Apa itu Operasi Penjualan? Panduan Strategi & Struktur Tim

Beberapa perusahaan mungkin berpikir mereka memiliki tim operasi penjualan yang kuat.

Padahal kenyataannya, departemen tersebut hanyalah wadah untuk semua pekerjaan yang tidak dapat dilakukan oleh para pemimpin penjualan mereka.

Analisis penjualan, evaluasi perangkat lunak, peningkatan proses… serahkan ke operasi penjualan!

Ini adalah resep kekacauan yang menghambat dan membebani efisiensi penjualan.

Penting untuk menentukan peran dan struktur tim operasi penjualan Anda sebelum penerapan.

Dalam artikel ini, kami akan membantu Anda memahami operasi penjualan sehingga Anda dapat mengembangkan strategi operasi penjualan yang selaras dengan kebutuhan organisasi Anda.

Apa itu operasi penjualan?

Operasi penjualan menggunakan sistem dan teknologi untuk membantu tim penjualan mencapai tujuan mereka. Mereka mengandalkan data untuk mengambil keputusan, seperti berapa banyak perwakilan yang harus dipekerjakan dan di mana menempatkan mereka. Tujuan utamanya adalah efisiensi, keunggulan, dan optimalisasi proses penjualan berkelanjutan.

Tim operasi penjualan B2B berfokus untuk membuat pendekatan penjualan perusahaan menjadi strategis, berdasarkan data, dan disengaja, bukan reaktif atau serampangan.

Anda dapat menganggap Kepala Operasi Penjualan sebagai penasihat strategis Wakil Presiden Penjualan.

Mereka berpikir untuk jangka panjang, seringkali lebih dari 18 bulan, sementara Wakil Presiden Penjualan mungkin lebih fokus pada tujuan jangka pendek.

Dalam hal tanggung jawab, Anda dapat membagi operasi penjualan menjadi tiga fokus utama:

1. Buat strategi penjualan dan identifikasi tujuan.
2. Mendukung perwakilan penjualan dalam mencapai tujuan tersebut.
3. Tangani analisis penjualan untuk meningkatkan efisiensi penjualan dan terus memperbarui kepemimpinan.

Di bagian selanjutnya, kita akan membahas lebih dalam setiap area fokus, berbagi pekerjaan sehari-hari yang dapat Anda harapkan dari seorang profesional operasi penjualan.

Apa yang dilakukan operasi penjualan?

Operasi penjualan adalah fungsi penting dalam organisasi yang mendukung tim penjualan dalam mendorong pendapatan dan mencapai tujuan bisnis.

Tujuan utama operasi penjualan adalah untuk menyederhanakan dan mengoptimalkan proses penjualan, yang pada akhirnya meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

Bagaimana mereka mencapai hal ini?

Mari kita bahas beberapa tanggung jawab utama rata-rata tim operasi penjualan, yang dibagi menjadi tiga area fokus yang harmonis: strategi dan operasi, analitik, dan kinerja.

Strategi dan operasi penjualan

Profesional operasi penjualan bekerja sama dengan pimpinan senior untuk mengembangkan rencana strategis yang selaras dengan tujuan perusahaan.

Hal ini mencakup mengidentifikasi target pasar, menetapkan target penjualan , dan mengembangkan strategi penjualan untuk mencapai target tersebut.

Berikut adalah tugas strategi dan operasi utama dari tim SO standar:

Mendefinisikan dan meningkatkan proses penjualan

Mereka menentukan tahapan proses penjualan dan menstandarkannya dalam CRM.

Tentukan tujuan penjualan jangka panjang

Cari tahu wilayah mana yang harus dikejar, solusi mana yang harus difokuskan pada penjualan, dan tujuan jangka panjang lainnya.

Temukan dan terapkan praktik dan alat terbaik penjualan

Operasi penjualan selalu mencari praktik terbaik penjualan dan industri yang dapat mereka adopsi dan integrasikan ke dalam proses penjualan .

Selalu perbarui kepemimpinan tentang penjualan

Mereka menjalankan laporan yang membantu para eksekutif tetap mengetahui segala hal tentang penjualan.

Kelola kolaborasi lintas departemen

Tanggung jawab operasi penjualan lainnya termasuk mendukung tim penjualan dengan membantu menyederhanakan proses, memberikan pelatihan dan sumber daya, dan memastikan bahwa SDR memiliki alat yang mereka butuhkan untuk berhasil.

Pemimpin tim memastikan penjualan selaras dengan tujuan pemasaran , produk, dan perusahaan.

Analisis dan data penjualan

Operasi penjualan bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan menganalisis data terkait kinerja penjualan, perilaku pelanggan, dan tren pasar. Data ini membantu mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan membuat keputusan yang tepat mengenai strategi penjualan.

Menangani perkiraan penjualan

Mereka menggunakan data historis dan pasar untuk memprediksi bagaimana penjualan akan terjadi dalam jangka pendek dan panjang.

Melakukan analisis menang/kalah

Terkadang, mereka akan memimpin studi tentang kesepakatan penjualan untuk menentukan aktivitas apa yang biasanya membawa kesuksesan.

Tentukan dan lacak KPI penjualan

Operasi penjualan mengidentifikasi KPI mana yang harus dilacak; metrik ini membantu mereka menilai dan mengulangi inisiatif dan proses penjualan mereka secara efektif.

Siapkan dasbor penjualan

Mereka bekerja dengan manajer penjualan untuk membuat dasbor bagi perwakilan untuk melacak metrik utama mereka dan kemajuan menuju tujuan.

Banyak hal yang harus ditangani sendiri, sehingga tim SO sering kali bekerja sama dengan TI, terutama terkait kebersihan dan pembersihan data .

Performa penjualan

Operasi penjualan juga memainkan peran penting dalam mengukur kinerja tim penjualan.

Mereka melacak indikator kinerja utama (KPI) untuk mengevaluasi efektivitas strategi penjualan dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Pendekatan berbasis data ini memungkinkan mereka mengambil keputusan yang tepat mengenai alokasi sumber daya dan penyesuaian strategi.

Selain itu, mereka bertanggung jawab untuk memperkirakan pendapatan dan menetapkan target realistis untuk tim penjualan. Dengan menganalisis data penjualan historis dan tren pasar, mereka dapat memberikan perkiraan akurat yang membantu perusahaan merencanakan pertumbuhan di masa depan.

Temukan dan evaluasi teknologi penjualan

Spesialis operasi penjualan sering kali bertanggung jawab untuk mengevaluasi dan menerapkan teknologi B2B , seperti CRM, perangkat lunak penjualan, alat pencarian calon pelanggan, dan platform analitik.

Merencanakan dan menangani pelatihan penjualan

Tim SO mungkin membuat dan menerapkan rencana pelatihan tergantung pada organisasinya.

Memfasilitasi komunikasi penjualan

Operasi penjualan terus memberikan informasi kepada SDR melalui pelaporan, seperti laporan saluran pipa, dan berbagi kemenangan serta perubahan dengan tim.

Identifikasi tugas penjualan untuk diotomatisasi

Manajer operasi penjualan ahli dalam teknologi yang diperlukan untuk menyederhanakan pencarian calon pelanggan dan mengotomatiskan penjualan B2B.

Ingatlah bahwa beberapa tugas kinerja ini mungkin jatuh ke tangan departemen pemberdayaan penjualan — meskipun beberapa perusahaan menerapkan pemberdayaan ke dalam operasi penjualan.

Secara keseluruhan, operasi penjualan adalah fungsi organisasi penting yang membantu mendorong pendapatan, meningkatkan efisiensi, dan mendukung tim penjualan dalam mencapai tujuan mereka.

Dengan berfokus pada strategi, dukungan, analitik, manajemen teknologi, dan pengukuran kinerja, profesional operasi penjualan memainkan peran penting dalam memastikan keberhasilan tim penjualan.

Mengapa operasi penjualan itu penting?

Menerapkan proses operasi penjualan menyederhanakan aktivitas penjualan Anda untuk menghasilkan pendapatan yang efisien, dan pada gilirannya, Anda memastikan semua yang dilakukan penjualan sesuai dengan tujuan organisasi Anda.

Anda juga memberikan lebih banyak waktu kepada VP dan Manajer Anda untuk fokus pada penyelesaian transaksi dan tugas-tugas manajemen daripada menjalankan analisis menang/kalah atau memfilter daftar prospek untuk perwakilan baru.

Berikut adalah beberapa manfaat lain dari membangun struktur tim operasi penjualan yang dinamis:

• Sederhanakan proses penjualan agar lebih efisien dan terukur.
• Meningkatkan kinerja saluran penjualan.
• Ciptakan keselarasan dengan tujuan bisnis antar departemen.
• Terapkan strategi berbasis data untuk meningkatkan efektivitas tim penjualan Anda.
• Perkenalkan teknologi baru dan praktik terbaik ke dalam proses penjualan.

Dampak hilir dari departemen operasi penjualan adalah siklus penjualan yang lebih pendek, tingkat kemenangan yang lebih baik, dan, pada akhirnya, lebih banyak pendapatan untuk bisnis Anda.

Bagaimana Anda membangun tim operasi penjualan yang menguntungkan?

Struktur departemen operasi penjualan hadir dalam berbagai bentuk dan ukuran. Terserah Anda untuk memutuskan struktur apa yang paling cocok untuk bisnis Anda dan tujuan masa depan Anda.

Anda mungkin hanya memerlukan satu konsultan operasi penjualan jika Anda baru memulai.

Organisasi skala menengah ke atas memerlukan tim yang lebih besar karena mereka memiliki lebih banyak SDR yang harus didukung dan lebih banyak data untuk dianalisis.

Berikut adalah beberapa contoh struktur organisasi operasi penjualan:

• Beberapa tim mungkin memiliki struktur tinggi dengan, dalam urutan otoritas, seorang VP, manajer, dan analis.
• Yang lain mungkin memiliki struktur yang lebih datar, dengan satu kepala honcho di atas dan yang lainnya berada pada level yang sama.

Misalnya, Brian Chin , Direktur Operasi Penjualan di Spring Health, memiliki empat anggota tim dan menggunakan sistem rotasi triwulanan di mana mereka berganti fungsi.

Hal ini memungkinkan mereka untuk belajar satu sama lain, menguasai berbagai fungsi operasi penjualan, dan membentuk pemahaman holistik tentang disiplin ilmu tersebut.

Sementara itu, perusahaan lain membagi tim operasi penjualan mereka menjadi dua sub-departemen berdasarkan kompetensi inti — satu untuk pengetahuan teknis dan dukungan dan satu lagi untuk strategi gambaran besar.

Terlepas dari perbedaan ini, ada struktur tim operasi penjualan standar yang dapat Anda gunakan sebagai template Anda. Sesuaikan sesuai dengan kebutuhan penjualan Anda dan praktik terbaik industri:

Perincian struktur tim operasi penjualan

Di bawah ini adalah rincian peran operasi penjualan yang signifikan dalam urutan pengalaman:

Wakil Presiden Operasi Penjualan

AKA direktur operasi penjualan. Mereka adalah penasihat strategis bagi Kepala Penjualan dan pemimpin tim Anda.

Mereka akan menentukan strategi operasi penjualan, berkoordinasi dengan departemen lain, dan memberikan presentasi kepada pimpinan.

Manajer Operasi Penjualan

Seringkali menjadi orang kedua, manajer mengawasi tim analis operasi atau spesialis yang membantu mereka meningkatkan proses penjualan, menemukan teknologi baru, menjalankan proyek analisis, dan melakukan tugas tingkat tinggi lainnya.

Analis Operasi Penjualan

Analis mahir dalam alat intelijen penjualan , Excel, pemodelan data, dan teknik analisis lainnya.

Mereka fokus menggunakan data untuk menjawab pertanyaan yang akan membantu tim penjualan meningkatkan strategi dan proses mereka.

Perwakilan Operasi Penjualan

Sebagai karyawan tingkat pemula, perwakilan ini biasanya bekerja lebih dekat dengan perwakilan penjualan dibandingkan peran lainnya, mendukung mereka dalam berbagai cara, mulai dari membantu mereka membuat dasbor penjualan hingga menyediakan otomatisasi penjualan kepada mereka.

Seiring berkembangnya tim penjualan Anda, Anda akan menemukan kebutuhan operasional baru. Hasilnya, tim operasi penjualan Anda akan meningkat, dan setiap anggota akan menjadi lebih terspesialisasi.

Pada titik tertentu, banyak perusahaan membagi peran ini menjadi dua. Jadi, misalnya, Anda mungkin memiliki Analis Senior yang mengelola seorang Analis.

Bisnis juga dapat mempekerjakan spesialis operasi yang berfokus pada satu tujuan inti (misalnya, meningkatkan kecepatan penjualan atau melatih tim penjualan).

KPI operasi penjualan: Apa yang harus dilacak

Bagaimana Anda mengetahui apakah strategi operasi penjualan Anda membuahkan hasil?

Anda harus memantau kinerja, terutama melacak metrik utama yang dipengaruhi oleh tim OS Anda dan metrik yang terkait dengan fungsi intinya.

Berikut adalah sasaran operasi penjualan dan KPI yang harus dilacak:

Tingkat kemenangan rata-rata

Ini adalah salah satu KPI terbaik untuk operasi penjualan. Peningkatan metrik kinerja ini umumnya merupakan tanda bahwa keterampilan, ide, dan perubahan operasi penjualan membuahkan hasil.

Panjang siklus penjualan rata-rata

Operasi penjualan menghabiskan banyak waktu untuk mencoba memengaruhi efisiensi penjualan; panjang siklus penjualan rata-rata menunjukkan apakah metode mereka berhasil atau tidak.

Waktu respons memimpin

Mengingat betapa pentingnya menarik perhatian prospek terhadap penjualan, tim operasi banyak fokus dalam mendukung perwakilan dengan data B2B , alur kerja, dan teknologi untuk melibatkan prospek.

Waktu respons prospek menunjukkan seberapa baik semuanya bekerja.

Tingkat penggunaan teknologi

Ini adalah KPI operasi penjualan yang penting. Tim SO harus mengetahui apakah SDR menggunakan teknologi yang mereka terapkan dan bagaimana mereka menggunakannya.

Hal ini membantu mereka menemukan kegagalan dalam mengoptimalkan platform dan memberi petunjuk seberapa baik kinerjanya. Jika tingkat penggunaan teknologi rendah, tim SO harus merespons dengan melatih perwakilannya.

Keakuratan perkiraan

Perkiraan penjualan dan analisis prediktif (mengidentifikasi potensi masalah) merupakan aspek penting dari operasi penjualan. Mereka memerlukan umpan balik mengenai kondisi aktual dan prediksi untuk menyempurnakan metode prediksi mereka.

Dengan informasi ini, mereka dapat mengulangi strateginya agar lebih efektif di lain waktu.

Melacak KPI ini secara konsisten akan membantu Anda meningkatkan departemen operasi Anda dan, pada gilirannya, segala pengaruhnya — misalnya, produktivitas, efisiensi penjualan, dan pendapatan tahunan.

Alat dan perangkat lunak yang dibutuhkan setiap tim operasi penjualan

Beberapa alat dapat mempermudah tugas operasi penjualan. Alat utama yang dibutuhkan setiap tim SO adalah CRM, alat perkiraan penjualan, dan alat perencanaan wilayah.

Mari kita lihat lebih detail:

1. Perangkat lunak CRM (Manajemen Hubungan Pelanggan).

Sistem CRM sangat penting bagi tim SO untuk mengelola interaksi pelanggan secara efektif, melacak prospek, dan menyederhanakan proses penjualan.

Alat operasi penjualan ini membantu untuk:

• Mengatur data pelanggan .
• Lacak riwayat komunikasi dengan klien.
• Kelola tugas dan janji temu.
• Analisis kinerja penjualan.

2. Alat peramalan penjualan

Alat perkiraan penjualan membantu memprediksi tren penjualan di masa depan berdasarkan data historis dan kondisi pasar saat ini.

Hal ini memungkinkan tim operasi untuk:

• Membuat keputusan berdasarkan informasi tentang alokasi sumber daya.
• Anggaran.
• Rencana.

3. Alat perencanaan wilayah

Alat-alat ini membantu tim mengelola dan mengoptimalkan wilayah penjualan mereka secara efektif.

Mereka mengizinkan tim untuk:

• Segmentasikan pelanggan.
• Tetapkan perwakilan ke wilayah tertentu.
• Lacak kinerja di setiap wilayah.

Mereka memastikan bahwa tenaga penjualan memiliki sumber daya yang mendukung peran mereka dan fokus pada peluang yang paling menjanjikan.

Operasi penjualan di dalam: strategi dan tantangan

Strategi operasi penjualan menjadi semakin populer dalam beberapa tahun terakhir. Mengapa?

Karena teknologi telah memungkinkan cara yang lebih efisien untuk menjangkau dan berinteraksi dengan prospek.

Baik Anda membuat tim baru atau meningkatkan departemen operasi yang ada, Anda akan menemukan praktik terbaik dan tantangan operasi penjualan di bawah ini sangat berharga

Praktik terbaik

Buat keputusan berdasarkan data

Saat mengubah proses penjualan atau menyempurnakan strategi keseluruhan, pastikan Anda menggunakan data untuk menginformasikan keputusan ini. Meskipun “firasat” memang ada tempatnya, statistik seharusnya mendukungnya.

Pengambilan keputusan berdasarkan data sangat penting dalam operasi penjualan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi tren, melacak kinerja, dan membuat keputusan tepat yang mendorong pertumbuhan.

Dengan menganalisis metrik operasi penjualan seperti tingkat konversi , biaya akuisisi pelanggan, dan perkiraan pendapatan, bisnis dapat memperoleh wawasan berharga tentang operasi mereka dan menentukan strategi paling efektif untuk mencapai tujuan mereka.

Gunakan otomatisasi

Menerapkan otomatisasi dalam operasi penjualan dapat memberikan manfaat signifikan bagi tim Anda dengan meningkatkan efisiensi, akurasi, dan produktivitas.

Mengotomatiskan tugas yang berulang, seperti entri data atau menjadwalkan email tindak lanjut, dapat menghemat waktu berharga yang lebih baik digunakan untuk inisiatif strategis dan membangun hubungan klien.

Ada banyak alat yang tersedia yang dapat membantu menyederhanakan proses operasi penjualan Anda.

Sistem CRM seperti Salesforce atau HubSpot dapat mengotomatiskan tugas-tugas seperti penilaian prospek dan pelacakan email, sementara alat seperti Tableau dapat membantu memvisualisasikan data dan mengidentifikasi tren.

Memasukkan otomatisasi ke dalam operasi penjualan Anda dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan pada akhirnya mendorong hasil yang lebih baik.

Perwakilan penjualan bayangan

Membayangi SDR sangat berharga untuk meningkatkan operasi penjualan. Dengan menghabiskan waktu bersama perwakilan di lapangan, Anda dapat memperoleh wawasan tentang tantangan dan peluang sehari-hari yang dihadapi oleh tim penjualan. Hal ini memungkinkan SO Anda memberikan dukungan dan bimbingan yang lebih efektif.

Salah satu manfaat penting dari membayangi perwakilan adalah kemampuan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan area yang perlu ditingkatkan. Dengan mengamati tindakan perwakilan, tim SO dapat menentukan area di mana pelatihan atau sumber daya tambahan diperlukan, sehingga membantu meningkatkan kinerja dan produktivitas secara keseluruhan.

Tantangan

Kualitas data

Data yang akurat dan andal sangat penting untuk membuat keputusan yang tepat. Kualitas data yang buruk dapat menyebabkan wawasan yang salah dan pada akhirnya berdampak pada keberhasilan operasi.

Masalah integrasi

Koordinator operasi penjualan mungkin menghadapi tantangan dalam mengintegrasikan berbagai alat dan sistem, yang menyebabkan inefisiensi manajemen data dan komunikasi.

Bertahan untuk tidak berubah

Anggota tim yang merasa nyaman dengan status quo mungkin menolak proses atau teknologi baru yang diterapkan oleh tim operasi. Mengatasi penolakan ini dan memastikan dukungan dari semua anggota tim sangat penting untuk keberhasilan setiap inisiatif operasi penjualan.

Kurangnya keselarasan antar tim

Tim penjualan dan operasi mungkin tidak selalu selaras dalam hal tujuan, strategi, atau komunikasi. Kurangnya keselarasan ini dapat menyebabkan inefisiensi dan hilangnya peluang.

menghindari gangguan

Ada banyak hal yang dapat dilakukan tim operasi penjualan! Memprioritaskan dan berpegang pada proyek yang paling penting sering kali merupakan tantangan, terutama ketika tim penjualan B2B terus-menerus meminta sedikit bantuan.

Berurusan dengan pertumbuhan perusahaan

Seiring pertumbuhan perusahaan, mereka berubah, begitu pula kerangka kerja dan teknologi analisis prediktif. Hal ini dapat membuat frustasi tim operasi penjualan; mereka harus selalu belajar dan beradaptasi.

Standarisasi proses penjualan

Alur kerja otomatis di CRM dapat membantu tenaga penjualan tetap menjalankan prosesnya, namun kita semua tahu bahwa beberapa perwakilan ingin melakukan sesuatu dengan cara mereka sendiri. Hal ini dapat mengacaukan analisis proses penjualan dan mengganggu efisiensi penjualan.

Untuk mengatasi tantangan ini, operasi penjualan harus memprioritaskan kualitas data dengan:

• Mengaudit dan membersihkan data secara teratur
• Berinvestasi pada alat dan teknologi yang menyederhanakan proses integrasi.
• Berkomunikasi secara efektif dengan anggota tim untuk mendapatkan dukungan terhadap inisiatif baru.
• Membina kolaborasi antar tim untuk memastikan keselarasan tujuan dan strategi.

FAQ operasi penjualan

T: Apa perbedaan antara operasi pendapatan dan operasi penjualan?

J: Meskipun tim operasi pendapatan dan penjualan tertarik untuk meningkatkan efisiensi tim dan aktivitas yang menghasilkan pendapatan, operasi penjualan lebih terspesialisasi dan fokus terutama, jika tidak hanya, pada mendukung tim penjualan.

Sementara itu, operasi pendapatan mengambil pendekatan yang lebih holistik, menyelaraskan dan membantu kesuksesan penjualan, pemasaran, dan pelanggan untuk meningkatkan pertumbuhan pendapatan dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

Dengan kata lain, menghilangkan silo antara tim yang menghasilkan pendapatan adalah tujuan akhir RevOps. Dan memberdayakan tim penjualan adalah tujuan akhir dari operasi penjualan.

T: Apa perbedaan antara pemberdayaan penjualan dan operasi penjualan?

J: Kedua fungsi tersebut bekerja sama secara erat untuk memastikan keberhasilan dan efektivitas tim penjualan.

Pemberdayaan penjualan memberi tim penjualan sumber daya untuk menjual secara efektif, seperti panduan produk atau video pemasaran.

Di sisi lain, operasi penjualan berkonsentrasi pada optimalisasi proses penjualan, memanfaatkan teknologi, dan mendorong efisiensi dalam organisasi penjualan.

Meskipun perwakilan pemberdayaan penjualan mungkin mengirimkan laporan industri yang dapat digunakan oleh perwakilan tersebut untuk melibatkan prospek baru, SO mungkin menyiapkan otomatisasi untuk mereka di CRM mereka.

Coba kecerdasan penjualan premium Cognism

Operasi penjualan harus selalu mencari alat baru yang akan meningkatkan produktivitas tim penjualan mereka.

Data prospek yang buruk adalah salah satu hambatan paling umum dalam proses penjualan.

Hal ini menyebabkan perwakilan mengirim email ke alamat yang salah, menjelajahi web dalam upaya sia-sia untuk menemukan prospek yang ideal, dan membuang-buang waktu.

Jadi, masuk akal untuk mempersenjatai perwakilan penjualan Anda dengan data prospek B2B terbaik. Untuk itu, ada Kognisme.

Klik spanduk untuk memesan demo dan memberdayakan penjualan untuk mendapatkan lebih banyak konversi dengan kontak yang tepat