Masa Depan Bantuan Pemerintah Berpusat pada Manusia

Selama tiga tahun terakhir, banyak pemerintah negara bagian dan lokal telah melakukan upaya yang sangat besar untuk memenuhi kebutuhan anggota masyarakat mereka. Mereka tidak hanya menghadapi dampak skala besar dari pandemi COVID-19, banyak lembaga juga telah menanggapi bencana alam yang berkembang pesat dan mendukung tingkat investasi federal yang bersejarah.

Meskipun konvergensi dari semua kekuatan ini telah mengintensifkan tekanan pada banyak tim pemerintah dalam jangka pendek, ini bukanlah momen yang terisolasi. Masa depan program sektor publik bergantung pada kemampuan administrator untuk mempertahankan momentum yang telah mereka ciptakan.

Lebih dari segalanya, peristiwa terkini telah menyoroti kenyataan bahwa masalah sosial tumpang tindih dan bersinggungan. Saat lembaga pemerintah menyusun program untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, mereka harus melakukannya dengan mempertimbangkan keterkaitan tersebut. Dan mereka perlu berinvestasi dalam teknologi yang tepat—teknologi yang memusatkan manusia dan memungkinkan perubahan transformatif.

Program bantuan pemerintah harus memastikan bahwa orang-orang terpusat selama proses desain, pembangunan, dan implementasi. Praktik harus berakar pada pengalaman kehidupan nyata—baik bagi staf maupun anggota masyarakat. Singkatnya, proses dan teknologi harus melayani manusia, bukan sebaliknya.

Teknologi adalah bagian besar dari transisi ini ke pendekatan yang berpusat pada manusia, dan perangkat lunak manajemen hibah merupakan komponen penting. Perangkat lunak hibah yang baik memungkinkan tim pemerintah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat yang mendesak dan berjangka panjang dengan membuka jalur komunikasi dan mengurangi beban administratif bagi staf dan pelamar.

Tetapi perangkat lunak manajemen hibah yang baik lebih dari sekadar teknologi itu sendiri. Dengan mitra perangkat lunak yang tepat, tim dapat berkembang secara efektif dengan memanfaatkan keahlian implementasi dan mendukung profesional yang memiliki pengalaman mengubah program hibah dan bantuan dari semua ukuran. Peningkatan kapasitas ini memungkinkan mereka untuk menjadi strategis dalam cara mengintegrasikan teknologi, memungkinkan mereka untuk tetap fokus pada orang-orang di pusat program mereka.

Keseimbangan yang diperlukan

Untuk pegawai sektor publik, transformasi ke pendekatan yang berpusat pada manusia membutuhkan fleksibilitas dan niat. Tim harus menyeimbangkan apa yang tampak seperti prioritas yang bertentangan.

Evolusi & kepatuhan

Tidak peduli seberapa ambisius administrator program tentang praktik yang berkembang, kenyataannya evolusi ini harus terjadi dalam kerangka kerja kepatuhan yang ada. Ini bukan tentang memulai dari awal. Tim pemerintah harus mengulangi proses mereka untuk memenuhi kebutuhan masyarakat dengan lebih baik sambil tetap mematuhi peraturan dan regulasi yang mendasari pekerjaan mereka.

Kecepatan & ekuitas

Administrator program harus bergerak cepat, tetapi jangan pernah mengorbankan keadilan atau transparansi. Penyederhanaan proses memudahkan pemerintah untuk bergerak cepat dalam menangani kebutuhan masyarakat yang mendesak. Namun saat tim berupaya menyederhanakan pengalaman pelamar, mereka harus menjaga tuas untuk kesetaraan dan akuntabilitas.

Inovasi & keandalan

Tim pemerintah harus mendorong untuk mengembangkan ide-ide baru tanpa mengorbankan keandalan. Saat ingin berinovasi, mereka harus memprioritaskan memberikan pengalaman yang konsisten dan andal bagi pelamar dan staf. Mereka harus memberi ruang untuk bereksperimen, sambil menerapkan solusi yang telah terbukti dapat diterapkan dengan gangguan minimal. Mereka harus mencari platform yang intuitif dan mudah digunakan yang dapat diakses oleh semua orang.

Menerapkan pendekatan yang berpusat pada manusia

Tidak peduli seberapa besar komitmen tim pemerintah terhadap pendekatan yang berpusat pada manusia, jika teknologinya tidak dibangun di atas etos yang sama, kemungkinan besar mereka akan kesulitan menerapkan ide mereka. Solusi teknologi yang tepat memenuhi kebutuhan tim pemerintah dan realitas kehidupan nyata anggota masyarakat sambil mengurangi kemungkinan dana akan disalahgunakan atau disalahgunakan.

Luncurkan dan skalakan dengan cepat

Menempatkan sistem yang tepat memungkinkan pemerintah untuk mempertahankan aplikasi masa depan atau seluruh program dalam hitungan jam atau hari, bukan minggu atau bulan. Kecepatan ini sangat penting dalam menanggapi krisis yang tiba-tiba.

Bagi banyak pemerintah, menyusun tanggapan terhadap pandemi COVID-19 adalah pelajaran mengapa penting untuk memiliki teknologi sebelum kebutuhan muncul. Agensi yang belum mengadopsi teknologi pemberian hibah menemukan diri mereka berebut. Banyak yang beralih dari sistem manajemen berbasis kertas atau spreadsheet ke solusi perangkat lunak dengan kecepatan sangat tinggi. Rasanya seperti mencoba membuat pesawat dan menerbangkannya pada saat yang bersamaan.

Idealnya, teknologi tidak hanya mempercepat proses penyaluran bantuan, tetapi juga mendukung skalabilitas. Banyak pemerintah daerah dan negara bagian ditugaskan untuk mendistribusikan dana CARES Act, paket bantuan senilai $2,2 triliun. Proses yang berhasil memberikan dukungan dalam skala kecil tiba-tiba terbukti tidak berkelanjutan.

Solusi teknologi yang tepat memberdayakan tim pemerintah untuk membangun dan menjalankan program hibah dan bantuan dalam berbagai ukuran.

Untuk mengaktifkan kecepatan dan skalabilitas, administrator program harus mencari teknologi yang menggabungkan otomatisasi canggih dan ilmu data. Alat ini memungkinkan tim pemerintah kecil memaksimalkan upaya mereka, menghemat waktu dan energi yang diperlukan untuk meluncurkan dan mengelola program sambil memperkuat keamanan dan aksesibilitas.

Tidak peduli seberapa cepat tim bergerak melalui proses aplikasi dan peninjauan, jika mereka masih mencetak dan mengirimkan cek kertas, mereka membuat penundaan yang tidak perlu dalam proses mereka. Teknologi harus memfasilitasi distribusi dana digital untuk menyederhanakan pekerjaan tim dan mempercepat pembayaran kepada mereka yang membutuhkan.

Panggang ekuitas ke dalam proses

Dalam hal program hibah dan bantuan pemerintah, kesetaraan harus menjadi prinsip desain dasar. Teknologi yang tepat menyediakan alat dan wawasan untuk menerapkan niat seputar kesetaraan.

Ekuitas bukanlah pengejaran teoretis. Ini memiliki dampak dunia nyata. Dan taruhannya tinggi. Di tingkat federal, para pemimpin di FEMA telah menghadapi kenyataan bahwa ras sering membelokkan bantuan yang diberikannya kepada korban bencana, dengan orang kulit putih secara konsisten menerima lebih banyak bantuan daripada orang kulit berwarna.

Bagian dari merangkul pendekatan yang adil adalah mengakui beban aplikasi yang dikenakan pada mereka yang mengajukan dana. Baik sebuah program ditujukan untuk individu, bisnis, atau lembaga pemerintah lainnya, administrator harus ingat bahwa ada orang sungguhan di sisi lain aplikasi. Aplikasi seharusnya hanya membutuhkan informasi yang benar-benar penting, dan platform harus membuatnya semudah mungkin bagi orang untuk mengakses dan mengisi formulir. Proses pengajuan dana tidak boleh terlalu rumit sehingga membuat pelamar yang memenuhi syarat enggan.

Di setiap tingkatan, pemerintah mengambil tindakan untuk mendukung pemerataan. Dengan Inisiatif Justice40, pemerintah federal telah menetapkan tujuan untuk mengarahkan 40% investasi iklim ke komunitas yang kurang beruntung. Untuk membantu tim terlibat dengan tujuan seperti ini, teknologi harus menangkap data yang diperlukan untuk mengevaluasi dan menyempurnakan program, sekaligus memfasilitasi semua pelaporan dan audit yang diperlukan.

Mengintegrasikan solusi baru dengan teknologi yang sudah ada dan familiar

Di sektor publik, penting bagi teknologi untuk menyederhanakan pengalaman bagi semua orang—baik orang yang menjalankan program maupun anggota komunitas yang mendapat manfaat darinya. Bagi banyak tim pemerintah, ini berarti bahwa setiap solusi baru harus terintegrasi dengan baik dengan sistem yang ada.

Tim harus berupaya menciptakan pengalaman yang lancar bagi pelamar, staf, dan pemangku kepentingan lainnya dengan menggunakan perangkat lunak yang intuitif dan mudah digunakan. Antarmuka teknologi harus modern dan familiar. Hal-hal kecil penting di sini. Alat harus seret-dan-lepas, dan pelamar harus dapat memulai, menyimpan, dan kembali ke aplikasi tanpa kehilangan pekerjaan mereka. Jika gambar atau dokumen merupakan bagian dari aplikasi, pelamar harus dapat menggunakan ponsel mereka untuk mengambil gambar, dan tim peninjau harus dapat melihat file tanpa mengunduhnya.

Teknologi juga perlu memungkinkan kolaborasi waktu nyata—baik untuk pelamar, yang mungkin bekerja dengan kolega atau rekan kerja, dan untuk tim pemerintah, yang perlu mengoordinasikan upaya selama proses peninjauan.

Mengurangi kecurangan dan kesalahan manusia tanpa membebani pelamar

Penipuan menyedot sumber daya penting dari orang-orang yang membutuhkannya, melemahkan upaya untuk mengangkat masyarakat. Perangkat lunak yang tepat memberi tim pemerintah kemampuan untuk mengatasi penipuan tanpa menarik mereka dari pekerjaan penting dalam membangun dan mengelola program mereka.

Penipuan tidak hanya dapat merusak hasil, tetapi juga mengikis kepercayaan publik terhadap proses dan institusi, sehingga membahayakan program di masa depan. Ambil contoh skandal baru-baru ini seputar pinjaman PPP, yang menyumbang $80 miliar dalam pencurian dana bantuan COVID. Ketika konstituen dan pejabat terpilih melihat penyelewengan semacam ini, mereka akan lebih ragu-ragu untuk mendukung belanja bantuan berskala besar di masa mendatang.

Untuk mengatasi penipuan secara efektif, pemerintah harus mencari teknologi dan mitra konsultasi yang mengambil pendekatan informasi dan berpusat pada manusia untuk memahami maksud inti dari program. Jika mitra tidak berusaha untuk memahami konteks yang lebih luas mengapa sebuah program ada, mereka akan berjuang untuk menghilangkan penipuan tanpa membebani pelamar.

Sekali lagi, kita kembali ke ide keseimbangan. Membasmi penipuan dan kesalahan manusia sangat penting, tetapi jika perlindungan yang ada mempersulit pelamar yang memenuhi syarat untuk melamar, itu seperti menebang pohon apel untuk menyelamatkan buahnya.

Tim pemerintah harus mencari teknologi yang dapat membantu mengatasi penipuan tanpa menambahkan langkah rumit pada proses aplikasi. Pemeriksaan keamanan yang sederhana namun efektif bisa sangat berguna di sini. Misalnya, kuis otentikasi berbasis pengetahuan memverifikasi identitas pelamar dengan meminta mereka menjawab beberapa pertanyaan pilihan ganda seperti alamat atau kendaraan yang terkait dengan mereka. Pilihan lainnya adalah verifikasi identitas foto instan, di mana sebuah alat mengonfirmasi bahwa KTP pemohon cocok dengan selfie yang diambil secara real time.

Meskipun kurang mendapat perhatian dibandingkan penipuan, kesalahan manusia bisa menjadi masalah besar, terutama bagi tim yang menangani aplikasi dalam jumlah besar. Sangat mudah membuat kesalahan saat Anda memiliki ribuan atau puluhan ribu formulir untuk ditinjau. Otomasi menghilangkan tekanan. Teknologi yang tepat dapat menghilangkan kesibukan dengan mengotomatiskan tugas seperti memverifikasi data dari formulir pajak atau menganalisis gambar. Penilaian otomatis dapat menyelamatkan tim pemerintah dari keharusan melakukan perhitungan yang rumit saat mereka meninjau aplikasi.

Dengan teknologi yang tepat, tidak perlu berkompromi. Pengalamannya bisa mudah dan langsung untuk semua orang, sambil memastikan pemeriksaan dan kontrol yang tepat tersedia untuk mencegah penipuan dan kesalahan manusia.

Masa depan dibangun di atas kemitraan

Instansi pemerintah di seluruh negeri berada pada momen yang sangat penting. Mereka memiliki momentum—sekarang tinggal menyalurkan momentum itu ke dalam perubahan transformatif jangka panjang. Saatnya merangkul pendekatan yang berpusat pada manusia dan berinvestasi dalam teknologi dan sumber daya yang mendukung upaya ini.

Kemitraan adalah kuncinya. Di seluruh sektor swasta, filantropi, dan entitas pemerintah, koalisi strategis memungkinkan tim untuk melayani individu dan komunitas.

Itulah mengapa kami sangat senang dengan kolaborasi baru antara Submittable dan BDO. Bersama-sama, kami telah menciptakan layanan manajemen hibah komprehensif yang disesuaikan dengan organisasi sektor publik.

Layanan gabungan baru ini menyediakan perangkat lunak yang tangguh dan dukungan implementasi berpengalaman yang diperlukan untuk membantu melindungi program hibah dari pencabutan, merampingkan kesiapan audit pemerintah, dan menjunjung tinggi dokumentasi yang berkelanjutan. Dengan alat yang mudah digunakan, otomatisasi yang kuat, dan layanan komprehensif, BDO dan Dapat Dikirim membantu membuat administrasi hibah menjadi lebih mudah, terukur, dan lebih efektif untuk lembaga pemerintah.

Dengan visi bersama tentang masa depan yang berpusat pada manusia, Submittable dan BDO diposisikan untuk mendukung pemerintah dari semua ukuran saat mereka ingin berkembang.