Manajemen risiko dalam hubungan bisnis: empat tip dasar untuk agensi dan bisnis

Manajemen risiko sangat penting untuk keberhasilan perusahaan Anda. Bisnis besar apa pun membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk dibangun dan selama ini Anda tidak bisa bergerak tanpa hubungan bisnis!. Tidak ada sandal jepit atau pemberontak yang ditoleransi di sini. Mitra yang berkualitas dipilih untuk jangka waktu yang lama. Aliansi dibangun secara strategis. Pelanggan selalu mengandalkan para profesional yang mengetahui perdagangan mereka, yang cenderung mempelajari bisnis, yang dapat diandalkan dalam masalah keuangan, dan senang untuk tumbuh bersama.

Namun, tidak masuk akal untuk percaya bahwa menemukan pasangan yang tepat adalah "pekerjaan setengah selesai". Ide bagus tidak ada artinya tanpa implementasi, kesimpulan perjanjian tidak ada artinya tanpa kolaborasi yang kuat selama tujuan keseluruhan.

Ada beberapa fase dalam proses pengelolaan risiko saat mengintegrasikan bisnis dan agensi. Dan ini berkaitan erat dengan tahapan pengembangan proyek.

Tahap Pertama – Mengenal Satu Sama Lain

Masing-masing pihak menunjukkan kekuatan mereka, menunjukkan prestasi profesional mereka, dan berbagi pengalaman mereka. Fase ini mengikuti penilaian awal terhadap potensi pihak lain. Ini adalah percakapan aktual pertama yang dapat menunjukkan kepada kita apakah kita akan menjadi pasangan yang baik, atau tidak.

Agensi secara alami tertarik pada keputusan yang menguntungkan mereka. Bisnis berharap bahwa misi dan sumber daya mereka akan diteruskan ke orang yang tepat, yang tidak akan hilang begitu saja atau berpindah ke proyek lain dalam waktu seminggu. Bisnis akan ingin mengandalkan agen proaktif untuk memperkirakan risiko dan memastikan mereka menonjol dari yang lain sambil mencapai hasil yang dibutuhkan untuk meningkatkan pendapatan.

Saran untuk agensi: Jangan menipu bisnis yang menanamkan persepsi salah tentang pekerjaan Anda. Periksa bisnis: situs web mereka, posisi pasar, titik lemah dan kuat, serta pesaing utama mereka. Pastikan bahwa klien memiliki tugas yang berbeda, dan memahami tujuannya. Pikirkan tentang risiko keuangan Anda dalam bisnis. Bersikaplah positif tentang semua poin ini sesuai dengan profil Anda, dan Anda memiliki keahlian dalam memecahkan masalah serupa. Siapkan ramalan dengan visi situasi Anda sendiri. Bicara tentang kemungkinan nyata Anda. Jangan berbohong. Dan jangan memberi kesan bahwa Anda ingin bersaing dengan tim pemasaran internal klien – fokuslah pada interaksi. Diskusikan risikonya. Siapkan daftar KPI dan metrik yang akan membantu Anda berdua bergerak ke arah yang benar.

Nasihat untuk bisnis: jangan jungkir balik dan mencoba menghindari ekspektasi berlebihan. Periksa pengalaman agensi dalam menyelesaikan tugas serupa, baca ulasan klien lain tentang layanan mereka. Rumuskan tugas spesifik dan nonabstrak berdasarkan analisis situasi Anda yang sebenarnya. Cobalah untuk menghindari ekspektasi yang berlebihan, karena selama periode awal tidak akan mudah bagi tim agensi untuk mengatasi bahkan dengan tugas-tugas yang mereka tetapkan sendiri. Apalagi melebihi hasil mereka. Akan sangat bagus untuk mengatasinya sendiri, jika tidak, jangan malu untuk menyewa departemen manajemen risiko.

Tahap Kedua – Proyek Dimulai

Pada fase kedua hubungan, bisnis sering kali memiliki harapan yang berlebihan. Dan sebuah agensi akan sering menghadapi masalah serius pertama mereka. Manajemen risiko yang rasional di sini dapat membuat kedua belah pihak menjadi pemenang. Ini bisa berupa satu atau dua tugas tambahan dengan prioritas lebih tinggi, kesalahan dalam perkiraan waktu pada tugas, atau kebutuhan untuk mendukung solusi sebelumnya yang diterapkan sebelumnya. Hal ini dapat menyebabkan penundaan tenggat waktu, perbedaan antara hasil yang diharapkan dan hasil aktual, dan hal-hal baik lainnya yang sangat kecil dalam jangka panjang, tetapi sangat nyata pada awalnya.

Saran untuk agensi: Ini sangat penting untuk memulai pekerjaan Anda pada proyek dengan menetapkan garis waktu dan pembagian tanggung jawab antara anggota tim proyek Anda. Setiap orang harus memahami bidang perhatian mereka. Perhatikan detailnya dan cobalah untuk terus memantau alur kerja. Kesalahan yang mungkin tidak diperhatikan enam bulan kemudian dapat memiliki efek bola salju di awal. Oleh karena itu, ini akan menjadi pilihan yang sempurna jika anggota tim Anda menyimpan tugas mereka dalam satu sistem manajemen tugas kolektif, di mana mereka dapat mencatat hasil, masalah, permintaan data tambahan, memprioritaskan tugas, atau meninggalkan komentar. Solusi ini dapat menunjukkan gambaran keseluruhan pada setiap tahap kerja sama, serta untuk menemukan 'kemacetan' jika terjadi kesalahan. Jangan lupa untuk menjadwalkan pertemuan rutin.

Saran untuk bisnis: jangan terlalu memaksakan. Soroti kesalahan, berikan kiat, bagikan visi Anda, dan berikan umpan balik yang berkualitas. Tapi tolong, cobalah untuk bersikap sesopan mungkin. Beri tahu mereka bahwa Anda akan mengontrol prosesnya, tetapi hindari manajemen mikro. Sebuah tim di sisi yang berlawanan sangat membutuhkan dukungan Anda. Memang benar, loyalitas belum diperoleh, tetapi dukungan Anda bisa menjadi uang muka yang akan memberi energi pada tim. Percaya pada mereka, dan kepercayaan diri Anda akan menghasilkan konsekuensi yang sangat baik bagi Anda.

Tahap Ketiga – Tonggak Pertama

Sebuah lembaga akan memberikan laporan untuk periode tertentu: satu bulan atau seperempat. Anda mendiskusikan pencapaian yang dibuat. Bagaimana hasil ini berbeda dari apa yang semula direncanakan?

Penting untuk mendiskusikan semua hal secara terbuka. Apa yang dilakukan dengan baik dan mengapa selama periode ini? Bagian mana dari rencana yang gagal diterapkan dan mengapa? Perubahan apa yang terjadi selama proses tersebut dan apa reaksi kita terhadapnya? Bagaimana setiap tim melakukan tugas tertentu? Apa yang harus ditingkatkan pada periode berikutnya? Semua ini adalah contoh risiko yang harus selalu Anda ingat.

Saran untuk agensi: pantau hasil Anda setiap hari. Jika Anda telah melihat kemungkinan masalah, beri tahu klien Anda tentang hal ini, tawarkan solusi dan bantuan Anda. Kami tidak menyarankan Anda untuk menunggu sampai masalah ini teratasi dengan sendirinya. Bahkan jika pelanggan Anda tidak memberikan informasi apa pun kepada Anda, atau seorang manajer di kantor mereka kelebihan beban dan tidak dapat menjawab pertanyaan yang Anda ajukan tepat waktu, setidaknya 50% tanggung jawab ada di tangan Anda. Jadi inilah saatnya untuk bertindak atas otoritas Anda sendiri, terutama jika Anda tahu bagaimana menyelesaikan masalah ini tepat waktu.
Dalam kebanyakan kasus, ini akan memiliki efek positif jika Anda melampaui harapan pemilik bisnis dan oleh karena itu mengkonfirmasi kualitas dan keterampilan Anda.

Bekerja lebih keras, curahkan sedikit lebih banyak waktu untuk detailnya. Lihatlah inti dari tugas yang ada. Jika Anda telah mengeksekusi atau bahkan terlalu memenuhi perjanjian, jika Anda berhasil menghilangkan risiko – dilakukan dengan baik, sekarang saatnya untuk memikirkan apa lagi yang bisa dilakukan. Terus melangkah!

Saran untuk bisnis: menilai situasi. Apakah kinerjanya sesuai dengan apa yang Anda harapkan sebagai imbalannya? Apakah tim memenuhi harapan Anda? Wawasan apa yang didapat dari kolaborasi? Apa yang baik di agensi? Apa yang salah dan mengapa?

Bicaralah, umpan balik Anda penting. Jika beberapa hal sepele tampak jelas bagi Anda, itu bisa menjadi sesuatu yang baru di sisi yang berlawanan.

Beritahu mereka tentang rencana Anda. Beri tahu mereka apa yang telah terjadi di pihak Anda selama periode waktu ini. Apa yang berubah di perusahaan Anda, perubahan apa yang direncanakan dalam waktu dekat?
Pada fase ini, kedua belah pihak biasanya menyepakati tujuan jangka panjang: enam bulan, satu tahun atau lebih. Jadi, masing-masing pihak harus yakin bahwa strategi bergerak ke arah yang benar dengan sumber daya yang cukup, dan komunikasinya jelas. Sangat penting untuk menyepakati tonggak sejarah: bulan, kuartal. Jika ada masalah dengan kolaborasi, ini harus diungkapkan, didiskusikan dan diselesaikan. Sebagian besar masalah yang dihadapi proyek tipikal adalah dalam komunikasi. Masalah kecil dan kesalahpahaman sering berkembang menjadi konflik yang berkepanjangan. Dan ini menyebabkan hilangnya efektivitas.

Tahap Keempat – Kolaborasi yang Sukses

Proyek berkembang, KPI berjalan sesuai rencana, tim telah mengembangkan model untuk kolaborasi yang sukses.

Saran untuk agensi: selain karya bagus yang dibuat sekarang, Anda seharusnya menawarkan gambaran masa depan. Investasikan waktu untuk pengembangan klien Anda. Analisis hasil Anda, berikan peluang baru, tawarkan alat baru. Siapkan daftar rekomendasi dan tunjukkan kepada mereka 'jumlah' kemungkinan keuntungan baru. Ini adalah waktu untuk mengusulkan layanan Anda yang lain.
Ingatlah bahwa melakukan pekerjaan Anda dengan benar saja tidak cukup. Semua orang peduli dengan masa depan. Dan Anda memiliki kekuatan untuk mengambil bagian dalam menciptakan masa depan ini, dibagikan bersama oleh Anda dan pasangan.

Saran untuk bisnis: terus bergerak. Lanjutkan mengatur pertemuan rutin, mengajukan pertanyaan, berbagi wawasan, dan berita tentang bisnis Anda. Cari beberapa manfaat untuk tim internal Anda dari kolaborasi dengan agensi. Percayai pasangan Anda tetapi jangan lupa untuk mengamati dari samping dan memberikan umpan balik.

Kata-kata terakhir tentang manajemen risiko

Tidak dapat disangkal bahwa setiap hubungan bisnis memiliki kekhasan tersendiri. Kami pasti tidak dapat memberi Anda skrip umum yang sempurna yang akan membantu Anda bekerja sama dengan klien atau agen outsourcing Anda dengan sukses, dan menghindari semua kesulitan. Hubungan Anda dengan klien bisnis kecil akan sangat berbeda dengan klien bisnis besar, hubungan dengan perusahaan Eropa akan berbeda dengan Amerika atau Asia. Dan ada jutaan faktor lain yang mempengaruhi hubungan bisnis Anda bahkan di dalam perusahaan Anda.

Sedikit saran untuk agensi:
– Analisis bisnis klien secara menyeluruh
– Analisis kekuatan tim Anda dengan hati-hati
– Jangan memulai pekerjaan jika klien Anda memiliki tugas yang terlalu abstrak
– Tetap jujur ​​dengan klien Anda dalam situasi apa pun
– Tetapkan tanggung jawab di antara tim Anda berdasarkan keterampilan mereka yang sebenarnya
– Memantau proses kerja secara konstan
– Temui dan diskusikan hasil dan masalah Anda dengan klien secara sistematis
– Lakukan yang terbaik untuk mencapai tujuan klien
– Cobalah untuk menjaga hubungan dengan klien setelah proyek selesai jika Anda menyadari perspektif besar dalam kemitraan

Sedikit saran untuk bisnis:
Analisis bisnis Anda dan tentukan titik dan area kelemahan Anda yang sebenarnya untuk ditingkatkan
Tetapkan tujuan Anda dan siapkan daftar pertanyaan teknis yang dapat dibaca
Cepat, koordinasikan strategi mereka jika ini sama sekali tidak sesuai dengan visi Anda sendiri
Kontrol prosesnya, tetapi hindari manajemen mikro
Cobalah agensi untuk ukuran, jika mereka benar-benar bagus – mereka dapat membantu kemajuan tim internal Anda dan meningkatkan area bisnis Anda yang lain