Panduan SMART untuk Merampingkan Proses Perencanaan Proyek Anda

Pendekatan sistematis Anda terhadap manajemen proyek adalah substansi yang menyatukan seluruh operasi bisnis Anda. Perencanaan yang buruk dapat menyebabkan kematian bagi sebuah proyek bahkan sebelum proyek itu berjalan.

Menurut Project Management Institute (PMI), manajemen proyek melibatkan "aplikasi pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk berbagai kegiatan untuk memenuhi persyaratan tugas tertentu."

Karena banyaknya proyek yang kompleks dan menantang secara teknis di dunia bisnis saat ini, mengembangkan kerangka manajemen yang kuat telah menjadi keterampilan yang semakin penting.

Kenyataan pahitnya adalah banyak perusahaan belum menemukan ritme efektif yang selaras dengan tujuan bisnis mereka. Untuk menempatkan ini ke dalam perspektif, untuk setiap $1 miliar yang diinvestasikan di Amerika Serikat saja, $122 juta terbuang sia-sia karena kinerja proyek yang kurang.

Dengan pemikiran ini, untuk memastikan proyek Anda berhasil, sangat penting untuk menggunakan SMART dalam perencanaan proyek.

Pada akhirnya, memasukkan strategi ini ke dalam pendekatan Anda akan berhasil menjawab 4 W.

1. Apa yang perlu dicapai?
2. Mengapa kita melakukan ini?
3. Siapa yang akan terlibat dalam proses tersebut?
4. Dari mana sumber daya yang diperlukan berasal?

Jadi bagaimana tepatnya Anda dapat menggunakan tujuan SMART dalam manajemen proyek? Mari selami.

SPESIFIK

Garis Besar Tujuan

Pertama dan terpenting, Anda perlu mengetahui tujuan utama yang mengarah ke gambaran besar dan yang lebih kecil yang diperlukan untuk sampai ke sana. Lihatlah secara mendalam ruang lingkup tugas yang ada dan identifikasi dengan tepat apa yang ingin Anda capai dan bagaimana perannya dalam keseluruhan misi Anda.

Misalnya, katakanlah Anda memulai fungsi obrolan langsung baru di situs web Anda. Meskipun akan ada banyak tujuan yang lebih kecil untuk memastikan sistem baru diterapkan dengan benar, tujuan keseluruhan kemungkinan adalah untuk meningkatkan dukungan pengguna dan memperjelas bahwa Anda adalah merek yang menempatkan prioritas pada kesuksesan pelanggan.

Beberapa tujuan menyeluruh lainnya yang mungkin Anda pertimbangkan di seluruh proyek tertentu mungkin adalah:

• Menyelesaikan pekerjaan tepat waktu
• Tetap dalam anggaran yang diberikan
• Meningkatkan pengiriman produk

Untuk bagian proses ini, mulailah dengan berpikir besar. Menetapkan tujuan kolosal meletakkan dasar bagi keseluruhan proyek dan membuatnya lebih mudah untuk tetap di jalurnya. Dari sini, Anda mendapatkan rincian tentang apa yang sebenarnya perlu dilakukan untuk mencapai tujuan utama.

Untuk beberapa bantuan organisasi, Wunderlist adalah alat yang sederhana namun efektif untuk menguraikan tujuan yang lebih besar dan menyelesaikan tugas secara sistematis. Anda dapat dengan cepat menetapkan tugas kepada orang-orang, dengan semua pembaruan dikelola dan disinkronkan di beberapa perangkat seluler.

TERUKUR

Buat Daftar Hasil Kerja

Menetapkan persyaratan untuk kiriman adalah kehidupan dan darah proyek. Lihatlah lebih dalam, dan Anda akan melihat bahwa kiriman jauh melampaui hasil. Mereka berfungsi sebagai titik referensi tentang bagaimana tugas direncanakan, dikelola, dan dijalankan dari A hingga Z. Secara umum, ada dua jenis hasil yang perlu dipertimbangkan di seluruh manajemen proyek: Proyek dan Proses.

Secara umum, ada dua jenis kiriman untuk dipertimbangkan selama manajemen proyek: Proyek dan Proses.

Hasil proyek mengacu pada hasil berdasarkan kebutuhan spesifik. Ini biasanya barang berwujud. Misalnya, jika proyek sedang merancang situs web baru, kiriman akan mencakup hal-hal seperti halaman arahan atau elemen tertentu yang diselesaikan.

Hasil proses adalah tentang mewujudkan detail hasil. Ini terkait dengan cara proyek dijalankan. Contohnya adalah dalam hal seberapa baik sebuah proyek menempel pada kerangka waktu yang ditentukan atau kualitas keseluruhan dari pekerjaan yang diselesaikan.

Langkah pertama adalah mengidentifikasi hasil proyek. Bagaimana mereka akan diproduksi? Item apa yang diprioritaskan?

Berikutnya adalah proses deliverables. Apa yang akan menentukan apakah proyek diselesaikan secara efisien atau tidak? Apa itu KPI?

Hasil kerja ini bertindak sebagai cetak biru untuk seluruh proses. Pastikan masing-masing terdefinisi dengan baik dengan sedikit area abu-abu.

DAPAT DICAPAI

Tentukan Pencairan Kontribusi

Polos dan sederhana, tanpa tim yang terampil, proyek Anda tidak memiliki peluang. Namun, kru papan atas sangat terdiri tanpa sistem yang tepat untuk pembagian tugas. Bagaimanapun, manajemen proyek biasanya merupakan upaya kelompok.

Bergantung pada tujuan dan ukuran operasi Anda, kemungkinan besar akan ada kebutuhan untuk kolaborasi antardepartemen di seluruh proyek. Setelah tugas diprioritaskan, manajer akan bertanggung jawab untuk mendelegasikan selama durasi proyek.

Misalnya, tujuan menyeluruhnya adalah untuk meningkatkan rasio konversi di situs web. Proses tersebut kemungkinan akan membutuhkan informasi tentang pertanyaan dukungan pelanggan yang diteruskan ke departemen desain untuk membantu menghilangkan kemacetan.

Untungnya, kita hidup di era dengan sumber daya fenomenal yang tersedia untuk membantu merampingkan jenis tugas ini dan mempromosikan komunikasi terbuka.

Untuk kolaborasi lintas-departemen dan pelacakan ketergantungan yang efektif, Workzone adalah alat manajemen proyek berbasis fungsi, berada di antara Basecamp sederhana dan JIRA yang kompleks, yang memberi Anda pandangan penuh tentang semua proyek yang sedang berlangsung, dengan ETA, peran yang ditetapkan, dan status sub-tugas di satu tempat.

REALISTIS

Identifikasi Faktor Risiko

Tidak peduli berapa banyak perencanaan sebelumnya yang Anda masukkan ke dalam sebuah proyek, hampir selalu ada sesuatu yang tidak terduga yang muncul dan membuat semuanya keluar jalur. Jadi, apa yang dilakukan manajer proyek yang baik dalam situasi ini? Mereka tetap tenang dan terus bergerak. Mengapa? Karena mereka merencanakan hal yang tidak terduga!

Misalnya, jika Anda bekerja dengan tim baru, risiko umum adalah bahwa orang-orang tidak sepenuhnya memahami prosedur dan faktor-faktor tertentu dapat lolos dari celah. Satu lagi besar bisa dalam kaitannya dengan klien. Mungkin Anda belum pernah bekerja dengan mereka sebelumnya dan tidak terbiasa dengan dinamika atau harapan mereka.

Mulailah dengan mengidentifikasi semua yang tidak Anda ketahui. Dari sana, lakukan brainstorming sebanyak mungkin potensi risiko. Mainkan skenario terburuk. Kemudian kembangkan protokol tentang apa yang harus dilakukan jika masalah ini muncul kembali.

Sekarang, tidak mungkin untuk merencanakan setiap potensi bahaya yang dapat mendatangkan malapetaka pada operasi Anda. Mengembangkan rencana yang solid untuk mengatasi cegukan sama dengan menggunakan jaring pengaman untuk memastikan masalah tidak berubah menjadi bencana besar.

WAKTU

Tetapkan Garis Waktu

Menciptakan tenggat waktu pasti mendorong rasa urgensi di antara para pekerja. Hal terpenting yang harus dilakukan di sini adalah bersikap realistis. Stres karena memenuhi jadwal yang tidak masuk akal dapat mengakibatkan pekerja menjadi tidak puas, atau kualitas dikorbankan untuk kecepatan.

Lakukan studi menyeluruh tentang proyek dan semua yang terkait dengannya. Semakin detail proses ini, semakin akurat timeline-nya.

Pertimbangkan untuk menerapkan Gantt Charts pada tahap awal bisnis Anda. Diagram ini adalah salah satu templat paling populer dan efektif untuk menyampaikan kemajuan proyek dan pencapaian yang dicapai. Setiap pekerjaan diwakili oleh bilah yang sesuai dengan rentang tanggal sehingga durasi tugas dikomunikasikan dengan jelas.

Pemahaman tentang sistem dan proses manajemen proyek, serta variabel dan risiko yang terlibat, sangat penting untuk menyiapkan bagan Gantt yang akurat. Creately menawarkan Gantt Charts yang dilengkapi dengan fungsi ini sehingga Anda dapat dengan mudah mengatur kerangka waktu untuk penyelesaian dan mengaitkannya dengan tonggak dan dependensi.

Juga tidak ada salahnya untuk membiarkan staf Anda memutuskan garis waktu, selama metriknya masuk akal. Misalnya, jika Anda menambahkan fungsionalitas eCommerce lengkap ke situs web perusahaan Anda, kemungkinan besar akan ada sejumlah aktivitas, integrasi, dan masukan yang diperlukan dari berbagai departemen – lihat saja semua bagian yang membentuk eCommerce. Mulailah dengan membiarkan tim desain dan pengembangan memilih tanggal tentatif untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan.

Setelah Anda menetapkan garis waktu, lakukan yang terbaik untuk mematuhinya. Pastikan mereka terkenal dan ditandai di kalender semua orang. Juga, persiapkan diri Anda untuk menjadi seorang penegak. Menjadi terlalu lunak hanya akan mendorong penundaan dan kinerja yang buruk.

Apa Pendapat Anda tentang SMART dalam Perencanaan Proyek?

Menggunakan SMART dalam manajemen proyek adalah salah satu cara terbaik untuk memastikan kesuksesan. Namun, terlepas dari seberapa baik setiap tugas direncanakan, mungkin perlu beberapa upaya bagi tim Anda untuk sepenuhnya mencapai langkah mereka. Buatlah titik untuk memberikan umpan balik kritis. Setelah selesai, tidak ada salahnya untuk duduk dan menilai apa yang berjalan dengan baik dan apa yang dapat diperbaiki di masa depan.

Apakah Anda memiliki pengalaman dalam menggunakan tujuan SMART dalam perencanaan proyek? Alat lain yang Anda gunakan untuk merampingkan proyek Anda? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.

Biodata Penulis

Raymond Crain adalah pemasar digital di E2M, agen pemasaran konten yang berbasis di San Diego, California. Dia mengkhususkan diri dalam layanan Pemasaran Konten dan Pemasaran Media Sosial.