Panduan Utama untuk Menulis Email Tindak Lanjut Penjualan

Ada seni untuk menyempurnakan email tindak lanjut penjualan Anda, dengan potensi waktu berjam-jam untuk menyusun pesan yang sempurna, menguji A/B template yang berbeda, mengikuti praktik terbaik, dan mencoba taktik baru.

Ada alasan bagus mengapa Anda dan kolega Anda harus peduli untuk mendapatkan email tindak lanjut penjualan itu. Mereka melayani fungsi penting dalam proses penjualan, membantu menjaga momentum di antara panggilan. Sedikit dorongan bagi prospek Anda untuk turun ke corong, dan pemberhentian selanjutnya: pelanggan yang membayar. 🤞

Namun, semua itu hanya berlaku jika prospek Anda benar-benar membuka dan membaca email Anda. Sayangnya, rata-rata tingkat terbuka untuk email penjualan adalah 17% yang tampak menyedihkan . Itu berarti 83% email penjualan diabaikan. 😞

Dan itulah mengapa menulis email tindak lanjut penjualan (yang benar-benar menghasilkan respons) adalah salah satu tantangan terbesar perwakilan penjualan.

Dalam posting ini, kami akan membahas semua yang perlu Anda ketahui untuk menulis email yang akan dibuka, dibaca, dan dibalas oleh prospek Anda. Benar, semua tip, trik, dan template terbaik untuk email tindak lanjut penjualan akan segera hadir.

8 tips untuk menulis email tindak lanjut terbaik untuk penjualan

Saat menulis email tindak lanjut penjualan, beberapa penyesuaian sederhana dapat membuat perbedaan besar di mata prospek Anda. Lihat delapan tip ini untuk menulis email tindak lanjut terbaik untuk penjualan.

1) Tetap singkat

Pertimbangkan ini: Jika Anda tidak mau duduk untuk membacanya, jangan kirimkan. Simpan email tindak lanjut penjualan tersebut sesingkat mungkin.

Menurut HubSpot, yang menganalisis 40 juta email, panjang email penjualan yang optimal adalah antara 50 dan 125 kata . Merebus pesan Anda menjadi pesan yang singkat dan padat bukanlah hal yang mudah, dan mungkin perlu latihan, banyak draf, dan pemangkasan yang banyak. Tapi hei, jika Anda ingin prospek Anda benar-benar membaca dan membalas, itu perlu.

2) Membuat balasan sederhana

Dengan memberikan opsi respons cepat, Anda akan mendorong penerima email untuk membalas sekarang daripada nanti, karena Anda telah melakukan tindakan merespons dengan sangat cepat dan nyaman bagi mereka.

Bayangkan tujuan email tindak lanjut penjualan Anda adalah menyentuh dasar setelah demo. Alih-alih meminta agar penerima segera menghubungi Anda, Anda dapat menawarkan serangkaian opsi balasan cepat kepada mereka.

Saya tahu Anda sibuk, jadi tidak perlu membalas pesan lengkap. Jangan ragu untuk membalas hanya dengan nomor, dan saya akan tahu cara mengambilnya dari sana:

1 = Saya ingin maju dan membicarakan detail. Mari jadwalkan percakapan lain.

2 = Saya tertarik dengan produk Anda, tetapi tidak untuk saat ini. Email saya dalam enam bulan.

3 = Setelah melihat demo Anda, menurut saya produk Anda bukan untuk kami.

3) Irama adalah kuncinya

Email tindak lanjut penjualan terbaik tidak hanya mengatakan hal yang benar – tetapi juga datang pada waktu yang tepat.

Berikut adalah panduan kasar kapan harus menindaklanjuti prospek secara umum:

• Kirim email tindak lanjut dalam waktu 24 jam:
  • Setelah rapat dan Anda perlu mengonfirmasi langkah selanjutnya
  • Saat Anda berterima kasih kepada prospek atas sesuatu
• Tunggu setidaknya 48 jam:
  • Jika Anda ingin menindaklanjuti email yang tidak mereka jawab
  • Anda memberi mereka materi dan mereka tidak mengonfirmasi tanda terima
  • Anda telah setuju untuk menjadwalkan panggilan berikutnya, tetapi mereka belum mengonfirmasi waktunya
• Tunggu setidaknya tiga minggu:
  • Jika Anda mengirimi mereka lima email tanpa balasan

Ada garis tipis antara gigih dan menjadi spam. Dengan berpegang pada irama yang disarankan di atas, Anda dapat meningkatkan peluang Anda untuk tetap berada di bagian atas kotak masuk prospek (dan mudah-mudahan, pikiran) tanpa mengganggu mereka.

4) Akui bahwa terkadang Anda sedikit menyebalkan

Di dunia di mana kita semua dibanjiri dengan iklan dan konten pemasaran , dapat dimengerti mengapa terkadang email dari tenaga penjualan terlihat mengganggu atau memaksa. Tidak apa-apa untuk mengakui bahwa tindak lanjut Anda mungkin terlihat sedikit tanpa henti.

Hai [Nama],

Saya benci menjadi penjual yang menyebalkan itu, tetapi saya tidak ingin melanjutkan tanpa mendengar kabar dari Anda karena pesan saya mungkin terkubur di kotak masuk Anda.

Komentar seperti ini pasti akan meredakan ketegangan yang mungkin ada (dan mungkin mengurangi jumlah tangkapan layar email Anda yang dibagikan di Slack karena menjadi "pria itu").

5) Tawarkan nilai nyata

Email tindak lanjut penjualan adalah peluang luar biasa untuk menyediakan konten, informasi, atau data yang menawarkan nilai nyata bagi prospek Anda. Lagi pula, jika Anda ingin meyakinkan prospek untuk berkonversi, Anda harus membuktikan bahwa Anda memiliki sesuatu yang berharga untuk ditawarkan.

Bayangkan selama panggilan perkenalan Anda dengan prospek, mereka menyebutkan bahwa salah satu tantangan terbesar mereka saat ini adalah memberikan pengalaman pelanggan yang unik. Ini akan menjadi kesempatan Anda untuk menawarkan nilai nyata. Saat Anda menulis email tindak lanjut untuk berterima kasih kepada mereka atas panggilan tersebut, kirimkan eBuku atau webinar terbaru perusahaan Anda tentang cara meningkatkan pengalaman pelanggan.

Anda juga dapat memberikan nilai nyata dalam bentuk:

• Informasi tentang pesaing utama prospek
• Data tentang adopsi teknologi atau tren baru di pasar mereka
• Koneksi dengan analis, konsultan, atau pakar lain yang dapat memberikan nasihat
• Artikel, podcast, posting blog, atau konten lain yang menyentuh topik yang Anda diskusikan sebelumnya

Email tindak lanjut terbaik dalam penjualan memanfaatkan setiap peluang untuk memberikan nilai dan dukungan.

6) Buatlah tentang mereka

Untuk memastikan Anda terlihat benar-benar termotivasi untuk membantu prospek Anda berhasil, gunakan bahasa yang lebih berfokus pada prospek daripada diri Anda sendiri.

Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan mengatakan "kamu" dan "milikmu" lebih dari "aku" dan "milikku". Kata-kata yang Anda pilih dapat memberikan dampak yang kuat pada persepsi niat Anda. Dengan menempatkan prospek sebagai pusat dari segalanya, Anda secara otomatis akan terlihat lebih autentik dan asli.

7) Gunakan bukti sosial

Salah satu cara terbaik untuk membuktikan produk atau layanan Anda akan menguntungkan prospek Anda adalah dengan memberikan contoh bagaimana hal itu telah membantu perusahaan lain. Memasukkan beberapa studi kasus, kutipan, atau testimonial ke dalam email tindak lanjut penjualan Anda dapat menghasilkan keajaiban.

Bayangkan perusahaan Anda menjual perangkat lunak dukungan pelanggan. Di sini, Anda dapat menyertakan studi kasus di salah satu email tindak lanjut yang menunjukkan bagaimana pelanggan Anda dapat meningkatkan peringkat dukungan pelanggan sebesar 70% setelah mengimplementasikan perangkat lunak Anda. Mereka juga dapat menanggapi pelanggan 50% lebih banyak, dan staf dukungan pelanggan melaporkan bahwa mereka merasa dua kali lebih produktif di tempat kerja.

Dengan angka dan testimonial yang meyakinkan seperti ini, Anda dapat membangkitkan motivasi dan keyakinan yang lebih kuat pada prospek Anda bahwa mereka juga membutuhkan produk Anda.

8) Putus ketika sudah berakhir

Jika calon pelanggan terus-menerus mengabaikan email Anda, mungkin inilah saatnya untuk menekan jeda untuk menindaklanjutinya dan alih-alih mengarahkan upaya Anda pada prospek yang lebih dapat dipertahankan.

Namun putus dengan prospek bukan berarti menghilang sama sekali. Tolong jaga ghosting di dunia kencan. 👻

Alih-alih, mengirimkan satu email "selamat tinggal" terakhir selalu bermanfaat sehingga Anda mengakhiri dengan catatan yang baik. Dan terkadang, ketika sudah jelas bahwa Anda sudah selesai mengejar calon pelanggan, mereka akan memutuskan bahwa mereka siap untuk berbicara.

Baris subjek: Langkah pertama menuju email tindak lanjut yang baik untuk penjualan

Karyawan modern menerima 120 email baru setiap hari. Mereka dibanjiri email dari kolega, manajer, pengingat kalender, langganan buletin, dan banyak spam — belum lagi email dari perwakilan penjualan yang bersaing dengan Anda.

Berikut adalah beberapa contoh baris subjek email tindak lanjut penjualan yang efektif untuk lima kasus penggunaan yang berbeda:

1) Setelah panggilan intro

Menindaklanjuti setelah panggilan intro adalah praktik standar. Tapi karena prospek mengharapkan email ini, mereka mungkin mengira sudah tahu isinya dan tidak perlu membukanya.

Di sinilah baris subjek yang menarik menyelamatkan hari, lagi.

Tujuan:

• Ucapkan terima kasih atas waktu mereka
• Jadwalkan pertemuan lain
• Kirimi mereka artikel, podcast, atau laporan yang mungkin menarik bagi mereka

Contoh baris subjek:

• Terima kasih atas waktunya! Inilah agenda untuk panggilan kami berikutnya
• Inilah informasi yang saya janjikan kepada Anda
• Langkah kami selanjutnya + podcast menarik yang akan Anda sukai

2) Setelah peristiwa pemicu

Peristiwa pemicu adalah alasan yang bagus untuk mengirim email tindak lanjut penjualan, dan dapat memotivasi prospek yang biasanya tidak responsif untuk membalas. Contoh umum peristiwa pemicu meliputi:

• Prospek dipromosikan atau berganti pekerjaan
• Perusahaan mereka menunjuk seorang eksekutif baru
• Perusahaan mereka mengumumkan kemitraan strategis, merger, atau akuisisi
• Perusahaan mereka pindah
• Perusahaan mereka baru saja memposting kuartal yang sangat baik (atau buruk).
• Industri mereka sedang mengalami perubahan atau tren besar
• Perusahaan mereka baru saja memenangkan penghargaan

Tujuan:

• Ingatkan prospek bahwa Anda masih di sini
• Menumbuhkan rasa urgensi seputar kesepakatan
• Beri prospek kesempatan untuk berbicara (terutama jika peristiwa pemicunya adalah promosi mereka atau pengalaman pribadi lainnya)

Contoh baris subjek:

• Selamat atas [promosi Anda]!
• Pertanyaan tentang [kemitraan baru Anda]
• X pemikiran tentang [tren industri]

3) Setelah dilakukan review dengan pengambil keputusan

Terkadang prospek Anda akan bertanggung jawab atas semua komunikasi dengan Anda, tetapi masih membutuhkan izin dari atasan sebelum menandatangani kontrak. Ketika banyak pemangku kepentingan terlibat, kesepakatan dapat dengan cepat terseret.

Mari kita lihat apa yang dapat Anda masukkan ke email tindak lanjut untuk penjualan, untuk membantu mendorong semuanya.

Tujuan:

• Ingatkan mereka untuk berbicara dengan atasan mereka
• Pahami bagaimana Anda akan bergerak maju

Contoh baris subjek:

• Mari kita bicara tentang langkah selanjutnya
• Waktu untuk menyentuh dasar minggu ini?
• Undangan rapat: [tanggal]

4) Ketika mereka tidak menjawab

Jika calon pelanggan belum menjawab beberapa email terakhir Anda, Anda mungkin ingin mencoba menghubungi sekali lagi dengan harapan mendapatkan perhatian mereka.

Tujuan

• Kembalikan bola ke lapangan mereka
• Ciptakan intrik

Contoh baris subjek:

• [Nama], aku merindukanmu!
• Pembaruan menarik untuk Anda!
• Kupikir kau akan tertarik dengan ini

5) Perpisahan

Jika prospek Anda secara efektif membuat Anda takut, saatnya untuk mengucapkan selamat tinggal dengan anggun. 👋

Tujuan:

• Beri tahu mereka bahwa Anda tidak akan menghubungi lagi
• Undang mereka untuk berhubungan di masa mendatang
• Satu upaya terakhir untuk membuat mereka merespons

Contoh baris subjek:

• Izin untuk menutup file Anda?
• Aku tidak akan mengganggumu lagi
• Pintuku selalu terbuka

Templat email tindak lanjut penjualan teratas

Jadi, kami memiliki kiat email tindak lanjut penjualan dan kami memiliki baris subjek. Tapi bagaimana dengan kontennya sendiri?. Itu sebabnya kami juga menyertakan beberapa templat email tindak lanjut penjualan. Kami memperlakukan Anda dengan baik, bukan?

Dengan template ini, Anda dapat dengan mudah men-tweak dan menyesuaikan pesan yang telah ditulis sebelumnya sehingga Anda dapat dengan cepat dan percaya diri menghubungi prospek Anda dan menghemat waktu untuk menyusun email.

Berikut adalah 10 template yang mencakup setiap kasus penggunaan yang telah kita bahas pada bagian di atas:

1) Setelah panggilan intro

Hai [Nama],

Saya menikmati panggilan kami! Saya harap Anda juga menganggapnya menarik. Apa langkah kita selanjutnya? Apakah Anda ingin menjadwalkan pertemuan lain?

Sementara itu, lihat artikel menarik ini. Saya pikir itu tepat di gang Anda.

Atau:

Hai [Nama],

Terima kasih untuk panggilan yang bagus. Setelah mendengar Anda mendiskusikan [topik], saya melakukan penggalian dan menemukan beberapa statistik menarik tentang bagaimana beberapa pesaing utama Anda mengatasi masalah ini. [Masukkan beberapa statistik menarik]

Pada catatan lain, apa langkah selanjutnya yang masuk akal untuk Anda? Berharap untuk segera menyusul.

2) Setelah peristiwa pemicu

Hai [Nama],

Saya baru saja melihat di LinkedIn bahwa Anda dipromosikan! Itu fantastis dan sangat pantas. Saya yakin Anda sangat sibuk baru saja memulai peran baru, tetapi saya ingin mengetahui dan mendengar tentang apa yang Anda lakukan sekarang, dan mendiskusikan langkah kita selanjutnya.

Selamat lagi!

Atau:

Hai [Nama],

Pagi ini saya membaca bahwa [perusahaan prospek] dan [perusahaan lain] sedang [bermitra, menggabungkan, mengakuisisi, dll]. Perkembangan yang mempesona. Apa pendapat Anda tentang langkah ini? Bagaimana Anda melihatnya memengaruhi [tujuan yang dibahas sebelumnya]?

Saya akan tertarik untuk mengejar dan mendiskusikan bagaimana kita bisa bergerak maju. Saya pikir [perusahaan Anda] bisa menjadi aset besar bagi Anda mengingat [kemitraan, merger, dll].

3) Setelah dilakukan review dengan pengambil keputusan

Hai [Nama],

Bagaimana pembicaraan Anda dengan [bos/eksekutif]? Saya tertarik untuk mendengar hasilnya, dan apa langkah kita selanjutnya. Apakah Anda punya waktu untuk panggilan telepon 15 menit minggu ini?

Atau:

Hai [Nama],

Saya senang mendengar bagaimana pertemuan Anda dengan [bos/eksekutif] berlangsung. Sementara itu, saya baru saja menarik angka-angka ini tentang berapa banyak pendapatan yang dapat Anda peroleh dengan memperluas layanan Anda ke [wilayah tertentu].

Omong-omong, jika ada statistik lain yang Anda minati, beri tahu saya dan saya akan memberikannya kepada Anda secepatnya!

4) Ketika mereka tidak menjawab

Hai [Nama],

Pernahkah Anda melihat artikel ini di [nama publikasi]? Saya membacanya hari ini dan memikirkan Anda.

Ini adalah waktu yang sangat sibuk sepanjang tahun, jadi tidak perlu menanggapi. Saya hanya ingin memeriksa dan melihat apakah Anda ingin mengetahui dan mendiskusikan langkah selanjutnya. Jangan ragu untuk mengirim balasan nomor cepat kembali, dan saya akan mengambilnya dari sana.Saya ingin menyusul, tolong usulkan beberapa waktu pertemuan.

• Saya tertarik tetapi terlalu sibuk—periksa bulan depan.

