Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya | #38 Memulai manajemen proyek

Analisis risiko membantu meningkatkan peluang keberhasilan penyelesaian suatu proyek. Tetapi jenis risiko apa yang dapat mengancam sebuah proyek? Alat apa yang digunakan untuk mengidentifikasi mereka tepat waktu?

Analisis risiko – daftar isi:

1. Perkenalan
2. Jenis-jenis risiko dalam proyek
3. Risiko teknis
4. Risiko sumber daya
5. Risiko lingkungan bisnis
6. Alat analisis risiko
7. diagram ishikawa
8. Matriks risiko
9. Ringkasan

Perkenalan

Analisis risiko adalah komponen kunci dari manajemen proyek karena memungkinkan:

• identifikasi,
• penilaian dan
• menanggapi potensi risiko, yang mengabaikannya dapat menggagalkan seluruh proyek.

Menurut laporan Project Management Institute (PMI) 2021, hampir setengah dari proyek gagal mencapai tujuannya, dan lebih dari setengahnya terlambat atau melebihi anggaran.

Jenis risiko dalam proyek

Tiga risiko paling umum yang mempengaruhi sebagian besar proyek perusahaan adalah:

• Risiko teknis – mengacu pada masalah yang terkait dengan perangkat lunak, perangkat keras atau proses yang dapat mencegah pelaksanaan proyek
• Risiko sumber daya – termasuk masalah yang terkait dengan ketersediaan sumber daya, seperti karyawan, anggaran, atau waktu
• Risiko lingkungan bisnis – menyangkut masalah seperti perubahan peraturan atau persaingan.

Mari kita lihat lebih dekat masing-masing untuk melihat bagaimana mengidentifikasi, menganalisis, dan merespons setiap jenis risiko.

Risiko teknis

Untuk mengidentifikasi dan menganalisis risiko teknis secara efektif, Anda harus melakukan analisis terperinci terhadap spesifikasi teknis proyek dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Tugas apa yang membutuhkan penggunaan teknologi inovatif?
• Apakah organisasi memiliki tim untuk mengembangkan, menerapkan, dan mengoperasikan sisi teknologi proyek? Jika tidak,
• Penyedia solusi mana yang harus dipilih dan bagaimana merumuskan kontrak dengan kontraktor?

Anda juga harus melakukan analisis risiko berbasis skenario untuk menemukan potensi masalah dan konsekuensinya. Untuk meminimalkan risiko teknis, berikan perhatian khusus pada kontrol kualitas dalam proyek, dan berikan pengujian dan pemeliharaan rutin. Rencana darurat juga dapat dipertimbangkan. Manajer Proyek juga harus terus mengikuti inovasi teknologi dan berkonsultasi dengan para ahli di bidang di mana proyek sedang dilaksanakan.

Risiko sumber daya

Meminimalkan risiko sumber daya memerlukan analisis ketersediaan spesialis dan pekerja terampil, ketersediaan anggaran yang realistis, dan waktu untuk pelaksanaan tugas tanpa gangguan.

Saat menganalisis jenis risiko ini, Manajer Proyek harus mengajukan pertanyaan berikut:

1. Apakah organisasi memiliki cukup spesialis di bidang utama proyek , seperti pemrograman, desain, atau pembiayaan, misalnya?
2. Apakah ada prosedur dan alat yang memadai untuk pengelolaan sumber daya , seperti perencanaan atau pelaporan sumber daya?
3. Apakah anggaran proyek mencakup dana yang cukup untuk merekrut atau mengalihdayakan sumber daya sesuai kebutuhan?

Risiko yang terkait dengan lingkungan bisnis

Risiko bisnis terutama terkait dengan munculnya perkembangan persaingan yang dinamis. Mereka juga dapat merujuk pada peraturan baru yang memengaruhi anggaran atau waktu proyek. Contoh yang baik adalah perlunya sertifikasi solusi atau prosedur resmi sebelum pengenalan hasil ke pasar atau kebutuhan untuk melanjutkan proyek.

