Sederhanakan Alokasi Tugas Dengan Zoho Projects

Manajemen proyek yang terdefinisi dengan baik dan efisien sangat penting saat mengerjakan proyek apa pun. Umumnya ada banyak langkah yang harus dikelola untuk sebuah proyek terlepas dari ukurannya.

Jika Anda mencari alat manajemen proyek di pasar, kemungkinan besar Anda telah mendengar tentang manfaat yang ditawarkan oleh Zoho Projects. Jika Anda belum melakukannya, Zoho Projects mungkin merupakan alat terbaik dalam bentuk perangkat lunak manajemen proyek online yang membantu bisnis melacak tugas, berkolaborasi, dan tetap mengikuti pembaruan.

Ini adalah platform yang berguna yang dapat sangat membantu untuk alokasi sumber daya dan proses manajemen proyek. Apa yang membedakan Zoho Projects dari rekan-rekannya adalah platform besar yang memungkinkan integrasi antara berbagai aplikasi.

Di blog ini, kita akan melihat secara mendalam semua fitur dan keunggulan Zoho Projects.

Apa itu Proyek Zoho?

Zoho menawarkan perangkat lunak manajemen proyek canggih yang terdiri dari empat modul dasar yang tersedia di setiap paket serta dalam versi gratis. Modul yang disertakan dalam Zoho Projects adalah Tasks and Milestones, Project, Documents, Meetings and Forums, dan Calendars. Semua alat ini adalah bagian penting dari kemampuan luar biasa dari aplikasi luar biasa ini.

Karena persyaratan dalam perusahaan terus meningkat dan perlu ditingkatkan, modul tambahan seperti pelacakan waktu, wiki, obrolan, dan penagihan dapat ditambahkan tanpa masalah ke aplikasi sehingga solusi ekonomis dapat diberikan untuk bisnis kecil.

Setelah memahami apa itu Zoho Projects , sekarang kita akan melihat berbagai metode di mana perangkat lunak ini memfasilitasi alokasi tugas yang mulus.

1. Perencanaan dan Kolaborasi Proyek

Merencanakan proyek dan berkolaborasi dengan anggota tim lain bisa sangat sulit, tetapi penting bagi bisnis. Untungnya, Zoho Projects memudahkan semua orang untuk membuka halaman yang sama dengan memungkinkan untuk mengimpor dokumen dari berbagai aplikasi seperti Open Office, Photoshop, PDF, file ZIP, dan Microsoft Office.

Jika Anda ingin mengambil langkah lebih jauh, Anda dapat membuat halaman intranet atau halaman wiki tempat anggota tim dapat membuat, berbagi, dan menanggapi konten terkait proyek seperti dokumen, presentasi, klip video, spreadsheet, dll. Implementasi Zoho menawarkan tarikan dan lepaskan alat yang memudahkan pembuatan dan pembaruan halaman yang disesuaikan dalam hitungan menit.

Jika prioritasnya adalah pada apa yang Anda butuhkan, Zoho Projects juga menawarkan papan pesan tempat seseorang dapat membuat utas untuk memposting topik, memicu percakapan, dan mendorong kolaborasi. Jika Anda ingin melanjutkan percakapan, ada juga opsi untuk membuat ruang obrolan tempat anggota tim perusahaan dapat diundang. Dengan fitur obrolan bawaan, semua orang dapat berkumpul untuk mendiskusikan beberapa hal penting, berbagi ide yang berbeda, dan juga memecahkan masalah secara real-time. Tidak perlu menginstal aplikasi karena Zoho Projects menyertakan fitur obrolan dan yang paling menakjubkan adalah transkrip lengkap disimpan sehingga anggota tim dapat kembali lagi nanti untuk meninjau percakapan jika diperlukan.

2. Konfigurasikan Portal Staf

Dengan bantuan login Zoho Projects , Anda dapat menambahkan pengguna staf dari organisasi Anda sendiri sekaligus menambahkan pelanggan ke portal proyek. Ini membuatnya lebih mudah bagi staf dan pelanggan yang lengkap untuk dengan mudah mengoordinasikan tugas yang terjadi di satu tempat.

Selain itu, dimungkinkan juga untuk membuat beberapa proyek. Bahkan, Anda dapat menugaskan staf dan pelanggan ke beberapa proyek khusus sesuai keinginan dan kebutuhan. Pelanggan tidak memerlukan akun Zoho untuk ditambahkan ke portal.

Saat Anda membuat proyek, ada juga email khusus untuk proyek tertentu itu. Siapa saja yang mengirim email ke alamat ini dapat secara otomatis masuk untuk masalah proyek.

3. Mengatur Tugas dan Milestones

Dengan bantuan manajemen tugas, tampilan ketergantungan tugas, dan pencapaian proyek, menjadi mungkin untuk melakukan alokasi sumber daya dan melaporkan fungsi apa pun. Anda dapat mengatur tugas dan menugaskannya kepada staf seperti yang Anda rasa perlu.

Selain itu, juga dimungkinkan untuk mengatur tanggal jatuh tempo untuk tugas-tugas sehingga mereka dapat dikirimkan secara tepat waktu. Dengan setiap tugas, ada pengatur waktu yang dilengkapi siapa pun yang diberi tugas dapat mencatat jam mereka saat melakukan dan menyelesaikan tugas itu.

Sebuah tugas dapat memiliki lampiran dan instruksi dan juga memungkinkan untuk membentuk ketergantungan di mana memulai satu tugas akan bergantung pada penyelesaian yang lain. Tepat setelah tugas selesai; ketergantungan dapat diatur untuk ditutup. Selain itu, status tugas kustom juga dapat dikonfigurasi. Tonggak sejarah harus dicatat secara terpisah. Entah mereka dapat dikaitkan dengan tugas atau Anda dapat menetapkan pencapaian untuk serangkaian tugas.

4. Catat Masalah pada Saat Proyek

Hampir tidak ada proyek yang sempurna dan selalu ada masalah mendasar yang dapat ditemukan. Tab terpisah dengan nama Isu atau Bug kemungkinan besar ada sehingga pelanggan dapat mencatat masalah atau masalah yang mungkin terjadi. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, alamat email tetap dapat dikirimkan untuk masuk ke suatu masalah.

Masalah juga memiliki pelacakan waktu dan waktu lain sehingga seseorang dapat masuk ke dalam berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sesuatu. Ada juga ruang untuk menambahkan lampiran di mana pun diperlukan. Status default yang tersedia terbuka dan tertutup tetapi status khusus juga dapat ditambahkan.

Bagian masalah sebenarnya adalah platform terpusat di mana pelanggan dapat mengomunikasikan masalah mereka dan organisasi dapat menanggapinya dan memperbaiki masalah yang sesuai.

5. Gantt Chart

Gantt Charts bisa menjadi cara lain untuk memvisualisasikan kemajuan tugas yang sedang berlangsung. Mereka memungkinkan Anda untuk melihat setiap detail proyek termasuk daftar tugas, persentase penyelesaian, tugas yang terlambat, dependensi, dan pencapaian. Setiap kategori diberi warna berbeda yang memudahkan untuk mengidentifikasi dan membedakan tugas.

Selain itu, penjadwalan ulang dan reorganisasi tugas juga dipermudah dengan penggunaan Gantt Charts. Anda dapat mengubah rencana Anda dengan menambahkan tugas, menyeret dan melepaskan tugas dari satu area bagan ke area lain, lalu mengedit pencapaian sesuai kebutuhan.

Selain itu, Anda juga dapat mengubah tampilan pada grafik tergantung pada jenis informasi yang dibutuhkan. Jika Anda ingin mengetahui proyek mana yang akan jatuh tempo di waktu mendatang, Anda dapat mengalihkan tampilan bagan Gantt untuk menampilkan tanggal jatuh tempo yang akan datang terlebih dahulu. Terakhir, Gantt Chart dapat dikustomisasi berdasarkan preferensi Anda termasuk menskalakan bagan, memfilter informasi, dan mengekspor data tugas sesuai kebutuhan.

6. Timesheet

Zoho Projects membuat akuntansi menjadi sederhana dengan meminta semua individu yang mengerjakan proyek untuk mencatat jam kerja dan non-kerja mereka ke dalam platform Zoho. Timesheets dapat merekam tanggal awal dan akhir tugas untuk melacak biaya dan waktu yang dihabiskan untuk bagian-bagian proyek. Anda dapat mengatur penghitung waktu untuk suatu tugas dan setelah Anda menghentikan penghitung waktu, entri waktu yang dihabiskan secara otomatis masuk ke dalam lembar waktu.

Timer sangat membantu dalam menghitung jam kerja nyata yang digunakan oleh sebuah proyek. Jika Anda membutuhkannya, Zoho Projects berisi perincian terperinci dari semua tugas yang diselesaikan sepanjang durasi setiap proyek. Selanjutnya, juga akan ada opsi untuk mencatat waktu harian atau mingguan berdasarkan jenis proyek.

Anda dapat menetapkan proses persetujuan dan status penagihan untuk lembar waktu. Pastikan Anda memilih status penagihan default untuk entri sebelum waktu logging. Anda juga dapat membuat proses persetujuan yang terdefinisi dengan baik untuk entri sehingga menjadi mudah untuk memfilter dan melihat entri yang disetujui dan tidak disetujui.

Hanya dengan satu klik, Anda dapat mengirimkan laporan kepada pelanggan, pemangku kepentingan, manajer proyek, dan lembar waktu terkait proyek tertentu sehingga mereka dapat memahami pekerjaan apa yang telah diselesaikan. Dengan begitu banyak lembar waktu yang masuk ke sistem, Anda juga dapat memilih untuk melihat laporan berdasarkan pengguna, penagihan, atau bahkan beberapa tanggal. Setelah laporan dilihat, Anda dapat memilih untuk mengekspor data lembar waktu sebagai file PDF, xls atau csv.

7. Mengotomatiskan Tugas

Otomatisasi adalah manfaat inti lain dari berbagai alat yang ditawarkan oleh Zoho dan Zoho Projects sama sekali tidak terkecuali dengan aturan ini. Dengan bantuan Zoho Projects , Anda dapat membuat aturan notifikasi email otomatis untuk memberi tahu semua pihak penting saat ada masalah yang masuk dan saat masalah ditetapkan dengan tepat.

Selain itu, dimungkinkan juga untuk menetapkan aturan bisnis di mana tugas otomatis dapat dilakukan ketika masalah proyek menawarkan tingkat keamanan yang tinggi. Anda juga dapat menggunakan webhook yang memungkinkan aplikasi pihak ketiga melakukan tindakan yang didasarkan pada tugas Zoho Projects.

Contoh sempurna webhook adalah mengirim pesan ke pengguna setiap kali ada eskalasi yang mendesak. Zoho memiliki fungsi khusus yang memungkinkan konfigurasi untuk otomatisasi khusus yang tidak langsung tersedia di Zoho Projects.

Akhirnya, Cetak Biru dapat digunakan untuk menyempurnakan proses proyek. Ini membantu dalam konfigurasi status kustom dan tindakan yang mengikuti banyak sebelum, selama dan tepat setelah status kustom. Saat Anda sedang mengerjakan suatu masalah, Anda dapat mengatur statusnya ke “In Progress”. Tepat setelah ini terjadi, pelanggan diberitahu bahwa tugas sedang berlangsung. Ketika tugas selesai, statusnya dapat diatur sebagai "Untuk diuji" sehingga pelanggan dapat meninjau. Cetak biru sangat berguna untuk otomatisasi tugas tersegmentasi.

8. Laporan Zoho

Aplikasi analisis dan intelijen bisnis tingkat lanjut, Zoho Reports membantu mengumpulkan data dan memetakannya dengan jelas secara visual. Integrasi perangkat lunak manajemen proyek seperti Zoho Projects dengan Zoho Reports dapat menawarkan wawasan mendalam tentang kemajuan tim sekaligus mengubah data menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti.

Zoho Reports menawarkan gambaran yang lebih besar dengan dasbor yang dapat disesuaikan dan berwawasan luas. Anda dapat dengan mudah membuat berbagai laporan seperti status proyek, membakar bagan, menggunakan jam, merencanakan dan melaksanakan laporan aktual yang membantu tim menghubungkan titik-titik dan menerapkan wawasan proyek ke dalam tindakan.

9. Integrasi Faktur Zoho

Integrasi bawaan dengan bantuan Zoho Invoice membantu menghasilkan faktur secara otomatis dengan lembar waktu yang dicatat. Jika Anda ingin menyederhanakan proses akuntansi tersebut, pastikan Anda juga memeriksa aplikasi Zoho Invoice.

Zoho Projects menyediakan fungsionalitas pelacakan waktu yang mengoptimalkan kinerja proyek, menghitung waktu tugas, dan membantu mengekspor data lembar waktu dalam format yang diinginkan saat mengirim faktur untuk pembayaran menggunakan Zoho Invoice. Dimungkinkan untuk memuat data lembar waktu ke Zoho Invoice dengan mengeklik opsi Buat Faktur.

10. Manajemen Dokumen

Bertindak sebagai tempat yang efektif dan aman untuk menyimpan dan berbagi file, Zoho Projects membantu menjaga agar file tetap teratur sekaligus memungkinkan tim untuk berbagi dan mengakses file sesuai kebutuhan. Tidak masalah apakah itu dokumen, video, laporan, klip, atau spreadsheet, Anda dapat dengan mudah mengirim dan menyimpan semua file di Zoho Projects.

Fitur yang baik dari Zoho Projects adalah ia menyimpan versi file sebelumnya sekaligus mempermudah pemulihan file dan kembali ke versi sebelumnya saat dibutuhkan. Terakhir, Zoho Projects menyertakan alat pencarian canggih yang juga membantu menemukan file tanpa menelusuri semuanya. Zoho Projects membantu mempermudah berbagi dokumen dari lokasi mana pun.

Kesimpulan

Seperti yang telah disebutkan di atas, Zoho Projects membantu membuat proses manajemen proyek menjadi sederhana dan efisien. Namun, platform ini juga memudahkan untuk mengotomatisasi banyak proses dan menghemat waktu dengan pelaporan dan alur kerja otomatis.

Sangat mudah untuk melihat semua proyek Anda, siapa yang mengerjakan proyek dan membagikan dokumen yang relevan dengan proyek. Anda juga dapat mengintegrasikan berbagai aplikasi ke Zoho Projects yang membuat semuanya semakin mudah untuk dikelola. Secara keseluruhan, Zoho Projects adalah platform hebat yang hadir dengan banyak keuntungan.

Jika Anda memerlukan bantuan lebih lanjut dalam menyiapkan Zoho Projects untuk organisasi atau bahkan jika Anda memerlukan dukungan untuk tugas integrasi, hubungi Encaptechno untuk bantuan ahli. Tim profesional kami yang berpengetahuan luas dan berpengalaman akan dengan senang hati mendukung Anda.