8 Trik untuk Mendapatkan Lebih Banyak Respons pada Email Permintaan Survei Anda

Mengirim survei ke daftar Anda itu mudah, tetapi tidak semudah membuat orang terlibat. Jimmy Rodriguez, COO Shift4Shop, berbicara tentang beberapa taktik terbaik yang dapat Anda gunakan untuk email permintaan survei Anda.

Umpan balik yang Anda peroleh dari pelanggan tentang produk dan layanan Anda adalah data paling berharga yang dapat Anda kumpulkan. Mendengarkan pelanggan Anda dan bertindak berdasarkan sentimen mereka dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan meningkatkan penjualan. Itulah mengapa mengirimkan survei berkala untuk memantau kepuasan pelanggan sangat penting.

Cara mendapatkan lebih banyak keterlibatan pada email permintaan survei Anda

Namun, bagian yang sulit adalah membuat orang mengisi survei Anda. Bisnis yang tidak mendorong pengguna untuk menjawab survei memiliki tingkat respons yang rendah dan mendapatkan jawaban berkualitas buruk.

Berikut adalah delapan metode yang dicoba dan benar untuk membantu meningkatkan tingkat respons survei Anda.

#1. Jelaskan motivasi dan tujuan survei

Langkah pertama untuk mendapatkan tingkat respons survei yang lebih tinggi adalah melibatkan audiens. Anda dapat menyusun beberapa baris pertama dari email permintaan survei di sekitar poin-poin berikut:

• “Pendapat Anda penting”: Tunjukkan bahwa Anda menghargai pendapat mereka. Anda dapat menjelaskan bagaimana umpan balik mereka akan memengaruhi kualitas produk Anda dan pengalaman merek mereka secara keseluruhan.
• “Inilah sebabnya kami melakukan survei”: Tentukan tujuan survei Anda dan tautkan dengan cara itu akan meningkatkan kualitas pengalaman kepada pelanggan.
• “Survei akan membutuhkan waktu 5 menit untuk dijawab”: Beri mereka gambaran tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan survei. Itu membantu menetapkan harapan mereka.

Bagaimanapun Anda memilih kata pengantar Anda, Anda perlu menempatkan diri Anda pada posisi pelanggan Anda dan bertanya pada diri sendiri apakah Anda akan menjawab survei Anda. Jika perkenalan Anda tidak melibatkan Anda, itu juga tidak akan mendorong pelanggan Anda.

#2. Buat survei Anda singkat dan manis – atau buat responden merasa seperti itu

Satu studi menunjukkan bahwa 45% responden akan menyelesaikan survei jika membutuhkan waktu lima menit. Angka tersebut turun menjadi 25% jika dibutuhkan 10 menit atau lebih. Untuk tingkat respons yang lebih tinggi, Anda dapat membatasi bidang yang harus diisi oleh responden.

Jika Anda perlu mengirim survei formulir panjang, ada beberapa solusi yang dapat Anda gunakan untuk membuat responden tetap terlibat sampai akhir.

Pertama, sertakan bilah kemajuan untuk menunjukkan berapa banyak survei yang diselesaikan. Jika survei Anda memiliki sepuluh pertanyaan, maka setiap pertanyaan mewakili 10% dari survei. Jika responden menjawab pertanyaan enam, bilah survei akan menunjukkan bahwa mereka sudah menjawab setengah pertanyaan.

Anda juga dapat menggunakan logika lewati dan percabangan.

Pikirkan logika bercabang dan lewati sebagai buku Pilih Petualangan Anda Sendiri : pertanyaan di masa mendatang akan bergantung pada bagaimana responden menjawab pertanyaan spesifik. Katakanlah Anda sedang mensurvei pilihan transportasi. Jika seorang responden mengatakan bahwa mereka tidak memiliki mobil sendiri, Anda dapat melewatkan pertanyaan terkait mobil dan mengajukan pertanyaan tentang kebiasaan mereka naik bus atau kereta.

Anda mungkin juga memiliki pertanyaan pilihan ganda dengan kotak centang, menu tarik-turun, dan tombol radio. Pelanggan tidak suka mengetik jawaban mereka, jadi mereka akan menghargai apa pun yang akan membuat prosesnya lebih mudah. Namun, Anda harus menghindari penggunaan pertanyaan terbuka dan menyimpan kuesioner hingga sepuluh pertanyaan atau kurang.

#3. Pertimbangkan insentif

Kita semua menyukai barang gratis. Saat Anda memberikan diskon atau item gratis saat Anda memiliki produk untuk dijual secara online, kemungkinan orang membeli produk tersebut meningkat.

Insentif juga sangat efektif dalam mendorong pengguna untuk menjawab survei, dengan 34% orang mengatakan bahwa mereka menyelesaikan survei umpan balik hanya agar mereka mendapatkan hadiah, hadiah, atau diskon yang ditawarkan.

Kelemahannya adalah Anda bisa mendapatkan banyak tanggapan dari orang-orang yang hanya menginginkan insentif. Itu dapat merusak akurasi umpan balik karena mereka lebih cenderung menggunakan jawaban default.

Cara sederhana untuk menyiasatinya sambil tetap menawarkan insentif nilai kepada mereka adalah dengan menawarkan untuk menyumbangkan jumlah tetap ke badan amal favorit mereka untuk setiap survei yang diselesaikan. Ini memastikan bahwa tanggapan yang Anda dapatkan akan menjadi ukuran yang akurat tentang bagaimana responden memandang produk atau layanan Anda.

Kebanyakan orang akan meluangkan waktu dan memberikan tanggapan yang akurat jika Anda transparan dengan kebutuhan Anda.

#4. Gamify survei Anda

Mengubah survei Anda menjadi permainan dengan imbalan yang sesuai di akhir akan membantu melibatkan audiens Anda. Survei gamified berfungsi karena membuat orang merasa seperti sedang bekerja menuju tujuan yang berharga.

Anda dapat mendorong pengguna untuk membagikan survei di akun media sosial mereka dengan menambahkan elemen kompetitif ke survei juga.

Misalnya, Anda mungkin memiliki papan peringkat. Anda dapat menawarkan hadiah kepada orang-orang yang menghasilkan rujukan paling banyak. Sistem seperti ini dapat membantu Anda meningkatkan jumlah respons yang Anda dapatkan untuk survei Anda.

#5. Bersikaplah gigih tanpa mengganggu

Anda memerlukan tingkat respons 25-30% agar hasilnya valid secara statistik. Tentu saja, itu hanya minimum. Idealnya, Anda mencari tingkat respons sekitar 50%, dan Anda tidak akan mendapatkan ini tanpa tindak lanjut berulang dengan audiens Anda. Ini berarti Anda mungkin gigih tetapi tidak mengganggu.

Sebagian besar kampanye pemasaran email berhenti hanya pada satu email. Namun, Anda perlu mengirim lebih dari satu email untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. Berikut adalah contoh email pengingat survei yang dapat Anda kirim ke pelanggan Anda:

Email di atas membuat semuanya tetap ringan dan sederhana. Itu tidak menekan pembaca untuk merespons tetapi malah mengundang mereka untuk mengikuti survei. Ini juga berisi tautan ke survei sehingga pembaca dapat mengaksesnya tanpa mencari melalui kotak masuk mereka.

Jika seseorang mengabaikan permintaan umpan balik pertama, itu tidak berarti mereka tidak tertarik untuk berbagi pemikiran dan pendapat mereka. Ingat, selalu membantu untuk membuat orang tersebut merasa penting. Karenanya, coba pendekatan ini dengan email kedua Anda.

Membuat pelanggan Anda merasa seperti VIP akan membuat mereka lebih mungkin untuk menyelesaikan dan mengembalikan permintaan survei Anda.

# 6. Personalisasi permintaan survei Anda

Di satu sisi, ini adalah perpanjangan dari membuat pelanggan merasa seperti VIP. Namun, itu pantas disebutkan secara khusus dan terpisah.

Kita semua mendapatkan permintaan survei yang dimulai dengan, “Pelanggan yang Terhormat.” Survei ini sangat mengganggu saya. Sebagian dari diri saya pergi, saya telah menggunakan produk Anda selama beberapa tahun sekarang, dan saya masih pelanggan lain?

Sebaliknya, mempersonalisasi email Anda memungkinkan Anda untuk menyapa orang tersebut secara langsung dan memberi tahu mereka bahwa merek Anda mengenal dan menghargai mereka. Menurut International Journal of Social Research Methodology , mempersonalisasi survei web meningkatkan tingkat respons hingga 8%.

Berikut adalah contoh sederhana yang dapat Anda ikuti untuk email pengingat survei Anda:

Personalisasi komunikasi Anda harus menjadi aturan dasar untuk semua komunikasi merek Anda, termasuk permintaan survei Anda. Dengan mempersonalisasi komunikasi dan baris subjek Anda, Anda tidak hanya mendapatkan jawaban yang lebih baik; Anda juga meningkatkan tarif email terbuka dan meningkatkan kemampuan pengiriman email survei di masa mendatang.

# 7. Waktu adalah kuncinya

Tujuan dari semua survei (selain dari data yang ingin Anda kumpulkan) adalah untuk mendapatkan tingkat respons setinggi mungkin. Oleh karena itu, masuk akal untuk mengetahui hari dan waktu kapan kemungkinan besar akan dibuka. Triknya adalah menemukan jendela yang memberikan jendela buka dan respons tertinggi.

Ini akan berbeda dari bisnis ke bisnis, tetapi aturan umumnya adalah bahwa:

• survei yang dikirim pada hari Senin biasanya mendapatkan tanggapan tertinggi
• survei yang dikirim pada hari Jumat memiliki tingkat respons terendah.

Namun, ingatlah profil pelanggan Anda saat menentukan waktu email survei Anda. Jam kerja pada hari Senin, antara pukul 10 pagi hingga 2 siang, cocok untuk orang-orang yang pergi ke kantor.

Namun, jika audiens Anda adalah dokter dan perawat yang bekerja sepanjang waktu, Anda mungkin memerlukan jendela yang lebih lebar (misalnya 11 pagi hingga 11 malam). Lihat apa yang berhasil untuk niche Anda dan patuhi secara konsisten.

# 8. Bagikan hasil survei dengan audiens Anda

Berbagi hasil survei dengan audiens Anda adalah praktik terbaik lainnya. Ini adalah cara yang baik untuk mengucapkan terima kasih atas waktu yang Anda luangkan untuk menyelesaikan survei. Ini juga merupakan kesempatan untuk menunjukkan nilai informasi yang Anda kumpulkan dan mengungkapkan bagaimana Anda berencana untuk menggunakan data tersebut.

Bagaimana Anda membagikan hasil tergantung pada bagaimana Anda mengirimkan survei di tempat pertama. Jika Anda mengirim email survei, mereka mungkin tertarik untuk mempelajari tentang hasilnya.

Katakanlah audiens target Anda adalah pelanggan Anda yang sudah ada, dan Anda mengirimkan survei melalui email kepada mereka. Kemudian, email untuk berterima kasih kepada mereka atas partisipasi mereka dan untuk membagikan hasilnya adalah hal yang tepat.

Jika Anda ingin melangkah lebih jauh, Anda dapat membuat dan menyematkan infografis hasil dan memberikan tautan ke analisis yang lebih detail.

Belajar dari audiens Anda sehingga Anda dapat membuat survei yang lebih baik

Mendapatkan denyut nadi audiens Anda membutuhkan waktu dan kesabaran. Jika Anda baru mulai menggunakan survei untuk mengumpulkan dan menganalisis data, tingkat respons Anda tidak akan optimal pada kali pertama, kedua, atau bahkan ketiga.

Namun, Anda dapat menggunakan upaya awal tersebut untuk mempelajari lebih lanjut tentang audiens Anda dan merancang survei yang akan dengan senang hati mereka jawab.

Namun, jika Anda sedang terburu-buru, Anda dapat menggunakan delapan praktik terbaik yang baru saja saya diskusikan. Mereka akan menetapkan harapan responden Anda, meningkatkan tingkat respons mereka, membantu Anda mendapatkan jawaban yang lebih baik, dan memberi Anda peluang untuk keterlibatan audiens.

Dengan mengintegrasikan delapan praktik terbaik ini ke dalam semua permintaan survei Anda, seiring waktu Anda akan membangun tingkat respons yang konsisten untuk survei Anda.

Penulis: Jimmy Rodriguez adalah COO Shift4Shop, solusi eCommerce tingkat perusahaan yang sepenuhnya gratis. Dia berdedikasi untuk membantu pengecer internet sukses secara online dengan mengembangkan strategi pemasaran digital dan pengalaman berbelanja yang mendorong konversi dan meningkatkan kinerja bisnis.