Apa itu manajemen stok dan 8 cara mengoptimalkannya

Manajemen stok adalah tulang punggung suatu perusahaan, memainkan peran penting dalam menyeimbangkan pasokan dan permintaan. Dengan secara konsisten mempertahankan tingkat stok yang optimal, pengecer dapat menghindari konsekuensi yang tidak menyenangkan dari kelebihan stok – pengikatan modal dan biaya penyimpanan yang mahal – atau kekurangan stok, yang menyebabkan hilangnya penjualan, serta kerusakan reputasi.

Namun di luar manfaat operasionalnya, pengelolaan stok yang baik juga memiliki nilai strategis dan dapat menentukan sukses tidaknya suatu perusahaan.

Dengan kata lain, inventaris Anda menyimpan lebih banyak dari yang Anda kira. Manajemen stok yang optimal memberikan akses terhadap analisis yang memberdayakan merek dalam beberapa aspek, mulai dari memahami perilaku konsumen dan memprediksi tren, hingga kinerja produk atau bahkan mengidentifikasi area pertumbuhan.

Selain itu, dengan meningkatnya ritel omnichannel, di mana konsumen terus-menerus beralih dari toko online ke toko fisik, pengelolaan stok yang efisien menjadi semakin penting. Visibilitas real-time ke tingkat inventaris, diperoleh berkat perangkat lunak manajemen stok canggih, memastikan ketersediaan produk konsisten di semua saluran, tersedia pada waktu dan tempat yang tepat.

Mari temukan semua yang perlu Anda ketahui tentang operasi ini dan jelajahi cara meningkatkan manajemen stok untuk bisnis Anda.

Apa itu manajemen stok?

Manajemen stok, juga disebut sebagai manajemen inventaris, adalah proses mendapatkan visibilitas ke dalam aliran barang suatu perusahaan, mengawasi pemesanan, penyimpanan, pelacakan, pengiriman, dan pengisian kembali stok. Tujuan utama dari manajemen stok gudang yang sukses adalah untuk menemukan keseimbangan optimal antara permintaan dan pasokan klien, sekaligus meminimalkan biaya yang terkait dengan penyimpanan. Hal ini berarti penting untuk mengetahui dengan pasti berapa banyak persediaan yang harus dipesan tanpa berakhir dengan kelebihan stok atau harus menghadapi situasi kehabisan stok yang tidak menyenangkan. Seiring berkembangnya bisnis, pertanyaan seputar inventaris mereka pun bertambah:   “Bagaimana saya tahu jika stok produk saya mencukupi?” atau “Item mana yang mendorong keuntungan saya?” . Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini secara akurat adalah penting karena membantu membentuk arah perusahaan dan menghilangkan risiko kehilangan uang karena persediaan mati.

Perbedaan pengendalian stok, pengelolaan stok, dan optimalisasi stok

Dalam manajemen gudang, istilah dan konsep pengendalian stok, manajemen, dan optimalisasi sering kali saling terkait. Mari kita menganalisis maknanya secara detail.

• Pengatur persediaan:   Ini melibatkan memiliki semua informasi mengenai kuantitas, karakteristik, dan lokasi produk di gudang. Oleh karena itu, memantau tingkat stok secara terus-menerus dan teratur melakukan penghitungan inventaris sangat penting untuk memastikan waktu pengisian ulang yang tepat, memastikan bahwa jumlah yang tercatat sesuai dengan stok fisik.
• Manajemen stok   di gudang mengacu pada semua proses yang terkait dengan penyimpanan, pelacakan inventaris, pengisian ulang, atau sistem pergerakan barang seperti FIFO, FEFO, atau LIFO.
• Optimalisasi inventaris   mengacu pada strategi yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas stok yang disimpan. Misalnya memastikan stok memenuhi permintaan pelanggan atau menyeimbangkan biaya pergudangan dengan penjualan.

Berbagai jenis stok

Empat kategori utama inventaris adalah sebagai berikut:

• Bahan baku:   bahan dasar dan komponen yang digunakan dalam produksi barang
• Pekerjaan sedang berlangsung:   barang yang masih dalam produksi
• Barang jadi:   barang yang siap dijual kepada pelanggan
• Bahan habis pakai:   stok yang digunakan dalam menjalankan perusahaan sehari-hari, misalnya bahan bakar dan perlengkapan kantor

Setiap kategori memerlukan pendekatan yang berbeda, untuk menjaga keseimbangan persediaan. Selain itu, Anda juga dapat memutuskan untuk membagi saham Anda ke dalam kategori berdasarkan nilainya, misalnya saham bernilai rendah, sedang, dan tinggi. Hal ini berguna untuk mengidentifikasi item yang memerlukan perhatian khusus dalam hal kondisi keamanan penyimpanan atau investasi modal yang lebih besar.

Perbedaan antara pengelolaan stok abadi dan berkala

Ada dua pendekatan utama dalam pengelolaan stok:

Pengelolaan stok secara berkala

Metode ini cocok untuk usaha kecil dengan persediaan terbatas yang tidak memerlukan sistem pelacakan dan barcode canggih. Ini melibatkan penghitungan inventaris manual pada interval tertentu. Kelemahan dari pendekatan ini adalah tidak adanya wawasan dan analisis real-time yang menjadi dasar pengambilan keputusan strategis. Oleh karena itu, kesederhanaan pendekatan ini dapat mengakibatkan inefisiensi atau gangguan.

Perusahaan atau bisnis berkembang yang menangani persediaan dalam jumlah besar sebaiknya tidak menggunakan metode ini, karena penghitungan fisik persediaan memakan waktu dan membuat mereka rentan terhadap kesalahan yang dapat menghambat aktivitas mereka.

Manajemen stok abadi

Metode ini, berdasarkan pelacakan elektronik yang terintegrasi dengan sistem POS (Point-of-Sale) dan platform ecommerce, memungkinkan bisnis untuk memantau inventaris secara konstan. Segera setelah pesanan dilakukan atau ada pergerakan terkait item tertentu, sistem diperbarui secara otomatis sehingga pengecer dapat mengetahui secara pasti berapa banyak item yang tersedia. Visibilitas real-time menghilangkan kebutuhan penghitungan stok manual secara rutin dan risiko kesalahan manusia. Manajemen stok abadi memberikan gambaran inventaris yang lebih akurat, membantu menghindari kehabisan stok dan membuat keputusan yang lebih tepat berdasarkan data yang akurat.

Tips pengelolaan stok yang efektif

Andalkan perangkat lunak manajemen inventaris

Lanskap bisnis e-niaga merupakan tantangan, terutama karena ketidakpastian dan persaingan yang ketat. Dalam konteks seperti itu, perangkat lunak manajemen inventaris dapat menjadi pembeda yang besar. Perangkat lunak ini membantu membentuk kembali strategi bisnis dengan memanfaatkan kekuatan teknologi otomatisasi inventaris, mengidentifikasi pola penjualan, tren pasar, dan fluktuasi musiman, berkat solusi pencatatan yang akurat dan pelacakan waktu nyata. Dengan analisis prediktif dan pengingat pemesanan ulang, Anda dapat memastikan tingkat stok Anda selalu akurat, sehingga mengurangi pemborosan finansial dan kerugian yang disebabkan oleh kekurangan atau kelebihan stok.

Selalu periksa kembali stok yang Anda pesan

Penting untuk memeriksa apakah kualitas dan kuantitas stok yang Anda terima dari pemasok sesuai dengan yang Anda pesan. Anda tidak ingin mengambil risiko menerima lebih atau kurang dari yang Anda butuhkan, sehingga memengaruhi reputasi atau potensi penjualan Anda karena kesalahan tersebut.

Hindari acak

Menyimpan inventaris di mana pun ada ruang di gudang mungkin menggoda, tetapi juga bisa menimbulkan bencana. Menempatkan item secara acak dapat menghalangi pelacakan produk, menyebabkan kesalahan pengambilan dan penundaan item, menyebabkan beberapa inefisiensi operasional, serta kesalahan yang mahal. Hal ini benar terutama bila terdapat aliran barang dalam jumlah besar secara konstan atau bila produk memiliki tampilan serupa tetapi fiturnya berbeda. Mengirim varian produk yang salah adalah hal terakhir yang Anda inginkan. Sistem penyimpanan yang tidak terorganisir mengganggu seluruh proses pemenuhan Anda, jadi pastikan Anda menyusun gudang dengan benar dan menggunakan sistem penyimpanan yang efektif. Misalnya, Anda dapat:

Gunakan zona

Menetapkan area atau zona tertentu di ruang penyimpanan Anda untuk kategori produk tertentu berguna untuk membuat operasional berjalan lebih baik. Misalnya saja, stok fast moving sebaiknya disimpan dekat dengan area pengepakan, sedangkan barang yang jarang dijual bisa disimpan lebih jauh.

Gunakan sistem pelabelan yang jelas

Memiliki sistem pelabelan yang jelas pada wadah Anda dengan nomor produk, jumlah, tanggal kedaluwarsa dan deskripsi yang sesuai, membantu mengidentifikasi produk lebih cepat. Pertimbangkan untuk menggunakan kode batang, misalnya, yang mempercepat proses dan memungkinkan pembaruan tingkat stok secara real-time. Jika ada barang yang mudah rusak, beri label dengan semua informasi yang Anda perlukan untuk memastikan barang tersebut terjual sebelum masa berlakunya habis.

Tetapkan tingkat stok ambang batas

Setiap bisnis memiliki pola penjualannya masing-masing. Untuk memanfaatkannya ketika hal tersebut muncul, penting untuk mengetahui waktu tunggu pemasok dan mengelola stok dengan tepat. Misalnya, jika pemasok Anda membutuhkan waktu berminggu-minggu atau berbulan-bulan untuk mengirimkan produk, Anda tidak dapat menunggu hingga stok hampir habis sebelum melakukan pemesanan baru. Menyelaraskan waktu tunggu pemasok dengan pola penjualan akan membantu Anda memanfaatkan periode permintaan puncak, mengantisipasi dengan lebih baik, dan memenuhi permintaan pelanggan.

Kelola pengembalian secara akurat

Ketika pengembalian tidak ditangani dan didokumentasikan secara efisien, hal ini tidak hanya berdampak pada kualitas tetapi juga menciptakan inefisiensi di departemen lain, seperti penjualan, dukungan pelanggan, dan akuntansi. Belum lagi data penjualan yang akurat menjadi fatamorgana. Anda mungkin membaca penjualan yang tinggi, namun jika sebagian besar dari hasil tersebut tidak terdokumentasikan, perusahaan mungkin beroperasi berdasarkan metrik yang menipu. Dengan memisahkan barang yang dikembalikan dari barang lainnya, Anda dapat mengidentifikasi masalah pengembalian dan mengatasinya dengan lebih mudah. Sebaliknya, pengelolaan keuntungan yang tidak memadai dapat merusak reputasi perusahaan Anda secara signifikan; bayangkan mengabaikan masalah produk yang berulang dan menjual sejumlah produk yang rusak. Itu akan membuat pelanggan lari dan mereka tidak bisa disalahkan!

Pantau stok secara real-time

Dengan sistem manajemen inventaris, Anda dapat secara otomatis mengetahui semua proses yang terkait dengan item di gudang Anda dan mendapatkan visibilitas real-time ke setiap pergerakan. Pelacakan yang konstan memastikan bahwa semua data inventaris Anda dapat diandalkan, dan prediksi atau strategi didasarkan pada informasi yang dapat diandalkan. Transparansi ini mengurangi perbedaan dan otomatisasi menghilangkan risiko kesalahan manusia manual. Ingat, visibilitas berarti kemampuan melakukan kuantifikasi, dan kuantifikasi adalah kunci profitabilitas.

Ketahui produk mana yang harus diprioritaskan

Biasanya, menurut Prinsip Pareto atau aturan 80/20, perusahaan mendapati bahwa 80% pendapatan mereka dihasilkan oleh 20% produk mereka. Artinya, barang-barang tersebut harus diprioritaskan dan disusun ulang secara berkala, justru karena barang-barang tersebut penting secara strategis bagi perusahaan. Di sinilah   Analisis ABC   berguna karena membantu Anda mengidentifikasi item mana yang harus difokuskan dan dioptimalkan   manajemen stok   demikian. Ini adalah praktik yang sangat berguna untuk mengoptimalkan tingkat inventaris, memaksimalkan profitabilitas, dan mengurangi biaya manajemen.

Pahami berapa lama waktu yang dibutuhkan produk Anda untuk berubah menjadi penjualan

Menghitung   Hari Dalam Inventaris   sangat penting untuk optimal   manajemen stok, karena memberikan data berharga tentang efisiensi manajemen inventaris Anda dan, bergantung pada hasilnya, dapat menunjukkan jika ada area yang memerlukan intervensi. Biasanya, jika DII tinggi, berarti penjualan lebih lambat, sedangkan angka yang rendah menunjukkan perputaran persediaan lebih cepat. Memiliki informasi ini membantu bisnis memahami berapa lama inventaris dapat bertahan dan merencanakan pembaruan stok dengan tepat.

Keuntungan Manajemen Stok yang Efektif

Kepuasan pelanggan

Kemampuan gudang untuk menemukan SKU secara akurat, mengemasnya, mengirimkannya, mengirimkannya tepat waktu dan dalam kondisi sempurna berdampak langsung pada kepuasan dan retensi pelanggan. Memang benar, ulasan pelanggan dapat menentukan keberhasilan atau kehancuran suatu merek, dan pentingnya pengalaman pembelian yang lancar tidak dapat dilebih-lebihkan. Mari kita lihat bagaimana kepuasan pelanggan bergantung pada pengelolaan stok yang efektif.

Ketersediaan produk

Jika pelanggan menemukan bahwa suatu barang di katalog Anda sudah habis, mereka tidak akan ragu untuk beralih ke pesaing, dan mungkin tidak akan kembali lagi berbelanja dari Anda. Selalu mampu memenuhi permintaan pelanggan, menyediakan barang yang mereka inginkan, mendefinisikan toko Anda sebagai toko yang andal dan dapat dipercaya.

Pengiriman tepat waktu

Mengelola stok secara efisien memastikan pesanan diproses dengan cepat dan pelanggan dapat menerima pesanan mereka dalam rentang waktu yang Anda janjikan. Pengiriman cepat sangat penting untuk mendapatkan keunggulan kompetitif dalam dunia e-niaga, di mana waktu pengiriman dapat menjadi penentu keputusan pembelian.

Komunikasi yang lebih baik

Berkat sistem manajemen stok yang canggih, layanan pelanggan dapat dengan cepat mengakses semua informasi yang mereka perlukan untuk menyelesaikan masalah dan memberikan transparansi kepada klien yang mereka harapkan untuk tetap setia pada suatu merek.

Pengembalian yang berkurang

Manajemen stok yang lebih baik menghasilkan lebih sedikit pengembalian karena lebih sedikit kesalahan yang terjadi, seperti pengiriman barang atau jumlah yang salah. Dalam jangka panjang, hal ini menghasilkan penghematan biaya yang signifikan.

Fleksibilitas untuk beradaptasi dengan permintaan

Sistem manajemen stok yang canggih dapat memperkirakan permintaan, memastikan bahwa produk dengan permintaan tinggi selalu tersedia selama jam sibuk. Selain itu, bisnis dapat memperluas volume operasi mereka secara efektif, memanfaatkan tren tanpa kehilangan potensi peluang penjualan.

Mengurangi biaya penyimpanan

Menyimpan inventaris di gudang itu mahal; Anda tidak ingin berakhir dengan membayar atau inventaris yang tidak diperlukan. Manajemen stok yang efisien mengurangi biaya penyimpanan karena Anda akan selalu memesan jumlah yang benar-benar Anda perlukan tanpa harus mengikat modal pada stok mati.

Hal ini berarti manajemen arus kas yang lebih baik dan biaya operasional yang lebih rendah. Penghematan yang signifikan ini dapat diinvestasikan ke departemen lain atau bahkan menawarkan harga yang lebih kompetitif kepada pelanggan Anda.

Pengambilan keputusan yang lebih baik

Memiliki visibilitas real-time yang akurat atas stok berarti memiliki akses terhadap informasi yang mendukung strategi bisnis dan pengambilan keputusan. Selain itu, hal ini membantu perusahaan memanfaatkan peluang yang ada. Misalnya, mengetahui secara instan item mana yang cepat diserahkan dan mana yang tidak, berarti Anda dapat memprioritaskan pemesanan ulang produk tertentu dibandingkan produk lainnya, sehingga tidak menghabiskan sumber daya dan ruang dalam stok yang kinerjanya tidak baik. Hasilnya adalah ketangkasan dalam memberikan produk yang diinginkan pelanggan Anda dan pembelian pasokan yang lebih cerdas.

Peningkatan manajemen gudang

Pengendalian stok yang optimal menghasilkan gudang yang lebih terorganisir, khususnya dalam hal penggunaan ruang dan lebih sedikit limbah. Karena setiap kaki persegi sebuah gudang memerlukan biaya, maka penting untuk memanfaatkannya semaksimal mungkin. Tidak ada seorang pun yang mau terus membayar untuk penyimpanan barang yang tidak mereka perlukan, bukan? Dengan menggunakan sistem ini, bisnis mengurangi jumlah stok yang tidak perlu disimpan di gudang. Semua operasi menjadi lebih hemat biaya dan lebih sedikit sumber daya yang terbuang.

Mendukung omnichannel

Dengan meningkatnya penjualan omnichannel, pengendalian stok yang baik menjadi semakin penting. Berkat visibilitas inventaris real-time di semua saluran, bisnis akan terhindar dari kehabisan stok dan platform mereka akan mencerminkan penghitungan inventaris yang akurat.

Kesimpulannya

Manajemen stok adalah tulang punggung rantai pasokan dan bisnis e-niaga yang sehat. Mengelola stok secara efektif sangat penting untuk menavigasi lanskap ritel saat ini, di mana pelanggan mengharapkan ketersediaan, pengiriman tepat waktu, dan transparansi. Bahkan e-niaga paling menarik pun bisa goyah tanpa strategi pengelolaan stok yang baik. Hal ini bukan hanya tentang ketersediaan produk namun juga tentang membangun aset strategis untuk mendorong keberhasilan, serta praktik bisnis yang berkelanjutan, dimana limbah diminimalkan dan sumber daya digunakan secara efisien.