah survei terhadap lebih dari 1.000 karyawan AS di berbagai industri menemukan bahwa pekerja yang tidak berbagi pengetahuan menghabiskan lebih dari lima jam untuk mengerjakan kembali pekerjaan yang pernah dilakukan oleh karyawan lain. Kadang-kadang, mereka tidak mengulang pekerjaan tetapi mengikuti proses yang tidak efisien yang telah dioptimalkan oleh tim lain sejak lama.

Investasi waktu yang tidak perlu ini menunda proyek karena pekerja mencari cara untuk mengatasi tantangan sendiri. Anda tidak akan menghadapi masalah ini dengan budaya kolaborasi lintas tim. Sebagai contoh; jika seorang penulis konten memiliki pertanyaan tentang praktik perekrutan terbaik, mereka akan menjadwalkan wawancara 30 menit dengan HR daripada membaca tentang topik ini selama berjam-jam. Kerja sama yang sering mempercepat alur kerja, memberi karyawan lebih banyak waktu untuk fokus pada proyek berdampak tinggi.

Buat pedoman berbagi dokumen tentang bagaimana karyawan harus saling mendukung. Ikrar membagikan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang dapat diambil orang untuk mengatasi tantangan atau berkomitmen pada misi. Berkat itu, karyawan tahu persis bagaimana memperbaiki situasi dan manfaatnya.

Sumber: LinkedIn

Di awal COVID-19, CEO IBM menulis janji berdasarkan percakapan dan tantangan rekan kerja. Isinya komitmen yang akan dia buat untuk meringankan kehidupan karyawan yang terpaksa bekerja dari rumah. Seperti CEO IBM, tulislah janji dengan tindakan untuk membuat bekerja dari jarak jauh lebih mudah.

Temukan tantangan kolaborasi perusahaan Anda menggunakan survei dan percakapan 1 lawan 1 dengan karyawan. Rintangan menginformasikan langkah-langkah janji Anda. Jika satu tim bekerja lebih lambat daripada kebanyakan tim lain di perusahaan, Anda dapat berjanji untuk menghabiskan satu hari setiap minggu bekerja pada jam tersebut sehingga Anda dapat berinteraksi lebih banyak dengan mereka. Menambahkan item ini mendorong tim untuk saling mengenal daripada menghindari kontak.

4. Bangun tim berdasarkan zona waktu mereka

Perusahaan jarak jauh dapat merekrut bakat dari mana saja. Tetapi mempekerjakan orang di zona waktu yang tersebar dapat memperlambat proyek dan memicu perpecahan di antara karyawan.

Saluran komunikasi asinkron seperti email dan Slack adalah opsi kolaborasi masuk untuk tim yang tersebar di seluruh dunia. Meskipun nyaman untuk mengirim pesan kepada seseorang dengan cepat, saluran ini tidak efisien dalam memfasilitasi persahabatan. Untuk mengenal satu sama lain, karyawan harus mengobrol selama 10 jam + kerangka waktu, membuat kedua belah pihak kehilangan minat.

Masalah lain dalam membangun tim di zona waktu yang sangat berbeda adalah menemukan waktu rapat yang cocok untuk semua orang. Jika separuh tim Anda berada di AS dan separuh lainnya di Eropa Barat, Anda dapat menemukan waktu yang tidak terlalu dini atau terlambat. Tetapi bagaimana jika separuh tim Anda berada di Meksiko dan separuh lainnya di Hong Kong? Dalam skenario ini, satu kelompok harus begadang atau bangun lebih awal, yang dapat melelahkan karyawan.

Anda dapat menyelenggarakan dua sesi pada pertemuan yang sama. Tapi misalkan anggota dari dua zona waktu tidak pernah bertemu satu sama lain. Dalam hal ini, kecil kemungkinan mereka akan membangun persahabatan dan rasa persahabatan antara satu sama lain.

Salah satu solusi untuk tim global yang dibubarkan adalah merekrut bakat dalam perbedaan waktu tujuh jam. Jadi jika tim Anda sebagian besar berada di Amerika, dan Anda tidak dapat menemukan bakat di benua ini, carilah kandidat di Eropa. Tumpang tindih ini memberi pekerja setidaknya satu jam untuk mengambil bagian dalam acara santai dan rapat video, di mana mereka dapat membangun hubungan baik dengan rekan kerja.

5. Gunakan video untuk memperkenalkan anggota tim baru

Itu normal bagi karyawan baru untuk merasa canggung di tempat kerja selama hari-hari pertama. Menjangkau orang asing bisa terasa menakutkan, bahkan membuat interaksi biasa menjadi stres. Karena tidak ada tempat untuk pertemuan biasa, pekerja jarak jauh dapat merasa lebih stres dan kesepian dalam pekerjaan baru mereka daripada pekerja kantoran.

Paling-paling, para pekerja ini akan bergabung dengan saluran Slack atau pertemuan di seluruh perusahaan yang diisi dengan wajah dan nama yang tidak mereka kenal. Kecuali Anda mengadakan acara untuk mengenal anggota tim baru, mereka tidak akan memiliki kesempatan untuk bertemu orang-orang secara pribadi. Karyawan yang tidak memiliki siapa pun untuk berinteraksi memiliki waktu yang lebih menantang untuk berbagi ide-ide inovatif atau berkolaborasi dengan orang lain.

Anda dapat meminta karyawan baru untuk merekam atau menganimasikan video yang membagikan hobi, harapan, latar belakang, dan fakta unik mereka. Rekan mereka dapat menonton video ini sebelum hari pertama karyawan baru untuk memikirkan poin pembicaraan agar orientasi karyawan baru lebih menyenangkan.

Di Vyond, setiap karyawan baru menganimasikan video yang memperkenalkan diri mereka selama hari-hari pertama mereka. Sebagai contoh; lihat Asia, yang merangkum hidupnya. Itu juga menunjukkan bahwa dia lucu dan profesional yang berbakat. Kolega dapat menonton video untuk mengenalnya dan menemukan minat yang sama untuk dibicarakan pada hari pertama Asia. Video-video ini telah meningkatkan hubungan tim dan inisiatif pengembangan produk kami.

6. Ciptakan kembali aktivitas ikatan tim secara online

Minuman happy hour, ulang tahun, dan perayaan tonggak sejarah adalah acara di mana karyawan dapat membangun hubungan satu sama lain. Momen-momen ini memungkinkan karyawan untuk melihat kepribadian satu sama lain daripada hanya memikirkan pekerjaan, membangun tim yang kohesif, dan lingkungan kerja yang menyenangkan. Namun, acara ini tidak selalu tersedia untuk karyawan jarak jauh. Sulit bagi tim untuk bermain mini-golf bersama ketika mereka tersebar di seluruh dunia. Anda dapat membuat ruang virtual di mana orang dapat berinteraksi untuk memicu persahabatan internal.

Setiap perusahaan dapat menyelenggarakan acara santai untuk memfasilitasi persahabatan internal. Sebagai contoh; Alibaba menyelenggarakan acara pembuatan selimut virtual setelah tidak mengadakan acara tatap muka tahunan mereka, AliDay. Acara ini mempromosikan kerja tim dan nilai-nilai perusahaan, mengembangkan budaya tim yang bersatu.

Dengan begitu banyak alat komunikasi yang tersedia, mudah untuk membuat ulang hampir semua acara tatap muka. Anda dapat menyelenggarakan sesi kerajinan, musik, atau membaca di perangkat lunak konferensi video. Acara ini memungkinkan orang terhubung dengan mereka yang memiliki minat yang sama.

Untuk pengalaman membangun persahabatan 1-1, gunakan perangkat lunak pendingin air yang memasangkan karyawan secara acak setiap minggu. Bagikan beberapa pemecah kebekuan untuk menjadikan mengenal orang lain sebagai pengalaman santai daripada kompetisi untuk siapa yang berbicara tentang cuaca terlebih dahulu.

Gunakan Vyond untuk memperkuat budaya kerja jarak jauh Anda

Vyond adalah alat animasi yang dapat digunakan tim jarak jauh dalam aktivitas dan upaya membangun tim mereka. Berkat lusinan templat gratis kami, para pemimpin dapat membuat pelatihan yang berdampak pada alat jarak jauh, etiket komunikasi jarak jauh, dan pelajaran keragaman, kesetaraan, dan inklusi (DEI) tanpa pengalaman animasi sebelumnya. Anda juga dapat menggunakan alat peraga, lingkungan, dan karakter untuk menunjukkan situasi sehari-hari di mana bias atau keyakinan memengaruhi peluang karyawan untuk bekerja sama dan menjadi teman.

Mulai uji coba gratis