Panduan Mudah Manajemen Pemangku Kepentingan

Sebagian besar proyek gagal karena kepentingan dan persyaratan pemangku kepentingan tidak diperhatikan.

Sementara pemangku kepentingan utama Anda memiliki kekuatan untuk membuat proyek Anda gagal, Anda perlu memiliki rencana yang tepat untuk mengidentifikasi kebutuhan mereka dan berkomunikasi serta terlibat dengan mereka.

Rencana manajemen pemangku kepentingan Anda harus menjadi elemen kunci dari upaya perencanaan proyek Anda.

Dalam posting ini, kita akan melihat apa itu manajemen pemangku kepentingan dan berbagai langkah proses manajemen pemangku kepentingan.

Kami juga telah memperkenalkan beberapa alat visual yang dapat Anda gunakan selama setiap fase bersama dengan template yang dapat diedit.

Apa itu Manajemen Pemangku Kepentingan?

Pemangku kepentingan adalah seseorang yang memiliki kepentingan atau yang dipengaruhi oleh proyek Anda dan hasilnya.

Ini dapat mencakup entitas internal dan eksternal seperti anggota tim proyek, sponsor proyek, eksekutif, pelanggan, pemasok, mitra, dan pemerintah.

Manajemen pemangku kepentingan adalah proses mengelola harapan dan persyaratan pemangku kepentingan ini.

Ini melibatkan identifikasi dan analisis pemangku kepentingan dan perencanaan sistematis untuk berkomunikasi dan terlibat dengan mereka.

Proses Manajemen Pemangku Kepentingan

Berikut ini adalah langkah-langkah kunci dalam manajemen pemangku kepentingan. Menindaklanjuti langkah-langkah ini akan membantu Anda secara efektif menangani persyaratan pemangku kepentingan Anda dan membuat mereka puas.

Identifikasi Pemangku Kepentingan

Langkah pertama adalah mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek Anda. Anda dapat memulai dengan membuat daftar siapa saja dan semua orang yang terpengaruh oleh proyek.

Anda tidak perlu khawatir untuk memberi mereka kategori; cukup tuliskan nama mereka atau perusahaan mereka untuk ditentukan. Pemangku kepentingan yang harus Anda pertimbangkan adalah mereka

• Siapa yang akan terpengaruh (secara positif dan negatif) oleh proyek Anda
• Siapa yang tertarik dengan proyek Anda
• Siapa yang memiliki kekuasaan atas proyek Anda
• Siapa yang ingin proyek Anda gagal
• Siapa yang ingin proyek Anda sukses

Templat peta pikiran seperti ini dapat membantu Anda membuat daftarnya.

Setelah Anda memiliki daftar lengkap pemangku kepentingan, akan lebih mudah untuk mengkategorikannya. Misalnya, Anda dapat mengelompokkannya sebagai Eksternal dan Internal. Anda dapat menggunakan peta pemangku kepentingan yang serupa seperti di atas untuk melakukan ini.

Analisis Pemangku Kepentingan

Pada langkah ini Anda akan mengevaluasi pemangku kepentingan dalam hal kekuatan dan minat yang mereka miliki atas proyek Anda. Dengan mengkategorikannya demikian, Anda dapat memutuskan pemangku kepentingan mana yang harus Anda upayakan paling banyak dan paling sedikit.

Jaringan Bunga Daya

Grid Power Interest adalah teknik yang paling banyak digunakan dalam analisis pemangku kepentingan. Alat ini membantu Anda menentukan apa yang akan Anda komunikasikanke pemangku kepentingan Anda dan seberapa sering Anda akan melakukannya.

Daya Tinggi/ Minat Tinggi (Terlibat Penuh)

Pemangku kepentingan yang Anda tempatkan di kuadran ini adalah pemain kunci. Meskipun Anda harus menghabiskan sebagian besar upaya untuk terlibat dengan mereka, Anda harus memberi mereka informasi setiap saat.

Daya Tinggi/ Bunga Rendah (Tetap Puas)

Lakukan upaya yang cukup untuk membuat para pemangku kepentingan ini puas. Tetapi jangan berlebihan dengan upaya komunikasi Anda agar Anda tidak membuat mereka bosan.

Daya Rendah/ Bunga Tinggi ( Tetap Terinformasi)

Berikan informasi yang memadai tentang proyek kepada orang-orang ini dan pastikan bahwa mereka tidak memiliki masalah dengan proyek tersebut.

Daya Rendah/ Bunga Rendah (Usaha Minimum)

Pantau pemangku kepentingan ini dan minat mereka dalam proyek dan berikan mereka informasi yang memadai tanpa membebani mereka.

Diagram Bawang – Prioritas Pemangku Kepentingan

Sekarang Anda tahu di mana masing-masing dari Andapemangku kepentingan berdiri, Anda dapat menggunakan bagan organisasi atau diagram bawang seperti di bawah ini untuk memprioritaskannya berdasarkan kepentingannya terhadap proyek dan hierarkinya.

Analisis SWOT Pemangku Kepentingan

Alat hebat lainnya untuk menganalisis pentingnya pemangku kepentingan Anda dan memprioritaskan mereka adalah analisis SWOT.

Dengan itu Anda dapat mengevaluasi pemangku kepentingan Anda berdasarkan kekuatan dan kelemahan mereka, ancaman yang mereka ajukan terhadap proyek Anda dan peluang yang dapat mereka bawa untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.

Perencanaan Pemangku Kepentingan

Sekarang setelah Anda memiliki gagasan tentang bagaimana dan seberapa sering Anda harus berkomunikasi dan terlibat dengan pemangku kepentingan Anda, saatnya untuk membuat rencana untuk menyampaikan pesan yang tepat kepada pemangku kepentingan yang tepat pada waktu yang tepat.

Sebelum Anda membuat rencana komunikasi, Anda harus memiliki profil pemangku kepentingan.

Profil ini (Anda harus memiliki satu untuk setiap kategori pemangku kepentingan) harus mencantumkan kebutuhan, minat, tujuan, tanggung jawab, tingkat kekuasaan dan minat mereka, saluran komunikasi, dll.

Kemudian Anda dapat mengembangkan rencana komunikasi untuk setiap profil pemangku kepentingan. Rencana tersebut harus menentukan informasi seperti:

• Jenis informasi yang harus dikomunikasikan (pesan kunci)
• Pendekatan keterlibatan
• Saluran komunikasi (misalnya: email, buletin, panggilan video, dll.)
• Frekuensi keterlibatan dan fase proyek

Keterlibatan pemangku kepentingan

Di sinilah Anda menjalankan rencana komunikasi yang telah Anda buat.

Saat terlibat secara aktif dengan para pemangku kepentingan, Anda perlu terus memantau mereka untuk mengidentifikasi apakah mereka mungkin memiliki masalah dengan pengembangan proyek apa pun.

Mengambil tindakan yang diperlukan untuk menangani mereka untuk mendapatkan dukungan berkelanjutan mereka.

Juga berhati-hatilah untuk memilih pendekatan keterlibatan yang sesuai berdasarkan jenis pemangku kepentingan. Misalnya, Anda dapat menggunakan pendekatan yang mahal seperti pertemuan tatap muka, konsultasi ekstensif, dll. dengan pemangku kepentingan yang memiliki kekuatan dan minat tinggi (pemain kunci) dalam proyek Anda.

Cadangan metode yang lebih murah seperti buletin dan email untuk mereka yang harus Anda upayakan seminimal mungkin.

Kemudian ukur efektivitas strategi keterlibatan Anda dan terapkan penyesuaian yang diperlukan untuk meningkatkannya sesuai kebutuhan.

Adakah Tips Lainnya tentang Manajemen Pemangku Kepentingan?

Di atas daftar Anda atau tidak, setiap pemangku kepentingan dalam proyek Anda perlu dikelola dan dilibatkan. Membuat mereka puas adalah kunci keberhasilan proyek.

Dalam posting ini kami telah membahas bagaimana tepatnya Anda harus mengidentifikasi dan menganalisis pemangku kepentingan dan membuat rencana yang efektif untuk terlibat dengan mereka.

Lihat juga posting kami tentang pemetaan rencana komunikasi klien untuk mempelajari secara rinci cara membuat rencana komunikasi yang sukses untuk pemangku kepentingan Anda.