Daftar Utama Teknik Manajemen Risiko Visual

Baik itu perusahaan multinasional atau startup, risiko tidak dapat dihindari. Ini adalah bagian dari upaya baru atau rutin.

Cara terbaik untuk mengurangi dampak negatif risiko terhadap bisnis Anda adalah dengan memasukkan teknik manajemen risiko ke dalam struktur bisnis Anda.

Dalam posting ini, kita akan membahas teknik manajemen risiko visual yang dapat Anda gunakan selama setiap tahap strategi manajemen risiko Anda.

Apa itu Manajemen Risiko?

Manajemen risiko adalah proses di mana risiko diidentifikasi dan dikendalikan secara proaktif. Hal ini memungkinkan bisnis untuk meningkatkan peluang sukses mereka dengan meminimalkan ancaman dan memaksimalkan peluang.

Manajemen risiko sangat penting untuk bisnis karena membantu mencegah kerugian finansial dan meningkatkan pendapatan. Manfaat lain dari manajemen risiko termasuk,

• Membantu mengidentifikasi proyek yang mungkin mengarah ke masalah dan menerapkan solusi
• Bantuan untuk mempersiapkan ancaman tak terduga sebelumnya
• Membantu menyediakan data yang cukup untuk membuat keputusan yang lebih baik terkait proyek/acara
• Membantu meningkatkan komunikasi antara pemangku kepentingan dan tim proyek
• Bantu tim tetap lebih fokus pada hasil utama

Tahapan kunci dari proses manajemen risiko adalah mengidentifikasi risiko, menganalisis risiko, dan merencanakan mitigasi risiko. Ini dirinci di bawah ini bersama dengan teknik manajemen risiko yang dapat Anda gunakan.

Identifikasi Risiko

Proses manajemen risiko dimulai dengan mengidentifikasi risiko terlebih dahulu setelah Anda menetapkan tujuan. Mengidentifikasi risiko harus dilakukan di awal proyek dan tidak boleh dilakukan di tengah atau selama proyek, karena mungkin sudah terlambat.

Identifikasi risiko dapat dilakukan dengan 2 cara

• Dengan mengidentifikasi akar penyebab dan dampak yang mungkin ditimbulkannya
• Dengan mengidentifikasi fungsi-fungsi penting yang harus dilakukan perusahaan untuk mencapai tujuan dan mengidentifikasi bagaimana mereka bisa gagal

Metode manajemen risiko visual berikut dapat digunakan untuk mengidentifikasi risiko sebelumnya.

1. Diagram Pohon Keputusan

Pohon keputusan digunakan untuk membuat keputusan ketika dihadapkan pada banyak pilihan. Ini memungkinkan Anda untuk menilai nilai hasil dan kemungkinan mencapainya. Ini, pada gilirannya, membantu membuat keputusan yang lebih baik.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1: Identifikasi keputusan dan siapkan diagram pohon keputusan berdasarkan keputusan, biaya, dan imbalan dari opsi tidak pasti yang tersedia untuk Anda.

Langkah 2: Cari tahu kemungkinan terjadinya risiko dan tetapkan

Langkah 3: Pada langkah ini Anda harus mengidentifikasi nilai moneter dari risiko, atau dengan kata lain berapa biaya yang harus Anda keluarkan jika risiko itu terjadi.

Langkah 4: Hitung Nilai Moneter yang Diharapkan (EMV) dari setiap jalur keputusan dengan mengalikan probabilitas dan dampak

Template Analisis Pohon Keputusan (Klik pada template untuk mengeditnya secara online)

2. Diagram Pengaruh

Diagram pengaruh digunakan untuk mewakili ringkasan informasi dari pohon keputusan. Ini menunjukkan variabel yang diketahui dan tidak diketahui ketika membuat keputusan dan hubungan yang ada di antara mereka.

Persegi panjang menunjukkan keputusan, oval mewakili ketidakpastian dan nilai atau output yang diperlukan ditunjukkan dengan berlian. Pengaruh masing-masing variabel terhadap yang lain diwakili oleh panah.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1: Identifikasi keputusan yang harus dibuat untuk mencapai tujuan Anda

Langkah 2: Pertimbangkan risiko dan faktor kinerja yang mungkin memengaruhi pencapaian tujuan Anda.

Langkah 3: Kenali faktor sekunder yang mempengaruhi ketidakpastian yang terkait dengan faktor kinerja.

Langkah 4: Identifikasi faktor risiko urutan kedua yang dapat mempengaruhi faktor sekunder.

Langkah 5: Lanjutkan untuk mencari tahu faktor-faktor apa yang mempengaruhi ketidakpastian sampai semua risiko utama diidentifikasi.

Klik pada template untuk mengeditnya secara online

3. Analisis SWOT

Apakah Anda sedang merencanakan proyek baru atau mengembangkan proses baru, analisis SWOT dapat membantu Anda mendapatkan wawasan tentang risiko apa pun yang mungkin terjadi. Ini membantu Anda mengidentifikasi Kekuatan, Kelemahan, Ancaman, dan Peluang yang terkait dengan acara tersebut.

Bagaimana cara menggunakannya

Untuk mempelajari cara menggunakan analisis SWOT, lihat artikel kami Analisis SWOT: Apa, Mengapa, dan Bagaimana Menggunakannya Secara Efektif.

Klik pada template untuk mengeditnya secara online

4. Diagram Tulang Ikan

Juga dikenal sebagai diagram Ishikawa dan diagram sebab dan akibat, diagram tulang ikan digunakan untuk memecahkan masalah dan mengidentifikasi akar penyebab di baliknya. Ia bekerja mundur karena membantu mengidentifikasi penyebab efek tertentu.

Bagaimana cara menggunakannya

Panduan Utama kami untuk Diagram Tulang Ikan mencakup cara menggunakan diagram tulang ikan secara mendalam.

Templat Diagram Tulang Ikan (Klik pada templat untuk mengeditnya secara online)

5. Peta Proses

Peta proses membantu memvisualisasikan langkah-langkah utama dan hubungan di antara mereka dalam suatu proses. Dengan meminta orang yang benar-benar melakukannya menguraikan proses menggunakan peta proses, Anda dapat memeriksa keakuratannya. Ini juga membantu mengidentifikasi kemacetan dan pemblokiran terlebih dahulu.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1: Identifikasi tim yang perlu Anda petakan – apakah itu proses baru atau proses yang sedang dirancang ulang

Langkah 2: Kumpulkan semua orang yang terlibat dalam melakukan/mengembangkan proses dan bertukar pikiran semua informasi yang terkait dengan proses, seperti input, output, dll.

Langkah 3: Ambil langkah-langkah yang Anda identifikasi dan urutkan secara berurutan

Langkah 4: Gambarlah peta yang menunjukkan status proses saat ini

Langkah 5: Identifikasi hambatan dan kekurangan dalam proses Anda

Lihat Panduan Mudah untuk Memproses Pemetaan untuk mempelajari tentang apa itu peta proses, simbol peta proses, jenis peta proses, dll.

Peta Proses untuk Manajemen Risiko (Klik pada template untuk mengedit secara online)

Analisis Risiko yang Diidentifikasi

Setelah Anda mengidentifikasi risiko, langkah selanjutnya adalah menilai risiko untuk melihat jenis dampaknya terhadap bisnis Anda dan proyek saat ini. Dengan menganalisis risiko dengan benar, Anda akan dapat memprioritaskan risiko mana yang memiliki dampak tertinggi pada bisnis Anda.

Menganalisis risiko dapat dilakukan dengan dua cara

• Analisis risiko kualitatif – di sini risiko dianalisis berdasarkan kemungkinan terjadinya dan dampaknya terhadap proyek, bisnis, dll.
• Analisis risiko kuantitatif – mengkuantifikasi kemungkinan hasil dan mengevaluasi kemungkinan pencapaian objek

Berikut adalah beberapa metode manajemen risiko yang dapat Anda gunakan untuk membantu selama fase analisis proses manajemen risiko.

1. Probabilitas Risiko dan Matriks Dampak

Ini adalah alat yang dapat digunakan untuk melakukan penilaian risiko kualitatif. Ini membantu untuk mengevaluasi dampak relatif (tinggi atau rendah) dari suatu risiko dan kemungkinan terjadinya (tinggi atau rendah).

Bagaimana cara menggunakannya

Menurut probabilitas risiko dan matriks dampak, ada dua dimensi risiko

1. Probabilitas- Probabilitas suatu risiko yang terjadi dapat berkisar dari 0% hingga di bawah 100%, oleh karena itu merupakan peristiwa yang mungkin terjadi.
2. Dampak – Sebuah risiko selalu memiliki dampak negatif

Dalam probabilitas risiko dan matriks dampak, Anda dapat menilai potensi risiko berdasarkan dua dimensi ini. Berdasarkan di mana risiko ditempatkan pada matriks, Anda dapat memprioritaskannya sebagai

• Dampak rendah – probabilitas rendah
• Dampak rendah – probabilitas tinggi
• Dampak tinggi – probabilitas rendah
• Dampak tinggi – probabilitas tinggi

Sementara risiko di sudut kiri bawah sering kali dapat diabaikan, risiko yang ditempatkan di sudut kanan atas harus diprioritaskan.

Matriks Probabilitas Risiko dan Dampak (Klik pada template untuk mengeditnya secara online)

2. Bagan Pareto

Diagram pareto adalah cara yang bagus untuk mengidentifikasi masalah mana yang harus diprioritaskan berdasarkan efek kumulatif yang dimilikinya pada suatu sistem. Sementara panjang jeruji mewakili frekuensi atau biaya (waktu atau uang), jeruji disusun dengan jeruji terpanjang di sebelah kanan dan terpendek di sebelah kanan. Cara ini menggambarkan situasi mana yang paling signifikan.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1: Identifikasi kategori yang ingin Anda gunakan untuk mengelompokkan item, dan pengukurannya (yaitu frekuensi, biaya, waktu, dll.)

Langkah 2: Tentukan periode waktu (satu jam, minggu atau hari, dll.) yang Anda inginkan untuk dicakup oleh bagan Pareto

Langkah 3: Kumpulkan data bersama dengan kategori dan subtotal pengukuran untuk setiap kategori

Langkah 4: Tentukan skala yang tepat untuk pengukuran dan tandai skala di sisi kiri grafik

Langkah 5: Beri label bar untuk setiap kategori, letakkan yang tertinggi di paling kiri

Langkah 6: Hitung persentase untuk setiap kategori

Langkah 7 : Hitung dan gambar jumlah kumulatif

Bagan Pareto untuk Manajemen Risiko (Klik pada template untuk mengedit secara online)

3. Analisis Pohon Patahan

Analisis pohon kesalahan membantu mengidentifikasi probabilitas berbagai hasil dari kesalahan dan kegagalan yang diberikan. Analisis pohon kesalahan membantu mengidentifikasi kemungkinan suatu peristiwa terjadi dengan memvisualisasikan peristiwa tertentu di puncak dan kondisi yang menyebabkan peristiwa itu.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1: Identifikasi kesalahan/kegagalan yang harus dianalisis

Langkah 2: Buat daftar penyebab langsung atau langsung dari kesalahan. Periksa setiap langkah secara menyeluruh sampai akar penyebabnya dianalisis

Langkah 3: Setelah Anda menerapkan data ke pohon kesalahan, gunakan untuk melakukan evaluasi

Diagram Analisis Pohon Kesalahan (Klik pada template untuk mengeditnya secara online)

Perencanaan untuk Menghindari Risiko Masa Depan

Dalam fase perencanaan siklus manajemen risiko, Anda perlu memperhatikan mitigasi risiko dengan mencari solusi dan mengendalikannya. Mulai dari risiko yang memiliki dampak paling parah pada proyek atau organisasi Anda, cari tahu cara meminimalkan efeknya.

1. Diagram roda berjangka

Roda berjangka adalah alat yang dapat Anda gunakan untuk mengidentifikasi hasil langsung dan tidak langsung dari tren, peristiwa, atau keputusan tertentu.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1: Identifikasi perubahannya. Ini bisa menjadi masalah atau potensi risiko.

Langkah 2: Lakukan brainstorming kemungkinan konsekuensi dari tren.

Langkah 3: Pikirkan konsekuensi sekunder atau "urutan kedua" yang terkait dengan konsekuensi "tingkat pertama" yang Anda identifikasi sebelumnya. Anda dapat terus memperluas diagram dengan menambahkan beberapa lapisan.

Langkah 4: Setelah roda masa depan selesai, Anda bisa mendapatkan gambaran umum tentang konsekuensi langsung dan tidak langsung dari perubahan yang ingin Anda terapkan.

Langkah 5: Ambil konsekuensi negatifnya dan identifikasi kemungkinan tindakan yang dapat Anda ambil untuk mengendalikannya.

Templat Roda Berjangka (Klik pada templat untuk mengeditnya secara online)

2. Bagan Program Keputusan Proses

Bagan program keputusan proses (PDPC) membantu Anda melihat apa yang mungkin salah dalam rencana yang sedang dikembangkan. Anda dapat menggunakan bagan untuk mengubah rencana Anda untuk mencegah masalah terjadi dan untuk menyiapkan rencana darurat untuk mengurangi risiko.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1: Buat diagram pohon dari rencana tersebut, daftar tujuan, kegiatan utama dan tugas yang harus diselesaikan di bawah setiap kegiatan.

Langkah 2: Ambil tugas di tingkat ketiga dan lakukan brainstorming apa yang bisa salah

Langkah 3: Jika konsekuensi dari masalah yang diidentifikasi sebelumnya tidak signifikan, tinggalkan saja. Tambahkan masalah signifikan yang terkait dengan setiap tugas pada diagram pohon sebagai tingkat keempat.

Langkah 4: Munculkan tindakan balasan untuk setiap masalah, dan tambahkan sebagai tingkat kelima pada diagram

Langkah 5: Pertimbangkan seberapa praktis setiap tindakan balasan dalam hal waktu, sumber daya, biaya, dll. Anda dapat menggunakan X untuk menandai solusi yang tidak praktis dan O untuk menandai solusi yang praktis.

Lihat artikel ini di PDPC untuk mempelajari lebih lanjut tentang alat ini.

Bagan Program Keputusan Proses – PDPC (Klik pada template untuk mengeditnya secara online)

3. Analisis Risiko-Hadiah

Analisis imbalan risiko adalah alat yang dapat Anda gunakan untuk mengevaluasi profil risiko dan imbalan dari berbagai opsi.

Bagaimana cara menggunakannya

Langkah 1: Buat daftar opsi dan kemungkinan risiko yang terkait dengannya

Langkah 2: Plot risiko dan imbalan pada bagan analisis risiko-hadiah

Langkah 3: Meskipun beberapa opsi mungkin memiliki profil risiko-hadiah yang positif, luangkan waktu untuk melihat apakah Anda juga harus meluangkan waktu untuk mengurangi risiko opsi lain.

Langkah 4: Bandingkan setiap opsi satu sama lain untuk mengidentifikasi opsi terbaik untuk Anda

Risk – Reward Analysis Template (Klik pada template untuk mengedit secara online)

Tambahkan ke Daftar Teknik Manajemen Risiko Visual

Teknik manajemen risiko yang telah kami bahas di atas akan membantu Anda mengidentifikasi, menganalisis, dan mengendalikan risiko yang mungkin terjadi selama proyek Anda atau pengembangan proses bisnis baru.

Apakah Anda mengetahui teknik visual lain yang dapat digunakan untuk mengelola risiko? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.