Analisis akar penyebab – manfaat dan tujuan

Di setiap perusahaan – terlepas dari senioritas bisnis, posisi pasar, atau industri di mana perusahaan beroperasi sehari-hari – kesalahan, masalah, kecelakaan atau kegagalan bisa saja terjadi. Dalam situasi seperti ini, pihak yang bertanggung jawab sering kali mencoba mengambil tindakan penanggulangan sesegera mungkin, yang membantu dalam jangka pendek namun tidak menjamin bahwa situasi tersebut akan terulang kembali (menimbulkan biaya lebih lanjut dan menghabiskan sumber daya yang dimiliki)

Solusi yang lebih baik adalah dengan melakukan penelitian seperti Root Cause Analysis (RCA) . Di bawah ini kami menjelaskan apa alat ini, apa tujuannya serta hasil positif apa yang dapat dihasilkan oleh penerapannya bagi suatu organisasi.

Apa itu analisis akar penyebab?

Analisis akar penyebab adalah alat yang digunakan secara luas dan tidak hanya berfungsi di berbagai bidang (mulai dari teknik hingga perawatan kesehatan, kedokteran dan bisnis hingga manufaktur atau manajemen mutu), namun terkadang juga berguna dalam kehidupan kita sehari-hari. Analisis akar penyebab adalah suatu pendekatan yang melalui proses sistematisnya mengarah pada identifikasi dasar permasalahan, insiden dan kegagalan yang telah terjadi dan berpotensi terjadi.

Memanfaatkannya merupakan konsekuensi dari pemikiran bahwa tindakan yang terfokus pada aspek ini – yaitu inti permasalahan yang sebenarnya – biasanya karena hal ini lebih efektif daripada sekadar bereaksi terhadap gejala yang mungkin muncul kembali beberapa waktu kemudian.

Manfaat analisis Akar Penyebab

Manfaat utama yang terkait dengan analisis akar masalah adalah pencegahan terulangnya masalah, yang dapat dilakukan dengan menghilangkan alasan mengapa masalah dan kegagalan terjadi. Hal ini meningkatkan kualitas produk, layanan atau proses yang ditawarkan, mengurangi biaya yang dikeluarkan dan memastikan penggunaan sumber daya yang lebih optimal. Namun, ini bukan satu-satunya hasil positif dari penerapan teknik ini – di antara manfaat tambahan yang dapat kami sebutkan:

• Manajemen risiko yang lebih baik – analisis akar permasalahan membantu memahami faktor-faktor apa yang dapat menyebabkan masalah, memungkinkan manajemen risiko yang lebih efektif baik untuk proyek yang dilakukan satu kali maupun operasional sehari-hari,
• Peningkatan keselamatan – Di sektor-sektor seperti industri, kedokteran atau transportasi, RCA membantu mengidentifikasi bahaya (substrat kecelakaan), yang meningkatkan tingkat keselamatan,
• Meningkatkan kepuasan pelanggan – Dengan menghilangkan alasan keluhan atau keluhan, hubungan pelanggan dengan merek kami meningkat.

Tujuan analisis akar penyebab

Tampaknya tujuan utama dari analisis akar permasalahan adalah untuk memahami alasan sebenarnya di balik masalah atau kegagalan yang terjadi, yang bertentangan dengan fokus hanya pada gejala langsung dan mengambil tindakan perbaikan. Namun, kami harus menekankan bahwa tindakan tersebut hanyalah perwujudan dari penggunaan alat yang dijelaskan. Hal ini karena RCA bertujuan – melalui langkah-langkah spesifik – untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, yang mengarah pada peningkatan efisiensi, kualitas langkah-langkah yang diambil, dan kecepatan proses yang terjadi.

Oleh karena itu, penerapan Analisis Akar Penyebab mendukung perbaikan produk, layanan, atau proses secara berkelanjutan, yang diharapkan dapat memberikan hasil positif bagi seluruh pemangku kepentingan (karyawan, pelanggan, mitra bisnis, dll.).

Bagaimana cara melakukan RCA?

Bagaimana seharusnya proses RCA dilakukan untuk memastikan hasil yang diharapkan tercapai? Cara terbaik adalah mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Identifikasi masalahnya – pilih masalah, insiden, atau kegagalan spesifik yang ingin Anda selidiki, lalu jelaskan dengan tepat apa yang terjadi dan apa dampaknya.
2. Kumpulkan data – gunakan laporan, dokumentasi, catatan, kesaksian saksi dan sumber lain yang tersedia untuk mendapatkan gambaran lengkap mengenai situasi yang ada.
3. Identifikasi penyebab potensial – fokuslah pada identifikasi semua faktor yang mungkin menyebabkan masalah (misalnya, dengan diagram Ishikawa). Ingatlah bahwa beberapa di antaranya mungkin tersembunyi atau tidak terlihat jelas.
4. Menguji penyebab potensial – Setelah penyebab potensial teridentifikasi, penyebab tersebut harus diuji untuk memastikan atau mengesampingkan keterlibatannya dalam masalah tersebut
5. Identifikasi akar permasalahannya – temukan alasan di balik kegagalan yang paling penting (yaitu, memiliki dampak terburuk).
6. Menerapkan tindakan perbaikan – berdasarkan alasan yang teridentifikasi, kembangkan tindakan perbaikan spesifik yang akan mengurangi atau menghilangkan risiko terulangnya masalah. Setelah Anda menerapkannya, ingatlah untuk mengevaluasi efektivitasnya, dan tetap fleksibel (karena tindakan perbaikan mungkin perlu disesuaikan seiring tersedianya informasi baru).

Jika Anda tidak yakin apa sebenarnya sumber kesulitannya, Anda dapat meminta pendapat karyawan Anda. Sistem manajemen proyek dan tim, Firmbee, akan membantu Anda menjaga komunikasi terbuka. Dengan fitur check-in, Anda dapat mengirim pesan otomatis ke semua (atau terpilih) anggota tim Anda yang meminta mereka merespons topik tertentu. Anda juga dapat mengaturnya sebagai notifikasi reguler (misalnya pada hari dan waktu tertentu). Dengan cara ini, Anda akan memperoleh perspektif yang lebih luas mengenai suatu masalah dan mempelajari potensi alasan di baliknya dari sudut pandang orang lain.

Analisis akar penyebab – ringkasan

Jika Anda mencari cara untuk meningkatkan kualitas, efisiensi, keamanan, atau kepuasan pelanggan dalam produk atau layanan yang Anda tawarkan, analisis akar masalah adalah solusi yang tepat untuk Anda. Namun, Anda harus dengan rendah hati menerima bahwa RCA bukanlah obat ajaib yang bisa menghilangkan semua masalah. Meskipun demikian, menerapkan prinsip analisis Akar Penyebab untuk mengetahui dasar permasalahan tertentu secara signifikan meningkatkan peluang Anda untuk berhasil dan mencapai tujuan bisnis Anda. Terlebih lagi, jangan lupa bahwa RCA memastikan kejadian-kejadian yang meresahkan tidak terlalu sering terjadi (atau dihilangkan), sehingga selalu menjadi kabar baik bagi semua pihak yang terlibat.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah kami yang sibuk di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Klaudia Kowalczyk

Desainer grafis & UX yang menyampaikan ke dalam desain apa yang tidak dapat diungkapkan dengan kata-kata. Baginya, setiap warna, garis, atau font yang digunakan mempunyai arti. Bergairah dalam desain grafis dan web.

Lihat semua postingan