Manajemen waktu dalam proyek | #43 Memulai manajemen proyek

Diterbitkan: 2023-03-13

Manajemen waktu yang efisien dalam suatu proyek sangat penting untuk keberhasilannya. Namun, menurut survei PMI 2021, hanya 55% proyek yang diselesaikan tepat waktu. Paling sering, Manajer Proyek menghadapi masalah karena jadwal yang tidak realistis, kurangnya fleksibilitas, atau alat yang tidak tepat. Lagi pula, manajemen waktu adalah tentang perencanaan, pemantauan, dan pengendalian waktu proyek, sedangkan Manajer Proyek bertanggung jawab untuk menetapkan tujuan dan menetapkan prioritas untuk memastikan tugas selesai sesuai jadwal.

Manajemen waktu dalam proyek – daftar isi:

  1. Perkenalan
  2. Apa itu manajemen waktu dalam sebuah proyek?
  3. Masalah manajemen waktu dalam proyek
  4. Metode manajemen waktu proyek
  5. Metode Pareto
  6. metode ABC
  7. Metode Eisenhower
  8. Ringkasan

Perkenalan

Proyek perlu diselesaikan dalam jangka waktu tertentu, sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan, agar tidak menimbulkan kerugian dan menimbulkan ancaman bagi organisasi. Memindahkan tenggat waktu menghasilkan biaya tambahan, memengaruhi tugas-tugas lain di perusahaan dan mengarah pada penumpukan tugas dan peningkatan pesat dalam kompleksitas proyek. Jadi bagaimana cara mengatur manajemen waktu dengan baik dalam sebuah proyek yang sudah pada tahap perencanaan?

Apa itu manajemen waktu dalam sebuah proyek?

Manajemen waktu dalam sebuah proyek adalah tentang:

  • perencanaan,
  • pemantauan, dan
  • pemantauan berkelanjutan dari waktu tugas individu dan sub-tujuan.

Manajer Proyek harus menetapkan tujuan dan menetapkan prioritas untuk memastikan bahwa proyek tetap sesuai jadwal. Untuk tujuan ini, Manajer Proyek harus hati-hati merencanakan setiap tahapan proyek, dengan mempertimbangkan waktu yang dibutuhkan untuk setiap kegiatan dan hambatan yang paling mungkin untuk penyelesaiannya.

Masalah manajemen waktu dalam proyek

Masalah manajemen waktu yang paling umum dalam sebuah proyek adalah:

  1. Jadwal yang tidak realistis – terutama saat bekerja dengan tim baru atau di bidang berisiko tinggi, membuat jadwal yang akurat dan menetapkan pencapaian yang realistis membutuhkan pengalaman dan sangat sulit; oleh karena itu, adalah hal yang umum untuk membuat jadwal selama perencanaan proyek yang tidak mungkin dilaksanakan dalam waktu yang ditentukan.
  2. Kurangnya fleksibilitas – Kurangnya fleksibilitas adalah kerangka waktu yang diatur terlalu ketat, kurangnya waktu yang disediakan untuk implementasi anggota tim baru, atau kurangnya rencana darurat untuk waktu henti karena kurangnya bahan baku atau minat pasar yang diharapkan.
  3. Alat yang tidak memadai – Manajer proyek sering menerapkan alat manajemen waktu yang tidak memadai, yang menyebabkan kesalahan dalam memperkirakan durasi dan ketergantungan tugas.

Metode manajemen waktu dalam proyek

Untuk menghindari masalah ini atau mengurangi risiko terkait kegagalan proyek, Manajer Proyek harus mencermati metode dan alat manajemen waktu proyek: metode Pareto, ABC, dan metode Eisenhower.

Metode Pareto

Ilmuwan Italia Vilfredo Pareto menanam kacang polong di kebunnya. Saat melakukan itu, dia memperhatikan bahwa sebanyak 80% biji kacang ditemukan di 20% polong. Karena perhatian utamanya pada ekonomi, ia segera menemukan bahwa prinsip ini juga berlaku untuk bidang kehidupan lainnya. Misalnya, pada masanya 80% tanah di Italia dimiliki oleh 20% populasi.

Segera menjadi jelas bahwa penerapan metode Pareto sangat luas, terutama di bidang bisnis. Ini membantu, antara lain, untuk mengidentifikasi:

  • Tugas paling penting untuk dilakukan dalam proyek, serta
  • Jenis tugas yang paling sering menyebabkan keterlambatan,
  • Penyebab keterlambatan yang paling umum, apa pun jenis tugasnya.

Metode Pareto didasarkan pada asumsi bahwa 20% aktivitas menghasilkan 80% efek. Dalam praktiknya, hal ini berarti bahwa untuk menghindari keterlambatan, Manajer Proyek harus berfokus pada:

  • Mengidentifikasi 20% tugas teratas dalam proyek dan memastikan bahwa tugas tersebut diselesaikan terlebih dahulu,
  • Mendeteksi tugas yang menyebabkan keterlambatan dan memahami penyebabnya,
  • Menentukan 20% penyebab keterlambatan yang paling umum dan bekerja untuk menghilangkannya.

Metode Pareto sering divisualisasikan menggunakan diagram Pareto. Ini menggabungkan diagram batang dengan diagram garis, di mana:

  • Pada sumbu X, misalnya, penyebab keterlambatan ditandai, diurutkan dari yang paling umum,
  • Pada sumbu Y adalah jumlah kemunculannya dan persentase jumlah total penundaan,
  • Grafik garis memudahkan untuk mengidentifikasi penyebab keterlambatan mana yang termasuk dalam dua puluh persen teratas yang paling penting.
time management

metode ABC

Metode ABC melibatkan tugas pelabelan sesuai dengan kepentingannya - kelas A, B dan C. Tugas kelas:

  • A - adalah yang paling penting dan paling membutuhkan perhatian,
  • B - penting, tetapi kurang mendesak,
  • C – tidak relevan dan dapat ditunda.

Hal ini memungkinkan Manajer Proyek untuk fokus pada tugas yang paling penting dan tidak membuang waktu untuk berkonsentrasi pada tugas yang kurang penting.

Metode ABC sederhana untuk diterapkan dan mudah dipahami. Ini sangat berguna dalam proyek dengan banyak tugas yang memiliki kepentingan serupa.

Metode Eisenhower

Metode Eisenhower, juga dikenal sebagai matriks Eisenhower, mungkin merupakan alat yang paling banyak digunakan untuk memprioritaskan tugas, tujuan, dan bahkan keseluruhan proyek. Metode ini melibatkan pembagian tugas menjadi mendesak dan tidak mendesak, penting dan tidak penting, dan kemudian berfokus pada tugas-tugas yang mendesak dan penting.

Biasanya disajikan dengan dua garis berpotongan yang membagi lembaran menjadi empat bagian.

MENDESAK

DIPERBARUI

PENTING Untuk segera dilakukan Untuk dijadwalkan segera
TIDAK SAH Untuk didelegasikan atau dilakukan sebagai izin waktu Untuk ditolak

Manajer Proyek harus mencari tahu apakah tugasnya mendesak dan penting, hanya mendesak hanya penting, atau tidak mendesak dan tidak penting sama sekali. Dengan cara ini, seseorang dapat fokus pada tugas yang paling penting dan tidak membuang waktu pada tugas yang hanya menghasilkan sedikit proyek.

Untuk menggunakan matriks Eisenhower secara efektif, Anda perlu memperbarui status tugas yang ditempatkan di dalamnya secara teratur. Ini karena sering kali suatu tugas melompat ke kategori yang paling mendesak dalam semalam.

Ringkasan

Manajemen waktu dalam suatu proyek mempengaruhi kualitas dan keberhasilan proyek, sehingga Manajer Proyek harus mengetahui dan menggunakan alat-alat seperti metode Pareto, metode ABC dan metode Eisenhower, dan menjaga status semua tugas dalam proyek diperbarui. Untuk melakukan ini, ia harus selalu berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat dan menyesuaikan jadwal untuk mengakomodasi perubahan yang mungkin terjadi.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Time management in project | #43 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

  1. Apa itu proyek?
  2. Apa itu manajemen proyek?
  3. Bagaimana mengelola proyek?
  4. Metode manajemen proyek
  5. Jenis proyek
  6. 4 contoh proyek
  7. Prioritas proyek
  8. Area kegiatan proyek
  9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
  10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
  11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
  12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
  13. Siklus hidup proyek
  14. Untuk apa visi proyek?
  15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
  16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
  17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
  18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
  19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
  20. Eksekusi projek
  21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
  22. Pentingnya penutupan proyek
  23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
  24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
  25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
  26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
  27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
  28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
  29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
  30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
  31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
  32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
  33. Jenis pertemuan proyek
  34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
  35. Cara menulis yang menarik
  36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
  37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
  38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
  39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
  40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
  41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
  42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
  43. Manajemen waktu dalam proyek
  44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
  45. Strategi manajemen risiko proyek
  46. Pemasaran proyek
  47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
  48. Model perubahan manajemen proyek
  49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek