Dampak departemen SDM dan pemimpin tim terhadap retensi dan keterlibatan karyawan

Di era perubahan konstan dan peluang baru, merupakan tantangan yang cukup besar bagi departemen SDM dan pemimpin tim untuk mempertahankan seorang karyawan. Padahal, biaya kehilangan seorang spesialis bisa mencapai 1,5-2 kali gajinya. Jadi strategi retensi karyawan apa yang harus Anda terapkan di perusahaan Anda? Peran apa yang dimainkan oleh pemimpin tim dan departemen SDM dalam proses tersebut? Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut.

Tantangan dalam retensi karyawan

Perputaran karyawan adalah persentase karyawan yang keluar dari organisasi dalam periode tertentu dan digantikan oleh orang baru. Itu bisa sukarela (seorang karyawan memilih untuk meninggalkan perusahaan dengan mengundurkan diri atau pensiun), atau tidak sukarela (seorang karyawan diberhentikan). Dalam kasus kedua, keputusan semacam itu sebagian besar disengaja dan dipandu oleh kebaikan organisasi.

Keputusan karyawan untuk secara sukarela meninggalkan pekerjaannya dapat dimotivasi oleh berbagai faktor, misalnya kepuasan kerja yang rendah, kurangnya peluang pengembangan karir, atau ketidakseimbangan kehidupan kerja. Dalam situasi seperti itu, perusahaan harus menghadapi risiko perputaran karyawan, seperti:

• penurunan produktivitas – sampai orang baru dipekerjakan, anggota tim lain mengambil alih tugas sebelumnya dari karyawan, atau pekerjaan ditunda.
• kualitas produk/layanan yang lebih rendah – berkurangnya efisiensi dan produktivitas tim, ditambah dengan kurangnya pengalaman karyawan baru, secara langsung menyebabkan penurunan kualitas produk.
• moral yang buruk – perputaran karyawan yang tinggi berdampak buruk pada lingkungan dan suasana dalam organisasi – karyawan saat ini menghadapi beban kerja yang luar biasa, sementara karyawan baru sering kesulitan memahami tugas dan prosedur yang ada
• merek yang lebih lemah – tingkat perputaran yang tinggi secara efektif menghalangi kandidat potensial untuk mengirimkan lamaran untuk tawaran pekerjaan tertentu, sehingga departemen SDM mungkin mengalami kesulitan untuk mengisi lowongan.

Strategi retensi karyawan

Mengingat risiko yang disebutkan di atas, retensi karyawan sangat penting. Retensi karyawan dapat didefinisikan sebagai kemampuan perusahaan untuk mempertahankan karyawan dalam organisasi, yang telah kami tulis secara rinci dalam artikel: "Faktor yang mempengaruhi retensi karyawan." Sekarang mari kita bahas strategi yang dapat Anda gunakan untuk mempertahankan karyawan di perusahaan Anda:

1. Meningkatkan proses rekrutmen dan seleksi

Sudah pada tahap rekrutmen, ada baiknya menawarkan pekerjaan kepada kandidat yang retensinya, dari sudut pandang perusahaan, akan bermanfaat. Karyawan yang tidak dicocokkan dengan baik mungkin gagal memenuhi harapan pemberi kerja. Akibatnya, mereka dapat diberhentikan atau menghadapi kesulitan dalam menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja, mendorong mereka untuk keluar.

Namun, sulit untuk mengenal kandidat dalam satu wawancara. Oleh karena itu, ada baiknya mengatur proses rekrutmen multi-tahap, di mana keterampilan pelamar dapat diverifikasi secara menyeluruh, serta untuk menilai keselarasan mereka dengan budaya organisasi dan tim (misalnya melalui tes kepribadian).

2. Menawarkan peluang pertumbuhan

Ketika bekerja untuk perusahaan yang sama untuk waktu yang lama, seorang karyawan dapat mencapai titik di mana mereka merasa telah mencapai potensi penuh mereka. Dan ini menimbulkan pertanyaan: Apa selanjutnya? Pada saat ini, mereka memiliki dua pilihan, tetap berpegang pada peran akrab yang tidak lagi memberi mereka kegembiraan dan kepuasan, atau mencari tantangan baru di tempat lain.

Namun, adalah mungkin untuk mencegah situasi seperti itu. Menanggapi harapan karyawan, perusahaan dapat menawarkan manfaat seperti lokakarya, program pelatihan, atau akses ke kursus yang memungkinkan mereka meningkatkan keterampilan profesional mereka. Namun, perlu dicatat bahwa tidak semua karyawan tertarik untuk belajar. Meskipun demikian, kebutuhan akan pertumbuhan dapat dipenuhi, misalnya dengan menawarkan promosi atau perubahan jabatan.

3. Mendorong umpan balik dan komunikasi terbuka

Karyawan sendiri adalah orang yang paling memahami alasan meninggalkan pekerjaannya. Oleh karena itu, ada baiknya untuk bertanya kepada mereka mengapa mereka memutuskan untuk keluar selama proses offboarding dan sering berbicara dengan mereka tentang masalah yang mereka hadapi dan apa yang menurut mereka dapat dilakukan untuk memperbaiki lingkungan kerja.

Untuk memastikan komunikasi yang efektif dalam tim, pertemuan individu secara teratur sangat penting. Mereka memberikan kesempatan untuk mengevaluasi pekerjaan dan keterlibatan karyawan, serta mendiskusikan perspektif mereka tentang peran dan tanggung jawab mereka. Ini membantu mencocokkan tugas dengan keterampilan mereka secara efektif, yang akan meningkatkan produktivitas mereka.

Peran kunci departemen SDM dan pemimpin tim

Departemen SDM dan pemimpin tim memainkan peran yang sangat penting dalam mempertahankan karyawan dan meningkatkan komitmen mereka untuk bekerja. Namun, seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, proses rekrutmen itu sendiri, dan bahkan yang mendahuluinya, juga berdampak pada retensi karyawan. Kami berbicara tentang kolaborasi antara departemen SDM dan pemimpin tim, yang harus mengomunikasikan kebutuhan untuk mempekerjakan karyawan baru pada waktu yang tepat, dan kemudian, membuat profil kandidat yang ideal.

Berdasarkan panduan ini, perekrut membuat tawaran pekerjaan dan mulai mencari kandidat terbaik. Komunikasi yang berkelanjutan dengan pemimpin tim harus dipertahankan selama seluruh proses rekrutmen.

Setelah seorang karyawan dipekerjakan dan terbiasa dengan tugas mereka, penting untuk memantau pekerjaan mereka. Namun, pengawasan yang berlebihan harus dihindari, karena dapat membuat mereka merasa tidak nyaman. Tujuan pemantauan hanyalah untuk memastikan bahwa tugas tidak menghabiskan terlalu banyak waktu mereka. Jika mereka tiba-tiba mulai bekerja lebih lambat, pemimpin tim dan/atau departemen SDM harus mencoba mencari penyebabnya. Masalahnya bisa berasal dari masalah kesehatan, serta kebosanan yang timbul dari tugas-tugas duniawi atau beban kerja yang berlebihan.

Penting untuk tidak membiarkan karyawan menangani masalah ini sendirian – solusi yang saling memuaskan harus dikembangkan. Dalam beberapa kasus, pelaksanaan tugas yang berkepanjangan mungkin disebabkan oleh kurangnya keterampilan khusus. Meskipun mempekerjakan orang baru adalah salah satu kemungkinan, pendekatan yang lebih hemat biaya adalah memberi karyawan peluang untuk pengembangan, seperti kursus, pelatihan, atau akses ke buku yang relevan. Ini akan memungkinkan mereka untuk meningkatkan keterampilan mereka dan mengatasi tantangan yang mereka hadapi.

