Strategi untuk pertemuan bisnis yang efektif

Sebuah studi yang dilakukan akhir tahun lalu oleh Steven Rogelberg, seorang profesor manajemen dan psikologi di University of Charlotte di North Carolina, menemukan bahwa hingga sepertiga rapat yang dihadiri oleh karyawan tidak memerlukan kehadiran mereka. Perusahaan yang terutama mengandalkan cara operasi ini (terutama di era kerja jarak jauh yang meluas) merugi hingga $100 juta per tahun.

Apa yang bisa membantu mengatasi masalah ini? Pertama, analisis dengan cermat apakah suatu topik dapat didiskusikan secara berbeda, dalam email, atau sebagai catatan tertulis. Kedua, mencari cara untuk memastikan bahwa dengan kebutuhan untuk bertemu secara langsung atau online, waktu digunakan seefisien mungkin. Berikut adalah strategi terbaik untuk pertemuan bisnis yang efektif.

Pertemuan bisnis yang efektif – apakah perlu?

Pertanyaan ini tidak diragukan lagi harus dijawab dengan tegas – bahkan jika, pada tahap perkembangan saat ini, perusahaan berfungsi dengan baik dengan bantuan berbagai jenis pesan instan. Mengapa? Karena tidak ada pertukaran email (yang biasanya bijaksana, disingkat, tanpa emosi, dll.) Akan memberikan hasil seperti diskusi – sesi curah pendapat di mana pandangan, pemikiran, dan ide dari orang yang berbeda dengan latar belakang yang berbeda bertabrakan.

Pertemuan bisnis menjadi sangat diperlukan ketika kita peduli untuk membuat keputusan penting bagi tim atau perusahaan, memecahkan masalah serius, mendiskusikan strategi yang mempengaruhi operasi jangka panjang perusahaan, atau menghasilkan ide baru (misalnya untuk kampanye pemasaran merek). Oleh karena itu, tidak ada perusahaan, apa pun industri yang dijalankannya, yang dapat mengabaikan diskusi langsung atau online dalam kelompok yang lebih kecil atau lebih besar.

Pertemuan bisnis yang efektif – mengapa begitu sulit untuk mengaturnya?

Seseorang dapat membuat daftar beberapa alasan beragam di balik panggilan bisnis terlalu lama, gagal memberikan hasil yang diharapkan dan membuat peserta merasa bahwa waktu mereka telah terbuang percuma. Dimulai dengan keterlambatan tradisional, hingga kurangnya rencana yang ditetapkan ("melompat" dari topik ke topik) dan tujuan (hasil yang ingin kami capai, yang mengarah pada pertimbangan yang tidak perlu), hingga moderasi diskusi yang tidak memadai dari penyelenggara.

Alasan paling populer seperti itu mengarah pada fakta bahwa ada kebutuhan untuk mengatur kesempatan lain untuk membicarakan topik yang sama, karena pertama kali terbukti tidak cukup efektif, yang memengaruhi pekerjaan (tingkat pelaksanaan tugas lain) masing-masing peserta.

Pertemuan bisnis yang efektif – strategi yang layak diterapkan

Jadi apa yang dapat Anda lakukan untuk memastikan bahwa tidak ada peserta yang mengatakan “Masalah ini dapat didiskusikan melalui email”? Berikut adalah 5 hal teratas yang harus Anda perhatikan jika Anda berkomitmen untuk hanya mengadakan rapat bisnis yang efektif.

1. Tentukan tujuan

Sebelum mengadakan diskusi, perlu ditentukan dengan jelas tujuannya, karena tanpa elemen ini, diskusi bisa menjadi kacau dan karenanya tidak produktif. Mendefinisikan tujuan akan memungkinkan semua peserta untuk fokus pada isu-isu yang relevan dan memandu diskusi ke arah yang benar. Jadi, sejak awal tunjukkan apakah tujuannya adalah untuk membuat keputusan tertentu, memecahkan masalah atau mungkin mengembangkan gagasan baru.

2. Siapkan agendanya

Agenda adalah yang paling penting – tepat setelah tujuan – elemen pertemuan bisnis yang efektif. Rencana poin demi poin yang ditentukan yang dipatuhi peserta, bersama dengan mereka yang bertanggung jawab untuk membicarakan masalah yang dihadapi, akan mengarah pada hasil yang diharapkan (karena setiap peserta tahu apa yang diharapkan). Pastikan untuk mengirimkan agenda kepada para peserta beberapa hari sebelumnya, sehingga setiap orang memiliki waktu untuk mengenalnya dan mempersiapkan diri secara memadai untuk membahas poin-poinnya.


3. Perhatikan waktu

Melebihi waktu yang ditentukan untuk poin individu (atau bahkan kurangnya struktur waktu yang jelas, yaitu, jumlah waktu tertentu yang dapat dihabiskan untuk poin tertentu) dapat berakhir sebagai diskusi yang berlarut-larut, mengakibatkan hilangnya fokus. dan minat di antara peserta. Manajemen waktu yang tidak efektif meningkatkan tingkat kelelahan, secara signifikan mengurangi efisiensi dan keterlibatan, oleh karena itu sangat penting untuk selalu mengikuti jadwal.

4. Batasi jumlah masalah untuk didiskusikan

Ingatlah juga bahwa mencoba untuk membahas terlalu banyak topik dalam satu pertemuan dapat menyebabkan diskusi yang terburu-buru dan dangkal serta ketidakmampuan untuk mengeksplorasi setiap masalah secara mendalam. Lebih baik fokus pada beberapa poin yang paling relevan dan beri mereka perhatian yang memadai tetapi diskusikan masalah yang terkait dengan topik tetapi kurang penting, sebagai email.

5. Pastikan partisipasi aktif

Untuk memastikan pertemuan bisnis yang sepenuhnya efektif, dorong peserta untuk berpartisipasi aktif dalam diskusi. Ajukan pertanyaan, dengarkan pendapat mereka dan dorong mereka untuk berbagi ide, sambil memastikan bahwa mereka tetap fokus pada masalah yang dihadapi. Menghilangkan gangguan yang tidak perlu (seperti menerima panggilan telepon selama diskusi) akan sangat membantu Anda melakukan hal ini.

Pertemuan bisnis yang efektif – ringkasan

Tidak ada karyawan atau mitra yang suka merasa bahwa dia telah menyia-nyiakan waktu kerjanya dengan menghadiri rapat yang gagal menyepakati masalah penting apa pun. Kemudian kepahitan muncul karena seseorang dapat berfokus pada tugas lain selama waktu itu.

Untuk alasan ini, setiap penyelenggara diskusi – baik internal dengan karyawan atau dengan mitra eksternal – harus mempersiapkannya dengan baik, menggunakan, misalnya, strategi yang dijelaskan di atas, terutama di bidang menentukan tujuan dan menetapkan agenda terperinci. Kombinasi dari semua tip ini akan memastikan bahwa setiap orang merasa berpartisipasi dalam rapat bisnis yang efektif.

Baca juga : Metode Peramalan Penjualan E-commerce

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Andy Nichols

Pemecah masalah dengan 5 derajat berbeda dan cadangan motivasi yang tak ada habisnya. Ini menjadikannya Pemilik & Manajer Bisnis yang sempurna. Saat mencari karyawan dan mitra, keterbukaan dan keingintahuan dunia adalah kualitas yang paling dia hargai.

Lihat semua posting