Panduan Cepat untuk Menjalankan Retrospektif Produktif dari Jarak Jauh

Rapat retrospektif bahkan lebih penting bagi tim jarak jauh daripada bagi tim yang ditempatkan bersama.

Karena tim jarak jauh tidak dapat bekerja berdampingan setiap hari, mereka sering kehilangan kesempatan untuk mendeteksi komplikasi dalam alur kerja mereka yang dapat memengaruhi kinerja dan semangat mereka sejak dini, yang pada akhirnya dapat menunda penyelesaian tepat waktu mereka. hasil proyek.

Retrospektif reguler dapat membantu tim jarak jauh menghindari hal ini dengan menyediakan platform bagi setiap anggota tim untuk mengungkapkan pendapat mereka, berbicara secara terbuka tentang tantangan atau penghalang yang menghalangi pekerjaan mereka, sehingga menyelesaikan semuanya secara efisien.

Posting ini akan memandu Anda melalui semua elemen pertemuan retrospektif, dengan fokus khusus untuk menjalankannya secara efektif, dari jarak jauh. Semua template yang disediakan dapat diedit secara online, dan Anda dapat menggunakannya untuk segera memulai rapat retrospektif.

Apa itu Pertemuan Retrospektif?

Dikenal dengan banyak nama – Scrum retrospective, sprint retrospective, agile retrospective, after-action review, dan bahkan kadang-kadang post-mortem atau wrap-up – jenis pertemuan ini adalah acara timebox di mana tim berkumpul untuk membahas dan merenungkan apa yang berjalan dengan baik dan apa yang salah selama Sprint atau iterasi terakhir mereka. Hal ini memungkinkan mereka untuk meningkatkan Sprint berikutnya dengan belajar dari kesalahan dan kemenangan masa lalu mereka.

Meskipun awalnya umumnya digunakan dalam pengembangan perangkat lunak tangkas, pertemuan retrospektif telah diadopsi oleh banyak tim lain dalam pemasaran ke manajemen SDM dari waktu ke waktu.

Langkah-langkah dasar

• Tinjau pekerjaan yang direncanakan, diselesaikan, atau belum selesai dan peristiwa penting lainnya yang mungkin terjadi selama Sprint/proyek. Anda dapat menggunakan template retrospektif seperti di bawah ini dan mendorong peserta untuk mengisinya. Ini akan membantu Anda melacak percakapan dan ide-ide penting yang dibagikan dengan mudah.

• Periksa setiap item yang diletakkan di papan oleh peserta dan diskusikan secara rinci.
• Putuskan bagaimana meningkatkan proyek masa depan berdasarkan apa yang telah Anda pelajari selama retro dan membuat item tindakan untuk menerapkan perbaikan tersebut selama iterasi berikutnya. Tetapkan pemilik untuk setiap tindakan ini. Selama retro berikutnya, Anda dapat memeriksa kembali dengan pemilik untuk melihat apakah itu telah diterapkan; jika tidak maka akan dilanjutkan ke iterasi berikutnya.

Siapa yang harus berpartisipasi?

Undang hanya anggota tim langsung yang bekerja sama. Retro memberikan ruang yang aman bagi para peserta untuk berbicara tentang segala sesuatu di tempat terbuka, termasuk tantangan yang mereka hadapi, apa yang mereka gagal, dan bantuan yang mereka butuhkan. Oleh karena itu, Anda dapat menghindari mengundang seseorang (misalnya manajer atau pemangku kepentingan yang tidak terlibat langsung dalam pekerjaan yang dilakukan tim) yang mungkin membuat mereka merasa rentan atau tidak nyaman untuk berbicara secara terbuka.

Apa yang kau butuhkan

Agar segala sesuatunya tetap teratur dan fokus, Anda perlu menuliskan semuanya, terutama apa yang dikomunikasikan oleh tim selama rapat. Untuk melakukan itu, Anda memerlukan papan tulis.

Selama sesi pertemuan retrospektif jarak jauh, Anda perlu beralih ke papan tulis online di mana Anda dan tim Anda dapat berkolaborasi (mungkin bahkan lebih baik daripada yang Anda miliki di sekitar papan tulis fisik) dalam berbagi ide, pertanyaan, dan pendapat Anda.

• Creately adalah papan tulis online/alat kanvas online yang dirancang untuk kolaborasi tim. Muncul dengan kanvas tak terbatas, pustaka bentuk standar untuk 50+ jenis diagram, konferensi video dalam aplikasi, pratinjau perubahan waktu nyata dan pelacakan mouse, dan komentar sebaris. Semua ini digabungkan, itu membuat alat yang hebat untuk menjalankan pertemuan retrospektif, sesi brainstorming, pertemuan perencanaan, dll secara online.

Selain itu, Anda mungkin juga memerlukan alat konferensi video (hanya jika perangkat lunak papan tulis online yang Anda gunakan tidak mendukung konferensi video dalam aplikasi) untuk memfasilitasi rapat online. Beberapa opsi yang dapat Anda pertimbangkan adalah,

• Perbesar
• Kendur
• Google Bertemu

Atau, Anda juga dapat menggunakan alat kolaborasi dokumen seperti Google Documents atau Google Spreadsheet bersama dengan salah satu alat konferensi video di atas untuk melakukan rapat retrospektif.

Tips untuk Menjalankan Rapat Retrospektif dari Jarak Jauh

Menjalankan rapat retro secara langsung sangat berbeda dengan menjalankan rapat secara online, terutama karena tim didistribusikan di seluruh benua, jika tidak di seluruh dunia, dan dibatasi oleh perangkat mereka dalam hal cara mereka melakukan diri selama sesi.

Namun, bukan berarti melakukan retro produktif dari jarak jauh tidak mungkin dilakukan. Berikut adalah beberapa tips untuk menjaga hal-hal yang efektif dan menarik secara online.

Pastikan semua orang berpartisipasi

Jika tim Anda tersebar di zona waktu yang berbeda, pastikan Anda memilih slot waktu yang nyaman untuk semua orang. Biasanya, retro diadakan di akhir Sprint (bisa juga dilakukan selama Sprint/ proyek jika berlangsung dalam jangka waktu yang lama). Saat Anda merencanakan Sprint Anda, ingatlah untuk menjadwalkan retro ke kalender tim sejak dini. Atur waktu sesi Anda dan cobalah untuk menyelesaikannya dalam waktu yang ditentukan untuk menghindari ketidaknyamanan bagi peserta yang mungkin melewatkan makan siang untuk bergabung dalam rapat.

Pastikan semua orang berpartisipasi. Jika mereka tidak mampu, pastikan bahwa mereka setidaknya memberikan masukan mereka sebelum rapat sehingga mereka tetap dapat dirujuk dan didiskusikan selama rapat dengan orang lain. Anda dapat menggunakan template retrospektif yang telah dibuat sebelumnya untuk mengumpulkan umpan balik mereka.

Ikuti etiket pertemuan online umum

Hal-hal terkadang cenderung tidak terkendali selama rapat online, dan pedoman pengaturan membantu mengelola semuanya dengan lebih baik. Untuk hasil yang lebih produktif, jelaskan apa yang Anda harapkan dari peserta rapat Anda dan bagaimana Anda ingin mereka berperilaku, sebelum rapat.

Beberapa etika rapat umum yang harus diikuti sebagai peserta adalah,

• Berpakaianlah yang pantas
• Pastikan Anda diatur di depan latar belakang yang sesuai dengan pekerjaan (yaitu tidak ada tempat tidur, kamar berantakan, dll.)
• Bisukan mikrofon Anda saat Anda tidak berbicara
• Jangan terganggu. Jangan menatap ponsel Anda, mengetik di keyboard Anda atau mengerjakan tugas lain saat orang lain sedang presentasi
• Matikan ponsel Anda dan matikan notifikasi lainnya
• Jangan menyela saat orang lain sedang berbicara atau membicarakan mereka
• Jika Anda memiliki komentar atau pertanyaan, perhatikan diri Anda sebelum berbicara. Lakukan gerakan tangan atau ucapkan 'pertanyaan' atau 'komentar'
• Bersiap. Pastikan koneksi, kamera, dan mikrofon Anda berfungsi sebelum rapat

Cara Menjalankan Rapat Jarak Jauh yang Produktif | Praktik dan Template Terbaik

Kumpulkan umpan balik sebelum rapat

Untuk menghabiskan lebih banyak waktu pertemuan retrospektif Anda yang sebenarnya menganalisis ide-ide yang diberikan dan mendiskusikan item tindakan untuk masa depan, kumpulkan umpan balik tim sebelum sesi yang sebenarnya.

Bagikan salah satu template retrospektif di bawah ini dengan tim sebelumnya, memungkinkan semua orang untuk membuat daftar kegagalan dan kemenangan mereka, dan kekhawatiran, dan saran. Pendekatan ini juga dapat membantu introvert merasa lebih nyaman dengan berbagi ide-ide mereka dan mendorong anggota yang mungkin berpikir umpan balik mereka lebih penting untuk berbagi tanpa merasa khawatir.

Buat rencana aksi

Tim terdistribusi dengan mudah kehilangan jejak siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan apa dan kapan waktunya. Untuk menghindari kebingungan dan meminta pertanggungjawaban setiap orang, buatlah rencana tindakan sederhana yang dibagikan kepada semua orang.

Atau Anda dapat menggunakan alat manajemen proyek seperti Favro untuk membuat tugas, menetapkan pemilik, dan melacak kemajuan.

Gunakan teknik retrospektif yang benar

Retrospektif standar meminta tim menjawab pertanyaan, apa yang berjalan dengan baik? apa yang tidak berjalan dengan baik? dan apa yang bisa kita tingkatkan? Meskipun ini cukup mudah, ini mungkin membuat segalanya basi ketika Anda melakukannya berulang kali. Berikut adalah beberapa ide pertemuan retrospektif untuk membuat segalanya lebih menyenangkan dan menarik.

Mulai, Berhenti, Lanjutkan

Pendekatan ini mengumpulkan umpan balik peserta di 3 kategori;

• Apa yang harus mulai dikerjakan oleh tim?
• Apa yang harus dihentikan oleh tim?
• Apa yang harus terus dikerjakan tim?

Disukai, Dipelajari, Kurang, Dirindukan (4 Ls)

Bagi kanvas menjadi 4 area dan minta peserta untuk secara individual memberikan ide mereka pada masing-masing Ls.

• Disukai – hal-hal yang mereka sukai tentang proyek
• Learned – hal-hal yang telah mereka pelajari
• Kurang – hal-hal yang telah dilakukan tim tetapi bisa dilakukan dengan lebih baik
• Dirindukan – hal-hal yang mereka harapkan selama proyek berlangsung

Gila, Sedih, Senang

Pendekatan ini memungkinkan tim berbagi dan mengelompokkan umpan balik mereka berdasarkan emosi mereka tentang sprint sebelumnya

• Apa yang membuat mereka marah?
• Apa yang membuat mereka sedih?
• Apa yang mereka senangi

Setelah ide-ide dikelompokkan, tim dapat memilih mereka. Yang mendapat suara terbanyak akan diprioritaskan dan akan diambil tindakan pada sprint berikutnya.

Perahu layar

Metode ini secara teknis membandingkan sprint dengan perahu layar, membuat tim membandingkan hal-hal yang memengaruhi sprint dengan apa yang mendorong perahu layar ke depan atau ke belakang.

• Sinar matahari – hal-hal yang membuat tim bahagia
• Jangkar – hal-hal yang menghambat tim untuk membuat kemajuan
• Angin dan awan – hal-hal yang membantu tim bergerak maju
• Batu dan bajak laut – risiko dan rintangan yang dapat mencegah tim dari tempat yang seharusnya

KALM

KALM singkatan dari,

• Simpan (hal-hal yang perlu Anda simpan)
• Tambahkan (hal-hal yang perlu Anda tambahkan)
• Lebih banyak (hal-hal yang Anda butuhkan lebih banyak)
• Kurang (hal-hal yang Anda butuhkan lebih sedikit)

Temukan lebih banyak teknik retrospektif di sini.

Punya Lebih Banyak Tips untuk Menjalankan Rapat Retrospektif Jarak Jauh yang Produktif?

Di akhir pertemuan retrospektif, Anda dapat meluangkan sedikit waktu untuk merenungkan bagaimana hasilnya (retrospeksi singkat tentang retrospektif!). Dorong tim untuk membagikan umpan balik mereka tentang cara meningkatkan retrospektif agar lebih produktif di waktu berikutnya.

Pertemuan retrospektif memberi Anda kesempatan untuk merenungkan kesalahan yang telah Anda buat dan di mana Anda berkembang untuk merencanakan masa depan yang lebih baik. Meskipun menjalankan retrospektif jarak jauh mungkin telah menempatkan Anda pada posisi yang sulit di masa lalu, kami berharap posting ini dan template yang telah kami bagikan akan membantu Anda melakukannya dengan sukses mulai sekarang.

Jika Anda memiliki sesuatu yang secara khusus berhasil untuk Anda saat menjalankan rapat retrospektif jarak jauh, silakan bagikan dengan kami di bagian komentar di bawah.