Contoh pertanyaan yang dapat membantu Manajer Proyek menganalisis risiko bisnis adalah sebagai berikut:

1. Apakah kita mengetahui potensi perubahan peraturan dalam industri tempat proyek kita beroperasi?
2. Sudahkah kita menganalisis potensi ancaman dari pesaing , seperti produk atau layanan baru?
3. Apakah kita memiliki rencana darurat jika terjadi perubahan yang merugikan dalam lingkungan bisnis , seperti penurunan permintaan atas produk atau layanan kita?

Alat analisis risiko

Untuk analisis risiko awal, SWOT yang diterapkan secara luas akan bekerja dengan baik. Namun, saat melakukan diagnosis menyeluruh terhadap risiko teknologi, sumber daya, dan bisnis, lebih baik memilih alat khusus khusus. Berikut ini terkenal karena keefektifannya:

• Diagram Ishikawa disebut juga diagram ikan karena bentuknya yang khas, dan
• Matriks risiko.

diagram ishikawa

Diagram Ishikawa adalah alat untuk mengidentifikasi dan menganalisis penyebab masalah dan potensi risiko. Ini dikembangkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa, seorang insinyur dan konsultan kualitas Jepang. Ishikawa adalah seorang dosen terkenal dan ahli dalam manajemen kualitas dan pencipta banyak alat dan metode terkait kualitas lainnya, seperti diagram Pareto dan diagram histogram. Ishikawa bekerja terutama di industri, tetapi alat dan metodenya juga dapat diterapkan di bidang lain, termasuk manajemen proyek.

Diagram Ishikawa menyajikan masalah dalam bentuk grafik sebab-akibat, yang darinya Anda dapat mengekstrak penyebab utama masalah tersebut. Antara lain, dapat memberikan penilaian yang ditujukan untuk menemukan risiko teknis. Hal ini karena dapat mengidentifikasi potensi kekurangan atau masalah yang berkaitan dengan teknologi dan menentukan penyebabnya.

Matriks risiko

Matriks risiko pertama kali muncul pada 1950-an di industri kedirgantaraan, yang diterapkan untuk menilai risiko keselamatan penerbangan. Alat ini populer tidak hanya dalam manajemen proyek tetapi juga dalam analisis bisnis, sains, atau keselamatan.

Matriks risiko memungkinkan Anda untuk menentukan tingkat risiko untuk setiap bahaya dengan memberikan bobot berdasarkan kemungkinan terjadinya dan dampaknya. Ini adalah tabel sederhana di mana baris mewakili berbagai risiko dan kolom mewakili kemungkinan terjadinya dan dampak.

Diagram matriks risiko terdiri dari kotak yang mewakili risiko individu. Setiap bahaya ditugaskan ke salah satu dari empat kotak yang sesuai dengan tingkat risiko:

• rendah,
• sedang,
• tinggi atau
• sangat tinggi.

Kotak memberikan informasi tentang kemungkinan terjadinya dan konsekuensi dari risiko. Dengan menggunakan matriks risiko, Manajer Proyek dapat mengidentifikasi risiko apa yang terkait dengan proyek dan mempertimbangkan tindakan apa yang harus diambil untuk meminimalkannya.

Ringkasan

Analisis risiko mengidentifikasi, menilai, dan merespons potensi risiko yang dapat memengaruhi keberhasilan suatu proyek. Namun, volatilitas lingkungan bisnis saat ini membuat semakin sulit untuk menganalisis dan menarik kesimpulan secara akurat. Jenis risiko baru muncul terkait, misalnya keamanan dunia maya, inflasi, atau ketersediaan bahan baku. Oleh karena itu, perlu diingat bahwa analisis risiko adalah proses yang berkelanjutan, berulang, dan diperbarui yang terjadi di sepanjang proyek.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
13. Siklus hidup proyek
14. Untuk apa visi proyek?
15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
20. Eksekusi projek
21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
22. Pentingnya penutupan proyek
23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
33. Jenis pertemuan proyek
34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
35. Cara menulis yang menarik
36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
43. Manajemen waktu dalam proyek
44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
45. Strategi manajemen risiko proyek
46. Pemasaran proyek
47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
48. Model perubahan manajemen proyek
49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek