Otomasi Penjualan: Mengapa Saatnya Mengotomatiskan Tim Penjualan Anda

Diterbitkan: 2021-03-12

Selalu Menjadi Penutup. Terdengar familiar?

Pemimpin penjualan terus-menerus mengabari perwakilan mereka untuk menutup lebih banyak kesepakatan. Namun, banyak yang belum mengambil langkah-langkah yang diperlukan menuju otomatisasi penjualan, menyebabkan mereka tertinggal.

Bagaimana Anda bisa selalu menutup jika Anda terikat di belakang meja Anda melakukan entri data?  

Otomasi penjualan adalah kunci untuk meningkatkan pendapatan. Saat ini, perwakilan penjualan hanya menghabiskan sepertiga dari jam produktif mereka untuk berbicara dengan prospek. Mereka menghabiskan sisa waktunya untuk melakukan tugas sehari-hari seperti memasukkan data, mencari calon pelanggan, rapat tim, dan penjadwalan. Tapi bayangkan berapa banyak lagi yang bisa dijual bisnis Anda jika Anda menggunakan otomatisasi penjualan untuk membebaskan dua pertiga waktu tim Anda.

Dengan mengotomatiskan tim penjualan Anda, Anda akan memungkinkan perwakilan untuk fokus pada apa yang paling Anda (dan mereka) pedulikan - menciptakan hubungan yang bermakna dengan prospek yang menghasilkan lebih banyak kesepakatan dan menghasilkan pertumbuhan bisnis.

Jadi mari kita menggali.

Pertama - Apa itu Otomasi Penjualan?

Untuk berhasil mengotomatiskan tim penjualan Anda dan mengadopsi otomatisasi penjualan, penting untuk memiliki pemahaman yang mendalam tentang apa sebenarnya itu.

Otomatisasi penjualan adalah penyederhanaan tugas manual dan administratif menggunakan perangkat lunak, kecerdasan buatan, dan alat digital lainnya. Pada dasarnya, ini menempatkan tugas sehari-hari dari perwakilan Anda secara otomatis dengan menggunakan teknologi.

Dengan menghilangkan tugas administratif ini, perwakilan Anda dapat lebih fokus untuk menghubungkan dan menjual ke prospek dan pelanggan. Plus, otomatisasi penjualan menyatukan proses penjualan Anda. Dengan mengotomatiskan tugas-tugas ini, tim Anda akan memiliki pendekatan berulang untuk mengikuti, membilas, dan mengulang.

Laporan HubSpot Menemukan Otomasi Penjualan Meningkatkan Produktivitas Rep

Jangan hanya mengambil kata-kata saya untuk itu. Mari kita gali beberapa data.

Laporan Pengaktifan Penjualan 2021 HubSpot mensurvei 500 pemimpin penjualan yang berbeda di delapan negara dan menemukan 40% kehilangan target pendapatan mereka tahun lalu. Yang cukup menarik, sebagian besar pemimpin penjualan ini, terlepas dari kinerjanya, menempatkan perangkat lunak CRM dan konferensi video sebagai alat paling penting untuk penjualan jarak jauh. Apa yang membedakan kinerja berlebih dari kinerja buruk adalah cara pemimpin penjualan menggunakan alat ini. Enam puluh satu persen pemimpin berkinerja tinggi menggunakan CRM mereka untuk mengotomatiskan proses penjualan mereka dibandingkan dengan hanya 45% pemimpin berkinerja buruk.

manfaat otomatisasi penjualan

Jadi perbedaannya terletak pada penggunaan alat. Meskipun penerapan teknologi penjualan merupakan langkah awal yang vital, otomatisasi penjualan sangat penting jika para pemimpin ingin melihat pertumbuhan.

Ikuti Empat Langkah Ini Untuk Mengotomatiskan Tim Penjualan Anda

Memiliki rencana strategis untuk menerapkan otomatisasi ke dalam proses penjualan Anda adalah kuncinya. Jadi saya telah menguraikan langkah-langkah berikut sebagai panduan untuk membantu Anda mengotomatiskan tim penjualan, mendapatkan lebih banyak kesepakatan, dan mendorong lebih banyak pendapatan untuk bisnis Anda.

1. Menetapkan Juara Otomasi Penjualan

Salah satu tantangan terbesar yang saya lihat ketika bisnis mencoba dan menerapkan otomatisasi penjualan adalah keterputusan antara penjualan dan pemasaran. Tim pemasaran seringkali merupakan departemen yang memiliki perangkat lunak otomasi. Mereka sering bertanggung jawab untuk menyusun alur kerja atau urutan di HubSpot atau CRM pilihan. Namun, mereka tidak menerjemahkan pengetahuan ini ke tim penjualan. Mereka sering berpikir bahwa mereka telah melakukan pekerjaan mereka tetapi menjatuhkan bola tepat di kaki perwakilan penjualan.

Solusinya adalah dengan membentuk juara otomatisasi penjualan. Orang ini harus mengambil alih proses pemasaran dan penjualan organisasi dan membantu menghubungkan keduanya. Orang ini bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perwakilan penjualan memiliki semua alat di kotak alat mereka untuk mengotomatiskan proses mereka. Mereka juga bertanggung jawab untuk melatih anggota tim tentang alat ini dan memastikan mereka tahu cara menggunakannya secara efektif.

Juara otomatisasi penjualan akan memimpin langkah-langkah berikut dan memastikan bola tidak jatuh antar departemen.

2. Mengatur Agunan Penjualan yang Ada

Anda tidak dapat memperbaiki apa yang Anda bahkan tidak tahu Anda miliki. Jadi, agar berhasil mengadopsi otomatisasi penjualan, penting untuk menentukan apa proses Anda saat ini, di mana perwakilan Anda mungkin menghabiskan terlalu banyak waktu, dan apa yang mungkin Anda perlukan untuk menerapkan otomatisasi.

Proses ini termasuk berkumpul dengan tim pemasaran Anda dan mengkategorikan semua jaminan pemasaran dan penjualan yang harus digunakan tim penjualan dalam otomatisasi mereka. Ini mungkin termasuk yang berikut:

  • Templat email
  • Panduan
  • Brosur
  • Ebook
  • Playbook

Setelah Anda menetapkan semua yang Anda miliki untuk digunakan tim penjualan, tentukan apakah ini mudah diakses.

Perwakilan penjualan pandai membuat alasan, dan akan membuat sendiri jaminan penjualan di luar merek. Hal ini menyebabkan stres dan perpecahan antara tim penjualan dan pemasaran.

Jadi jangan beri mereka alasan untuk tidak menggunakan alat ini. Ingat, tugas mereka adalah menjual dan tidak menggali situs web untuk menemukan jaminan pemasaran. Jika sumber daya dan alat yang digunakan dalam proses otomatis mereka mudah ditemukan, otomatisasi penjualan akan lebih mudah dicapai. Ini juga termasuk membuat konvensi penamaan yang mudah digunakan untuk semua file dan menghostingnya di pustaka dokumen pusat yang mudah diakses.

3. Standarisasi Proses Penjualan

Setelah aset pemasaran Anda diatur dan ditambahkan ke platform otomasi pemasaran Anda, seperti HubSpot, mulailah memetakan area dalam proses penjualan Anda saat ini yang perlu disederhanakan. Ini mungkin sedikit berlebihan, jadi inilah beberapa langkah untuk membantu Anda fokus pada area yang paling kritis.

  1. Tentukan dan hilangkan tugas yang tidak penting yang tidak menambah nilai bagi bisnis.
  2. Munculkan daftar tugas penting untuk proses penjualan.
  3. Apakah tugas-tugas ini dapat distandarisasi dengan jaminan pemasaran di atas?
  4. Jika demikian, buatlah proses standar.
  5. Gunakan otomatisasi untuk mempermudah proses ini bagi setiap perwakilan.

Anda tidak akan bisa membakukan semua proses penjualan Anda sekaligus. Jadi fokuslah pada apa yang akan menambah nilai paling besar bagi bisnis Anda. Apakah ada area di mana Anda dapat mencapai kemenangan cepat? Jika demikian, Anda mungkin ingin menjadikan ini sebagai fokus Anda. Jika anggota tim melihat hasilnya dengan cepat, standarisasi proses lain akan lebih mudah di kemudian hari.

Standarisasi proses penjualan merupakan langkah penting menuju otomatisasi penjualan. Dengan memiliki cara terpusat di mana semua perwakilan Anda mengelola prospeksi, penjangkauan, dan pelacakan transaksi, tim Anda akan lebih mudah mengelola tugas yang mereka miliki.

Tetapi otomatisasi akan mengambil langkah lebih jauh. Dan sekarang semua proses telah distandarisasi, jauh lebih mudah.

4. Putuskan Apa yang Ingin Anda Otomatisasikan

Jika Anda menggunakan CRM seperti HubSpot, ada begitu banyak alat otomasi yang berbeda sehingga tidak mungkin mencantumkan semuanya. Tapi di sini ada beberapa area utama yang kemungkinan membuang-buang waktu untuk perwakilan Anda dan cukup mudah untuk diterapkan setelah Anda memiliki proses standar.

Data Prospek

Apakah perwakilan Anda membuang waktu mencari informasi latar belakang di web saat Anda menugaskan mereka prospek baru? Permudah pencarian calon pelanggan dengan memberi mereka tempat terpusat untuk menemukan semua data calon pelanggan yang mereka butuhkan.

Banyak CRM memungkinkan Anda membuat alur kerja yang memicu catatan internal dari informasi pelanggan yang diketahui, seperti jenis industri, ukuran perusahaan, titik kesulitan, dan sasaran. Alat Profil Kotak Masuk di Penjualan HubSpot akan menarik semua informasi ini ke lokasi terpusat. Perwakilan penjualan akan dapat melihat data riwayat kontak, profil media sosial mereka, dan informasi terkait perusahaan lainnya. HubSpot bahkan akan memberikan wawasan tentang halaman terakhir yang mereka konversi, memungkinkan perwakilan mengirim email yang lebih dipersonalisasi.

Penjangkauan Email

Komunikasi dengan template sering tidak dianjurkan dalam penjualan. Dan memang seharusnya begitu. Anda tidak pernah ingin terdengar seperti robocaller. Namun, penjangkauan email dapat diotomatiskan dengan cara yang bermanfaat bagi perwakilan Anda dan efektif bagi prospek Anda.

CRM seperti HubSpot menawarkan template email yang mudah disesuaikan berdasarkan prospek. Cukup tulis versi master dari email penjangkauan yang sering dikirim dan simpan sebagai template. Lampirkan jaminan pemasaran dengan mudah seperti panduan, ebook, atau proposal ke email ini dan ikuti jalan Anda.

templat email penjualan Kampanye email juga dapat diotomatiskan di HubSpot, jadi Anda tidak perlu mengirim banyak email ke prospek secara berurutan. Fitur urutan memungkinkan tim penjualan menyiapkan kampanye email yang unik untuk prospek tertentu.

Jadi, misalnya, jika prospek tidak menjawab penjangkauan pertama dari perwakilan, tanggal dapat ditetapkan untuk pengiriman email tindak lanjut lainnya. HubSpot bahkan memungkinkan Anda menambahkan token personalisasi yang akan menampilkan konten yang dipersonalisasi ke kontak berdasarkan nilai properti mereka di CRM Anda. Saat prospek merespons, Anda dapat dengan cepat mematikan urutan ini.

Jenis otomatisasi ini akan menggantikan kontak lama yang terlibat kembali, membantu tim penjualan Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk mencapai kesepakatan dengan prospek yang sudah terlibat.

Kalender

Menjadwalkan rapat bisa menghabiskan waktu - terutama jika Anda bekerja dengan banyak orang, melompat di antara jadwal. Dengan mengotomatiskan kalender perwakilan Anda, Anda dapat menghilangkan bolak-balik dalam menyiapkan rapat.

kalender otomatis untuk perwakilan penjualan Rapat HubSpot adalah alat hebat yang disinkronkan ke kalender Google atau Office 365 Anda dan memungkinkan prospek untuk melihat ketersediaan terbaru Anda dan secara otomatis membuat janji temu dengan Anda. Untuk prospek baru, semua informasi mereka kemudian diimpor secara otomatis ke CRM Anda. Kirim tautan rapat email dengan mudah ke grup yang menyederhanakan proses penjadwalan.

Kualifikasi Prospek

Saat tim penjualan Anda memiliki banyak prospek, semuanya di berbagai bagian perjalanan pembeli, akan sulit untuk melacak di mana setiap orang berada dan bagaimana memelihara setiap prospek. Alat Penilaian Prospek HubSpot dapat membantu mengotomatiskan proses kualifikasi prospek dan menghemat waktu, sehingga perwakilan tidak perlu tersesat dalam mengurai data.

Skor prediktif menggunakan data yang telah Anda kumpulkan di CRM dan kriteria khusus yang telah Anda uraikan untuk mengidentifikasi prospek terbaik dan terkualifikasi Anda. Anda kemudian dapat menggunakan "skor prospek" ini di HubSpot untuk menyegmentasikan daftar email dan memicu pemberitahuan perwakilan penjualan. Selain itu, ini memungkinkan tim Anda untuk melacak prospek yang sangat berkualitas tersebut dan menentukan dengan lebih baik jenis agunan, penjangkauan, atau personalisasi apa yang mungkin ingin mereka gunakan.

Proposal

Bagaimana dengan proposal - salah satu bagian yang memakan waktu dan paling penting dari proses penjualan? Ya, bahkan ini bisa otomatis.

HubSpot bermitra dengan berbagai alat yang memungkinkan integrasi yang mudah ke dalam CRM Anda, sehingga saat Anda membuat penawaran, semua detail penting yang mungkin Anda perlukan secara otomatis terisi. Berikut adalah daftar alat yang dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak:

  • RFPIO - Demo Gratis
  • Usulkan - $19 sebulan
  • PandaDoc - $19 sebulan
  • Qwilr - $75 sebulan

Di HubSpot, Anda bahkan dapat mengatur pengingat waktu untuk dikirim ke prospek yang mengingatkan mereka untuk menandatangani. Atau jika tim Anda memerlukan manajer untuk meninjau kontrak terlebih dahulu, Anda dapat menyiapkan alur kerja otomatis yang mengirimkan proposal ke pemangku kepentingan yang tepat sebelum dikirim secara otomatis ke pembeli.

Playbook

Anda bahkan dapat mengotomatiskan proses penjualan Anda sendiri. HubSpot menawarkan pedoman dinamis yang dapat melatih perwakilan baru dan membimbing tim Anda saat ini menjadi proses yang mulus.

Di HubSpot - playbook didefinisikan sebagai kumpulan taktik atau metode yang diandalkan oleh perwakilan penjualan untuk melakukan pekerjaannya. Alat playbook HubSpot memberi staf penjualan lokasi terpusat untuk menyimpan metode dan taktik ini. Ini juga menawarkan teknologi dinamis bertenaga AI yang akan memandu perwakilan penjualan melalui panggilan yang kotak tanya jawabnya. Selain itu, semua informasi yang disimpan dalam playbook ini selama panggilan, secara otomatis dapat diimpor ke profil pelanggan. Ini berarti perwakilan tidak perlu menggandakan kembali dan mengetik ulang catatan mereka ke dalam CRM.

cara menggunakan pedoman penjualan Laporan Penjualan

Mengotomatiskan laporan dapat menghemat waktu Anda dan tim penjualan Anda. Perangkat lunak pelaporan penjualan HubSpot menghilangkan tugas yang membosankan untuk memisahkan semua transaksi perwakilan Anda menjadi laporan terpisah untuk Anda analisis. Itu juga membuat semua orang tetap pada tugas. Dengan menarik metrik secara otomatis ke dasbor otomatis, semuanya terlihat. Rep Anda selalu tahu di mana mereka berada sesuai dengan tujuan penjualan mereka, dan Anda memiliki cara mudah untuk meminta pertanggungjawaban mereka.

Ada 90+ template laporan penjualan yang dapat Anda gunakan di HubSpot, atau Anda dapat membuat laporan khusus yang selaras dengan sasaran bisnis Anda. Berikut adalah beberapa favorit yang membantu produktivitas:

  • Pelaporan Perkiraan Transaksi - laporan ini akan secara otomatis menampilkan pendapatan yang diperkirakan berdasarkan tahapan transaksi
  • Laporan Corong - beberapa laporan corong yang dapat disesuaikan membantu Anda lebih memahami bagaimana transaksi bergerak melalui corong dan di mana Anda mungkin perlu memfokuskan upaya
  • Laporan Aktivitas Penjualan - Cara mudah dan otomatis untuk memantau setiap aktivitas perwakilan penjualan

Dengan mengotomatiskan pelaporan penjualan, Anda tidak perlu membuang waktu yang berharga untuk menyusun banyak spreadsheet. Semua informasi ada di ujung jari Anda; Anda hanya perlu menambahkan filter yang Anda inginkan untuk melihat informasi yang Anda butuhkan.

5. Latih Perwakilan tentang Otomasi

Seringkali tim pemasaran lupa melatih atau menunjukkan kepada departemen penjualan mereka cara menggunakan proses otomasi penjualan yang tersedia. Ini adalah kesalahan. Agar upaya otomatisasi penjualan menjadi efektif, seluruh tim, termasuk pemimpin penjualan, perlu memahami cara menggunakan proses baru ini.

Benamkan tim Anda dalam sistem dengan mengadakan lokakarya tentang otomasi. Juara otomatisasi penjualan Anda dapat memimpin upaya ini dengan bantuan dari tim pemasaran secara keseluruhan. HubSpot juga menawarkan berbagai kursus dan pelatihan online yang dapat bermanfaat bagi perwakilan penjualan.

Kami juga merekomendasikan pelatihan pemberdayaan penjualan . Didefinisikan sebagai mempersenjatai tim penjualan Anda dengan semua konten, pelatihan, jaminan penjualan, dan alat yang mereka butuhkan untuk terlibat dengan prospek, pemberdayaan penjualan adalah upaya berkelanjutan, dan merupakan bagian penting dalam penerapan otomatisasi penjualan.

Ini bisa menjadi lift yang berat. Itu sebabnya ada tim di luar sana yang berspesialisasi dalam jenis pelatihan ini. Pertimbangkan untuk memanfaatkan layanan pengaktifan penjualan yang kami tawarkan untuk lebih menyelaraskan tim penjualan Anda dengan proses otomatisasi penjualan baru. Ini akan membantu mereka lebih percaya diri saat mereka bekerja untuk mengimplementasikan alat ini ke dalam alur kerja mereka. Dan semakin percaya diri mereka, semakin besar kemungkinan mereka untuk mengadopsinya.

Itu pasti yang ingin Anda dengar sebagai manajer penjualan yang baru saja menghabiskan banyak waktu untuk berinvestasi dan mendefinisikan ulang proses ini.

Mencapai Pertumbuhan Jangka Panjang dengan Otomasi Penjualan

Otomasi penjualan adalah kunci untuk mencapai target pendapatan di tahun 2021. Para pemimpin penjualan yang menginvestasikan waktu dan energinya ke dalam otomatisasi penjualan sekarang, akan melihat hasil kerja mereka dalam pertumbuhan bisnis.

Tapi ini bukan hanya tentang pertumbuhan langsung. Otomatisasi penjualan juga dapat membantu membuat keputusan strategis untuk masa depan. Laporan Pemberdayaan Penjualan HubSpot menemukan bahwa para pemimpin berkinerja tinggi yang melebihi pendapatan pada tahun 2020 juga berfokus pada peningkatan kecepatan saluran pipa. Dengan menggunakan laporan otomatis dan data yang dikumpulkan dari upaya otomatisasi di HubSpot, mereka dapat menentukan area untuk fokus pada peningkatan proses.

Jadi dengan otomatisasi, semua orang menang. Perwakilan penjualan dapat lebih berfokus pada penjualan, pemimpin penjualan dapat lebih berfokus pada pertumbuhan, dan bisnis dapat berfokus pada perencanaan strategis. Belum lagi - pelanggan mendapat manfaat dari keseluruhan proses yang lebih efisien dan perusahaan berfokus untuk melayani prospek dan kliennya.

Ambil isyarat dari data. Sekarang waktunya untuk mengotomatisasi tim penjualan Anda.