Template untuk Mengatur Proyek Secara Efektif

Diterbitkan: 2023-08-12

Dalam postingan ringkasan minggu lalu, kami membagikan beberapa template yang dirancang khusus untuk desainer UX, manajer produk, manajer proyek, dan profesional SDM.

Minggu ini, kami memiliki lima template baru yang berguna untuk mengatur proyek secara efektif. Templat ini akan membantu tim proyek dalam merencanakan, memetakan, mengelola, dan melaksanakan berbagai tugas.

Jelajahi komunitas diagram kami untuk menemukan berbagai templat dan contoh khusus industri yang dapat membantu Anda dalam mengelola tugas harian Anda secara efisien.

Template minggu ini meliputi:

Templat proposal proyek
Struktur rincian kerja
Templat prioritas masalah
Kerangka cinefin
Templat alur kerja garis waktu

Templat Proposal Proyek

Templat proposal proyek dirancang untuk merampingkan perencanaan dan organisasi proyek. Templat ini menyediakan kerangka kerja terstruktur untuk menguraikan tujuan, ruang lingkup, sumber daya, dan garis waktu proyek Anda. Dengan memanfaatkan template ini, Anda dapat mengomunikasikan ide dan strategi proyek secara efektif kepada pemangku kepentingan, memastikan kejelasan dan keselarasan sejak awal.

Berikut cara menggunakan template proposal proyek:

Pendahuluan: Mulailah dengan memperkenalkan proposal proyek Anda. Jelas menyatakan tujuan proyek, tujuan, dan hasil yang diharapkan. Bagian ini harus memberikan ikhtisar yang menarik perhatian pembaca dan menyoroti signifikansi proyek.
Detail proyek: Berikan deskripsi proyek yang komprehensif. Tentukan ruang lingkupnya, fitur utama, dan kiriman. Tentukan sumber daya yang diperlukan, termasuk personel, anggaran, dan peralatan. Langkah ini memastikan semua orang memahami apa yang diperlukan proyek.
Timeline: Garis waktu proyek dari awal sampai akhir. Hancurkan tonggak utama dan tenggat waktu masing-masing. Ini membantu dalam memvisualisasikan perkembangan proyek dan mengelola waktu secara efektif.
Metodologi: Jelaskan pendekatan yang akan Anda ambil untuk menyelesaikan proyek. Jelaskan metode, alat, dan teknik yang akan Anda terapkan. Bagian ini menunjukkan kesiapan dan keahlian Anda dalam menangani tantangan proyek.
Kesimpulan: Ringkas proposal Anda dengan mengulangi manfaat proyek dan keselarasan dengan tujuan strategis. Mengatasi potensi risiko dan strategi mitigasi. Dorong umpan balik dan pertanyaan untuk mendorong kolaborasi dan menyempurnakan proposal Anda.

_{Klik pada gambar untuk mengedit template proposal proyek}

Struktur rincian kerja

Templat struktur perincian kerja (WBS) membantu mengatur proyek kompleks secara efektif. Itu memecah proyek menjadi tugas yang lebih kecil dan dapat dikelola, memungkinkan para profesional untuk mengalokasikan sumber daya, melacak kemajuan, dan memastikan pelaksanaan proyek yang efisien.

5 langkah sederhana untuk menggunakan struktur rincian kerja:

Dasar-dasar proyek: Mulailah dengan menjelaskan tujuan utama proyek dan mengapa itu penting. Perkenalkan secara singkat ruang lingkup dan tujuan proyek untuk memberikan konteks.
Fase utama: Bagilah proyek menjadi fase-fase besar atau bagian-bagian penting. Ini seperti bab utama proyek Anda. Daftar mereka di tingkat atas.
Memecah tugas: Di bawah setiap fase, pisahkan pekerjaan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil. Ini adalah item tugas khusus yang perlu diselesaikan. Atur mereka dalam daftar untuk menunjukkan apa yang perlu terjadi.
Tetapkan siapa melakukan apa: Ucapkan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas. Tunjukkan dengan jelas siapa yang bertanggung jawab atas setiap hal. Ini membantu semua orang tahu siapa melakukan apa.
Waktu dan urutan: Perkirakan berapa lama waktu yang diperlukan untuk setiap tugas dan jika ada tugas yang bergantung pada yang lain. Ini membantu merencanakan urutan tugas dan kapan itu harus terjadi.

_{Klik pada gambar untuk mengedit struktur rincian kerja}

Templat Prioritas Masalah

Templat prioritas masalah membantu membuat keputusan berdasarkan informasi dengan mengidentifikasi dan memberi peringkat masalah atau tantangan. Template ini memungkinkan alokasi sumber daya yang efisien dan fokus pada masalah yang paling kritis, yang mengarah ke manajemen proyek yang efektif dengan elemen inovatif seperti perahu layar, Cynefin, kategorisasi masalah, dan pendekatan "Saya suka, saya berharap, saya ingin tahu", template ini menawarkan holistik melihat masalah proyek.

5 langkah sederhana untuk menggunakan templat prioritas masalah:

Identifikasi tantangan: Mulailah dengan membuat daftar tantangan yang dihadapi proyek Anda. Komprehensif dalam mencatat hambatan dan masalah.
Visualisasi perahu layar: Gunakan grafik perahu layar untuk memvisualisasikan "angin" proyek Anda (kekuatan positif) dan "jangkar" (faktor negatif). Ini membantu Anda memahami apa yang mendorong proyek Anda maju dan apa yang menahannya.
Kerangka Cynefin: Mengkategorikan masalah ke dalam domain kerangka Cynefin: Sederhana, Rumit, Kompleks, dan Kacau. Kategorisasi ini memandu Anda dalam memilih strategi yang cocok untuk setiap jenis masalah.
Kategorisasi masalah: Manfaatkan templat kategorisasi masalah untuk mengurutkan tantangan ke dalam kategori yang berbeda berdasarkan sifatnya. Ini membantu Anda fokus untuk mengatasi tantangan serupa bersama-sama.
“Saya Suka, Saya Berharap, Saya Ingin Tahu”: Dorong kolaborasi tim dengan menggunakan pendekatan “Saya suka, saya berharap, saya ingin tahu”. Anggota tim membagikan apa yang mereka hargai, apa yang ingin mereka tingkatkan, dan pertanyaan apa yang mereka miliki tentang proyek tersebut. Ini memupuk komunikasi terbuka dan menghasilkan wawasan.

_{Klik pada gambar untuk mengedit template prioritas masalah}

Kerangka Cynefin

Template kerangka cynefin adalah sumber daya yang kuat untuk organisasi proyek untuk membantu memahami situasi yang kompleks. Templat ini mengkategorikan tantangan menjadi empat domain: Kompleks, Rumit, Kacau, dan Sederhana. Ini menawarkan pendekatan terstruktur untuk memahami dan menangani berbagai skenario proyek.

Berikut cara menggunakan template framework cynefin:

Kenali tantangannya: Identifikasi tantangan atau masalah yang Anda hadapi dalam proyek Anda. Pahami karakteristiknya dan bagaimana pengaruhnya terhadap tujuan Anda.
Kategorikan ke dalam domain: Tempatkan tantangan ke salah satu domain Cynefin:
- Kompleks: Masalah tanpa pola sebab-akibat yang jelas, membutuhkan eksperimen dan kemampuan beradaptasi.
- Rumit: Masalah dengan pola yang terlihat, membutuhkan keahlian dan analisis untuk solusi.
- Chaotic: Situasi yang tidak dapat diprediksi, di mana diperlukan tindakan cepat untuk memulihkan stabilitas.
- Sederhana: Hubungan sebab-akibat yang jelas, memungkinkan praktik terbaik standar.
Wawasan domain: Pelajari tentang karakteristik domain yang dipilih. Pahami bagaimana perilaku masalah dalam domain tersebut dan pendekatan apa yang cenderung bekerja paling baik.
Pilih strategi: Berdasarkan domain, pilih strategi yang sesuai untuk mengatasi tantangan. Domain yang berbeda menyarankan cara berbeda untuk mendekati, menganalisis, dan menyelesaikan masalah.
Terapkan dan pantau: Terapkan strategi yang dipilih untuk mengatasi tantangan. Pantau kemajuan dan bersiaplah untuk beradaptasi jika situasinya berubah. Jika ketidakpastian muncul, nilai ulang domain dan sesuaikan strategi Anda.

_{Klik pada gambar untuk mengedit kerangka cynefin}

Templat Alur Kerja Garis Waktu

Templat alur kerja garis waktu adalah alat yang berharga untuk organisasi proyek, karena membantu memvisualisasikan dan mengelola garis waktu proyek secara efektif. Templat ini memberikan peta jalan yang jelas untuk tugas dan pencapaian, meningkatkan koordinasi proyek, dan memastikan penyelesaian tepat waktu.

5 langkah sederhana untuk menggunakan template alur kerja garis waktu:

Buat daftar tugas dan pencapaian: Mulailah dengan mendaftar semua tugas dan pencapaian yang harus diselesaikan untuk proyek Anda. Pastikan untuk memasukkan tonggak utama dan tugas yang lebih kecil.
Susun secara berurutan: Atur tugas dan pencapaian dalam urutan kronologis. Ini membantu Anda melihat aliran alami proyek dan bagaimana tugas saling berhubungan.
Tetapkan durasi: Perkirakan waktu yang diperlukan untuk setiap tugas atau pencapaian. Ini akan membantu Anda membuat garis waktu yang realistis untuk keseluruhan proyek.
Visualisasikan garis waktu: Gunakan templat untuk membuat representasi visual dari garis waktu. Anda dapat menggunakan bagan Gantt atau daftar kronologis sederhana untuk menampilkan urutan dan durasi tugas.
Pantau dan sesuaikan: Saat proyek berlangsung, perbarui template secara teratur untuk mencerminkan kemajuan yang sebenarnya. Jika ada penundaan atau perubahan, sesuaikan garis waktunya agar semua orang mendapat informasi.

_{Klik pada gambar untuk mengedit template alur kerja garis waktu}