Metode OHIO Manajemen Dokumen dan Email

Terakhir Diperbarui pada 27 Januari 2022

Interupsi menyebalkan. Mereka merusak alur kerja dan rutinitas kita dan terlalu sering menghalangi kita menjalani hari kerja yang produktif. Gangguan mengintai di balik setiap sudut di tempat kerja – dari panggilan telepon tak terduga dengan klien hingga pertemuan dadakan untuk membahas hal-hal penting. Aset terbesar kami dalam membantu kami menjadi produktif juga merupakan hambatan terbesar untuk menyelesaikan pekerjaan kami secara efisien dan tanpa gangguan – komputer kami dan khususnya, manajemen email kami.

Bagaimana saya menemukan metode OHIO untuk Manajemen Email

Baru-baru ini, saya mendengarkan podcast selama perjalanan pagi saya untuk bekerja. Sementara saya biasanya menemukan podcast khusus ini berwawasan dan informatif, satu episode baru-baru ini benar-benar menarik perhatian saya. Jika Anda seperti saya, kotak masuk Anda di tempat kerja benar-benar dibanjiri email mulai dari surat formulir dari perusahaan lain yang menawarkan layanan mereka hingga klien yang memberi tahu Anda tentang masalah penting hingga memo departemen yang tidak dapat diabaikan. Topik yang dijelaskan di podcast yang menarik perhatian seperti Buckeye adalah metode OHIO dalam mengelola email.

Metode manajemen email OHIO adalah kependekan dari ONLY HANDLE IT ONCE . Intinya, begitu Anda melihat email di kotak masuk Anda, segera tangani jika memang harus, ditangani nanti. Sebagai narator podcast, Ken Knorr menjelaskan, “Jika Anda punya waktu untuk membuka email, Anda punya waktu untuk balasan cepat atau pengarsipan yang sesuai.” Cara saya menangani email saya sebelumnya, (seperti yang saya bayangkan banyak dari Anda di luar sana), adalah dengan melihatnya dan kemudian jika perlu dihapus, pesan yang tidak penting akan segera dihapus. Jika tidak, saya akan mengatakan pada diri sendiri bahwa saya akan "melingkari kembali" ke email nanti dan melakukan sesuatu yang lebih sesuai dengan pesan tersebut – baik menanggapi atau membuat katalog/mengarsipkannya.

Mengapa Manajemen Email Penting

Menurut MNC Consulting Group, 80% surat masuk dapat langsung dialokasikan untuk dicabik-cabik atau didaur ulang. Ini berarti hanya 20% email dan pesan yang kami terima setiap hari perlu dialokasikan di tempat lain atau disimpan untuk penggunaan/tindakan di masa mendatang.[1]

Artikel terbaru di Money Magazine menjelaskan email seperti ini:

“Saya menganggap kotak masuk sebagai taman bunga (tetap bersama saya di sini). Email penting Anda adalah bunga dari klien Anda, prospek, supervisor, dll. Gulma adalah buletin, surat sampah, dan email yang sudah dibaca yang memenuhi bunga Anda… Anda tidak dapat melihat bunga di antara rerumputan .”[2]

Apa yang ditekankan oleh metode OHIO yang kami lakukan adalah membuat tindakan yang tepat untuk email saat itu juga. Seperti yang dijelaskan podcast, karena metode ini digabungkan dan digunakan setiap hari, itu menjadi cara yang efisien dan produktif untuk mendistribusikan waktu ke apa yang sebaliknya bisa menjadi tugas yang memakan waktu dan boros.

Mari kita periksa bagaimana mengatur menggunakan metode OHIO dari manajemen Email

• Pengarsipan – Ini adalah email dan pesan yang perlu disimpan dan disimpan untuk digunakan nanti. Dalam beberapa kasus, email ini perlu dimasukkan ke dalam sistem sumber daya informasi organisasi. Dalam kasus lain, mereka dapat dengan mudah disimpan di kotak masuk individu, tidak pernah dihapus. Beberapa organisasi lebih memilih karyawan mereka untuk tidak pernah menghapus apa pun – yang memungkinkan semua informasi dalam email mereka dapat dicari dan dijangkau.
• Membaca – Ini adalah email yang isinya dapat (dan harus!) Anda ikuti ketika Anda memiliki waktu luang untuk membaca dengan teliti. Email ini dapat diperiksa di mana saja – istirahat makan siang, di kereta, atau lebih baik lagi – selama bagian tertentu dari hari Anda, sebaiknya menjelang akhir hari kerja Anda ketika Anda memiliki lebih sedikit gangguan dan kemampuan untuk bertindak atas hal-hal yang mungkin Anda perlukan untuk segera .
• Perutean – Dengan kata lain, penerusan. Ini adalah email yang Anda tidak perlu mengacaukan kotak masuk atau folder Anda, tetapi mungkin berguna bagi rekan kerja. Jika pesan dapat bermanfaat bagi orang lain, berikan kepada mereka – jika tidak, singkirkan dan jangan biarkan debu menumpuk di kotak masuk Anda.
• Tindakan – Ini adalah email yang menyertakan sesuatu yang harus dilakukan – daftar 'yang harus dilakukan' Anda. Miliki folder terpisah dalam program email Anda untuk langsung menempatkan email-email ini saat Anda meninjau kotak masuk Anda. Buka folder ini setiap hari dan pastikan Anda menyelesaikan tugas dan tindakan yang tercantum. Kosongkan folder dan mulai hari berikutnya dengan folder tindakan kosong untuk diisi dan dijalankan.

Bergantung pada tempat kerja dan situasi Anda, keempat folder ini dapat berupa folder fisik yang ditempatkan di meja Anda dan digunakan ketika sebuah surat mendarat di meja Anda. Namun, dalam banyak kasus, sistem ini dapat digunakan dengan membuat empat "folder" di server email desktop Anda.

Memasukkan OHIO berarti kita tidak perlu terus-menerus mengarahkan kursor ke kotak masuk kita dengan terengah-engah menunggu pesan berikutnya untuk menerangi layar kita. Tahukah Anda bahwa rata-rata orang memeriksa email mereka 15 kali sehari?[3] Metode OHIO menyarankan agar kita hanya memeriksa email beberapa kali sehari. Dengan cara ini ada lebih banyak pesan untuk ditindaklanjuti saat itu juga. Tentu saja, manfaat lain dari ini adalah lebih banyak waktu yang dihemat untuk melakukan hal-hal penting, daripada memeriksa kotak masuk kami setiap beberapa menit untuk melihat pesan yang tidak akan kami lakukan apa pun.

Saya sangat menyukai saran Mark Murphy untuk produktivitas saat bekerja:

“…sebagai permulaan, istirahatlah selama 2 jam dari email. Dan kemudian dalam 2 jam itu, selesaikan 1-2 proyek terpenting Anda. Kunci pintu Anda, tinggalkan kantor Anda, berjalan ke kedai kopi favorit Anda, apa pun yang harus Anda lakukan untuk mendapatkan 2 jam paling produktif dalam sehari.”[4]

Metode OHIO adalah cara sederhana dan cepat untuk meningkatkan produktivitas dan menghemat waktu berharga sambil mengelola rutinitas tugas, proyek, dan komunikasi yang sibuk dan rumit di tempat kerja. Sebagai salah satu manajer saya menunjukkan kepada saya baru-baru ini, Anda kurang aktif dan efisien ketika Anda memiliki sedikit pikiran atau masalah yang mengganggu Anda di belakang kepala Anda. Jika merasa seperti saya harus terus-menerus mengawasi email saya dan kemudian merespons dengan segera, mengganggu aliran saya atau akhirnya tidak melakukan sesuatu yang produktif dengan mereka sampai saya "memutar balik" kepada mereka tidak memperlambat saya selama hari kerja, saya tidak bisa memikirkan contoh yang lebih baik.

Sebagai hasil dari mendengarkan podcast selama perjalanan pagi saya, saya dapat membuktikan bahwa metode OHIO bekerja untuk saya. Saya mendorong Anda untuk mencobanya dan memberitahu orang lain tentang hal itu. Lihat berapa banyak waktu yang dapat Anda dan rekan Anda hemat dalam pengelolaan dokumen dan email, dan menjadi lebih produktif atau memperhatikan banyak tugas yang kita semua miliki selama hari kerja.

[1] http://mncconsultinggroup.com/free-resources/white-papers/the-ohio-method/

[2] https://moneyinc.com/ohio-your-email-to-shrink-your-inbox/

[3] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#2e4f1e1237e3

[4] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#6c0597a37e38