• Beranda
  • Artikel
  • Blogging
  • Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup? | #36 Memulai manajemen proyek

Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup? | #36 Memulai manajemen proyek

Diterbitkan: 2023-02-23

Bahkan sebelum siklus hidup proyek dimulai, Manajer Proyek memikirkan ruang lingkup proyek. Dia menganalisis persyaratan dan harapan pelanggan, menyandingkannya dengan sumber daya yang tersedia dan menghadapinya dengan kendala waktu. Hasilnya, ia dapat menentukan ruang lingkup proyek dengan baik. Namun, bahkan kinerja yang patut dicontoh dari tugas ini bukanlah jaminan bahwa ruang lingkup proyek akan tumbuh secara berlebihan selama implementasi. Jadi bagaimana cara mendefinisikan ruang lingkup proyek dengan baik dan menghindari creep ruang lingkup?

Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup? - Daftar isi:

  1. Perkenalan
  2. Menentukan ruang lingkup proyek
  3. Memahami persyaratan
  4. Struktur Rincian Pekerjaan (WBS)
  5. Prioritas untuk tugas berisiko
  6. Momen Terakhir yang Bertanggung Jawab (LRM)
  7. Bagaimana cara menghindari scope creep?
  8. Ringkasan

Perkenalan

Menurut PMBOK, ruang lingkup proyek adalah “pekerjaan yang harus diselesaikan untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil dengan fitur dan fungsi yang ditentukan.” Agar hasil proyek memenuhi harapan pemangku kepentingan dan proyek itu sendiri berhasil, Anda harus menentukan ruang lingkup setepat mungkin.

Menentukan ruang lingkup proyek

Manajer Proyek harus memeriksa sejak awal bahwa proyek yang direncanakan telah dengan jelas menentukan bidang-bidang berikut:

  • persyaratan bisnis dan teknis pemangku kepentingan,
  • struktur pembagian kerja,
  • prioritas untuk tugas-tugas dengan risiko tertinggi, yaitu yang paling inovatif atau yang baru pertama kali dilakukan,
  • setuju dengan para pemangku kepentingan tentang pendekatan “saat terakhir yang bertanggung jawab” (LRM, Momen Bertanggung Jawab Terakhir).

Mari kita lihat pertanyaan apa yang harus dijawab oleh Manajer Proyek saat mendefinisikannya masing-masing.

Memahami persyaratan

Manajer Proyek harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut dengan memainkan peran pemangku kepentingan sejenak:

  1. Apa keuntungan finansial dan non-finansial dari proyek ini? – Manfaat finansial dapat merujuk pada penjualan produk atau layanan yang dibuat dalam proyek. Namun, manfaatnya juga bisa berupa peningkatan citra perusahaan, efektifitas onboarding, atau penerapan perangkat lunak baru untuk memudahkan manajemen proyek, seperti Firmbee.
  2. Siapa yang akan terpengaruh oleh pelaksanaan proyek? – Implementasi proyek melibatkan perubahan di dalam dan di luar organisasi. Karena itu, ada baiknya mengajukan pertanyaan yang lebih spesifik:

    3. A. Apakah pelaksanaan tugas proyek memerlukan reorganisasi dalam perusahaan, mengubah tanggung jawab karyawan, mempekerjakan orang baru atau bekerja dengan pekerja lepas?

    B. Apakah hasil proyek akan terlihat di ruang publik dan berdampak pada masyarakat setempat?

    C. Siapa yang akan mendapat manfaat dari penerapannya?

  3. Kebutuhan apa yang harus dipenuhi oleh hasil proyek?
  4. Spesifikasi teknis apa yang harus dimiliki oleh hasil proyek?

Struktur Rincian Pekerjaan (WBS)

Membuat struktur untuk pembagian kerja dalam sebuah proyek melibatkan menjawab pertanyaan yang disusun secara hierarkis:

  1. Apa tujuan utama pelaksanaan proyek?
  2. Apa tujuan khususnya?
  3. Ke dalam tugas apa tujuan spesifik dibagi?
  4. Kapan tujuan dan sasaran harus dipenuhi?
  5. Spesialis mana yang akan dipercayakan dengan mereka masing-masing?

Hanya tujuan utama yang harus tetap sama sekali tidak berubah. Di sisi lain, jawaban atas pertanyaan 2 sampai 5 dirinci dan diklarifikasi selama proyek berlangsung.

Prioritas untuk tugas berisiko

Pertanyaan paling penting tentang tugas berisiko terkait dengan identifikasi yang akurat dan menentukan bagaimana area risiko dapat memengaruhi ruang lingkup proyek.

  1. Tugas mana yang memiliki risiko kegagalan tertinggi?
  2. Keberhasilan masing-masing tugas ini bergantung pada faktor apa? Bisa jadi ketersediaan bahan, spesialis, atau, dalam kasus proyek R&D, hasil penelitian dan eksperimen yang sulit diprediksi, seperti kurva peningkatan akurasi model kecerdasan buatan selama pembelajaran mesin.
  3. Apa dampak kegagalan tugas ini terhadap sisa proyek?
  4. Bagaimana kinerja yang berkepanjangan dari tugas ini mempengaruhi kemampuan untuk mencapai tujuan proyek?
  5. Seberapa besar kita dapat meningkatkan cakupan proyek untuk menyelesaikan tugas ini?

Momen Terakhir yang Bertanggung Jawab (LRM)

Memprioritaskan tugas erat kaitannya dengan prinsip Last Responsible Moment (LRM) atau yang dikenal dengan prinsip momen yang paling tidak menguntungkan.

Ini adalah strategi minimalisasi risiko menunda tugas sampai lebih berisiko untuk terus menundanya daripada menyelesaikannya dengan segera. Ini menghindari upaya yang sia-sia ketika suatu tugas ternyata tidak diperlukan atau perubahan dibuat untuk tujuan atau persyaratan proyek.

Prinsip ini, berasal dari metodologi Lean, juga diterapkan pada keputusan yang konklusif untuk proyek dan sulit diubah, seperti:

  • Pembelian peralatan khusus yang akan dibutuhkan untuk tahap implementasi proyek selanjutnya,
  • Merancang struktur tujuan yang harus dipenuhi oleh tugas yang harus dilakukan.

Pertanyaan yang harus ditanyakan oleh seorang Manajer yang menjalankan prinsip LRM kepada dirinya sendiri dapat dirumuskan sebagai berikut:

  • Apakah perlu untuk mulai mengerjakan tugas?
  • Apa yang terjadi jika saya menunda tugas?
  • Apa konsekuensi dari pengambilan keputusan yang terlambat?
  • Apa yang bisa menjadi konsekuensi dari membuat keputusan terlalu dini? Misalnya, menemukan kemudian bahwa itu tidak perlu atau persyaratan telah berubah, solusinya tidak digunakan atau nilai bisnis menjadi usang.
scope of a project

Bagaimana cara menghindari scope creep?

Bahkan proyek dengan perencanaan terbaik pun cenderung tumbuh (scope creep) selama implementasinya, misalnya produk yang semula seharusnya memiliki dua fitur kini tiba-tiba menjadi enam fitur. Untuk menghindari hal ini, Manajer Proyek harus membangun ruang lingkup yang aman dengan para pemangku kepentingan. Dasar untuk meminimalkan creep ruang lingkup proyek adalah – selain menentukan ruang lingkup tugas dan ekspektasi bisnis – komunikasi berkelanjutan dengan tim dan pemangku kepentingan. Namun, pertahanan terpenting terhadap scope creep adalah:

  • Jadwal yang disusun dengan baik,
  • Penggunaan perangkat lunak penjadwalan tugas yang efisien dan komunikasi dengan tim,
  • Menginformasikan semua pihak yang berkepentingan tentang perubahan penting dalam proyek.

Perlu juga diingat bahwa menghindari scope creep adalah proses yang berkelanjutan. Oleh karena itu, ruang lingkup proyek membutuhkan pemantauan dan kontrol rutin, dan Manajer Proyek harus tetap bereaksi dengan cepat dan membuat keputusan ketika muncul situasi yang dapat menyebabkan ruang lingkup merayap.

Ringkasan

Lingkup proyek adalah elemen kunci dari proyek yang direncanakan dengan baik, karena dengan jelas mendefinisikan apa yang harus dilaksanakan dan apa yang tidak termasuk dalam proyek.

Oleh karena itu, tugas Manajer Proyek adalah menentukan ruang lingkup proyek sebelum pekerjaan dimulai dengan:

  • Analisis persyaratan dan harapan pelanggan,
  • Menyandingkan mereka dengan sumber daya yang tersedia, dan
  • Menghadapi keterbatasan waktu.

Namun, bahkan ruang lingkup proyek yang terdefinisi dengan baik dapat berubah selama implementasi. Untuk menghindari perluasan ruang lingkup proyek, yang dikenal sebagai ruang lingkup creep, patuhi struktur perincian kerja, prioritaskan tugas berisiko dengan hati-hati, dan gunakan pendekatan "Momen Bertanggung Jawab Terakhir".

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

How to define the scope of a project and avoid scope creep? | #36 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

  1. Apa itu proyek?
  2. Apa itu manajemen proyek?
  3. Bagaimana mengelola proyek?
  4. Metode manajemen proyek
  5. Jenis proyek
  6. 4 contoh proyek
  7. Prioritas proyek
  8. Area kegiatan proyek
  9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
  10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
  11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
  12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
  13. Siklus hidup proyek
  14. Untuk apa visi proyek?
  15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
  16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
  17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
  18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
  19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
  20. Eksekusi projek
  21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
  22. Pentingnya penutupan proyek
  23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
  24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
  25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
  26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
  27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
  28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
  29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
  30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
  31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
  32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
  33. Jenis pertemuan proyek
  34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
  35. Cara menulis yang menarik
  36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
  37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
  38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
  39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
  40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
  41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
  42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
  43. Manajemen waktu dalam proyek
  44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
  45. Strategi manajemen risiko proyek
  46. Pemasaran proyek
  47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
  48. Model perubahan manajemen proyek
  49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek