9 Cara Cerdas untuk Membuat Peserta Virtual Tetap Terlibat

Saat ini kita semua mungkin telah mengikuti acara virtual yang adil. Sebagian besar dari kita mungkin dapat menyebutkan konferensi virtual yang menginspirasi dan berwawasan luas. Sementara yang lain dengan cepat menunjukkan suatu peristiwa yang membuat mereka merasa bosan, tidak terlibat, dan frustrasi karena membuang-buang waktu berharga mereka.

Tidak diragukan lagi bahwa acara virtual menawarkan jenis peluang baru. Namun, seperti halnya acara tatap muka, acara tersebut masih membutuhkan banyak perencanaan strategis agar efektif. Putusnya hubungan sering terjadi ketika penyelenggara acara gagal menangkap tingkat jaringan, interaksi, dan keterlibatan yang sama yang secara otomatis hadir dengan sebagian besar acara tatap muka.

Ya, dibutuhkan sedikit lebih banyak kreativitas untuk menciptakan kembali pengalaman itu. Tapi itu mungkin. Dan jika Anda memanfaatkan peluang tersebut, Anda akan menemukan bahwa acara virtual Anda memiliki dampak yang jauh lebih besar pada peserta Anda.

Saat Anda membangun strategi acara virtual, sertakan 9 cara cerdas ini untuk membantu menjaga peserta virtual tetap terlibat sebelum, selama, dan setelah acara virtual Anda.

Sebelum Acara Virtual Anda

Strategi keterlibatan penuh bukti dimulai jauh sebelum acara virtual Anda benar-benar dimulai. Dengan menjadi strategis tentang perencanaan Anda, Anda tidak hanya akan menciptakan pengalaman keseluruhan yang lebih baik untuk peserta Anda, tetapi Anda juga akan membuat orang-orang bersemangat untuk hadir. Gunakan tips berikut untuk membangun strategi keterlibatan Anda sebelum acara Anda dimulai.

1. Tentukan Platform dan Format Anda

Tentu saja, salah satu hal pertama dalam daftar tugas Anda saat merencanakan acara virtual adalah memilih platform hosting Anda. Anda juga harus memutuskan format acara Anda. Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan:

• Apakah speaker akan disiarkan langsung atau direkam sebelumnya?
• Apakah peserta dapat berbicara dan mengajukan pertanyaan?
• Bagaimana pertanyaan-pertanyaan ini akan ditanyakan?
• Apakah akan ada obrolan langsung?
• Siapa yang akan memantau pertanyaan-pertanyaan ini?

Benar-benar tidak ada jawaban yang salah atau benar dalam hal format dan platform, tetapi berdasarkan beberapa acara dan konferensi virtual yang telah kami hadiri, kami memiliki beberapa saran tentang apa yang terbaik untuk mendorong keterlibatan.

Pertama, ketika memilih platform, kami menemukan bahwa acara yang paling menarik menggabungkan beberapa jenis komunitas online. Pikirkan tentang alasan utama di balik mengapa kebanyakan orang menghadiri acara tatap muka, dan coba buat ulang ini dengan komunitas online Anda. Ingat, Anda dapat memiliki konten yang hebat, pembicara yang luar biasa, dan wawasan yang berharga tetapi tetap tidak memberikan pengalaman menarik yang dicari oleh peserta acara.

Alasan populer orang menghadiri konferensi meliputi:

• Peluang jaringan
• Dengarkan dari pakar industri
• Wawasan pendidikan
• Ajukan pertanyaan kepada rekan dan pakar industri
• Mengumpulkan sumber daya untuk mendukung kebutuhan bisnis mereka sendiri

Jadi bagaimana Anda menciptakan kembali pengalaman itu secara virtual? Untungnya, teknologi mendukung Anda. Ada beberapa platform hosting acara virtual berbeda yang menawarkan cara unik untuk mencapai semua hal di atas. Berikut ini hanya beberapa yang layak untuk dilihat:

Platform Acara Virtual Hubb - Platform ini terbaik untuk mereka yang merencanakan acara yang lebih besar seperti konferensi tahunan. Ini luas dan memberikan pengalaman keterlibatan yang berlebihan yang tidak terlalu diperlukan untuk webinar bulanan atau pertemuan berulang. Platform Hubb akan memungkinkan peserta untuk membuat jadwal acara mereka sendiri, mengunjungi stan pameran virtual, dan lobi virtual. Itu juga menampilkan alat perpustakaan konten di mana Anda bisa mengatur semua sesi Anda menjadi sumber daya sesuai permintaan untuk peserta Anda.

Platform Acara Virtual Hopin - Cocok untuk bisnis atau acara kecil, Hopin menawarkan versi pemula hanya dengan $99 per bulan. Mereka juga menawarkan versi bisnis atau perusahaan yang lebih luas. Provinsi Hopin menyiarkan panggung langsung, jaringan video 1:1, ruang breakout, serta alat pemasaran untuk acara Anda.

Whova - Alat lain yang bagus untuk acara kecil, karena harganya akan bervariasi berdasarkan ukuran acara. Whova adalah alat sederhana dan serbaguna yang dapat diintegrasikan dengan alat lain seperti Zoom, Google Hangout, Youtube, dan Vimeo. Kekuatannya ditemukan dalam ketentuan jaringannya. Menawarkan fitur seperti tanya jawab langsung, papan diskusi, pertandingan rapat, dan pertemuan virtual, peserta dapat dengan mudah bertemu dan terhubung dengan kolega mereka. Plus, penyelenggara acara dapat memberi peserta akses ke aplikasi Whova sebelum acara, yang akan memungkinkan orang untuk bersosialisasi secara virtual dengan peserta rapat lainnya sebelumnya.

Setelah Anda memutuskan platform Anda, Anda selanjutnya ingin mempertimbangkan format untuk acara virtual Anda. Untuk memaksimalkan interaksi, sebaiknya rekam sebagian besar segmen Anda terlebih dahulu dan biarkan pembicara berinteraksi secara aktif dengan audiens selama presentasi. Anda dapat memanfaatkan fungsi obrolan langsung platform Anda untuk melakukannya.

Metode ini membantu audiens tetap terlibat, bukan hanya duduk diam sepanjang presentasi.

Pilihan lain adalah memiliki sesi pra-rekaman dan mengadakan sesi tanya jawab langsung setelahnya. Model hybrid ini akan memungkinkan audiens untuk fokus pada presentasi, tetapi juga memberi mereka kesempatan untuk terlibat secara aktif dengan presenter saat waktunya tiba.

2. Tetapkan Harapan

Setelah Anda menentukan platform dan formatnya, penting bagi pembicara dan audiens Anda untuk mengetahui dan merasa nyaman dengan keduanya. Mirip dengan konsep membuat presentasi virtual yang menarik , penting bagi setiap orang untuk memahami apa yang diharapkan dan apa peran mereka nantinya. Ini akan menciptakan kohesi dan kenyamanan, sehingga menciptakan ruang di mana baik pembicara maupun peserta tidak takut untuk terlibat ketika saatnya tiba.

Siapkan Pembicara

Pertama, pastikan pembicara Anda memahami apa yang diharapkan dari mereka. Pernahkah mereka berbicara di acara virtual sebelumnya? Jika ini adalah pertama kalinya bagi mereka, luangkan waktu untuk berlatih dan bersiap bersama mereka atau beri mereka beberapa kiat untuk membantu mereka mempersiapkan diri.

Perlu diingat bahwa banyak pembicara yang kuat mendapatkan energi dari penonton. Karena acara virtual tidak menawarkan putaran umpan balik audiens yang sama, pembicara sering kali lengah dan merasa terputus dari audiens mereka yang dapat memengaruhi kinerja mereka. Ingatlah hal ini, dan persiapkan speaker Anda sesuai dengan itu. Ini adalah beberapa tip hebat yang dapat membantu saat mereka mempersiapkan presentasi virtual mereka.

Topik penting lainnya untuk didiskusikan dengan pembicara Anda termasuk latar belakang kamera, pencahayaan, aturan berpakaian, dan teknologi. Dengan melakukan percakapan ini sebelumnya, Anda akan memastikan pengalaman yang mulus bagi audiens Anda, dan dengan demikian menjadi pengalaman yang lebih menarik secara keseluruhan.

Persiapkan Hadirin

Selanjutnya, Anda ingin mempersiapkan audiens Anda. Bagaimana Anda bisa mengharapkan mereka terlibat selama acara, jika mereka tidak tahu bagaimana melakukannya?

Beri tahu mereka bahwa Anda menghargai umpan balik mereka selama sesi, dan jelaskan bagaimana mereka dapat memberikannya. Jika semua peserta Anda dibisukan hingga tanya jawab langsung - beri tahu mereka! Ketika mereka dapat menyuarakan pertanyaan mereka, jelaskan di mana mereka harus mengirimkannya atau memberitahukannya.

Dengan menetapkan ekspektasi yang jelas, Anda akan melihat tingkat keterlibatan keseluruhan yang lebih baik hanya karena peserta akan tahu cara terlibat. Kedengarannya sederhana, namun begitu mudah untuk dilupakan.

3. Ciptakan Semangat

Kegembiraan adalah jalan menuju keterlibatan. Untuk membuat orang berinteraksi, Anda harus membuat mereka bersemangat. Ini adalah prinsip fisiologis dasar . Kegembiraan menciptakan emosi yang lebih kuat, yang pada gilirannya membuat orang berbicara. Semakin banyak desas-desus tentang acara Anda, semakin banyak orang yang ingin bergabung. Anda tidak hanya akan melihat peningkatan kehadiran, tetapi peserta Anda akan benar-benar menantikan acara Anda, yang dapat memberikan beberapa pemasaran acara tambahan.

Berikut adalah beberapa saran untuk meningkatkan keseruan sebelum acara Anda:

Kirim Kotak Swag Acara Virtual Kustom

Siapa yang tidak suka menerima kotak khusus berisi hadiah gratis melalui pos? Mengirim sekotak barang curian yang direncanakan secara strategis sebelum acara Anda adalah salah satu cara mudah untuk membuat orang berbicara sebelum acara Anda dimulai. Kami telah melihat kegembiraan yang dapat dibuat oleh barang curian secara langsung. Baca tentang kesuksesan yang dilihat oleh salah satu klien kami dari pengiriman swag acara virtual.

Kami selalu menyarankan untuk membuat tagar untuk acara Anda dan memasukkannya ke dalam kotak acara virtual Anda. Ini akan memberi peserta tempat untuk berbagi kegembiraan mereka, memposting gambar barang curian mereka, dan memberi mereka jalan keluar untuk terhubung. Ini juga akan mendorong keterlibatan ke acara Anda dan membantu saat Anda berusaha menyebarkan berita.

Ketuk FOMO

Cara sederhana lain untuk meningkatkan keseruan acara adalah memanfaatkan pemasaran FOMO atau takut ketinggalan. Gunakan media sosial, email, halaman situs web, dan postingan blog untuk secara perlahan menciptakan ketegangan untuk acara Anda. Kampanye tetes seperti pengumuman pembicara baru atau segmen baru yang ditambahkan karena banyaknya permintaan adalah contoh yang bagus.

Video & Gambar Promosi

Pertimbangkan berinvestasi dalam video promosi yang dibuat dengan baik untuk acara Anda. Sama seperti cuplikan film baru, video menciptakan jenis kegembiraan yang tak tertandingi. Anda pasti ingin berinvestasi dalam sesuatu yang profesional, yang mungkin mahal. Namun pertimbangkan untuk menggunakan klip pendek dari video promo ini untuk memperluas investasi. Anda dapat membagikannya di media sosial, halaman acara, dan melalui kampanye email. Mereka bahkan dapat digunakan saat Anda merencanakan acara berikutnya, terutama berguna jika itu adalah konferensi tahunan yang diulang setiap tahun.

Selama Acara Virtual Anda

Merencanakan agenda Anda secara strategis untuk mendorong keterlibatan adalah kunci penting untuk sukses. Berikut beberapa hal yang ingin Anda sertakan selama acara Anda.

4. Berkreasilah dengan Aktivitas

Manfaatkan platform Anda dengan kemampuan maksimal. Ada alasan mengapa banyak alat yang tercantum di atas memiliki Q&A bawaan, obrolan langsung, dan ruang rapat khusus. Itu semua untuk membantu perencana acara seperti Anda membuat peserta mereka tetap terlibat. Berikut beberapa aktivitas interaktif yang dapat Anda sertakan dalam agenda Anda:

• Obrolan langsung - Tanya Jawab selama presentasi

• Polling - cara yang bagus untuk mengenal peserta Anda

• Survei - apakah Anda mencoba untuk membuktikan poin dalam presentasi atau hanya melibatkan peserta Anda, survei adalah cara yang bagus untuk membuat orang tetap mengikuti

• Kuis - selenggarakan sesi kuis di akhir setiap acara untuk melihat apakah peserta memperhatikan

• Kontes - ambil kuis Anda selangkah lebih maju dengan menjadikannya sebuah kontes, dan pertimbangkan untuk menawarkan penghargaan kepada para pemenang

• Debat - minta dua pembicara Anda untuk "berdebat" satu sama lain secara langsung, lalu minta umpan balik audiens tentang pemenangnya

• Panel speaker - alih-alih hanya satu speaker, pertimbangkan beberapa speaker yang dapat saling melengkapi, dan menciptakan lebih banyak percakapan daripada presentasi formal

Selain itu, pertimbangkan untuk menyertakan aktivitas yang mempromosikan jaringan dan koneksi di antara peserta. Berikut beberapa contohnya:

Sesi Ask Me Anything - Sebuah taktik yang mendapatkan popularitas di antara acara virtual, adalah sesi "tanyakan apa saja". Sesi breakout kecil ini memanfaatkan ahli materi pelajaran (SME) yang jika di acara tatap muka, orang akan berbaris untuk berjejaring dan mengajukan pertanyaan. Pembicara kemudian menyelenggarakan sesi jenis "meja bundar", di mana mereka tidak memiliki agenda, tetapi peserta mengarahkan percakapan dengan pertanyaan spesifik yang mereka ajukan. Ingatlah untuk memastikan SME Anda memiliki daftar pertanyaan cadangan, untuk berjaga-jaga jika percakapan lambat untuk dimulai.

Sesi Pertemuan Pribadi - Insentif jaringan lainnya adalah grup "pertemuan" kecil. Buat sesi dengan entri terbatas untuk memungkinkan orang terhubung lebih baik secara virtual. Anda pasti ingin mendorong orang-orang dengan minat yang sama, atau jabatan pekerjaan untuk berkumpul bersama agar pertemuan lebih menarik untuk dihadiri. Pertimbangkan untuk memiliki seorang pemimpin di setiap kelompok, dengan pertanyaan awal atau aktivitas untuk mencairkan suasana. Cara lain untuk membuat sesi ini tidak terlalu mengintimidasi adalah dengan mencapnya sebagai "waktu minum kopi", atau "jam koktail". Anda bahkan dapat memasukkan barang minuman bermerek ke dalam kotak barang curian Anda, dan mendorong peserta dalam agenda untuk mengambil cangkir mereka dan berbagi minuman secara virtual.

Stan Pameran Dagang Virtual - Sebagian besar konferensi tatap muka adalah pameran dagang. Untungnya, banyak platform hosting acara virtual telah menemukan cara kreatif untuk membuatnya kembali secara online. Pertimbangkan untuk menyertakan vendor yang akan hadir di acara langsung Anda dengan memberi mereka halaman khusus untuk menampilkan profil, gambar, logo, poster, atau hal lain yang ingin mereka sertakan. Juga, dorong vendor untuk memiliki anggota staf yang hadir secara virtual di halaman, sehingga mereka dapat berinteraksi dengan peserta yang mengunjungi stan mereka. Mungkin agak sulit untuk memahami ide pameran dagang virtual, tetapi di bawah ini adalah contoh tampilan stan online di platform Whova.

5. Pastikan untuk memberi peserta waktu istirahat

Istirahat tampaknya terjadi secara alami selama acara tatap muka. Biasanya orang harus berjalan ke tempat baru di sela-sela sesi. Plus, biasanya ada waktu makan siang atau kudapan untuk menambah sosialisasi.

Tetapi ketika kita semua virtual, mudah untuk merencanakan sesi sehari penuh dan bahkan tidak mempertimbangkan untuk membangun dalam waktu istirahat. Ironisnya, praktik terbaik untuk acara virtual adalah membuat lebih banyak jeda. Karena gangguan dari "dunia nyata" tidak hilang selama acara virtual, peserta memiliki rentang perhatian yang jauh lebih pendek.

Tolok ukur yang baik untuk digunakan adalah untuk setiap jam presentasi langsung, sekitar separuh waktu itu akan berfungsi dalam pengaturan virtual. Jadi pembicara utama 60 menit biasanya harus dipecah menjadi sesi 30 menit secara virtual.

Pertimbangkan juga untuk berkreasi dengan waktu istirahat Anda. Luangkan waktu di mana peserta dapat mengejar kebutuhan pribadi mereka, tetapi juga berikan jeda interaktif tambahan.

Pikirkan tentang bagaimana Anda akan menjamu tamu atau peserta di acara tatap muka. Mengapa tidak membuat ulang pengalaman itu secara virtual. Berikut adalah beberapa ide:

• Rehat kesehatan - pertimbangkan untuk mengadakan sesi mediasi, peregangan, atau yoga dengan peserta Anda.

• Hiburan - pertimbangkan untuk menyertakan konser, musik live, atau bentuk hiburan lain yang mungkin relevan dengan industri Anda.

• Sesi trik sulap - manfaatkan bakat di perusahaan Anda, atau pekerjakan pesulap luar.

• Sesi memasak - gunakan istirahat "pikiran" cepat untuk mengajarkan pelajaran memasak atau resep yang menyenangkan.

• Pertunjukan bakat - izinkan peserta untuk mengirimkan video sebelum acara, dan tampilkan mereka dalam pertunjukan bakat selama salah satu jeda. Ini juga merupakan peluang jaringan yang bagus dan memberi orang kesempatan untuk tertawa dan berinteraksi satu sama lain.

6. Pertahankan percakapan dengan pembawa acara virtual

Jeda sangat efektif untuk mempromosikan keterlibatan, bahkan jika Anda hanya memilih gaya istirahat tradisional. Tetapi penting bahwa Anda tidak membiarkan peserta pergi sendiri, tanpa insentif apa pun untuk kembali. Sekali lagi, gangguan tinggi selama acara virtual. Anda tidak ingin mengambil risiko peserta terjebak dalam tugas yang tidak terkait, dan benar-benar lupa untuk bergabung kembali dengan konferensi Anda.

Pemberitahuan push bisa menjadi cara yang bagus untuk membuat semua orang tetap pada tugasnya. Kirim pengingat berapa lama setiap istirahat, dan kapan Anda kembali. Anda juga dapat menggunakan notifikasi untuk terus melakukan percakapan selama acara berlangsung.

Pertimbangkan untuk mengirimkan fakta menarik di siang hari, atau meneriakkan pemenang kontes. Pikirkan pemberitahuan push, atau ledakan email, atau posting media sosial, sebagai pembawa acara secara langsung. Meskipun bukan orang yang sebenarnya, jenis korespondensi selama acara ini adalah cara untuk menyuarakan konferensi Anda sambil menjaga agar semua orang tetap bersama dan terlibat.

Setelah Acara Virtual Anda

Strategi keterlibatan Anda tidak boleh berakhir dengan acara tersebut. Ada banyak kesempatan setelah acara untuk melanjutkan percakapan dan membuat peserta bersemangat tentang pengalaman mereka dan perusahaan Anda. Jadi pertahankan semangat itu dengan tips pertunangan berikut.

7. Gunakan Pemasaran Konten Buatan Pengguna

Konten yang dibuat pengguna adalah salah satu cara paling ampuh untuk menghubungkan orang-orang dengan merek Anda, dan juga dengan acara Anda. Ingat tagar acara yang kita bicarakan sebelumnya? Sekarang saatnya untuk memanfaatkannya.

Jika Anda mempromosikan tagar selama acara, kemungkinan besar Anda memiliki persediaan konten yang diunggah dari peserta yang dapat Anda bagikan dan promosikan. Manfaatkan konten ini di halaman sosial Anda, di tindak lanjut email Anda, dan di halaman situs web Anda. Jangkau beberapa dari orang-orang ini yang memberikan umpan balik positif, dan tanyakan apakah Anda dapat menggunakannya dalam testimonial. Ini bisa berharga saat Anda membangun kampanye pemasaran untuk acara Anda berikutnya.

8. Bagikan Sumber Daya

Inti dari acara virtual Anda kemungkinan adalah untuk mengedukasi dan menginspirasi peserta Anda. Jadi pertahankan inspirasi itu setelah acara dengan berbagi sumber daya yang dapat mereka bawa dan gunakan sepanjang hidup mereka.

Salah satu manfaat terbesar dari acara virtual adalah cara mudah agar orang dapat kembali dan menonton sesi yang mereka lewatkan atau anggap sangat berharga. Pastikan Anda memberi mereka kesempatan ini dengan membuat perpustakaan konten Anda dapat diakses oleh semua orang yang hadir.

Anda juga dapat menggunakan klip dari sesi ini, atau kumpulan slide pembicara tertentu, untuk membantu audiens Anda terus belajar sepanjang tahun, menjaga semangat tetap segar. Gunakan kembali sesi menjadi klip berukuran kecil yang dapat Anda bagikan melalui email atau media sosial. Ini juga bisa menjadi cara lain untuk membuat orang bersemangat tentang acara berikutnya di kalender.

9. Minta Umpan Balik

Terakhir, hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan keterlibatan acara virtual Anda adalah meminta umpan balik. Penonton Anda adalah orang yang mengalami acara Anda, dan mereka akan memiliki wawasan terbaik tentang area yang dapat Anda tingkatkan.

Pertimbangkan mengirimkan survei setelah acara untuk mengumpulkan umpan balik tentang sesi dan aktivitas terbaik. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang disarankan yang mungkin ingin Anda sertakan:

• Mengapa Anda menghadiri acara kami dan apa yang ingin Anda ambil darinya?
• Apakah Anda mengambil apa yang ingin Anda ambil?
• Apa yang terbaik yang kami lakukan?
• Bidang acara apa yang menurut Anda dapat kami tingkatkan?
• Sesi apa yang menjadi favorit Anda dan mengapa?
• Jenis sesi apa yang Anda harap kami lakukan lebih banyak?

Akses respons yang Anda dapatkan. Apakah topik atau format tertentu beresonansi lebih baik dengan peserta? Ini akan memberi Anda wawasan berharga tentang apa yang dinikmati audiens Anda, dan bagaimana Anda dapat meningkatkan format, aktivitas, dan taktik keterlibatan keseluruhan untuk konferensi berikutnya.

Selanjutnya - Tingkatkan Acara Virtual Anda

Saat Anda merencanakan acara virtual berikutnya, ingatlah bahwa persaingannya tinggi. Bisnis di mana pun mengubah strategi acara mereka untuk memanfaatkan gerakan virtual. Gunakan pengetahuan ini untuk mendorong sisi kompetitif Anda, saat Anda mencari cara untuk memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pengunjung acara Anda.

Mungkin perlu beberapa konsep ulang, tetapi keterlibatan audiens masih dapat dicapai di dunia maya. Faktanya, dengan sedikit kreativitas Anda dapat menginspirasi peserta Anda dengan cara yang telah mereka lihat sebelumnya. Dan jangan lupa, jika dilakukan dengan benar, acara virtual Anda dapat menjangkau dan melibatkan orang-orang yang tidak akan pernah Anda tangkap di acara fisik.

Peluangnya tidak terbatas, jadi gunakan ide di atas untuk membangun strategi keterlibatan Anda dan memperluas audiens Anda saat melakukannya.