Strategi peningkatan berkelanjutan – apa filosofi kaizen dalam konteks pengembangan profesional?

Filosofi kaizen adalah metode manajemen yang berasal dari budaya Jepang. Awalnya diterapkan dalam konteks fungsi sosial, keluarga, dan pengembangan pribadi, akhirnya mulai menyebar ke dunia bisnis – dari usaha kecil hingga korporasi. Bagaimana Anda dapat menggunakan strategi pengembangan profesional ini untuk meningkatkan kinerja perusahaan Anda dan mencapai tujuan Anda lebih cepat? Ayo cari tahu!

apa filosofi kaizen dalam konteks pengembangan profesional? - Daftar isi:

1. Apa itu filosofi kaizen?
2. Prinsip filosofi kaizen
3. Filosofi Kaizen dalam strategi pengembangan profesional
4. Contoh penerapan kaizen
5. Bagaimana menerapkan strategi peningkatan berkelanjutan?
6. Mengapa filosofi kaizen tidak selalu berhasil?
7. Filosofi kaizen – ringkasan

Apa itu filosofi kaizen?

Kaizen adalah sebuah konsep yang didasarkan pada gagasan perbaikan tanpa henti dari berbagai proses dalam suatu perusahaan. Ini adalah istilah yang terdiri dari 2 kata – kai, yang berarti perubahan, dan zen, yang berarti lebih baik, yang dapat diartikan sebagai perubahan menjadi lebih baik. Ini menekankan perlunya perencanaan, implementasi dan analisis yang sistematis, karena perubahan dinamis dalam industri dan persaingan. Salah satu bidang penerapan yang mungkin untuk strategi ini menyangkut sumber daya manusia dan pengembangan profesional karyawan.

Prinsip filosofi kaizen

Sikap kaizen berlaku untuk semua aspek, yang terkait dengan operasi perusahaan – proses, produk atau layanan, personel, dll. Prinsip menyeluruhnya, yang harus diterapkan sebagai bagian dari strategi ini, adalah:

• Transparansi

Perusahaan harus memberi tahu setiap karyawan tentang data atau efek dari semua peningkatan. Itu juga harus melakukan survei dengan alat yang akan menunjukkan keandalan hasilnya.

• Nilai pelanggan

Setiap tindakan yang diambil harus memikirkan kepuasan pelanggan, karena melalui mereka kami dapat mencapai tujuan bisnis kami. Ingatlah selalu bahwa produk atau layanan yang ditawarkan perlu memberi nilai tambah bagi konsumen dan mengelola proses operasional sedemikian rupa untuk menghilangkan elemen yang tidak perlu.

• Mengurangi limbah

Mengacu pada prinsip sebelumnya – hasil kerja harus menciptakan nilai tambah. Ini membutuhkan penghapusan konsumsi sumber daya yang tidak tepat (keuangan, material, dll.).

• Jalan Gemba

Manajemen harus mengenali dan memahami lokasi dan kondisi yang terkait dengan tempat kerja. Misalnya, dalam kasus menjalankan toko online, bisa jadi departemen layanan pelanggan, gudang, dll. (ini juga bergantung pada ukuran dan cakupan bisnis yang bersangkutan), yang memerlukan kunjungan sesekali. Idenya adalah untuk mendapatkan gambaran umum tentang proses operasional yang berlangsung, namun, ini bukan hanya untuk menegakkan tugas yang dilakukan oleh staf, tetapi untuk berkomunikasi secara terbuka dan menemukan serta memecahkan potensi masalah.

• Memperkuat rasa memiliki

Staf yang berkomunikasi dengan jelas satu sama lain dan menjalin hubungan kolaboratif dengan manajemen akan lebih berkomitmen untuk meningkatkan perusahaan.

Filosofi Kaizen dalam strategi pengembangan profesional

Karyawan merupakan aset berharga perusahaan, yang memberikan kontribusi besar terhadap pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, cara sumber daya manusia dikelola dan dimotivasi secara efektif memainkan peran penting di sini. Kaizen menekankan peran melibatkan semua anggota tim dalam kehidupan perusahaan, yang memiliki potensi besar dalam diri mereka. Kita dapat membedakan beberapa model yang berkontribusi pada realisasi strategi peningkatan berkelanjutan:

3M

Diagram 3M mengacu pada kata-kata muda, mura dan muri, yang dianggap menghambat tercapainya kaizen dan menghambat kelancaran pelaksanaan proses. Mereka disatukan karena biasanya, kemunculan salah satunya disebabkan oleh kehadiran dua lainnya. Mengetahui alasan individu untuk adanya kendala, strategi manajemen harus berusaha untuk menghilangkannya (ini tidak selalu mungkin) atau setidaknya mengurangi dampaknya.

• Muda – mengacu pada pemborosan sumber daya, yang dapat memanifestasikan dirinya dalam kelebihan produksi (membuat produk yang tidak diminati saat ini; terlalu fokus pada perencanaan daripada tindakan; menulis terlalu panjang, e-mail yang rumit, dll.), memegang terlalu banyak persediaan, yang menghasilkan biaya tambahan; mengganggu kelangsungan pekerjaan, melakukan pelatihan yang tidak perlu; tidak memanfaatkan kompetensi dan potensi karyawan, dll.
• Mura - ketidakrataan yang memanifestasikan dirinya melalui kurangnya standar kerja yang ditetapkan atau instruksi yang diberikan tidak dapat dipahami, distribusi tugas yang tidak merata, musiman industri, kecepatan kerja yang bervariasi, dll.
• Muri – kelebihan, yang merupakan hasil dari, misalnya, usaha yang berlebihan – lembur, pekerjaan yang monoton, tugas/tugas yang harus dilakukan dalam jumlah yang berlebihan, kecepatan kerja yang cepat, dll.

5S

Prinsip 5S sudah kami sebutkan di artikel sebelumnya, jadi jika Anda belum tahu apa itu, pastikan untuk membacanya.

PDCA

Berinvestasi dalam pengembangan karyawan yang berkelanjutan memerlukan semacam verifikasi untuk mengetahui apakah itu efektif. Akan sangat membantu untuk mengetahui siklus PDCA, yang merupakan singkatan dari Plan (rencana), Do (melaksanakan), Check (memeriksa), dan Act (bertindak).

1. RENCANA

Ini melibatkan penetapan tujuan yang berfokus pada strategi untuk peningkatan karyawan.

2. MELAKUKAN

Mengambil tindakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

3. MEMERIKSA

Perubahan yang telah dilakukan harus dievaluasi untuk melihat apakah mereka telah memenuhi fungsinya, apa efeknya dan pelajaran apa yang mereka pelajari.

4. BERTINDAK

Pengembangan strategi pengembangan profesional dianggap sebagai jaminan keterlibatan staf yang lebih besar dan kualitas tugas mereka yang lebih baik. Ini tidak hanya mencakup penunjukan tugas dan aturan perilaku yang jelas dan tepat, tetapi di atas semua itu, kesempatan untuk meningkatkan keterampilan pekerja. Namun, menemukan kekurangan tertentu yang dapat membatasi pengembangan dapat dilakukan pada tahap awal. Mengidentifikasi mereka adalah dasar untuk menyelenggarakan pelatihan tematik untuk memenuhi kebutuhan anggota tim.

Contoh penerapan kaizen

TOYOTA

Toyota dianggap sebagai pelopor pendekatan kaizen, perusahaan pertama yang memasukkan filosofi ini ke dalam strategi manajemennya dan telah memperoleh banyak manfaat darinya. Manajemen dengan tepat menyadari bahwa mereka tidak selalu sempurna, jadi masuk akal untuk mendorong bawahan untuk mengusulkan solusi dan menjadi lebih terlibat. Karyawan dibayar sebagai imbalan atas ide untuk meningkatkan proses perusahaan. Yang penting, ini bukan inisiatif satu kali, tetapi di setiap tahap pengembangan Toyota, ada kesempatan untuk berbagi pendapat dan wawasan.

Model 3M, 5S, dan PDCA yang disebutkan di atas diperkenalkan di perusahaan ini untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas sebanyak mungkin.

POLANDIA MASTERFOODS

Sebaliknya, di Masterfoods cabang Polandia, pengenalan posisi spesialis peningkatan berkelanjutan dapat dilihat sebagai aksen Jepang dari filosofi kaizen. Tim individu memiliki kesempatan untuk berpartisipasi dalam kursus pelatihan manajemen kaizen untuk bertukar pengalaman dan dapat menerapkan perubahan positif dengan sebaik-baiknya. Ketika posisi dihilangkan, karyawan tidak diberhentikan, tetapi upaya dilakukan untuk menawarkan mereka pekerjaan di posisi lain di perusahaan saat ini. Itu juga mengoperasikan program proposal karyawan, yang memungkinkan karyawan peringkat-dan-file untuk datang ke meja dan belajar tentang perspektif dan ide mereka. Yang terbaik dari ini dihargai dalam bentuk bonus, dll.

Bagaimana menerapkan strategi peningkatan berkelanjutan?

Isu utama untuk keberhasilan pengenalan strategi kaizen adalah mengidentifikasi masalah yang ada di perusahaan dan mengembangkan prosedur yang akan menghilangkannya. Tindakan apa yang dapat Anda ambil ke arah ini?

1. Meningkatkan kesadaran

Saat Anda menerapkan konsep baru, kesadaran karyawan sangat penting untuk mempraktikkannya. Hal yang sama berlaku untuk kaizen. Buat anggota tim Anda memahami bagaimana strategi kaizen akan diterapkan.

2. Perjelas tujuan Anda

Tim membutuhkan jalan ke mana dan bagaimana harus pergi. Sasaran yang ditetapkan dengan baik memusatkan perhatian pada tindakan yang benar.

3. Berkolaborasi

Anda dapat mengadakan diskusi atau brainstorming dengan tim Anda untuk mendapatkan sudut pandang anggotanya. Solusi yang diusulkan dapat membantu meningkatkan efisiensi pekerjaan sehari-hari dan mengoptimalkan sumber daya. Mengingat mereka memiliki suara dalam keputusan akhir, mereka akan lebih bersedia untuk beradaptasi dengan kondisi baru.

4. Minta umpan balik dan terima kritik

Dorong orang untuk bertanya, berbagi pendapat tentang tindakan yang dilakukan, dan jangan takut kritik (tetapi harus konstruktif). Ingatlah tujuan perbaikan terus-menerus.

5. Kurangi limbah

Singkirkan hambatan yang membatasi efisiensi perusahaan – sumber daya yang terbuang percuma, ketimpangan, dan kelebihan beban (3M).

6. Menentukan kompetensi pegawai

Mengetahui keterampilan masing-masing anggota tim, Anda dapat menugaskan mereka tugas yang paling sesuai untuk mereka dan mencapai tujuan mereka. Ini juga akan memberi Anda informasi tentang kesenjangan apa yang ada dalam keterampilan mereka dan, berdasarkan ini, memperkenalkan rencana pelatihan, dan lokakarya. Pertimbangkan berapa anggaran yang dapat Anda alokasikan untuk inisiatif ini.

Mengapa filosofi kaizen tidak selalu berhasil?

Menerapkan filosofi ini ke dalam gaya manajemen seseorang bukanlah tugas yang mudah. Banyak tergantung pada sikap atasan maupun bawahan. Perbaikan berkelanjutan harus didasarkan pada dialog dan kebebasan mengungkapkan pendapat, dan bukan, seperti yang kadang-kadang terjadi, pada pemberian atau pelaksanaan perintah. Ide harus datang terutama dari orang-orang yang mengetahui spesifikasi pekerjaan dan memiliki pengalaman di dalamnya. Konsekuensi dari strategi peningkatan berkelanjutan yang diterapkan dengan buruk, misalnya.

• Sifat perubahan jangka pendek, organisasi kembali ke kebiasaan lama setelah beberapa waktu;
• Solusi yang dipaksakan oleh manajemen dibenci oleh karyawan;
• Sedikit keterlibatan bawahan dalam perbaikan nyata.

Filosofi kaizen – ringkasan

Menerapkan filosofi kaizen di perusahaan Anda adalah sebuah tantangan. Reformasi tidak hanya membutuhkan langkah-langkah yang tepat tetapi, di atas segalanya, perubahan dalam pemikiran dan persepsi tentang kerja. Berfokus hanya pada efek dan hasil bisa menjadi bencana, jadi Anda harus fokus pada kualitas dan peningkatan proses yang sistematis. Pendekatan fleksibel seperti itu diperlukan terutama saat ini ketika hanya entitas yang dapat merespons perubahan dinamis dan modernisasi yang memiliki raison d'etre di pasar.

Baca juga: Bagaimana cara mengimplementasikan Agile di perusahaan Anda?

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting