Kepatuhan Usaha Kecil: Panduan Lengkap

Salah satu kebohongan paling umum di zaman modern? “Saya telah membaca dan menyetujui syarat dan ketentuan”. Plus, jika ada orang yang benar-benar memiliki cookie sebanyak yang kami setujui dalam satu jam rata-rata menjelajahi web, akan ada masalah kesehatan baru yang muncul.

Semuanya mungkin tampak sia-sia dari sudut pandang pengguna. Tidak ada yang membaca semua syarat dan ketentuan atau perjanjian cookie karena 'tidak ada yang peduli'—sampai ada pelanggaran data.

Kemudian, bisnis diserang dari semua sisi. Pers yang buruk, pelanggan berpaling dari mereka, dan pemerintah siap menghukum mereka dengan denda.

Tampaknya keras, tetapi dengan nilai yang terletak pada data, semuanya masuk akal. Data adalah emas dan minyak baru, dan perlu dilindungi.

Khusus untuk usaha kecil, ini bisa tampak merepotkan. Dunia bisnis kecil yang bergerak cepat cukup sulit untuk dinavigasi tanpa harus khawatir tentang kepatuhan terhadap peraturan, data, dan privasi.

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda ditugaskan untuk memastikan bahwa bisnis Anda tetap berdiri dan berjalan. Selain itu, tetap mematuhi daftar peraturan yang terus berkembang, seperti Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) Uni Eropa dan Undang-Undang Izin Pelanggan California (CCPA). Mendesah.

Undang-undang ini juga baru-baru ini memperkenalkan kompleksitas dan persyaratan baru bagi pemilik usaha kecil yang beroperasi dalam yurisdiksi mereka, seolah-olah belum cukup rumit.

Selain undang-undang baru ini, pemilik usaha kecil juga diwajibkan untuk mematuhi undang-undang dan peraturan federal, seperti Fair Credit Reporting Act (FCRA) dan Fair and Accurate Credit Transactions Act (FACTA), yang telah berlaku selama bertahun-tahun. .

Semua undang-undang dan peraturan ini mungkin tampak berlebihan, terutama bagi pemilik usaha kecil yang beroperasi dengan anggaran terbatas.

Dalam artikel ini, kami akan memperbesar GDPR dan CCPA. Pertama, kami akan membantu Anda memahami semua itu, sebelum kami memberikan beberapa tips praktis tentang cara menangani kepatuhan. Ingin belajar lebih banyak? Baca terus tentang cara mengamankan data bisnis kecil Anda selanjutnya!

Mengapa GDPR dan CCPA ada?

Peraturan ini dirancang untuk melindungi konsumen sekaligus memastikan bahwa mereka terwakili secara adil dalam proses pengumpulan dan penggunaan data.

Namun, pemilik usaha kecil sering kewalahan dengan banyaknya undang-undang yang harus mereka patuhi. Mari kita lihat apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh para pemain utama, GDPR, dan CCPA.

Apa itu CCPA?

Undang-Undang Privasi Konsumen California (CCPA), bahasa sehari-hari dikenal sebagai "Tagihan Privasi Data", adalah undang-undang baru yang mengharuskan bisnis untuk transparan tentang cara mereka menggunakan data pribadi pelanggan mereka.

Nama “Tagihan Privasi Data” agak keliru; meskipun undang-undang memang mengharuskan bisnis untuk mengungkapkan praktik pengumpulan data mereka, undang-undang itu juga berisi beberapa ketentuan lain yang memengaruhi bisnis kecil.

Ketentuan ini mewajibkan pelaku usaha untuk mendapatkan persetujuan dari konsumen sebelum menggunakan atau menjual data pribadi mereka, dan juga melarang pelaku usaha mengumpulkan jenis data pribadi tertentu tanpa izin pelanggan.

Tujuan CCPA adalah untuk melindungi hak privasi data konsumen, sementara juga mewajibkan bisnis tertentu untuk memberikan transparansi dan kontrol atas data mereka kepada pelanggan mereka.

CCPA adalah undang-undang privasi data paling komprehensif di Amerika Serikat, dan berpotensi mengubah cara bisnis berinteraksi dengan pelanggan mereka secara mendasar.

CCPA berlaku untuk bisnis dengan setidaknya satu penduduk California, dan yang mengumpulkan, menggunakan, dan mengungkapkan informasi pelanggan untuk tujuan apa pun.

Jika Anda mencari informasi yang lebih spesifik, Osano telah membagikan beberapa informasi bermanfaat tentang tetap mematuhi CCPA. Dalam bahasa yang jelas dan ringkas, Anda akan mempelajari semua tentang kepraktisan CCPA. Untuk saat ini, berikut adalah beberapa kiat untuk membantu Anda memulai kepatuhan.

Apa itu GDPR?

Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR), kadang-kadang disebut sebagai Undang-Undang Perlindungan Data Umum (GDPR), adalah instrumen hukum UE utama terbaru untuk mengatur penggunaan dan pengumpulan data pribadi untuk melindungi privasi penduduk UE.

Ini mengharuskan perusahaan yang beroperasi di UE untuk mematuhi standar tertentu terkait perlindungan data pribadi. Itu dilakukan dengan mengkodifikasi prinsip-prinsip dasar praktik informasi yang adil, termasuk hak subjek data untuk mengakses data pribadi mereka yang dipegang oleh pengontrol data.

Ketika kebanyakan orang memikirkan GDPR, mereka memikirkannya dalam hal bagaimana hal itu akan memengaruhi bisnis. Pada kenyataannya, GDPR juga melindungi konsumen.

Apakah GDPR hanya berdampak pada bisnis UE?

Tidak, GDPR adalah peraturan yang melindungi hak data UE, tetapi juga memiliki implikasi besar bagi bisnis yang beroperasi lintas batas. Ini berlaku untuk bisnis apa pun yang menangani data warga negara Uni Eropa, di mana pun bisnis itu berada.

Bagaimana GDPR memengaruhi bisnis kecil?

Ya, GDPR adalah seperangkat undang-undang yang rumit, tetapi jangan panik: dengan memahami apa itu semua, dan kiat-kiat yang mengikutinya, Anda juga dapat menjadi dan tetap patuh.

Ini bisa menjadi hal yang sulit untuk beberapa bisnis, terutama jika fokus utama mereka bukan pada manajemen data. Terlepas dari ukuran atau fokus utamanya, semua bisnis harus mematuhi GDPR untuk menghindari denda yang besar.

Apa yang benar-benar perlu Anda ketahui tentang GDPR (dalam bahasa yang mudah)

Teks lengkap GDPR berisi 99 artikel individual. Kami mengerti Anda tidak akan membaca semua itu, kata demi kata. Bahkan jika Anda melakukannya, Anda mungkin tidak ingat atau bahkan memahami semuanya.

Untungnya, ada ringkasan yang lebih sederhana. GDPR berkisar pada tujuh prinsip utama: keabsahan, keadilan, dan transparansi; batasan tujuan; minimalisasi data; ketepatan; batasan penyimpanan; integritas dan kerahasiaan (keamanan); dan akuntabilitas.

Inilah yang mereka maksudkan.

Keabsahan, keadilan dan transparansi

Anda hanya dapat memproses data pribadi jika Anda memiliki alasan kuat untuk itu, yang merangkum keabsahan. Beberapa alasannya dapat berupa:

• Pengguna telah memberi Anda persetujuan untuk melakukannya.
• Anda harus melakukannya untuk membuat kontrak yang baik.
• Itu perlu untuk memenuhi kewajiban hukum.
• Untuk perlindungan kepentingan vital orang alami.
• Ini adalah tugas publik yang dilakukan untuk kepentingan publik.

Anda juga harus adil tentang mengapa Anda melakukan ini, dan transparan.

Batasan tujuan

Alasan Anda mengumpulkan dan menyimpan data meluas ke prinsip pembatasan tujuan, artinya data "dikumpulkan untuk tujuan tertentu, eksplisit, dan sah" saja.

Tujuannya harus jelas, tidak hanya untuk diri Anda sendiri, tetapi juga melalui konsumen -jadi Anda perlu mengomunikasikan apa yang terjadi dalam pemberitahuan privasi. Terakhir, Anda juga tidak boleh menyimpang dari tujuan itu.

Minimalkan data

Anda tidak perlu bertanya kepada pelanggan buletin Anda berapa nomor telepon mereka. Hanya mengumpulkan data yang Anda butuhkan.

Ketepatan

Data yang Anda kumpulkan dan simpan harus akurat, dan itu adalah tanggung jawab Anda. Anda perlu memeriksanya dan menyingkirkan data yang salah atau tidak lengkap. Ini menguntungkan semua orang!

Batasan penyimpanan

Anda tidak dapat menyimpan data selamanya. Anda harus membatasi waktu Anda menyimpan data, dan membenarkan mengapa Anda memilih jangka waktu tersebut

Integritas dan kerahasiaan

Terserah Anda untuk menjaga keamanan data yang Anda kumpulkan dari ancaman internal dan eksternal.

Akuntabilitas

Last but not least: Anda harus bertanggung jawab dan dapat membuktikan bagaimana Anda bekerja pada kepatuhan. Bukti ini dapat diminta oleh pihak berwenang kapan saja, jadi pastikan untuk mendokumentasikan dengan benar apa yang Anda lakukan.

Kiat untuk menjadi dan tetap patuh—bahkan sebagai bisnis kecil

Jadi, sekarang Anda mengerti apa yang diributkan, saatnya untuk berpuas diri. Berikut adalah beberapa langkah dan tips yang tidak boleh Anda lewatkan.

1. Buat dan pertahankan daftar semua aktivitas pemrosesan data Anda dan dokumentasikan: mulailah dengan berpikir panjang dan keras tentang data apa yang sebenarnya Anda miliki, dan apa yang akan Anda kumpulkan di masa depan.
2. Pahami kewajiban Anda sebagai organisasi: aturan mana yang berlaku untuk Anda? Ada banyak undang-undang di luar sana dan mungkin sulit untuk mengetahui mana yang termasuk dalam bisnis Anda. Jangan ragu untuk menghubungi ahlinya untuk memastikan Anda tidak mematuhi undang-undang yang salah.
3. Pastikan bahwa karyawan Anda menyadari kewajiban mereka: perlindungan dan kepatuhan data adalah upaya tim. Setiap orang memikul tanggung jawab. Anda juga dapat mempertimbangkan apakah Anda perlu menunjuk Data Protection Officer (DPO).
4. Pastikan Anda memiliki perjanjian dengan penyedia pihak ketiga tentang cara mereka menggunakan data pelanggan, atau gunakan perangkat lunak yang membantu Anda melacaknya.
5. Gunakan alat untuk melakukan pekerjaan berat: Perangkat lunak platform privasi dapat membantu Anda melacak semua data Anda, dan pembaruan apa pun dalam perjanjian vendor. Melakukan ini secara manual menjadi hampir tidak mungkin tanpa jumlah data yang diproses.

Seberapa yakin Anda dalam kepatuhan Anda?

Dalam hal mematuhi semua peraturan ini, saran terbaik di luar sana adalah: lebih baik aman daripada menyesal.

Didiklah diri Anda sendiri tentang apa yang perlu dilakukan dan jika tampaknya terlalu banyak yang harus dilakukan 'selanjutnya' untuk menjalankan bisnis Anda, pertimbangkan untuk mengalihdayakannya ke ahlinya—yang akan selalu lebih murah daripada membayar denda!