Penurunan keterlibatan karyawan dan pemikiran untuk keluar dapat disebabkan oleh perasaan tidak berdaya dan kurangnya pemahaman. Untuk menumbuhkan rasa memiliki, karyawan harus menyadari tujuan di balik tindakan mereka dan dampak nyata yang mereka miliki terhadap organisasi. Memberdayakan mereka dengan memberikan kendali atas tugas dan proyek mendorong rasa tanggung jawab. Namun, sangat penting untuk tidak melepaskan diri sepenuhnya karena mereka mungkin memerlukan bimbingan dan dukungan.

Memberikan masukan yang membangun juga sangat penting. Seorang pemimpin seharusnya tidak hanya berbicara tentang kegagalan karyawan tetapi juga memuji mereka atas prestasi mereka. Bersama dengan departemen dan manajemen SDM, mereka dapat menerapkan sistem bonus sebagai motivator tambahan.

Bagaimana Firmbee dapat membantu Anda dalam retensi karyawan? - studi kasus

Seperti yang Anda lihat, cukup sulit mempertahankan karyawan di perusahaan. Firmbee, alat komprehensif untuk manajemen proyek dan tim, dikembangkan sebagai solusi untuk mengatasi tantangan ini. Bagaimana kemampuan sistem dapat digunakan secara efektif dalam praktik?

1. Pengerahan

Rencanakan seluruh proses rekrutmen, mulai dari membuat tawaran pekerjaan (Anda bisa menyimpannya, juga sebagai template, dan menggunakannya untuk rekrutmen berikutnya), membuat database kandidat, dan menjadwalkan rapat di kalender, hingga mempekerjakan seseorang dan menambahkan mereka sebagai rekan kerja.

Berkat saran otomatis, Anda dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk pemeriksaan CV manual. Cukup tentukan persyaratan kandidat yang diinginkan, dan berdasarkan itu, sistem akan memberikan daftar individu yang paling cocok dari database.

2. Manajemen proyek dan tim

Bangun tim Anda dengan bakat khusus, lalu identifikasi pemimpin tim. Buat proyek baru di papan Kanban, uraikan tugas, dan tugaskan ke anggota tim tertentu. Jangan lupa untuk menetapkan tujuan untuk proyek yang sedang berlangsung dan sertakan dokumentasi yang diperlukan.

Dorong karyawan untuk melacak jam kerja mereka, yang akan memberi Anda wawasan tentang lembar waktu mereka dan membiarkan Anda mengetahui berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk setiap tugas. Dengan cara ini, Anda akan dapat bereaksi dengan cepat jika Anda melihat adanya kelalaian.

3. Kolaborasi dan umpan balik

Memotivasi karyawan dengan memberikan umpan balik melalui komentar pada tugas tertentu. Tetapkan rapat rutin dengan anggota tim dan individu menggunakan kalender bersama. Fasilitasi percakapan offline dan online berkat integrasi Firmbee dengan alat komunikasi seperti Zoom atau Slack.

Ringkasan

Retensi karyawan yang terlibat tidak hanya akan bertahan lebih lama tetapi juga membawa manfaat nyata bagi perusahaan. Departemen SDM dan pemimpin tim menghadapi tugas menantang yang membutuhkan keterampilan analitis, menarik kesimpulan, mengidentifikasi penyimpangan dan masalah, serta merespons dengan cepat. Pada saat yang sama, mereka harus memastikan bahwa karyawan tidak kehilangan kepercayaan pada mereka dan tidak merasa kewalahan.

Untungnya, alat seperti Firmbee memungkinkan pengguna mengelola tim dan proyek dengan cara yang tidak mengganggu dan mengotomatiskan tugas tertentu, misalnya proses perekrutan. Waktu yang dihemat dapat digunakan untuk bercakap-cakap dengan karyawan dan memenuhi kebutuhan mereka.

Sekarang, Anda tahu bagaimana SDM dan pemimpin tim berdampak pada retensi dan keterlibatan karyawan. Baca juga: Empati Kepemimpinan di Tempat Kerja.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Nicole Mankin

Manajer SDM dengan kemampuan luar biasa untuk membangun suasana positif dan menciptakan lingkungan yang berharga bagi karyawan. Dia suka melihat potensi orang-orang berbakat dan memobilisasi mereka untuk berkembang.

Lihat semua posting