• Saya tidak lagi tertarik, tolong berhenti mengganggu saya!

Atau:

Hai [Nama],

Sudah lama sejak kami tertangkap. Hanya ingin check-in dan melihat bagaimana kita bisa maju?

By the way, saya pikir Anda akan menemukan laporan ini menarik. Ini semua tentang [topik], yang kami bicarakan di telepon terakhir kami.

5) Perpisahan

Hai [Nama],

Saya mendapat sinyal bahwa Anda tidak lagi tertarik dengan [perusahaan Anda], jadi saya akan berhenti mengirimi Anda email.

Senang bisa mengenal Anda, dan saya berharap Anda semua beruntung di masa depan. Pintu saya selalu terbuka jika Anda berubah pikiran. Apakah saya memiliki izin untuk menutup file Anda?

Atau:

Hai [Nama],

Saya sudah mencoba menghubungi Anda beberapa kali tetapi belum mendengar kabar. Saya mulai khawatir! Beri tahu saya yang mana alasannya, jadi saya tahu apa yang harus saya lakukan selanjutnya.Saya masih tertarik, hanya super sibuk akhir-akhir ini. Periksa kembali dalam beberapa bulan.

• Tidak tertarik lagi—tolong tutup file saya.

3 alat yang menyederhanakan proses tindak lanjut

Selain template dan ide yang membantu Anda menyusun email tindak lanjut terbaik untuk penjualan, ada beberapa alat yang dapat membantu menyederhanakan prosesnya:

1) Alat Intelijen Penjualan

Solusi Intelijen Penjualan dari Similarweb adalah alat yang sangat berharga untuk membuat email tindak lanjut penjualan. Platform ini menampung data di lebih dari 100 juta situs web, memberi Anda visibilitas digital penuh ke setiap bagian dari strategi dan kinerja digital calon pelanggan. Dengan akses ke wawasan ini, Anda akan dapat memahami apa yang penting bagi prospek Anda, serta kapan dan bagaimana cara berinteraksi dengan mereka.

Alih-alih menghabiskan waktu mencari statistik atau fakta yang menarik untuk dikirimkan kepada mereka, solusi Sales Intelligence memungkinkan Anda untuk secara instan menunjukkan statistik yang relevan dan menarik yang dapat Anda sertakan dalam email Anda. Anda tidak hanya akan menarik minat prospek Anda, tetapi Anda juga akan memberikan nilai nyata yang dapat mereka tindaklanjuti.

2) Alat pelacak email

Alat yang membantu Anda melacak email Anda dan memberi tahu Anda saat prospek membukanya sangat membantu saat mengelola email tindak lanjut penjualan.

Beberapa alat memungkinkan Anda untuk membedakan antara prospek yang membaca email Anda tetapi tidak membalas, dan mereka yang bahkan tidak pernah membukanya. Wawasan semacam ini akan memberi Anda ide yang lebih baik tentang cara menindaklanjuti yang paling efektif.

Beberapa alat pelacak email terbaik yang kami sukai:

• HubSpot
• Pengumpan utama
• Tag surat
• PenjualanHandy

3) Penjadwal rapat

Menjadwalkan rapat dengan cara lama memang baik dan bagus, tetapi ketika Anda memiliki lusinan atau ratusan prospek untuk ditindaklanjuti, Anda mungkin menginginkan sesuatu yang membuat tugas menemukan dan mengonfirmasi rapat sedikit lebih cepat.

Ada banyak perangkat lunak penjadwalan rapat di luar sana yang membantu mengurangi jumlah email yang perlu Anda kirim, menyinkronkan dengan kalender, dan mengirimkan pengingat rapat yang akan datang.

Berikut adalah rekomendasi utama kami:

• Alat Rapat HubSpot
• Kalender
• Setmore

Jangan memusingkan email tindak lanjut penjualan

Menulis dan mengelola email tindak lanjut penjualan tidak perlu membuat stres atau berlebihan. Untungnya, tidak ada yang mengharapkan Anda menulis esai yang panjang dan mendetail. Email singkat yang digerakkan oleh nilai bisa membantu. Ketika Anda melakukannya dengan benar, Anda akan berada pada posisi yang lebih baik untuk memelihara prospek Anda dan mendorong konversi. 🚀

Dengan templat tindak lanjut penjualan yang dapat disesuaikan, tip, ide baris subjek, dan seperangkat alat email, Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk menulis email tindak lanjut terbaik untuk penjualan.