Kiat Manajemen Agunan Penjualan untuk Pemimpin Penjualan

Jaminan penjualan adalah hal yang kuat. Ini membantu tim penjualan mempertahankan percakapan yang bermakna dengan prospek dan pelanggan sekaligus memberikan nilai luar biasa bagi perjalanan pembeli.

Anggap saja sebagai gudang senjata yang dibutuhkan tim penjualan Anda saat mereka ingin mengonversi prospek baru. Apa gunanya senjata di medan perang jika tidak dikunci dan dimuat?

Ini adalah masalah universal yang melanda tim pemasaran dan penjualan. Jaminan penjualan berfungsi, namun hampir 70 persen dari semua konten B2B tidak digunakan oleh penjualan. Mengapa? Karena hanya ada sedikit strategi seputar apa yang dibuat dan di mana disimpan. Dan ketika agunan penjualan tidak mungkin ditemukan, itu tidak tersentuh oleh tim penjualan.

Proses manajemen agunan penjualan yang dipikirkan secara strategis dapat membantu menjaga semua aset berharga ini terorganisir dan dapat diakses, sehingga perwakilan penjualan Anda tetap bersenjata dan siap untuk memenangkan prospek dan menutup lebih banyak kesepakatan.

Apa itu Manajemen Agunan Penjualan?

Untuk menjawab pertanyaan ini, pertama-tama pastikan kita memahami apa itu jaminan penjualan.

Jaminan penjualan mengacu pada jenis konten apa pun, baik cetak maupun digital, yang membantu tim penjualan memindahkan prospek, prospek, atau pelanggan ke corong penjualan. Ini pada dasarnya adalah materi pendidikan yang memberi tahu pembeli sesuai dengan posisi mereka dalam perjalanan menuju pembelian. Beberapa contoh mungkin termasuk brosur produk, studi kasus, presentasi penjualan, ebook, dan bahkan posting blog.

Dengan mengingat definisi ini, manajemen agunan penjualan adalah cara di mana semua materi ini diatur, disimpan, dan diakses. Sistem manajemen agunan penjualan yang efektif memastikan semua materi disimpan di lokasi online yang terpusat dan aman yang dapat diakses oleh semua orang di organisasi. Sistem manajemen agunan penjualan yang efektif harus:

• Mudah digunakan
• Mudah ditemukan
• Mudah diintegrasikan ke dalam alur kerja saat ini
• Mudah diperbarui

Mengapa Manajemen Agunan Penjualan Penting?

Ketika jaminan penjualan tidak dikelola secara efektif, ia kehilangan kekuatannya. Orang-orang mulai menamai dan menyimpan barang secara acak. Dokumen menjadi tersebar di seluruh ekosistem digital. Apa yang dulunya merupakan alat yang berguna menjadi hambatan rumit yang kemungkinan besar akan diabaikan oleh perwakilan penjualan. Kemudian, perwakilan mulai membuat agunan penjualan mereka sendiri, menyebabkan merek perusahaan ditenggelamkan. Perpesanan tidak lagi kohesif, dan yang terpenting, jaminan penjualan tetap tidak terukur.

Ketika sistem manajemen agunan penjualan tidak ada, waktu yang berharga terbuang sia-sia. Menurut sebuah laporan oleh McKinsey Global Institute , karyawan menghabiskan 1,8 jam setiap hari untuk mencari dan mengumpulkan informasi. Hal itu menyebabkan 9,3 jam per minggu, atau setara dengan satu hari per minggu kerja, waktu yang terbuang sia-sia karena wiraniaga tidak dapat menemukan informasi yang mereka butuhkan.

Itu beberapa hal negatif. Namun dengan proses manajemen agunan penjualan, Anda memiliki kekuatan untuk mengubahnya. Dengan menyimpan semua aset penjualan Anda di lokasi yang terorganisir dan mudah diakses, Anda akan memungkinkan perwakilan Anda untuk menjual lebih efektif sekaligus menghemat waktu mereka yang berharga, yang dapat digunakan untuk memulai lebih banyak percakapan dengan pelanggan potensial. Jika alat mudah ditemukan, perwakilan akan lebih mungkin menggunakan sumber daya ini - menjaga pengalaman pembeli tetap konsisten sambil mempertahankan keselarasan merek.

5 Tips Pengelolaan Agunan Penjualan

Jika Anda ingin mengadopsi pendekatan pemberdayaan penjualan sebagai bisnis, manajemen agunan penjualan strategis diperlukan untuk memberdayakan tenaga penjualan. Tapi di mana Anda mulai? Kelima tip manajemen agunan penjualan ini akan memberi Anda fondasi yang Anda butuhkan.

1. Audit semua jaminan penjualan

Cara terbaik untuk meningkatkan proses Anda adalah dengan mendapatkan pemahaman yang kuat tentang jaminan penjualan yang Anda miliki saat ini dan di mana penyimpanannya. Hal pertama yang dapat Anda lakukan untuk mulai mengelola jaminan penjualan Anda dengan benar adalah dengan melakukan audit terhadap semua sumber daya yang ada. Buat daftar setiap konten yang Anda miliki saat ini dan tempat penyimpanannya saat ini. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

• Apakah semua konten Anda terkini?
• Apakah itu berbicara dan berbicara tentang produk atau layanan yang Anda tawarkan?
• Apakah pada merek?
• Apakah ini relevan?

Setelah Anda memiliki daftar konten Anda saat ini, tentukan apa yang perlu diperbarui, apa yang dapat digunakan kembali, dan apa yang mungkin perlu dibuang. Ingatlah bahwa setiap konten harus terhubung dengan perjalanan pembeli dalam beberapa cara. Jika konten tidak mengedukasi prospek secara efektif, mengonversi prospek, atau menyenangkan pelanggan, apakah konten tersebut layak mendapat tempat dalam sistem manajemen agunan penjualan Anda?

Anda juga ingin mengawasi konten duplikat. Saat perusahaan melakukan rebranding, dokumen lama bisa tertinggal. Ini menciptakan branding yang tidak konsisten, yang dapat menyebabkan kebingungan dan penurunan ekuitas merek secara keseluruhan.

2. Pilih Platform Manajemen Agunan Penjualan

Setelah Anda menetapkan konten yang Anda miliki di kotak alat, saatnya menentukan di mana menyimpan aset berharga ini. Platform manajemen agunan penjualan adalah kunci untuk menjaga agar file tetap teratur, terpusat, dan dapat diakses. Ada banyak alat berbeda di luar sana. Hal terbesar yang ingin Anda pastikan adalah bahwa platform apa pun yang Anda pilih terintegrasi dengan CRM Anda.

Pengguna HubSpot diuntungkan dengan Perangkat Lunak Manajemen & Pelacakan Dokumen Penjualan HubSpot . Pengguna dapat dengan mudah membuat sistem manajemen agunan penjualan langsung di dalam CRM HubSpot mereka. Hal ini membuat anggota tim tidak berpindah-pindah program perangkat lunak yang berbeda dan memungkinkan cara mudah untuk berbagi dokumen secara internal dan eksternal dengan prospek.

Ini juga cukup sederhana. Untuk membuat perpustakaan manajemen agunan penjualan Anda, yang harus Anda lakukan adalah mulai mengunggah dokumen. Arahkan ke Penjualan -> Dokumen dan pilih "Unggah Dokumen Baru". HubSpot memungkinkan Anda mengunggah berbagai format file yang berbeda termasuk dokumen Word, PowerPoint, dan PDF. Plus, Anda akan dapat melacak keefektifan setiap jaminan penjualan dengan data agregat yang dikumpulkan di platform HubSpot. Ini akan memberikan wawasan tentang dokumen dengan kinerja terbaik, mendorong strategi jaminan penjualan Anda di masa depan.

HubSpot juga memungkinkan pengguna untuk mengintegrasikan CRM mereka dengan platform manajemen agunan penjualan lainnya. Di dalam ekosistem HubSpot, ada beragam solusi perangkat lunak mitra yang dapat dipilih. Berikut beberapa di antaranya:

• Terima
• SnapSign
• Usulkan
• PandaDoc

Kuncinya adalah memilih platform yang terintegrasi dengan CRM Anda. Apakah Anda menggunakan HubSpot atau tidak, sulit untuk memiliki lokasi terpusat untuk jaminan penjualan Anda jika alat yang Anda gunakan tidak memiliki integrasi yang diperlukan. Hal-hal lain yang ingin Anda pertimbangkan saat mengevaluasi platform manajemen:

• Apakah platform memiliki fungsi pencarian yang kuat yang memudahkan pencarian konten yang tepat?
• Apakah ada cara mudah untuk mengatur jaminan penjualan dengan konvensi penamaan organisasi Anda?
• Dapatkah perwakilan dengan mudah membagikan, berkomentar, atau menambahkan catatan mereka sendiri ke berbagai jaminan untuk membantu mereka tetap teratur?
• Bisakah Anda melacak data di balik setiap jaminan dan menilai seberapa membantunya di lapangan?

3. Buat Sistem Organisasi Dalam Platform Manajemen

Mengunggah dokumen Anda ke platform manajemen agunan penjualan Anda hanyalah bagian pertama dari persamaan. Tidak peduli seberapa kuat perangkat lunak yang Anda gunakan, itu tidak akan ada gunanya jika Anda memiliki dokumen yang berantakan di dalamnya. Penamaan strategis dan sistem organisasi diperlukan untuk membuat aset ini mudah ditemukan.

Menyadari bahwa setiap platform berbeda, struktur organisasi yang Anda gunakan akan bergantung pada kemampuan yang Anda miliki. Jika Anda menggunakan platform HubSpot, cara termudah untuk mengatur semuanya adalah dengan membuat folder. Pertimbangkan untuk membuat folder untuk setiap kategori dokumen berbeda yang Anda miliki. Misalnya, Anda mungkin memiliki folder untuk hal berikut:

• Studi kasus
• Ebook
• Lembar Data
• Brosur Produk
• Presentasi Penjualan
• instruksi instalasi
• Spesifikasi
• Panduan

Pikirkan tentang dokumen yang biasanya dibagikan melalui email. Memiliki folder terorganisir yang didedikasikan untuk file-file ini akan memudahkan perwakilan Anda untuk mengimpornya dalam penjangkauan email apa pun yang mereka lakukan kepada prospek atau pelanggan.

Anda juga ingin memastikan nama file yang sebenarnya masuk akal. Perwakilan penjualan harus dapat dengan mudah mencari dokumen apa pun yang mereka cari. Konten yang digunakan secara eksternal dapat dikategorikan berdasarkan persona pembeli, tahap pembelian, industri, dll. Yang penting di sini adalah Anda konsisten dan masuk akal bagi perwakilan penjualan Anda.

Inilah salah satu contoh kemungkinan struktur konvensi penamaan:

• Jenis aset - Judul - Tahap Corong
• EB-BuildingAMarketingTeam-TOFU

Permudah perwakilan untuk mencari dan menemukan alat ini hanya dalam hitungan detik. Apakah mereka mengirim email ke prospek, atau berbicara di telepon, mereka tidak perlu menggali aset ini.

4. Memudahkan Pembagian Agunan Penjualan

Jaminan penjualan dimaksudkan untuk dibagikan. Setiap sistem manajemen agunan penjualan harus membuat tujuan dasar ini lebih mudah. Untungnya, ini cukup sederhana jika Anda adalah pengguna HubSpot. Dokumen penjualan dan alat pelacakan manajemen menawarkan beberapa cara berbeda bagi perwakilan untuk berbagi jaminan penjualan dengan prospek dan pelanggan dengan mudah.

Buat Template Email

Membuat template email standar adalah salah satu cara menyiapkan perwakilan untuk sukses. Anda dapat dengan mudah menambahkan beberapa jaminan penjualan yang paling umum digunakan ke template email dan secara otomatis akan menarik dokumen. Ingatlah untuk mengingatkan perwakilan Anda untuk selalu mempersonalisasi email ini. Template sangat membantu penjangkauan email tetapi tidak boleh digunakan tanpa ditargetkan ke prospek.

Berikut cara menambahkan jaminan penjualan ke template email Anda:

• Buka Percakapan-> Templat.
• Pilih "New Template" atau klik nama template yang sudah ada untuk diedit.
• Di editor template, klik "masukkan" di menu bawah dan pilih jaminan penjualan Anda.
• Edit teks yang ingin Anda tampilkan untuk tautan dokumen. Inilah yang akan dilihat oleh penerima Anda.
• Pilih "memerlukan email untuk melihat dokumen" untuk melacak siapa yang melihat dokumen. Anda juga dapat menambahkan pratinjau tautan untuk penerima.
  

Menyiapkan template yang menyertakan jaminan penjualan yang umum digunakan ini akan memastikan perwakilan Anda menggunakan alat yang Anda miliki di kotak peralatan Anda. Ini otomatis, dan perwakilan Anda tidak perlu mencari apa pun.

Buat Tautan yang Dapat Dibagikan

Dokumen dalam platform manajemen agunan penjualan HubSpot juga dapat dengan mudah dibagikan melalui tautan. Ini adalah cara yang bagus bagi perwakilan untuk berbagi informasi tanpa menyumbat kotak masuk penerima dengan lampiran file yang besar. Jaminan penjualan dapat dibagikan secara internal atau eksternal dengan tautan yang dapat dibagikan ini.

Cukup sederhana untuk membuatnya:

• Pertama, buka Penjualan -> Dokumen.
• Pilih dokumen yang ingin Anda kirim dengan mencentang kotak di sebelah namanya.
• Arahkan kursor ke judul, pilih Tindakan -> Buat Tautan yang Dapat Dibagikan.
• Masukkan alamat email penerima. Sesuaikan opsi berbagi Anda untuk keamanan tambahan.
• Klik "buat tautan yang dapat dibagikan".
• Salin dan tempel tautan ini untuk berbagi dengan kontak Anda secara langsung, atau klik tombol bertuliskan "Email dari CRM" untuk mengirim email dengan tautan ke dokumen.

Jika Anda bukan pengguna HubSpot, Anda ingin memastikan bahwa platform apa pun yang Anda putuskan untuk digunakan untuk mengelola jaminan penjualan menawarkan cara yang mudah dan berulang untuk membagikan konten ini.

5. Update Agunan Penjualan Secara Rutin

Setelah Anda mendapatkan semua agunan Anda di lokasi terpusat yang mudah ditemukan dan dibagikan oleh perwakilan dengan prospek mereka, sekarang penting untuk mempertahankan sistem yang terorganisir ini. Biasakan untuk memperbarui jaminan penjualan Anda setidaknya setahun sekali, atau sebanyak yang masuk akal untuk bisnis Anda.

Anda akan ingin mengevaluasi hal berikut secara teratur:

• Branding - Perusahaan sering mengubah citra atau memperbarui logo mereka setiap beberapa tahun. Jangan lupakan jaminan penjualan Anda. Periksa secara teratur untuk memastikan semua dokumen Anda selaras dengan merek.
• Informasi Produk - Perubahan produk dan layanan. Pastikan jaminan penjualan Anda mencerminkan setiap perubahan.
• Tanggal Lama - Terkadang agunan penjualan diberi tanggal, apakah itu kesepakatan sensitif waktu atau informasi berbasis peristiwa. Secara teratur menyisir dokumen dan pensiunkan jaminan lama yang telah kedaluwarsa.

Memperbarui jaminan penjualan Anda termasuk membuat sumber daya baru untuk membantu tim penjualan Anda. Anda pasti ingin bekerja sama dengan tim pemasaran Anda untuk memastikan mereka tahu jenis konten apa yang akan membantu perwakilan Anda. Minta tim Anda membuat daftar FAQ yang mereka dapatkan dari prospek dan pelanggan. Anda juga ingin meninjau rekaman penjualan atau panggilan secara teratur. Bawa pengetahuan ini ke tim pemasaran setiap kuartal. Ini akan membantu memberdayakan tim penjualan dan tim pemasaran Anda untuk membuat konten yang lebih baik yang menghasilkan konversi.

Satukan Merek Anda dengan Manajemen Jaminan Penjualan yang Tepat

Banyak waktu dan usaha - belum lagi uang - digunakan untuk membuat konten. Jadi cukup menyedihkan ketika tidak digunakan oleh tim penjualan. Tapi sulit untuk menyalahkan perwakilan ketika jaminan penjualan Anda berantakan, tidak terorganisir, dan tidak mungkin ditemukan. Tugas mereka adalah menjual. Bukan untuk mencari-cari di Google Drive untuk konten yang mungkin sudah ketinggalan zaman.

Manajemen agunan penjualan yang tepat adalah kunci untuk memberdayakan tim penjualan Anda dan menggunakan konten untuk mendorong perjalanan pembeli. Membuat lokasi terpusat untuk semua jaminan penjualan akan memastikan keselarasan merek di seluruh departemen dan konsistensi di seluruh tim penjualan Anda saat mereka memposisikan merek Anda di depan prospek. Dengan manajemen agunan penjualan yang tepat, Anda akan memastikan bahwa tim penjualan Anda secara efektif menemukan konten berharga yang dibuat dan menampilkannya di depan prospek dengan cara yang efisien. Itu bisa menjadi perbedaan antara kesepakatan menang atau kalah.