Cara Efektif Mengatur Waktu Anda Saat Bekerja dari Jarak Jauh

Selama penguncian, rasanya kita hanya punya waktu, jadi kita mungkin tidak menyadari kebutuhan untuk mengelolanya secara efektif dan membuat keputusan sadar untuk memprioritaskan tugas kita dengan lebih baik.

Tetapi lebih sering daripada tidak, kita menemukan hari-hari kita berlalu dan daftar panjang dari semua yang kita pikir akan kita capai didorong ke hari berikutnya, dan berikutnya, sampai kita diliputi oleh beban itu semua.

Menerapkan alat manajemen waktu sulit untuk dilakukan dengan benar dalam keadaan apa pun, tetapi menambah kompleksitas tim terdistribusi, mengoordinasikan upaya dengan orang lain dari jarak jauh, berurusan dengan isolasi dan kesepian dari penguncian, itu menjadi tantangan yang membutuhkan beberapa solusi kreatif.

Fleksibilitas tanpa akhir belum tentu merupakan hal yang baik

Bekerja dari jarak jauh datang dengan hilangnya pengawasan secara alami. Dalam banyak hal, kita sekarang bertanggung jawab atas jadwal kita sendiri. Organisasi juga tidak lagi fokus pada waktu dan lebih peduli dengan produktivitas dan output karyawan. Memiliki fleksibilitas tak terbatas untuk merencanakan hari kita mengharuskan kita untuk memiliki tingkat disiplin tambahan untuk mengatur pekerjaan kita. Struktur bawaan dari hari kerja biasa di kantor tidak ada. Kita perlu menemukan alat manajemen waktu yang efisien untuk mengisi kekosongan itu.

Multitasking Produktivitas

Istilah-istilah ini biasanya digabungkan. Saat bekerja dari rumah, keinginan untuk melakukan banyak hal sekaligus selalu ada. Kami pikir kami dapat mengerjakan pekerjaan rumah sambil membalas email atau menangani anak-anak saat melakukan panggilan konferensi.

Dengan garis kabur antara rumah dan kantor, ada godaan konstan untuk beralih di antara tugas. Meskipun mungkin terasa seperti kita terus-menerus sibuk, sebenarnya kita mungkin tidak menyelesaikan banyak hal.

Tantangan

Menerjemahkan jadwal yang bekerja untuk Anda di kantor ke dalam rutinitas kerja dari rumah mungkin tidak berhasil. Ada serangkaian pertimbangan lain yang perlu dipertimbangkan agar tetap efisien dan produktif saat bekerja dari rumah.

Risiko bekerja berlebihan

Kita sering merasa perlu melakukan terlalu banyak saat bekerja dari rumah. Karena kebanyakan dari kita dibatasi untuk tinggal di dalam rumah, kita merasa tidak banyak yang bisa dilakukan selain bekerja. Ini mungkin membuat kita mengambil lebih dari yang seharusnya. Kami tidak mematikan hari kerja kami yang tidak memungkinkan kami istirahat yang kami butuhkan untuk tetap segar dan produktif.

Perasaan kesepian

Kerugian terbesar dari bekerja dari rumah adalah perasaan komunitas yang kita alami di tempat kerja. Perasaan terisolasi ini dapat menyebabkan sikap mental yang lamban, menyebabkan kita menjadi tidak termotivasi yang dapat sangat mempengaruhi bagaimana kita mengatur waktu kita.

Tidak ada lagi keseimbangan kehidupan kerja

  Memiliki kehidupan sosial yang aktif di luar pekerjaan penting untuk kinerja kami. Dibutuhkan upaya ekstra untuk menemukan cara agar tetap terpenuhi ketika kita tidak lagi memiliki akses ke rutinitas rutin kita. Kami perlu menemukan cara untuk menyelesaikan tugas pekerjaan kami sehingga kami dapat beralih ke hal-hal lain.

Gangguan tanpa akhir

Terlepas dari upaya terbaik kami, akan selalu ada gangguan untuk bekerja dari rumah. Menemukan waktu yang hanya didedikasikan untuk pekerjaan produktif bisa jadi sulit ketika ada begitu banyak hal lain yang harus dilakukan di rumah.

Tambahkan struktur untuk mengatur waktu Anda dengan lebih baik

Tetapkan rutinitas

Teknik sederhana seperti bangun dan mulai bekerja pada waktu yang sama setiap hari dapat membantu Anda memulai produktivitas. Anda kemudian dapat lebih mengidentifikasi waktu dalam sehari Anda lebih efisien dan mengalokasikan tugas yang sesuai.

Komunikasikan jadwal Anda kepada tim Anda sehingga mereka memiliki pemahaman yang jelas tentang kapan Anda ada sehingga Anda tidak terus-menerus terganggu saat menangani masalah lain.

Menentukan tujuan

Bagi tugas Anda menjadi unit yang dapat dikelola. Anda harus dapat mengidentifikasi tujuan jangka panjang Anda dan menerjemahkannya ke dalam tugas-tugas yang dapat ditindaklanjuti dengan segera. Tetapkan beban kerja harian yang sejalan dengan pencapaian target Anda di akhir minggu. Ini memungkinkan Anda untuk menilai kemajuan Anda beberapa kali dan membuat penyesuaian yang sesuai.

Jadilah proaktif dan terlihat

Gunakan Slack dan platform komunikasi lainnya dengan tim Anda dan terus berikan pembaruan kepada mereka tentang apa yang sedang Anda kerjakan. Beri tahu mereka saat Anda pergi dan tidak dapat hadir untuk bekerja. Jika Anda tidak dapat menyelesaikan sesuatu tepat waktu, beri tahu orang yang relevan terlebih dahulu agar hal-hal tidak lepas kendali.

Rencanakan waktu istirahat Anda – dan patuhi itu

Mematikan dan mendedikasikan waktu untuk aktivitas yang Anda sukai adalah kunci untuk tetap segar dan termotivasi. Jangan merasa bersalah karena mengalokasikan waktu di hari kerja Anda untuk melupakan pekerjaan. Ambil jeda yang dalam dan bermakna dan beri tahu orang-orang kapan Anda melakukannya. Menciptakan 'zona tidak bekerja' memberi Anda sesuatu untuk dinanti-nantikan dan memungkinkan Anda untuk kembali lebih fokus.

Belajar berkata tidak

Saat bekerja dari jarak jauh, kami merasa tertekan untuk melakukan tugas apa pun yang muncul sebagai cara untuk membuktikan seberapa keras kami bekerja. Tapi ini bisa menjadi kontra-produktif, mengambil terlalu banyak hal dapat membuat kita kurus ke titik di mana kita tidak menyelesaikan apa pun seefektif yang kita butuhkan. Berterus terang tentang apa yang dapat dan tidak dapat Anda lakukan memungkinkan transparansi yang lebih besar dan membantu Anda dan organisasi menghemat waktu.

Alat manajemen waktu visual untuk meningkatkan produktivitas

Timeboxing

Timeboxing adalah alat manajemen waktu yang membagi hari Anda menjadi blok-blok waktu. Setiap kotak didedikasikan untuk satu aktivitas atau sekelompok aktivitas terkait. Alih-alih membagi hari Anda menjadi banyak aktivitas yang Anda perlukan untuk keluar dari daftar tugas Anda dalam urutan acak, timeboxing memungkinkan Anda untuk menyusun aktivitas Anda dengan cara yang lebih efektif sehingga Anda dapat merencanakan hari Anda dengan lebih baik.

Ini bagus jika Anda menangani berbagai proyek dan tanggung jawab yang harus Anda bolak-balik. Ini memungkinkan Anda untuk memperhitungkan gangguan dengan lebih baik sehingga Anda tidak terus-menerus bereaksi terhadap email atau menangani hal-hal yang muncul.

Anda kemudian menggunakan waktu ini dan hanya waktu ini untuk menangani tugas-tugas yang ditetapkan untuk proyek tertentu. Menyiapkan batasan ketat yang didedikasikan untuk tugas meningkatkan fokus dan memungkinkan Anda untuk menghabiskan jumlah usaha yang proporsional berdasarkan seberapa penting tugas tersebut.

Tanpa alat manajemen waktu yang efektif, Anda mungkin menemukan bahwa pekerjaan berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia untuk menyelesaikannya. Ini bukan cara yang sangat efisien untuk mendekati tugas karena Anda mungkin mendapati diri Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas yang tidak penting.

Matriks Eisenhower

Semua pekerjaan tidak diciptakan sama. Anda tidak dapat mengatur waktu secara efektif tanpa memprioritaskan tugas yang harus diselesaikan. Anda perlu menemukan cara yang efektif untuk menambah bobot pada jadwal Anda untuk memungkinkan Anda mengalokasikan waktu dengan lebih baik. Matriks Eisenhower adalah alat manajemen waktu yang efektif yang membantu Anda memvisualisasikan tugas mana yang harus Anda selesaikan dan dalam urutan apa.

Alat visual ini memungkinkan Anda untuk mengelompokkan tugas berdasarkan kepentingan dan urgensi dan memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana Anda harus membagi hari Anda.

Daftar periksa

Sederhana dan efektif, mereka harus menjadi bahan pokok saat merencanakan hari dan minggu Anda. Cukup daftar semua hal yang perlu Anda lakukan memberi Anda pegangan yang lebih baik tentang bagaimana Anda harus merencanakan hari Anda. Saat bekerja dari rumah, Anda harus membuat daftar semua tugas yang tidak terkait dengan pekerjaan yang perlu dilakukan sepanjang hari agar tidak membuat Anda lengah.

Menggunakan alat online seperti Online Checklist Maker memungkinkan Anda untuk dengan mudah membuat daftar tugas Anda sehingga Anda dapat mengatasinya dengan cara yang lebih efektif.

Gantt Charts

Bagan Gantt adalah alat yang hebat untuk menambahkan visibilitas ke tim kerja jarak jauh. Anda dapat membuat daftar semua tugas yang perlu diselesaikan dalam proyek tertentu dan menentukan urutan yang harus dilakukan serta kerangka waktu. Ini adalah alat yang hebat karena mengidentifikasi ketergantungan dan memungkinkan semua orang untuk melihat siapa yang bertanggung jawab atas apa secara sekilas.

Dengan Gantt Charts Anda dapat mengidentifikasi perbedaan antara tugas berurutan (yang hanya dapat dimulai ketika yang lain selesai) dan tugas paralel (yang dapat dikerjakan pada saat yang sama).

Tim jarak jauh kemudian dapat membagi pekerjaan dengan lebih baik dan berkoordinasi di antara mereka sendiri dengan mudah.

Kiat untuk memastikan manajemen waktu yang lebih baik

Identifikasi waktu tenggelam

Penyerap waktu adalah penguras produktivitas, itu adalah hal-hal yang Anda habiskan terlalu banyak waktu tanpa menuai manfaat nyata darinya. Menjawab terlalu banyak email yang mencegah Anda menyelesaikan pekerjaan nyata, menghadiri banyak pertemuan, atau terlalu sering memeriksa media sosial. Mengidentifikasi waktu tenggelam terbesar dalam hari Anda memungkinkan Anda untuk merencanakannya.

Lakukan audit waktu

Audit waktu adalah proses mengidentifikasi dan mencatat dengan tepat waktu yang Anda habiskan dalam periode tertentu. Ini adalah cara yang bagus untuk mengidentifikasi inefisiensi dalam tim jarak jauh dan mengambil tindakan korektif. Audit waktu menjawab tiga pertanyaan dasar:

Bagaimana Anda ingin menghabiskan waktu Anda?

Bagaimana Anda sebenarnya menghabiskan waktu Anda?

Penyesuaian apa yang dapat Anda lakukan?

Kelompokkan tugas serupa bersama-sama

Proses mengelompokkan tugas-tugas serupa atau 'pengumpulan waktu' adalah cara yang bagus untuk mengakhiri hari Anda. Misalnya, menyisihkan waktu dalam sehari untuk melakukan panggilan atau menanggapi email dapat menghindari gangguan terus-menerus dan dapat menjadi peretasan produktivitas yang hebat.

Buffer bawaan

Manajemen waktu bukanlah ilmu pasti. Membuat jadwal harus memperhitungkan beberapa tingkat divergensi di mana tugas tumpah ke yang lain tanpa memiliki efek cascading pada jadwal Anda secara keseluruhan.

Teknik manajemen waktu apa yang cocok untuk Anda?

Menemukan cara yang efektif untuk mengatur waktu Anda saat bekerja dari rumah dapat langsung meningkatkan produktivitas dan semangat Anda secara keseluruhan. Jika Anda telah menemukan alat manajemen waktu yang lebih baik untuk mengatur hari Anda, beri tahu kami di komentar di bawah. Untuk tips lebih lanjut tentang cara tetap produktif saat bekerja dari jarak jauh, lihat artikel ini.